李思源

摘 要：21世紀(jì)是信息化的世界，信息化發(fā)展已經(jīng)成為了世界各國(guó)謀求發(fā)展的共識(shí)。在信息時(shí)代，人們利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)為現(xiàn)實(shí)世界極大地提供了很多便利，知識(shí)與信息是各個(gè)行業(yè)中的最重要的組成要素。新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)檔案管理科學(xué)的發(fā)展速度非?？?，理論發(fā)展相對(duì)成熟，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展，檔案管理已經(jīng)逐步從傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案保存轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案保存上，這種技術(shù)也并日臻完善。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及數(shù)字化技術(shù)，為檔案保存解決了很多疑難問(wèn)題，本文主要介紹檔案數(shù)字化信息長(zhǎng)期保存策略中的關(guān)鍵問(wèn)題的解決方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；數(shù)字化；保存期；保存效率

1 檔案數(shù)字化信息長(zhǎng)期保存的不足之處

隨著計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)，現(xiàn)階段，我國(guó)檔案管理工作也開(kāi)始利用數(shù)字換技術(shù)開(kāi)展工作，檔案管理工作模式和工作方法產(chǎn)生了很大的改變，并且在檔案管理工作中，數(shù)字化也凸顯出了很多的優(yōu)點(diǎn)。

檔案管理工作已經(jīng)開(kāi)始向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)變工作思維，數(shù)字化檔案管理工作更加具有可行性，適應(yīng)時(shí)代和科技的發(fā)展，很多檔案管理員也是越來(lái)越喜歡數(shù)字化檔案管理工作[1]。

檔案數(shù)字化信息保存可以統(tǒng)一字體、字跡等，都可以用數(shù)字化的方法進(jìn)行統(tǒng)一，這就極大地減少了紙質(zhì)檔案保存的弊端，同時(shí)檔案數(shù)字化信息保存方便快捷，效率高，但也存在著一定的缺陷與不足。

在“互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代”下，一部分檔案管理局或檔案管理部門(mén)的數(shù)字化技術(shù)接受程度嚴(yán)重不足，沒(méi)有掌握核心的數(shù)字化技術(shù)，這些數(shù)字化技術(shù)往往是制約數(shù)字化檔案管理工作模式改革的關(guān)鍵，造成數(shù)字化規(guī)整度不強(qiáng)、資源缺失的現(xiàn)象。一方面，數(shù)字化檔案管理工作模式仍然停留在數(shù)字化檔案管理工作的初步發(fā)展階段，檔案管理員能夠進(jìn)行數(shù)字化，卻不能及時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)和數(shù)字化方法的升級(jí)，忽略了先進(jìn)的數(shù)字化方法對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的重要性[2]。因此，很多檔案管理員對(duì)數(shù)字化時(shí)代下的數(shù)字化檔案管理工作認(rèn)知存在很大的差別，部分管理員對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的適應(yīng)能力不強(qiáng)，學(xué)習(xí)效率比較低，甚至是不愿意接觸數(shù)字化，檔案管理方面的領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有正確地引導(dǎo)工作人員選擇良好的數(shù)字化工作模式。

另一方面，很多紙質(zhì)檔案的原件字體的大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差別、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這些不同會(huì)隨著時(shí)間的推移發(fā)生更大的變化，這對(duì)檔案的保存產(chǎn)生了很多問(wèn)題。

2 檔案數(shù)字化信息保存方法

在檔案數(shù)字化信息保存中，備份的方法有很多種，并且需要用不同的方法進(jìn)行備份，以便防止數(shù)字檔案丟失。例如，如果進(jìn)行圖像檔案的備份，可以通過(guò)掃描圖像存儲(chǔ)的方式進(jìn)行，在掃描圖像中通常采用TIFF、JPEG以及無(wú)損壓縮JPEG2000這三種格式。這三種格式各有利弊，現(xiàn)就TIFF、JPEG以及無(wú)損壓縮JPEG2000這三種格式的優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行比較分析。

TIFF是Tagged Image File Format格式的縮寫(xiě)，這種格式比較靈活，適用于保存照片和藝術(shù)圖這種檔案信息，圖像質(zhì)量較高，因此所需內(nèi)存比較大。JPEG是Joint Photographic Experts Group格式的縮寫(xiě)，這是一種應(yīng)用廣泛的文件格式，但是JPEG是一種有損壓縮圖像文件格式，能夠在存儲(chǔ)的過(guò)程中去除數(shù)據(jù)冗余，能夠利用最少的磁盤(pán)空間存儲(chǔ)質(zhì)量較高的圖像。JPEG2000圖像文件格式是JPEG經(jīng)過(guò)改進(jìn)后的圖像格式，在進(jìn)行壓縮的時(shí)候，管理員可以自主選擇進(jìn)行有損壓縮和無(wú)損壓縮。在傳輸數(shù)據(jù)的情況下，JPEG2000先傳輸圖像的輪廓，然后在數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^(guò)程中，JPEG2000可以逐漸傳輸數(shù)據(jù)，圖像從低分辨率逐漸過(guò)渡顯示為高分辨率圖像[3]。

3 檔案數(shù)字化信息長(zhǎng)期保存措施

信息技術(shù)是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展最迅速的科學(xué)技術(shù)之一，檔案管理工作也已經(jīng)開(kāi)始利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行管理工作，未來(lái)我國(guó)的數(shù)字化檔案管理工作將會(huì)成為檔案管理工作的主流方法。數(shù)字化檔案管理工作除了上文中所介紹的不足之處之外，還要一個(gè)問(wèn)題，就是數(shù)字檔案的長(zhǎng)期保存問(wèn)題。

在數(shù)字化檔案管理工作中，需要經(jīng)過(guò)圖像掃描、格式轉(zhuǎn)化、縮微品輸出、拷貝沖洗等多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)自然都有可能出現(xiàn)數(shù)字信息丟失問(wèn)題。現(xiàn)就如何增加檔案數(shù)字化信息保存期限進(jìn)行闡述。

對(duì)數(shù)字化檔案實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存，必須對(duì)檔案數(shù)字化信息保存工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，這樣助于加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。數(shù)字化圖像的主要技術(shù)參數(shù)有：圖像文件格式為T(mén)IFF，全彩色（RGB）、24bit真彩色輸出，分辨率大于或等于300dpi，單頁(yè)檔案尺寸不可以超過(guò)A3尺寸標(biāo)準(zhǔn)畫(huà)幅，且為100%原大尺寸掃描[4]。

很多紙質(zhì)檔案的原件字體的大小不一、字跡顏色和筆跡都存在很大的差別、紙張材料及薄厚程度往往也有所不同，這些不同會(huì)隨著時(shí)間的推移發(fā)生更大的變化，這對(duì)檔案的保存產(chǎn)生了很多問(wèn)題。檔案數(shù)字化信息要想長(zhǎng)久保存，可以統(tǒng)一字體、字跡等，都可以用數(shù)字化的方法進(jìn)行統(tǒng)一，利用上文所述保存格式進(jìn)行保存，這就極大地減少了紙質(zhì)檔案保存的弊端，同時(shí)檔案數(shù)字化信息保存方便快捷，效率高[5]。

很多檔案管理工作的對(duì)象是文獻(xiàn)史料，這些文獻(xiàn)史料通常具有珍貴的保存與利用價(jià)值。檔案數(shù)字化工作可以利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，保存這些文獻(xiàn)史料，延長(zhǎng)文獻(xiàn)史料的生命期，幫助其保持文獻(xiàn)資料的原貌。

4 總結(jié)

近年來(lái)，我國(guó)檔案管理科學(xué)逐漸規(guī)范化，理論發(fā)展進(jìn)步非常快，將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然需求，同時(shí)，解決數(shù)字化檔案的長(zhǎng)久保存問(wèn)題，對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō)也是一個(gè)挑戰(zhàn)。本文主要介紹檔案數(shù)字化信息長(zhǎng)期保存策略中的關(guān)鍵問(wèn)題的解決方法為從事檔案管理的工作人員提供建議。

參考文獻(xiàn)

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[2]張美芳，馬丹寧.聲像檔案數(shù)字化搶救中存儲(chǔ)與長(zhǎng)期保存策略的研究[J].數(shù)字與縮微影像，2007（1）：26-29.

[3]肖秋會(huì)，張瑜.非結(jié)構(gòu)化數(shù)字檔案資源長(zhǎng)期保存的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略[J].中國(guó)檔案，2016（7）：74-77.

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[5]郭秀鳳.數(shù)字化檔案長(zhǎng)期保存的問(wèn)題及解決對(duì)策研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2015（6）：25-25.