王威

摘 要：本文主要以計算機技術(shù)在檔案管理中的具體運用為重點進行闡述，結(jié)合當(dāng)下檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)的重要性為主要依據(jù)，從保證檔案信息安全、實現(xiàn)檔案信息共享、提升檔案管理效率，減少工作成本、構(gòu)建電子檔案資料庫、建立電子檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點、增強創(chuàng)新意識與人才培養(yǎng)意識這幾方面進行深入探索與研究，其目的在于提升計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效率。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù);檔案管理;檔案信息;數(shù)字檔案庫

在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，將計算機技術(shù)引入到檔案管理之中，既能確保檔案信息安全，又能實現(xiàn)檔案信息共享，提升檔案管理工作效率，降低減少工作成本。為此，現(xiàn)代檔案管理人員需給予計算機技術(shù)高度重視，通過合理應(yīng)用，將其存在的有效性在檔案管理之中發(fā)揮出最大化，以期當(dāng)代檔案管理工作效率提升到新高度。本文重點闡述計算機技術(shù)在檔案管理中的具體運用，詳細如下。

1 計算機技術(shù)在檔案管理中的運用價值

1.1 保證檔案信息安全

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，若是發(fā)生檔案丟失事件，想要進行彌補是十分困難的，為此以往的人工存儲并不容易。對于此問題，使用計算機技術(shù)可以完全改善，能夠多次復(fù)制和保存檔案信息。從此能夠看出，易丟失檔案資料與信息的問題便得到了有效解決[1]。

1.2 實現(xiàn)檔案信息共享

以往的檔案管理若想共享檔案信息是十分困難，而利用計算機技術(shù)可以促進信息流動，便于有需要的人查找和翻閱。為此，在計算機技術(shù)合理應(yīng)用的基礎(chǔ)上，檔案信息共享能夠得到有效提升[2]。

1.3 提升檔案管理效率，減少工作成本

在以往的檔案管理中，所應(yīng)用的到財力、人力以及物力都非常大，另外存儲信息的環(huán)節(jié)偏多，也相對繁雜?；诖?，合理應(yīng)用計算機技術(shù)，能夠切實減少檔案管理費用，提升工作效率。

2 在檔案管理中計算機技術(shù)應(yīng)用需要注意的幾點問題

2.1 安全問題

在網(wǎng)絡(luò)時代背景下，社會大眾能夠自由運用網(wǎng)絡(luò)，但是要意識到計算機全面運用會產(chǎn)生的不利影響。因為計算機應(yīng)用范圍較廣，難免不會出現(xiàn)安全問題，有關(guān)人員要給予其高度重視，防止給檔案信息遭泄露。非法訪問是互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)常遇到的問題，一旦損壞電子文件就很難修復(fù)，進而威脅檔案的可靠性與安全性?，F(xiàn)階段，我國檔案部門要著重注意科研等工作，便于優(yōu)化檔案管理中出現(xiàn)的安全問題，對于相關(guān)問題也需要構(gòu)建對應(yīng)的防范措施與管理措施[3]。

2.2 實用性問題

現(xiàn)階段，計算機發(fā)展速度十分迅猛，檔案部門為了跟緊時代發(fā)展的腳步，需要和計算機技術(shù)特別是檔案管理技術(shù)更新速度保持一致。但檔案部門屬于非物質(zhì)性生產(chǎn)部門，無法直接創(chuàng)造收益，欠缺充足的資金購買新興的計算機設(shè)備，而檔案管理工作也不一定是最先進的設(shè)備才高效。從此能夠看出，檔案管理工作要科學(xué)使用計算機技術(shù)，不斷增強檔案管理的實效性。

3 計算機技術(shù)在檔案管理中的具體運用

3.1 構(gòu)建電子檔案資料庫

在運用計算機技術(shù)之中，先將以往的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，有助于增強數(shù)字化信息程度，當(dāng)電子檔案信息被全部錄入以后，能夠高效的整理信息，而檔案的錄入工作一定要依據(jù)統(tǒng)一的規(guī)范操作，最后再把電子檔案依據(jù)對應(yīng)的格式進行統(tǒng)一存儲，電子檔案能夠分為下述三個方面：第一，用戶終端。用戶終端指的是由檔案的電子數(shù)據(jù)庫形成的，可以讓有需求的用戶更便捷的查詢信息，而終端查詢則由計算機界面完成。第二，通信系統(tǒng)。通訊系統(tǒng)與計算機網(wǎng)絡(luò)一直都是電子檔案庫的應(yīng)用基礎(chǔ)，若是提升檔案管理效率，就脫離不開通信系統(tǒng)與計算機網(wǎng)絡(luò)。第三，檢索系統(tǒng)。把計算機技術(shù)合理的運用到檔案管理中的基礎(chǔ)是構(gòu)建行之有效的檢索服務(wù)系統(tǒng)，只有此系統(tǒng)構(gòu)建完畢，才能使用戶應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng)查找到所需的檔案信息。

3.2 建立電子檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點

在檔案管理中，若想實現(xiàn)計算機技術(shù)管理目標，就一定要合理應(yīng)用計算機技術(shù)，依托計算機技術(shù)構(gòu)建檔案庫，但基礎(chǔ)是一定要嚴格遵守計算機特點與具體的網(wǎng)絡(luò)情況，確保所構(gòu)建的檔案庫聯(lián)網(wǎng)對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)是高效的，能夠?qū)⑵鋭澐譃橄率鰞蓚€方面：第一，若想計算機技術(shù)的應(yīng)用價值完全實現(xiàn)，首先需要構(gòu)建一個完整的電子檔案庫聯(lián)網(wǎng)站點，進而實現(xiàn)高效運用計算機技術(shù)的目標。用戶通過應(yīng)用聯(lián)網(wǎng)站點能夠不再受時空限制，通過信息界面能夠直接登陸系統(tǒng)，自行查詢所需信息。第二，構(gòu)建信息共享網(wǎng)站，現(xiàn)代的檔案管理工作一定要由高效的檔案管理系統(tǒng)作支撐，另外還需應(yīng)用正確的方式，在根源上確保電子檔案信息安全，并實現(xiàn)檔案信息規(guī)范運用，讓用戶查詢檔案信息的行為得到保障，同時也給他們提供便利[4]。

3.3 增強創(chuàng)新意識與人才培養(yǎng)意識

基于計算機不斷更新的背景下，需要增強對檔案創(chuàng)新與管理。首先，在檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)時，要確保工作制度的規(guī)范性及統(tǒng)一性，構(gòu)建了系統(tǒng)且合理的管理體系，確保檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)均能正常運作;其次，檔案管理者需要具備較強的創(chuàng)新思維及專業(yè)實現(xiàn)，實現(xiàn)工作不斷創(chuàng)新，把計算機技術(shù)的有效性發(fā)揮出最大化。這便需要檔案管理者不斷豐富自己，熟練掌握新技術(shù)，增強個人能力。一方面，在招聘中，選擇具有較強專業(yè)性的工作人員，確保計算機操作能力穩(wěn)定，如此才可以將計算機的應(yīng)用優(yōu)勢發(fā)揮到極致，構(gòu)成新的管理理念，增強計算機操作能力培訓(xùn)力度，積極組織并開展專業(yè)知識學(xué)習(xí)活動，進而保證常規(guī)工作能夠熟練且高效的完成。

4 結(jié)束語

計算機技術(shù)為一種新興技術(shù)，是時代進步的產(chǎn)物之一。在檔案管理中應(yīng)用計算機技術(shù)，不但能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化，還能確保檔案信息的完整性及有效性。所以，檔案管理人員需要加大計算機技術(shù)應(yīng)用力度，通過規(guī)范使用，將其存在的優(yōu)勢在檔案管理中發(fā)揮出最大化，為檔案管理工作高效開展提供有利條件。

參考文獻

[1]黃寧.計算機信息技術(shù)在高職院校檔案管理中的應(yīng)用[J].湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2019，32（03）：32-34.

[2]伍永鋒.基于大數(shù)據(jù)的計算機數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理系統(tǒng)中的應(yīng)用[J].信息與電腦（理論版），2019（11）：166-167.

[3]陳萬林，常玲霞.計算機技術(shù)的運用在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用分析[J].數(shù)字通信世界，2019（03）：78.

[4]鄭力嘉.數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用研究[J].現(xiàn)代信息科技，2019，3（04）：192-193+196.