張麗

摘 要：事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高行政檔案的管理水平，注重發(fā)揮行政檔案在輔助事業(yè)單位發(fā)展中的重要作用。在信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化和系統(tǒng)化的檔案管理理念下，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)提高行政檔案管理的總體質(zhì)量，著力構(gòu)建專業(yè)的行政檔案管理體系，切實(shí)提高行政人員的檔案管理技術(shù)能力。事業(yè)單位只有強(qiáng)化分析檔案管理機(jī)制，才能提高行政工作的效率，解決行政工作存在的主要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;行政檔案;管理機(jī)制

行政檔案是重要的工作信息載體，事業(yè)單位的行政檔案在很大程度上記錄了事業(yè)單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)情況，上級(jí)交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)，事業(yè)單位的規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化管理等信息均記錄在行政檔案管理工作當(dāng)中。事業(yè)單位改革的深入進(jìn)行需要行政檔案的大力支持。提高行政檔案管理工作的水平，可以梳理事業(yè)單位管理中的問(wèn)題隱患，從而提高事業(yè)單位管理工作的整體效率。事業(yè)單位行政檔案記錄了事業(yè)單位發(fā)生的重大事件，具有憑證與歷史參考價(jià)值。行政檔案記錄了事業(yè)單位參與社會(huì)活動(dòng)的信息，對(duì)于保護(hù)事業(yè)單位的合法權(quán)益，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展意義重大。

1 當(dāng)前辦公室檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1）管理制度不健全。檔案管理工作需要形成科學(xué)化、有序化、系統(tǒng)化的管理機(jī)制。當(dāng)前事業(yè)單位的行政檔案管理主要依靠辦公室進(jìn)行，各業(yè)務(wù)部門(mén)未能配合行政檔案管理工作的深度開(kāi)展。由于缺乏科學(xué)化的行政檔案管理工作制度，沒(méi)能基于行政檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制完善管理標(biāo)準(zhǔn)，因此影響行政檔案管理的工作水平。例如，當(dāng)前事業(yè)單位行政辦公室未能執(zhí)行有序科學(xué)的收集、整理、分類、共享管理機(jī)制，不能根據(jù)信息化的檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)體系建立有效的行政檔案的分類存儲(chǔ)與收集整理規(guī)范機(jī)制，導(dǎo)致行政檔案管理的效率低，行政檔案管理任務(wù)不落實(shí)，行政檔案沒(méi)能按照上級(jí)要求有效歸檔，因此行政檔案的科學(xué)化水平低，行政檔案管理工作的整體質(zhì)量水平有待提高。

2）專業(yè)素質(zhì)有待提高。事業(yè)單位行政檔案管理不足的主要問(wèn)題在于現(xiàn)有的人員不熟悉現(xiàn)代化的行政檔案管理工作方式方法，有限的檔案管理制度設(shè)備，傳統(tǒng)的檔案管理人員，缺乏先進(jìn)理念的檔案管理工作方法嚴(yán)重的制約了行政檔案管理工作的效率。有些事業(yè)單位的從事行政檔案管理的人員不掌握先進(jìn)的工作方式，存在著工作理念落后，工作技術(shù)手段不足，不熟悉信息化環(huán)境下的檔案運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制的問(wèn)題。事業(yè)單位還要構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的行政檔案管理體系，有效的消除行政檔案管理的認(rèn)知偏差，提高行政檔案管理的整體工作效率。事業(yè)單位還要消除行政檔案管理存在的榮譽(yù)感與責(zé)任感不足的問(wèn)題，形成綜合性的行政檔案管理工作體系，達(dá)到提高行政檔案管理工作效率的目標(biāo)。

3）管理手段比較落后。在信息化的大背景下行政檔案管理工作的信息技術(shù)手段相對(duì)落后，檔案管理的方式方法較為陳舊，行政檔案管理工作技能還有待加強(qiáng)。行政檔案管理應(yīng)當(dāng)有效消除傳統(tǒng)檔案管理方式帶來(lái)的弊端，著力解決行政檔案管理易發(fā)生錯(cuò)誤的問(wèn)題。行政檔案管理還要秉持高效和系統(tǒng)的基本原理，著力分析找準(zhǔn)行政檔案管理的實(shí)際情況，切實(shí)運(yùn)用信息化的技術(shù)設(shè)備解決行政檔案管理低效的問(wèn)題。首先，有效的防止人工檔案管理方式還來(lái)的行政檔案錯(cuò)誤率高和收集歸檔不及時(shí)的問(wèn)題，進(jìn)一步解決檔案數(shù)據(jù)傳遞不到位的問(wèn)題，著力形成綜合化行政檔案管理工作體系。其次，有效防止因?yàn)樾姓n案管理缺乏有效的系統(tǒng)備份造成的檔案數(shù)據(jù)信息丟失的問(wèn)題。第三，開(kāi)發(fā)專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，有效解決以往存在的檔案數(shù)據(jù)信息收集不及時(shí)的問(wèn)題。

2 提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑

1）在思想上高度重視。高度重視行政檔案管理對(duì)于提高檔案工作的效率，發(fā)揮行政檔案的應(yīng)用價(jià)值有重要的意義，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)在檔案分類管理改革的大背景下充分的重視行政檔案管理，形成專業(yè)的行政檔案管理與監(jiān)督機(jī)制。首先，切實(shí)加強(qiáng)行政部門(mén)對(duì)行政對(duì)檔案管理的重視程度，著力普及檔案管理的相關(guān)法規(guī)。其次，事業(yè)單位分管行政部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)行政檔案的監(jiān)督管理工作力度。第三，定期分析總結(jié)行政檔案管理的問(wèn)題，根據(jù)行政檔案管理的現(xiàn)狀提出有必要的改進(jìn)建議，著力構(gòu)建完善的行政檔案管理機(jī)制，達(dá)到提高行政檔案工作效率，創(chuàng)新行政檔案管理體系的目標(biāo)。第四，加強(qiáng)行政檔案的業(yè)務(wù)考核，形成全面科學(xué)化的審核管理工作機(jī)制，找出行政檔案管理的問(wèn)題，達(dá)到提高行政檔案管理的主動(dòng)性、積極性、創(chuàng)造性和科學(xué)化的目標(biāo)。

2）強(qiáng)化檔案技能培訓(xùn)。專業(yè)的行政檔案管理人員對(duì)于發(fā)揮行政檔案的價(jià)值有重要的意義。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視兼職行政檔案管理人員的工作能力培養(yǎng)。首先，加強(qiáng)行政人員的檔案管理技能培訓(xùn)，促進(jìn)兼職行政檔案管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理工作方法，在應(yīng)付常規(guī)檔案管理工作基礎(chǔ)上掌握信息化的檔案管理工作方式。其次，還要對(duì)現(xiàn)有的行政檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，總結(jié)行政檔案管理工作的問(wèn)題，針對(duì)事業(yè)單位行政檔案管理的問(wèn)題開(kāi)展針對(duì)性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)行政檔案管理人員掌握正確的操作方式，注意檔案管理工作易出現(xiàn)的問(wèn)題。第三，挖掘現(xiàn)有檔案管理人員的工作潛力，基于行政檔案管理工作的需要，提高行政檔案管理的效率，挖掘行政檔案資源的價(jià)值，開(kāi)展專門(mén)的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)活動(dòng)。

3）完善檔案管理制度。事業(yè)單位必須不斷完善檔案管理工作制度，創(chuàng)新行政檔案管理方法，圍繞著行政檔案與上級(jí)主管機(jī)關(guān)的有效對(duì)接需要，著力提高行政文件、數(shù)據(jù)、密件的管理水平。首先，應(yīng)當(dāng)以集思廣益的態(tài)度積極征求相關(guān)各部門(mén)的檔案管理工作意見(jiàn)，形成良好的行政公文的傳閱與歸檔收集工作制度。加強(qiáng)對(duì)錯(cuò)誤信息的判斷力，尤其以科學(xué)化的措施防止行政檔案出現(xiàn)收集與傳遞使用的風(fēng)險(xiǎn)。其次，采用科學(xué)化的制度對(duì)行政檔案姝漏洞及時(shí)彌補(bǔ)，做到及時(shí)的匯總整理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案資源的全面匯編，找出解決檔案管理漏洞的措施，定期實(shí)現(xiàn)全面的檔案收集與整改。根據(jù)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)工作需要完善行政檔案的共享制度，加強(qiáng)行政數(shù)據(jù)信息的整理工作，圍繞著重大工作事項(xiàng)、主要工作信息、業(yè)務(wù)部門(mén)的需要及時(shí)的將行政檔案資源傳遞給相關(guān)部門(mén)和人員。

4）引進(jìn)先進(jìn)管理技術(shù)。技術(shù)升級(jí)對(duì)事業(yè)單位辦公室檔案管理有重要意義。由于行政檔案的使用率較高，部分事業(yè)單位行政檔案主要由行政辦公室獨(dú)立管理，因此檔案管理技術(shù)的科學(xué)性、有效性和專業(yè)性方面還待完善提升。事業(yè)單位在采用雙軌制是管理行政檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)把大數(shù)據(jù)、云技術(shù)與行政檔案的開(kāi)發(fā)利用聯(lián)系起來(lái)。根據(jù)行政檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，不斷引進(jìn)先進(jìn)的行政檔案管理設(shè)備，制定行政檔案管理設(shè)施設(shè)備的發(fā)展計(jì)劃，逐步的對(duì)各種檔案資源進(jìn)行深度有序的開(kāi)發(fā)，提高行政檔案的匯編水平，從而提高檔案管理的科學(xué)性，解決行政事業(yè)單位檔案管理工作的問(wèn)題。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)開(kāi)發(fā)先進(jìn)的行政檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中行政檔案的收集工作力度，在全面有效的數(shù)據(jù)收集機(jī)制下提高檔案管理工作效率，解決行政檔案管理的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題。

3 結(jié)論

檔案管理是事業(yè)單位行政工作的重要內(nèi)容，行政檔案管理與事業(yè)單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的有序進(jìn)行密切相關(guān)，檔案管理人員只有重視行政檔案管理，不斷提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，切實(shí)在技術(shù)上、制度上、培訓(xùn)上不斷強(qiáng)化升級(jí)，才能推動(dòng)檔案管理工作順利發(fā)展，促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。

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