章明燕 陳海蓉 陳炳

摘要：工程設(shè)計檔案是設(shè)計技術(shù)活動的直接記錄和實際反映，它真實地記錄了設(shè)計活動的全過程，是評價設(shè)計活動與質(zhì)量控制及科研創(chuàng)新全過程的透視鏡。在設(shè)計中形成的工程檔案和資料是一筆很大的財富，這些檔案資料是設(shè)計院的命脈，具有極高的經(jīng)濟價值，對設(shè)計院今后的壯大及發(fā)展有著非常重要的參考價值。因此，本文分析了設(shè)計院企業(yè)電子檔案管理存在的問題，提出設(shè)計院企業(yè)電子檔案管理新技術(shù)措施和方案、存儲以及優(yōu)化設(shè)計院檔案管理的建議。

關(guān)鍵詞：設(shè)計院；電子檔案；管理

1設(shè)計院企業(yè)電子檔案管理存在的問題分析

一是電子文件不能得到完整收集，由于企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷擴展，所做項目也逐年呈現(xiàn)增多趨勢，相關(guān)電子文件的大量產(chǎn)生給電子文件歸檔以及管理帶來困難。主要因為收集歸檔電子文件沒有通過規(guī)范化處理，沒有實施分類和有效的整理就將其存在同一電子文件名下，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象，不能充分保證電子文件的真實性。二是電子文件的特點就是易更改和丟失，所以電子檔案在管理過程中的重點內(nèi)容就是安全存儲問題，電子檔案數(shù)據(jù)量大導(dǎo)致存在一定安全隱患，如果服務(wù)硬盤出現(xiàn)損壞，或者人為因素對服務(wù)器上的數(shù)據(jù)進行刪除，都會帶來不可彌補的損失。所以應(yīng)該探求新的解決措施，對服務(wù)器存儲壓力進行緩解的前提下，還要促進電子檔案數(shù)據(jù)的安全保存。

2設(shè)計院企業(yè)電子檔案管理新技術(shù)措施和方案

2.1保證電子檔案得到有效利用

由于企業(yè)在綜合管理信息系統(tǒng)平臺網(wǎng)絡(luò)背景下，新的圖檔管理系統(tǒng)不僅支持局域網(wǎng)本地訪問，同時也在一定程度上支持廣域網(wǎng)的異地訪問，不管在哪里，只要能上網(wǎng)，相關(guān)設(shè)計人員都可以對系統(tǒng)中的文件查詢功能進行利用，檢索或者瀏覽工程項目類等電子檔案資源。如有需要可以通過審批手續(xù)獲得相應(yīng)授權(quán)后，設(shè)計人員對系統(tǒng)中在線下載這一功能合理利用，對已經(jīng)完成的設(shè)計文件進行下載，在新設(shè)計項目中對已有設(shè)計知識合理借鑒，對設(shè)計過程簡化，減少項目整體設(shè)計周期，保證電子檔子的資源共享。

2.2保證電子檔案中的數(shù)據(jù)安全存儲

由于現(xiàn)階段企業(yè)電子檔案的日積月累，尤其對歷史檔案資料實施的數(shù)字化處理導(dǎo)致出現(xiàn)較多的電子化檔案數(shù)據(jù)，給檔案管理服務(wù)器帶來嚴重安全隱患的基礎(chǔ)上，也加大存儲量。為了能夠?qū)Ψ?wù)器存儲容量壓力進行有效緩解，實現(xiàn)電子檔案在數(shù)據(jù)上的安全存儲。運用光盤與服務(wù)器兩者相結(jié)合方式，不僅保證電子檔案數(shù)據(jù)得到安全存儲，同時還能管理光盤載體資源。電子檔案數(shù)據(jù)在備份過程中可以完全利用光盤庫存儲，如果存儲數(shù)據(jù)一旦刻錄，就會形成不可更改的數(shù)據(jù)，提高安全系數(shù)，促進電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲，進一步為服務(wù)器節(jié)省出較大的存儲空間。

3設(shè)計院企業(yè)電子檔案的備份

電子檔案要想安全存儲的主要前提條件就是檔案具有真實性和完整性。不管使用哪種介質(zhì)作為載體，都可以在數(shù)據(jù)備份的方式上對存儲的安全性進行加強，最大限度的減少數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失或者損壞的風(fēng)險。在硬盤上存放的電子檔案數(shù)據(jù)可以數(shù)據(jù)中線對其實施統(tǒng)一備份和管理，備份服務(wù)器會結(jié)合之前制定好的計劃在規(guī)定時期內(nèi)發(fā)起備份，對于服務(wù)器而言，它向硬盤數(shù)據(jù)區(qū)對讀取控制指令進行發(fā)出，需要備份的數(shù)據(jù)就會在局域網(wǎng)的作用下傳輸?shù)絺浞莘?wù)器，致使備份達到服務(wù)器的磁盤陳列中。為了不給相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常運行帶來影響，可以實施每周一次完全備份，對數(shù)據(jù)在備份過程中的效率進行保證。

4設(shè)計院企業(yè)電子檔案載體的存放環(huán)境以及定期檢驗

4.1存放環(huán)境

現(xiàn)階段由于工程設(shè)計企業(yè)對電子檔案存放的載體主要以光盤為主，但是光盤載體大部分使用的是聚碳酸酯作為盤基，鋁或者其它相關(guān)金屬質(zhì)膜作為反射層，保護層是聚丙烯酸脂。如果在使用過程中或保存不當，容易被損壞。所以要為載體創(chuàng)造出較好的保管環(huán)境，促進電子檔案數(shù)據(jù)的安全。光盤匣自身存在防磁和放光功能，將光盤放在光盤匣中可以降低對光盤的磨損程度，周圍環(huán)境應(yīng)該在十七到二十攝氏度之間，相對濕度為百分之三十五到百分之四十五之間，存在的地點應(yīng)該防火和防濕，避免在高溫環(huán)境中。

4.2定期檢驗

電子檔案光盤載體需要進行定期抽樣檢驗，這樣做的目的能避免光盤由于外界環(huán)境因素的影響出現(xiàn)不必要的錯誤，降低數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失風(fēng)險。對電子檔案存儲光盤載體進行抽樣機檢驗，如果存在不能讀取的光盤，應(yīng)該在第一時間內(nèi)找出備份光盤，將數(shù)據(jù)復(fù)制工作做好，充分保證數(shù)據(jù)的安全存儲。

5優(yōu)化設(shè)計院檔案管理的建議

5.1 搞好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)和標準化

檔案管理基礎(chǔ)工作和業(yè)務(wù)建設(shè)非常重要，涉及到檔案的收集、整理、保管、利用等各個環(huán)節(jié)，只有這些基礎(chǔ)工作做好了，才能提高檔案的歸檔率和完整率。檔案室要繼續(xù)強化檔案業(yè)務(wù)規(guī)范化建設(shè)，使館藏結(jié)構(gòu)更加合理，保管條件更加完善。檔案管理更加科學(xué)。要切實加強組織領(lǐng)導(dǎo)、完善管理體系，加強檔案基礎(chǔ)管理工作，把檔案信息化管理工作落到實處。切實做好檔案信息化管理工作計劃的制定與落實，檔案人員必須嚴格執(zhí)行檔案操作規(guī)程，認真落實崗位責(zé)任制，進一步加強業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，同時，領(lǐng)導(dǎo)的支持也是實現(xiàn)信息化的有力保證。

5.2檔案信息化管理應(yīng)當科學(xué)規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展，循序漸進

檔案信息化管理水平應(yīng)與經(jīng)濟技術(shù)和社會文化發(fā)展水平相適應(yīng)，信息化是一個相對的概念，其具體內(nèi)容隨著科技發(fā)展不斷更新。信息化對不同類型的檔案部門有不同要求，不能同日而語，信息化的管理方法有多種，必須因地制宜，采取不同途徑。同時健全組織體系和管理制度也是實現(xiàn)檔案信息化管理的根本保證。

檔案信息化管理理論是與時懼進、不斷發(fā)展完善的。檔案信息化管理工作是一個逐步推進和實施的過程，更是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須科學(xué)規(guī)劃，協(xié)調(diào)發(fā)展，循序漸進。檔案信息化管理工作任重道遠，必須堅持穩(wěn)中求進，檔案部門要充分認識到信息化技術(shù)不是檔案工作的最終目的而是手段。檔案信息化管理必須堅持為領(lǐng)導(dǎo)和決策層服務(wù)，為科研、管道設(shè)計等服務(wù)。作為檔案工作人員要充分認識到加速檔案信息化管理是提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。搞好檔案信息化管理工作必須依靠科技的進步，依靠信息化的設(shè)備和人員對自動化設(shè)備的掌握；依靠工作者本身綜合素質(zhì)的提高。先進的設(shè)備最終要靠人去操作管理，檔案工作人員必須不斷學(xué)習(xí)先進的管理理論知識，掌握信息化的管理技能，為實現(xiàn)檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。

3結(jié)語

總之，工程設(shè)計檔案是設(shè)計院不可或缺的信息資源和知識資產(chǎn)，對設(shè)計院的發(fā)展具有重要作用。工程設(shè)計檔案管理是設(shè)計院管理的一項重要的基礎(chǔ)性工作，應(yīng)結(jié)合自身檔案特點，做好工程設(shè)計檔案工作，管好、用好這筆財富，充分發(fā)揮工程設(shè)計檔案的價值，為設(shè)計院的發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻。

參考文獻：

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