劉婉琳

黑龍江省航務(wù)勘察設(shè)計院 黑龍江哈爾濱 150009

檔案管理部門收集和管理檔案的目的在于結(jié)合社會和行業(yè)的具體需要，結(jié)合檔案管理資源，提高檔案使用效率，服務(wù)于社會建設(shè)工作。但是檔案本身并不可以直接產(chǎn)出社會財富，需要在檔案管理部門做好相關(guān)業(yè)務(wù)工作，使用各種方式將現(xiàn)有的資源加以整合，將其化為有用的信息來服務(wù)于社會工作。本文結(jié)合檔案利用中存在的問題總結(jié)了一些檔案利用對策。

一、現(xiàn)階段檔案利用中的問題分析

（一）檔案資源無法滿足于利用需求

現(xiàn)在我國多個地區(qū)都已經(jīng)建成了檔案館，從資源結(jié)構(gòu)上審視，總體上來看，仍然很多檔案館的建設(shè)存在一定的問題。不少檔案管理部門偏重于管理黨政機(jī)關(guān)一發(fā)的文件，是對于反映社會民生、城市建設(shè)的相關(guān)檔案內(nèi)容則并很少有所涉及，所以門類不健全和檔案資源數(shù)量上的不足無法滿足于人們的利用需求，可以說檔案資源建設(shè)的實際情況和利用需求之間形成了一對矛盾。

（二）檔案開放鑒定上的問題

當(dāng)前我國檔案利用相關(guān)的法律法規(guī)有一定程度上的缺失，部門規(guī)定也有一定的殘缺。雖然我國出臺了檔案法，其中有部分條例涉及到了檔案利用的內(nèi)容，但是僅僅是宏觀標(biāo)準(zhǔn)，并不具備指導(dǎo)意義。

檔案自形成起，滿30年即向社會開放，如檔案中涉及國防和外交以及公安等和國家重利益相關(guān)的內(nèi)容，則可以經(jīng)本檔案館的批準(zhǔn)，延期開放。所以實際上很多檔案內(nèi)容雖然已滿30年期限，但是仍然需要進(jìn)行具體斟酌。尤其是對于一些涉密內(nèi)容或敏感人物等等，如何加以處理也就成為了檔案管理工作中的難題。

最后，有關(guān)檔案服務(wù)方式上，現(xiàn)在很多檔案館雖然已經(jīng)形成了多種檔案服務(wù)方式，可以適應(yīng)于檔案利用者的使用要求，工作人員也可以在日常工作中滿足于檔案利用者的使用需要。但面對個別疑難個例時缺乏經(jīng)驗，工作方法單一。

二、檔案利用服務(wù)的對策

（一）加大檔案宣傳力度，建立完善配套的檔案利用制度

首先，檔案工作者要走出默默無聞的思路，走到前臺，向社會公眾加大宣傳力度，變被動服務(wù)為主動開發(fā)利用，要不斷適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的新變化，深入研究新時期宣傳工作的特點和規(guī)律，隨著傳媒形式的不斷變化，檔案部門在堅持原有的宣傳方式的同時，應(yīng)不斷創(chuàng)新宣傳方式，豐富宣傳內(nèi)容。其次，要建立未開放檔案依申請公開制度，確保服務(wù)到位且不出問題，從源頭上解決檔案利用責(zé)權(quán)問題。三要建立檔案資料利用審批制度。既要簡化檔案利用的手續(xù)，又要讓檔案館工作人員有規(guī)可依，明確需要審批的利用方式、涉及檔案資料情況，利用審批的流程和權(quán)限，進(jìn)一步優(yōu)化流程，提高查檔效率。

（二）加大軟硬件建設(shè)力度，提高檔案利用工作規(guī)范程度

要實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。檔案數(shù)字化管理利用，電子檔案的應(yīng)運(yùn)而生是現(xiàn)代化的標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作要適應(yīng)這種新的發(fā)展形勢，滿足計算機(jī)辦公條件下的信息接收、處理、存儲和利用，就必須有相應(yīng)現(xiàn)代化的設(shè)備投入。針對文檔服務(wù)中心工作人員服務(wù)技能存在的問題，要在總結(jié)以前文檔利用的理論知識和事實數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上，建立“文檔利用知識庫”，將知識管理理念運(yùn)用到文檔服務(wù)工作中，提高文檔中心工作人員對突發(fā)事件的處理能力。文檔利用知識庫主要包括文檔服務(wù)利用的政策和規(guī)定、文檔服務(wù)的工作流程和系統(tǒng)操作方法、館藏主要內(nèi)容的分布、應(yīng)對典型利用者的處置辦法等。

（三）建設(shè)綜合服務(wù)平臺

通過集成化檔案管理與服務(wù)平臺建設(shè)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理平臺對數(shù)字檔案的管理能力、提供網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)的能力，借助先進(jìn)的技術(shù)手段，提高業(yè)務(wù)管理的自動化水平與工作效率。提高檔案信息檢索和查詢技術(shù)，對檔案信息實現(xiàn)屬性檢索、全文檢索或目錄索引檢索等。同時，提供基于數(shù)字載體的圖像、影像、聲音等內(nèi)容的查詢技術(shù)，完善圖像、影像、聲音等各種形態(tài)的檔案信息檢索手段。確保技術(shù)的更新，提高對檔案利用需求的反應(yīng)能力。

（四）處理好檔案信息公開與保密的關(guān)系

為了保障公眾的信息知情權(quán)及利用檔案的權(quán)利，必須依法公開已解密檔案信息，方便利用者及時知情和利用。并結(jié)合檔案的保密性特點，在信息化條件下開展檔案利用服務(wù)時，處理好檔案信息公開與保密要求的關(guān)系，科學(xué)掌握二者的平衡點，最大限度地做好信息化條件下的檔案利用服務(wù)。確保檔案信息安全保密和系統(tǒng)運(yùn)行安全可靠，唯有如此，在信息化條件下開展檔案信息服務(wù)才能不斷完善、不斷發(fā)展。

在前文分析中我們不難發(fā)現(xiàn)，隨著社會的發(fā)展，檔案的利用形式也開始向多樣化轉(zhuǎn)變，加之網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，也給檔案利用提供了更多的可能性。檔案雖然記錄著歷史，但是也可以為社會發(fā)展提供必要的服務(wù)和支持，所以作為檔案管理人員來說，需要結(jié)合具體手段來做好檔案管理工作，在工作中要轉(zhuǎn)變觀念，提高服務(wù)意識，這樣才能推動檔案利用率的提高。本文結(jié)合現(xiàn)在檔案利用服務(wù)中的問題總結(jié)了一些可行的對策，希望可以給相關(guān)工作的開展提供一些參考。