華妍

摘 要：作為社會(huì)的重要財(cái)富，不動(dòng)產(chǎn)涉及的范圍較廣，包括農(nóng)、林、海、房地產(chǎn)等，在社會(huì)的發(fā)展過程中提供了可依賴的物質(zhì)基礎(chǔ)。不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理工作將有助于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的優(yōu)化和高效的管理，充分發(fā)揮其基礎(chǔ)性和重要性。近年來，隨著各項(xiàng)科技水平的發(fā)展，為不動(dòng)產(chǎn)檔案的信息化管理奠定了技術(shù)基礎(chǔ)，促進(jìn)了信息化管理的重大進(jìn)步，但是受限于制度等問題的影響，仍然存在效率不高的問題等。為了加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)共建共享、互聯(lián)互通，促進(jìn)服務(wù)效率和水平的不斷提升，本文將通過分析當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理存在的問題，尋找如何加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理的措施，希望為同行業(yè)者提供一定的參考意義。

關(guān)鍵詞：不動(dòng)產(chǎn)檔案；信息化管理

1 引言

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，民眾需求的不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)，自2013年以來，不斷推進(jìn)的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理工作，獲得了極大的進(jìn)步與成績，滿足了社會(huì)日益增長的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案的利用需求，同時(shí)準(zhǔn)確、高效、便捷的不動(dòng)產(chǎn)登記工作也讓管理工作更加系統(tǒng)，消除了紙質(zhì)檔案安全隱患，具有積極的意義，促進(jìn)服務(wù)效率、能力和水平的全面提升。

2 當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理存在的主要問題

2.1 標(biāo)準(zhǔn)不明確，分散管理的檔案利用起來不便利

因?yàn)椴粍?dòng)產(chǎn)涉及的范圍很廣，包括土地、房屋、草原、林地、海域等，之前這些資產(chǎn)的管理也分屬于國土、住建、林業(yè)、農(nóng)業(yè)、海洋等不同的部門，這就使得很多的城市我、缺少集中保管檔案的場所，很難實(shí)現(xiàn)集中的統(tǒng)一管理，再加上不同的部門檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)不同，在推進(jìn)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化的過程中的標(biāo)準(zhǔn)也不同，存在較大的檔案管理系統(tǒng)差異，這就使得很難整合不同部門的檔案信息資源，造成檔案查閱的不便利。例如，若是想查閱一個(gè)產(chǎn)權(quán)登記的檔案信息，很難在一個(gè)檔案系統(tǒng)中完成，往往要登錄不同部門的多個(gè)檔案系統(tǒng)，時(shí)間成本較高，降低了檔案的利用成效。

2.2 檔案數(shù)據(jù)與服務(wù)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度不高

形成于和發(fā)展于不動(dòng)產(chǎn)登記工作的不動(dòng)產(chǎn)檔案，理應(yīng)與不動(dòng)產(chǎn)登記工作聯(lián)系緊密，建立起較高關(guān)聯(lián)度的檔案數(shù)據(jù)和不動(dòng)產(chǎn)登記工作的業(yè)務(wù)系統(tǒng)。但是不高的甚至沒有建立的關(guān)聯(lián)度系統(tǒng)，無法實(shí)現(xiàn)二者快速的調(diào)檔，對(duì)這兩項(xiàng)工作互相產(chǎn)生不利的影響。

3 如何加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化管理的措施

3.1 對(duì)所有不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行整合、遷移，夯實(shí)基礎(chǔ)工作

建立一個(gè)統(tǒng)一的不動(dòng)產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)是開展不動(dòng)產(chǎn)檔案信息化工作最為主要的內(nèi)容，這項(xiàng)工作是建立在對(duì)不同的部門和單位的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息資源進(jìn)行全部整合和遷移的前提基礎(chǔ)上的。第一，將收集匯總的不同部門和單位的檔案數(shù)字化成果進(jìn)行數(shù)據(jù)量分析，將整合前后的數(shù)據(jù)庫資源進(jìn)行比對(duì)，找出存在結(jié)構(gòu)差異的地方，整理數(shù)據(jù)之間的映射關(guān)系，為了更好的遷移所有檔案數(shù)據(jù)，還要開發(fā)相關(guān)的數(shù)據(jù)遷移工具，建立檔案目錄和內(nèi)容的關(guān)聯(lián)聯(lián)系也要始終保持。第二，為了判斷檔案目錄和內(nèi)容是否前后一致，是否有遺漏和缺失，遷移的過程是否完整等，需要對(duì)比遷移前后的數(shù)據(jù)總量，而且還要抽查一定比例的數(shù)據(jù)，確保所有檔案信息資源遷移的整體數(shù)據(jù)質(zhì)量準(zhǔn)確。

3.2 集成不動(dòng)產(chǎn)檔案系統(tǒng)和服務(wù)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)

首先是實(shí)現(xiàn)前置檔案數(shù)字化工作，即將檔案數(shù)字化工作前移至收件和審批步驟，這將極大的縮短辦理登記業(yè)務(wù)的時(shí)間，減少檔案管理過程中的工作量，其過程基本是這樣的：第一，業(yè)務(wù)受理人在受理環(huán)節(jié)查驗(yàn)審核申請(qǐng)人提供的資料是否完整、符合要求，將相關(guān)的登記信息條目著錄登記于業(yè)務(wù)系統(tǒng)中；第二，受理完成之后，材料原件回到前置掃描人員手中，按照處理程序，并上傳到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)的電子文件服務(wù)器中，通過設(shè)置相關(guān)的掃描處理程序，建立一個(gè)自動(dòng)的關(guān)聯(lián)關(guān)系，連接登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的條目和掃描件；第三，業(yè)務(wù)辦理人員在正式的業(yè)務(wù)辦理環(huán)節(jié)，直接提取電子版的證明材料目錄和數(shù)字檔案信息，而這些都是之前由登記申請(qǐng)人提交掃描的；第四，布置和設(shè)定一個(gè)數(shù)據(jù)同步接口，讓檔案管理系統(tǒng)和登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的同步接收，減少檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)材料復(fù)印件的掃描、掛接等的工作量。這樣的前置檔案數(shù)字化工作方式流程，將讓檔案管理人員的工作量大大的減少，有更多的精力投入到其他的檔案工作。

其次是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)歸檔登記業(yè)務(wù)信息，將需要?dú)w檔的數(shù)據(jù)在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中打包成的“轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)包”，利用不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)的接口服務(wù)程序，轉(zhuǎn)換到不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，在這個(gè)轉(zhuǎn)換的過程中，通過接口服務(wù)方式，信息資源可以在不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)之間進(jìn)行自動(dòng)歸檔，實(shí)現(xiàn)互不影響、穩(wěn)定運(yùn)行，在某一方出現(xiàn)問題的時(shí)候，責(zé)任歸屬是可以即時(shí)查明，系統(tǒng)的維護(hù)是可以由相關(guān)的信息管理部門快速定位完成的。實(shí)現(xiàn)登記業(yè)務(wù)信息的自動(dòng)歸檔，更加有利于讓不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的文件的歸檔實(shí)時(shí)性得到保障，辦結(jié)完畢的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的文件可以即時(shí)馬上進(jìn)入不動(dòng)產(chǎn)檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件資料的及時(shí)整理和歸檔，節(jié)約時(shí)間和人力。

最后是實(shí)現(xiàn)登記信息與檔案信息的雙向調(diào)用。有利于快速管理登記檔案信息，幫助登記業(yè)務(wù)辦理人員通過直接檢索在登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中利用登記檔案，讓檔案的查詢利用效率不斷提高。登記信息與檔案信息的雙向調(diào)用要通過“檔案與登記信息雙向調(diào)用接口”的設(shè)置才能實(shí)現(xiàn)，這樣才可以對(duì)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的利用和關(guān)聯(lián)的查詢。同時(shí)還要設(shè)置“單點(diǎn)登錄接口”等，充分滿足用戶在登記業(yè)務(wù)過程中對(duì)登記檔案查詢的多樣化需求，讓登錄實(shí)現(xiàn)“一站式”，登記業(yè)務(wù)系統(tǒng)中用戶與組織機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)一致性。

3.3 創(chuàng)新不動(dòng)產(chǎn)檔案的利用服務(wù)方式

在面向個(gè)人層面，按照信息惠民政策的相關(guān)要求，為了更好的推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”，實(shí)現(xiàn)政務(wù)工作高效化，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿。可以考慮在政務(wù)服務(wù)網(wǎng)中設(shè)置相應(yīng)的不動(dòng)產(chǎn)登記業(yè)務(wù)的網(wǎng)上申請(qǐng)系統(tǒng)，進(jìn)行集約化工作管理。同時(shí)也要提供自助式的查閱檔案服務(wù)工作，可以考慮在一些人流密集的公共場所，如行政服務(wù)中心、圖書館等，設(shè)置一定數(shù)量的不動(dòng)產(chǎn)登記檔案自助的查檔終端設(shè)備，這些設(shè)備除了包括打印機(jī)、觸摸屏、工控機(jī)等，最重要的是要有身份證識(shí)別儀，讓查檔申請(qǐng)者可以在設(shè)備上刷身份證，為了安全起見對(duì)檢測(cè)申請(qǐng)者的人臉進(jìn)行識(shí)別和拍照也是十分必要的，最后對(duì)申請(qǐng)者的檔案信息查詢服務(wù)結(jié)果進(jìn)行打印，以此完成整個(gè)流程。

在面向相關(guān)單位和部門層面，在接待一些特殊部門的不動(dòng)產(chǎn)檔案信息查閱的時(shí)候，可以采取延伸查檔的服務(wù)方式，讓不動(dòng)產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)的接入范圍通過CA認(rèn)證、網(wǎng)絡(luò)安全準(zhǔn)入等安全措施而適當(dāng)擴(kuò)大，方便特殊部門查檔，滿足其工作需求。為了更好的確保檔案查詢工作的安全性，要定期對(duì)查詢?nèi)罩具M(jìn)行跟蹤，設(shè)置查詢請(qǐng)求不可抵賴等程序，避免公權(quán)私用，讓檔案信息安全得到最大的保障。而面對(duì)民政部門、法院、銀行等查閱檔案數(shù)量會(huì)比較龐大的單位時(shí)，可以以接口查詢的方式提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)，既可以保證工作效率，又可以保障數(shù)據(jù)資源不外泄，安全有保證。

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