盛蕊

摘 要：一個大型水庫的建設從立項審批、規(guī)范設計、開工建設到竣工驗收、發(fā)揮效益，期間生成了大量具有社會價值的檔案。信陽南灣水庫檔案管理的一些經驗和不足，對進行中的信陽出山店水庫檔案建設工作具有借鑒意義。

關鍵詞：檔案工作；水庫建設；信陽

信陽南灣水庫工程于1955年竣工，設計庫容9.32億立方米，校核庫容16.3億立方米。信陽出山店水庫工程建于2014年，將于2019年竣工，設計庫容12.51億立方米。二者均是國家確定的大型水利工程，信陽也成為全國唯一的擁有兩個國家大型水利工程的省轄市。出山店水庫在2018年進入庫底清理驗收的最后階段時，也同步開展了史料收集和檔案整理歸檔工作。因此南灣水庫檔案工作的成功經驗對做好出山店水庫檔案工作具有重要的借鑒意義。

1 水庫檔案工作的重要性

檔案是行政管理的依據(jù)，是領導決策的重要參考。水庫檔案包含了水庫歷史、工程建設、日常事務、移民人口認定、移民后續(xù)政策扶持等，是水庫建設發(fā)展的重要憑證和參考。

如南灣水庫是建國初期的治淮重點工程，防洪是興建的主要功能，而泄洪建筑設計標準低、安全監(jiān)測與管理設施不完善等嚴重影響水庫運用。水庫于1979年2010年先后進行了四次大型維修，重點是除險加固，在維修方案制定和施工過程中，水庫設計施工原始檔案資料發(fā)揮了重要參考作用。再如國家大中型水庫移民后期扶持改革于2006年開始實施，距南灣水庫建成已過半個世紀，移民人口認定如何才能做到公平公正、群眾滿意，檔案最具有說服力，正是因為檔案資料翔實完整，認定程序規(guī)范嚴格，群眾滿意度很高。特別是在旅游開發(fā)方面，南灣水庫利用檔案資料建設展覽館，做了大量的景區(qū)宣傳片，為南灣水庫成功創(chuàng)建AAAA級景區(qū)起到了重要作用。

2 南灣水庫檔案工作的主要做法

南灣水庫管理局檔案室建于1957年，當時稱為資料室， 1989年設置專門的檔案室至今。已向信陽市檔案局移交了1952年至2000年的文書檔案1334卷，其中永久682卷、長期652卷；2001年至2010年的各類檔案1091件，其中永久823件、長期268件。

2.1 領導重視檔案工作

南灣水庫管理局專門成立了由局黨委委員、副局長任組長的領導小組，配備了專職檔案員，把檔案管理工作納入單位年度目標管理，每年都進行專項考核。把檔案工作經費納入單位預算，配備各種檔案工具，完善管理措施，為檔案員工訂閱《檔案管理》等業(yè)務書籍，使檔案工作有保障。

2.2 檔案管理標準化

2010年，管理局出臺了《南灣水庫管理局關于加強水庫文化建設的意見》，把規(guī)范化、高標準的檔案室作為單位文化建設“雙十工程”的重要內容之一。投資30余萬元對檔案庫房進行改造，增加密集架、除濕機、空調等硬件設施，配備計算機、打印機、復印機、刻錄機、傳真機、數(shù)碼攝相機、掃描儀等設備，推進檔案管理現(xiàn)代化。同時還配備有消防器材、防腐防潮劑、驅蟲劑等，安裝了窗簾遮光，按規(guī)定實現(xiàn)了“十防”要求，檔案庫房干凈整潔。

2.3 歸檔及時規(guī)范

制訂水庫檔案歸檔范圍、歸檔辦法。局屬各部門每年文件、資料次年三月底前必須交檔案室歸檔整理。歸檔文件的分類、編號、編目、文件裝盒、備考表、檔案盒封面、盒背的填寫都嚴格按照《歸檔文件整理規(guī)范》及實施細則的標準進行，做到了分類準確，排列合理，并用計算機打印目錄，保證了質量。2013年，南灣水庫管理局在檔案規(guī)范化管理認證申報工作中，被評為“河南省機關檔案工作規(guī)范化管理認證二級單位”。

2.4 健全制度

建立健全檔案的歸檔、保管、借閱、保密、檔案員崗位責任制等各種項檔案管理制度，并隨時對照檢查落實情況。室藏檔案安全保管和計算機檔案信息網(wǎng)絡應急處置方案下發(fā)到各科室。建立借閱制度，規(guī)范借閱時間及文件的閱知范圍。保證了檔案資料的借閱安全。

2.5 合理開發(fā)利用

編寫大事記、會議簡介、組織機構沿革、全宗介紹、文號和檔號對照表等資料，積極選用檔案資料，從中發(fā)掘經驗，為工程建設、工程維修、工程管理、日常工作提供了寶貴的資料和信息，為領導決策提供了可靠的依據(jù)。

3 對做好出山店水庫檔案工作的幾點建議

3.1 建立健全檔案工作制度

確保檔案資料的準確、全面、規(guī)范。要根據(jù)《檔案法》《河南省檔案工作條例》，結合實際情況制訂《綜合檔案管理制度》《檔案交接制度》《檔案借閱制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案庫房管理制度》《檔案銷毀制度》等制度，對檔案資料的收集整理、立卷歸檔、科學管理、合理利用做出明確規(guī)定，可以大大的提高檔案管理水平。

3.2 注重加大檔案工作宣傳

檔案收集工作瑣碎繁重，由于相當數(shù)量的零星檔案散落在經辦人手中，檔案人員難于收集齊全，導致無法有效監(jiān)督而造成資源不能歸檔，就會嚴重影響檔案的完整性和利用價值。要通過廣泛宣傳相關法律法規(guī)、張貼檔案類宣傳圖、組織學習檔案知識、多溝通協(xié)調等方式，引起有關人員的重視，主動支持和配合，共同做好檔案工作。

3.3 創(chuàng)造良好的檔案工作環(huán)境

檔案作為重要的信息資源，應遵循保密原則，安裝防盜門和護欄。紙質檔案容易發(fā)霉、受潮，易褪色、易粘到前頁，檔案的保存環(huán)境必須符合要求，配備檔案專用柜、空調、除濕機等，使檔案處于恒濕、防光、防水、防火的環(huán)境。而隨著計算機的廣泛應用，檔案管理也應順應潮流，利用軟件達到高效管理工作，應增加計算機、掃描儀等電子設備，通過專用軟件，進行檢索、錄入、統(tǒng)計等工作，提高檔案工作的效率，實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理與利用。

3.4 配備專業(yè)的檔案工作人員

大型水庫作為重點水利工程，檔案數(shù)量大、種類多、內容繁雜，龐大性、復雜性使檔案難于管理。因此必須配備專業(yè)人員，條理準確的對檔案進行鑒定、分類、整理、立卷、裝訂、編號等，使檔案的存放條目清楚、合理有序、管理規(guī)范，還應熟練檔案管理軟件，利用計算機檢索備注等方式，保持檔案之間的聯(lián)系，便于查找利用。此外，檔案人員還具有較強的責任心和保密意識，嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，嚴格遵守檔案的借閱、制度、庫房管理等制度，極力維護檔案的完整和安全，使檔案的保存達到完整、有序，不致因保管不當使檔案損壞，不致因工作疏忽而使檔案丟失，不致因檔案的分散保管而不利于合理利用，要做到檔案整齊規(guī)范，檢索方便易查。

隨著我國水利事業(yè)從工程水利向資源水利的轉變，南灣水庫、出山店水庫檔案工作都應在實踐中開拓創(chuàng)新，不斷推動檔案管理工作的穩(wěn)步發(fā)展，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化、科學化管理和合理、高效利用，最終達到檔案工作為水庫建設和地方經濟社會發(fā)展服務的目的。

參考文獻

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