周莉

摘要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，共享服務(wù)成為眾多領(lǐng)域熱門(mén)模式。當(dāng)前的中國(guó)大陸，財(cái)務(wù)共享中心在很多跨國(guó)企業(yè)中盛行。該模式有別于傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理，可以優(yōu)化企業(yè)財(cái)務(wù)流程，達(dá)到縮減人力成本，提高工作效率，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。本文以某一跨國(guó)財(cái)務(wù)咨詢公司K 企業(yè)實(shí)際案例為依據(jù)，深入研究K 企業(yè)在信息化環(huán)境中如何利用財(cái)務(wù)共享中心為企業(yè)再造財(cái)務(wù)流程，降低人工成本，提高服務(wù)質(zhì)量，提高經(jīng)濟(jì)效率。同時(shí)也為K企業(yè)下一步實(shí)現(xiàn)人與現(xiàn)代化人工智能技術(shù)合作共贏打下研究基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù);共享中心;流程再造

一、財(cái)務(wù)共享中心的模式及意義

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代風(fēng)生水起，共享時(shí)代隨之興旺，財(cái)務(wù)共享應(yīng)運(yùn)而生。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的模式大致有四種類型，包括：基本模式、市場(chǎng)模式、高級(jí)市場(chǎng)模式和獨(dú)立經(jīng)營(yíng)模式。在市場(chǎng)模式中，服務(wù)不是托管式，集團(tuán)中的各個(gè)分公司不是被動(dòng)服務(wù)接受者，而是根據(jù)服務(wù)的質(zhì)量決定是否繼續(xù)接受財(cái)務(wù)共享中心服務(wù)。

設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心的意義，一是在操作模式和標(biāo)準(zhǔn)流程上實(shí)現(xiàn)高度統(tǒng)一，將財(cái)務(wù)流程轉(zhuǎn)變?yōu)榱魉€作業(yè)模式，提高業(yè)務(wù)處理效率，提升工作流程的規(guī)范;其二，流水線作業(yè)降低對(duì)財(cái)務(wù)人員技能水平的要求，實(shí)現(xiàn)規(guī)模效應(yīng)，從而降低單位人工成本;第三，提高會(huì)計(jì)核算準(zhǔn)確性和及時(shí)性，提升服務(wù)質(zhì)量，有助于集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展和規(guī)模擴(kuò)張。

二、設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心前，K集團(tuán)的組織架構(gòu)和管理模式

K集團(tuán)是一家跨國(guó)的財(cái)務(wù)咨詢公司，在全球83個(gè)國(guó)家設(shè)有120個(gè)子公司。在中國(guó)，K集團(tuán)設(shè)有一家K企業(yè)。2010-2016年，K企業(yè)收購(gòu)了中國(guó)六家財(cái)務(wù)咨詢公司，成為其分公司，并著力拓展中國(guó)市場(chǎng)。K企業(yè)作為一家咨詢公司，主要的經(jīng)營(yíng)范圍有財(cái)務(wù)咨詢，稅務(wù)咨詢，代理記賬，工資薪酬服務(wù)等。

由于不斷收購(gòu)兼并，企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)也出現(xiàn)了各個(gè)分公司咨詢服務(wù)流程不統(tǒng)一。各分公司財(cái)務(wù)人員職業(yè)素質(zhì)良莠不齊，在工作中政策理解力，執(zhí)行力不一，導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量參差不齊。再者，隨著收購(gòu)兼并，機(jī)構(gòu)人員日漸龐大，財(cái)務(wù)人員分散無(wú)法集中利用，容易脫離總部監(jiān)管，出現(xiàn)人員冗余，效率不高的現(xiàn)象。

三、K 企業(yè)設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心后，K集團(tuán)的架構(gòu)和流程轉(zhuǎn)變

2015年K企業(yè)設(shè)立財(cái)務(wù)共享中心，應(yīng)用的是市場(chǎng)模式。采用該模式，控制權(quán)與服務(wù)權(quán)出現(xiàn)分離，迫使財(cái)務(wù)共享中心提高財(cái)務(wù)專業(yè)技能，以吸引更多服務(wù)需求。從人力成本考慮，K企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心設(shè)立在成都。該中心主要是針對(duì)作業(yè)量大，重復(fù)率高且易實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)展開(kāi)服務(wù)。其工作的職責(zé)涉及增值稅開(kāi)票與統(tǒng)計(jì)服務(wù)，費(fèi)用報(bào)銷前審核及核算服務(wù)，應(yīng)收賬款核算與分析服務(wù)，網(wǎng)上納稅申報(bào)服務(wù)等。

分公司業(yè)務(wù)部門(mén)人員大大精簡(jiǎn)，人數(shù)從201人減少至125人，只保留質(zhì)量控制人員，業(yè)務(wù)經(jīng)理和少數(shù)操作人員來(lái)完成一些必須在當(dāng)?shù)貓?zhí)行的業(yè)務(wù)。為了盡可能減少內(nèi)部架構(gòu)變動(dòng)對(duì)客戶服務(wù)的影響，分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理負(fù)責(zé)了解客戶的需求，并與客戶訂立服務(wù)協(xié)議，跟蹤相關(guān)日常服務(wù)。而財(cái)務(wù)共享中心依據(jù)分公司提出的服務(wù)需求提供統(tǒng)一流水線式服務(wù)。

費(fèi)用核算和管理一直以來(lái)都是企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)，對(duì)節(jié)約成本，加強(qiáng)目標(biāo)管理，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，合理安排資金使用起到關(guān)鍵的作用。同時(shí)，該業(yè)務(wù)日常業(yè)務(wù)量大，重復(fù)頻率高，推行標(biāo)準(zhǔn)化流程更有意義。K企業(yè)的財(cái)務(wù)共享中心及分公司在處理客戶費(fèi)用報(bào)銷前審核及核算的一般流程：

（一）接受客戶委托

1.分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理與客戶面談，了解具體服務(wù)要求，并編制服務(wù)報(bào)價(jià)，討論商議服務(wù) ?周期表;

2.分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理與財(cái)務(wù)共享中心費(fèi)用核算組負(fù)責(zé)人報(bào)告與討論，傳遞客戶需求，內(nèi) 部確定服務(wù)時(shí)間表;

（二）財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)作

1.客戶按時(shí)把員工報(bào)銷單，供應(yīng)商付款申請(qǐng)及發(fā)票快遞給分公司;

2.分公司操作人員依靠影像和文件管理系統(tǒng)掃描相關(guān)信息，傳遞給財(cái)務(wù)共享中心;

3.財(cái)務(wù)共享中心進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核的主要內(nèi)容包括：

1）發(fā)票真實(shí)性核查;

2）發(fā)票是否合法真實(shí)有效，發(fā)票與報(bào)銷項(xiàng)目是否相符;

3）差旅費(fèi)報(bào)銷是否與客戶的政策相符，是否有超標(biāo)準(zhǔn)超預(yù)算;

4）采購(gòu)付款是否與合同列明的金額一致，相關(guān)佐證材料是否齊全;

5）付款審批權(quán)限是否與客戶的規(guī)定一致;

6）成本中心等其他注意事項(xiàng)。

4.財(cái)務(wù)共享中心復(fù)核后處理。對(duì)于符合規(guī)定的報(bào)銷單據(jù)及付款單，財(cái)務(wù)共享中心整理數(shù)據(jù)并確認(rèn)支付金額;提供后續(xù)的付款服務(wù)并生成費(fèi)用憑證。對(duì)有問(wèn)題的報(bào)銷單及付款申請(qǐng)整理清單，列明原因并反饋給分公司。

5.分公司負(fù)責(zé)將反饋的信息上報(bào)給客戶，并及時(shí)跟蹤不符合規(guī)定的報(bào)銷單據(jù)及供應(yīng)商付款單處理的進(jìn)度。

6.分公司在收到財(cái)務(wù)共享中心的報(bào)告后及時(shí)告知客戶付款情況。

對(duì)于不符合規(guī)定的報(bào)銷單據(jù)及付款單，客戶將內(nèi)部修改。分公司按照客戶重新提交的報(bào)銷單據(jù)或付款單交由財(cái)務(wù)共享中心審核。

（三）反饋與投訴

1.客戶對(duì)服務(wù)有任何不滿意，將告知分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理。

2.分公司業(yè)務(wù)經(jīng)理收到客戶投訴后，與財(cái)務(wù)共享中心溝通，詳細(xì)了解事因，落實(shí)責(zé)任。隨后分公司將與客戶溝通闡明事因，并提供后續(xù)改進(jìn)措施。

3.財(cái)務(wù)共享中心每月將進(jìn)行績(jī)效考核，針對(duì)每個(gè)客戶的服務(wù)情況及時(shí)考評(píng)每個(gè)服務(wù)小組的工作質(zhì)量，并向總公司負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作情況。

綜上所述，依托影像系統(tǒng)和文件管理平臺(tái)，K 企業(yè)實(shí)現(xiàn)了單據(jù)數(shù)據(jù)化和信息共享。這是財(cái)務(wù)共享中心建立的最基礎(chǔ)前提。財(cái)務(wù)共享中心主要集中處理單據(jù)審核及費(fèi)用核算，而分公司主要是起著承上啟下的溝通橋梁作用。分公司精簡(jiǎn)人員后將有利于專注業(yè)務(wù)的開(kāi)發(fā)和擴(kuò)展。K 企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心本著“統(tǒng)一平臺(tái)，集中處理，明晰職責(zé)，提高效益”的管理理念，綜合效率大大提升，服務(wù)受到客戶認(rèn)可。當(dāng)然，在財(cái)務(wù)共享中心構(gòu)建過(guò)程中K 企業(yè)也碰到不少難題，存在許多不足，需要進(jìn)一步改善。

四、財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營(yíng)問(wèn)題及優(yōu)化建議

在K 企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心的3年發(fā)展過(guò)程中，出現(xiàn)了以下問(wèn)題：

（一）溝通難度加大，服務(wù)水平有待提升

為了穩(wěn)定業(yè)務(wù)發(fā)展，K 企業(yè)保留分公司與客戶直接溝通的權(quán)利。一旦服務(wù)中出現(xiàn)任何紕漏，分公司負(fù)責(zé)溝通并提供解決方案。這種模式雖然可以方便客戶，但與此同時(shí)也削弱了財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)意識(shí)，甚至出現(xiàn)內(nèi)部相互推諉的現(xiàn)象。最好的建議是加強(qiáng)流程改造，嚴(yán)格區(qū)分各個(gè)部門(mén)的職責(zé)和應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任，并入業(yè)務(wù)流程中，嚴(yán)格執(zhí)行。同時(shí)，組織企業(yè)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)建設(shè)，促進(jìn)財(cái)務(wù)共享中心與分公司協(xié)同合作。

（二）空間距離增加，績(jī)效考核模式有待標(biāo)準(zhǔn)化

K 企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心尚缺乏比較完整的績(jī)效考評(píng)支持。對(duì)于中心出現(xiàn)的管理問(wèn)題，客戶滿意度，服務(wù)質(zhì)量等方面的問(wèn)題，不能進(jìn)行一個(gè)系統(tǒng)全面的考評(píng)。由于缺乏差錯(cuò)率監(jiān)控，業(yè)務(wù)數(shù)量統(tǒng)計(jì)等客觀的業(yè)務(wù)考核指標(biāo)，客戶及分公司不能全面理解財(cái)務(wù)共享中心的服務(wù)工作。因此，結(jié)合每個(gè)業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，分別建立一套完整的具有可操作性的績(jī)效考核指標(biāo)尤為重要。同時(shí)，每季度定期向K 企業(yè)進(jìn)行工作總結(jié)，用數(shù)據(jù)說(shuō)話，避免主觀評(píng)判。

（三）分工細(xì)致提升空間有限，財(cái)務(wù)人員職業(yè)晉升需要重新規(guī)劃

財(cái)務(wù)共享中心的業(yè)務(wù)流程相對(duì)程序化，簡(jiǎn)單的工作每日大量重復(fù)進(jìn)行，導(dǎo)致不少員工對(duì)工作失去新鮮感，使會(huì)計(jì)核算機(jī)械化。長(zhǎng)此以往員工的積極性會(huì)大大降低，出錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)增加。高離職率會(huì)導(dǎo)致招聘和培訓(xùn)壓力大，管理成本增加。因此，管理人員應(yīng)該關(guān)懷員工，盡量保證人員的穩(wěn)定性。在中心內(nèi)部建立輪崗和培訓(xùn)機(jī)制，給予員工可持續(xù)發(fā)展的機(jī)會(huì)。

（四）財(cái)務(wù)人員道德風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)增加，再造內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)控制機(jī)制成必需

為了提高服務(wù)效率，財(cái)務(wù)共享中心的財(cái)務(wù)人員報(bào)酬往往跟其所處理的單據(jù)數(shù)量和工作質(zhì)量相關(guān)。有些員工為了提高效率，對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)無(wú)暇顧及，在審批環(huán)節(jié)僅僅注意形式而忽視對(duì)業(yè)務(wù)實(shí)質(zhì)的把控。由此增加了財(cái)務(wù)道德風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)。K 企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化內(nèi)部審核和抽查機(jī)制，確保工作質(zhì)量，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。

五、結(jié)論與展望

在互聯(lián)網(wǎng)信息發(fā)達(dá)的當(dāng)今，智能與共享模式已經(jīng)廣泛應(yīng)用到各個(gè)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域。在財(cái)務(wù)管理中，特別是在大型跨國(guó)、跨區(qū)域企業(yè)中，財(cái)務(wù)共享中心經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，成為一種被高度認(rèn)可的有效核算與財(cái)務(wù)管理模式。雖然在發(fā)展過(guò)程中還需要不斷完善，其優(yōu)勢(shì)仍然突顯，給企業(yè)帶來(lái)了未來(lái)可持續(xù)發(fā)展的新思路。財(cái)務(wù)共享中心模式將越來(lái)越多地被眾多企業(yè)所采納。

參考文獻(xiàn)：

[1]張瑞軍，陳虎，胡耀光.財(cái)務(wù)共享服務(wù)模式研究及實(shí)踐[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2008.

[2]張健.大型企業(yè)集團(tuán)加強(qiáng)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn)探析[J].財(cái)會(huì)學(xué)習(xí)，2016.

[3]陳虎，董皓.財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的績(jī)效管理及評(píng)估[J].財(cái)務(wù)與會(huì)計(jì)，2008.

[4]何.企業(yè)財(cái)務(wù)流程再造新趨勢(shì)：財(cái)務(wù)共享服務(wù)[J].財(cái)會(huì)通訊，2010.