張松林

【摘要】全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議是中國地質(zhì)調(diào)查局唯一的二類會(huì)議，參會(huì)人員規(guī)格高、范圍廣、影響大，會(huì)議材料多、信息高度整合，領(lǐng)導(dǎo)重視、行業(yè)關(guān)注，是中國地質(zhì)調(diào)查局辦公室每年一次的重頭戲。筆者通過籌備組織全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議的實(shí)踐案例，按照會(huì)議籌辦的時(shí)間順序?qū)?huì)議分為會(huì)議分析、會(huì)議籌備、會(huì)議組織到會(huì)議總結(jié)五個(gè)階段，并逐一介紹每個(gè)階段的主要做法和注意事項(xiàng)等，為有關(guān)單位籌辦大型會(huì)議或重大活動(dòng)提供借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】行政管理;會(huì)議;籌備

辦公室負(fù)責(zé)上傳下達(dá)、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)、吃喝拉撒，什么都管，但歸納起來，其工作主要就是辦文、辦會(huì)、辦事。辦文就是公文寫作和公文處理;辦會(huì)主要是組織會(huì)議，也包括召開會(huì)議;辦事可能是事關(guān)全局不能出半點(diǎn)差錯(cuò)的大事，也可能是雞毛蒜皮沒人愿意做的小事。下面，作為一名全程參與籌備組織2018年全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議的辦公室工作人員，談一些相關(guān)心得體會(huì)。

一、會(huì)議分析

（一）堅(jiān)持問題導(dǎo)向，準(zhǔn)確會(huì)議定位。圍繞當(dāng)前國內(nèi)外新形勢(shì)、新要求、新需求，聚焦部、局黨組重大決策部署，做好頂層設(shè)計(jì)。先自己回答“會(huì)議為什么要開？解決什么問題？達(dá)到什么效果？領(lǐng)導(dǎo)有什么要求？”然后再設(shè)計(jì)會(huì)議怎么開。例如全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議定位是全國性會(huì)議，不是中國地質(zhì)調(diào)查局內(nèi)部工作會(huì)議，不能定位不準(zhǔn)和站位不高，必須站在全國的角度認(rèn)識(shí)和思考問題，必須能夠指明地質(zhì)調(diào)查事業(yè)的發(fā)展方向，必須明確需求導(dǎo)向、目標(biāo)導(dǎo)向和成果導(dǎo)向。

（二）全面掌握信息，保障材料撰寫。上一年工作有哪些亮點(diǎn)？當(dāng)年工作有哪些重點(diǎn)？要向參會(huì)代表傳遞哪些具體信息？需要我們對(duì)單位整體工作有全面的掌握，不完全掌握的，還需要相關(guān)部門配合提供資料，如部局相關(guān)文件、領(lǐng)導(dǎo)講話、各領(lǐng)域業(yè)務(wù)進(jìn)展、各部門工作總結(jié)……還要對(duì)這些資料進(jìn)行梳理、歸納和提煉，為下一步的工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議文件等會(huì)議材料的起草奠定基礎(chǔ)。

（三）考慮代表訴求，合理設(shè)計(jì)安排。大型會(huì)議要根據(jù)參會(huì)代表的不同來合理安排會(huì)議內(nèi)容和議程，既要從會(huì)議形式上合規(guī)有范，不落俗套，又要從會(huì)議內(nèi)容上讓參會(huì)代表感受到方向清晰、目標(biāo)明確、措施具體，并能把會(huì)議精神和要求繼續(xù)往下傳遞、往下夯實(shí)，同時(shí)將參會(huì)代表的意見和建議、基層的心聲有效反饋到領(lǐng)導(dǎo)層……這些，都需要我們思考并拿出一個(gè)有效的會(huì)議工作方案。例如我們把全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議作為全國地質(zhì)調(diào)查領(lǐng)域相互展示的舞臺(tái)、相互交流的平臺(tái)，充分考慮參會(huì)人員的訴求，妥善處理各種關(guān)系。在工作報(bào)告和領(lǐng)導(dǎo)講話中，既講地調(diào)局取得的成績(jī)，也講地方基層單位、局直屬單位取得的成績(jī)，在交流發(fā)言中，既安排局直屬交流，也安排省地調(diào)院和省監(jiān)測(cè)總站交流，力爭(zhēng)讓參會(huì)人員坐得住、聽得懂、記得住。

二、會(huì)議籌備

（一）擬定會(huì)議內(nèi)容和議程。根據(jù)會(huì)期長短和領(lǐng)導(dǎo)具體要求，科學(xué)設(shè)計(jì)領(lǐng)導(dǎo)講話、工作報(bào)告、表揚(yáng)表彰、交流討論、現(xiàn)場(chǎng)觀摩或調(diào)研等會(huì)議內(nèi)容，合理安排會(huì)議議程，形成會(huì)議日程安排表、流程圖等粗線條的會(huì)議安排。全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議和各單位的工作會(huì)議每年都開，都是總結(jié)上一年工作，部署當(dāng)年的工作，會(huì)議模式也有傳承下來的套路，如果想簡(jiǎn)單應(yīng)付了事，也不算太難;但要開一次高質(zhì)量的會(huì)議，把會(huì)辦成精品和樣品，避免出現(xiàn)“審美疲勞”，就不能簡(jiǎn)單重復(fù)，對(duì)于會(huì)議的籌備和組織提出了很高的要求，需要在內(nèi)容上、形式上都要有適當(dāng)?shù)膭?chuàng)新，精心安排會(huì)議內(nèi)容和議程，增強(qiáng)吸引力和示范性。

（二）制定會(huì)議工作方案。科學(xué)合理周詳?shù)墓ぷ鞣桨?，是做好?huì)務(wù)工作的前提和基礎(chǔ)。根據(jù)會(huì)議內(nèi)容和議程，在會(huì)議日程安排表、流程圖的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步細(xì)化分解任務(wù)、明確職責(zé)分工，制定會(huì)議工作方案，一般包括材料起草、會(huì)務(wù)工作和宣傳報(bào)道等內(nèi)容，以及從事相應(yīng)工作的參加人員、責(zé)任人等，使各部門明確會(huì)議每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)的職責(zé)和分工，避免出現(xiàn)推諉扯皮的現(xiàn)象。1.材料起草工作。工作報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議文件等會(huì)議材料是辦會(huì)的核心，會(huì)議材料既要有高度、有亮點(diǎn)，又要突出重點(diǎn)，還要讓參會(huì)代表能在有限的時(shí)間里有效地入腦入心。因此，會(huì)議材料的起草尤為關(guān)鍵，是辦會(huì)的重中之重，一般由熟悉了解本單位相關(guān)工作且文字功底較強(qiáng)的人員來起草，單位領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)把關(guān)。其中工作報(bào)告、會(huì)議文件一般經(jīng)單位辦公會(huì)議或?qū)ｎ}會(huì)議審查通過后再印發(fā)。2.會(huì)務(wù)工作。會(huì)議籌備、召開以及會(huì)議保障等一切相關(guān)的事務(wù)性工作都屬于會(huì)務(wù)的范疇，大型會(huì)議的會(huì)務(wù)工作任務(wù)重、要求高、難度大，頭緒多、比較繁雜瑣碎。一方面要會(huì)務(wù)人員各司其職，各盡其責(zé)，注重協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)，銜接配合。2018年全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議共有14大項(xiàng)69項(xiàng)具體會(huì)務(wù)工作，會(huì)務(wù)組、材料組、宣傳組做到分工不分家，有問題及時(shí)提醒，有漏洞趕緊彌補(bǔ)，確保會(huì)議有條不紊、高效順暢召開。另一方面要注重細(xì)節(jié)，細(xì)節(jié)決定成敗，要對(duì)會(huì)議材料、嘉賓接待、會(huì)場(chǎng)布置等環(huán)節(jié)反復(fù)琢磨，確保每個(gè)環(huán)節(jié)、每處細(xì)節(jié)既不出問題，還經(jīng)得起推敲。

3.宣傳報(bào)道工作。當(dāng)今是信息時(shí)代，媒體數(shù)量多、信息傳播快、知曉范圍廣，宣傳報(bào)道工作做得好，有助于提升地質(zhì)調(diào)查工作的影響力和顯示度，有利于提升廣大職工自信心和士氣;如果做得不好，也容易產(chǎn)生負(fù)面影響，所以要重視新聞宣傳報(bào)道，注重策劃，加強(qiáng)審核。

（三）完善會(huì)議工作方案。事態(tài)總是不斷發(fā)展變化的，我們要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，即時(shí)更新完善會(huì)議工作方案。一是要加強(qiáng)對(duì)上的溝通請(qǐng)示工作。大型會(huì)議規(guī)格高，可能邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、重要嘉賓、專家出席會(huì)議，必須要加強(qiáng)與本單位領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的溝通請(qǐng)示工作。二要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。大型會(huì)議的順利開展，除了要抽調(diào)相關(guān)人員直接參與外，還要相關(guān)單位或部門提供技術(shù)支撐、服務(wù)保障支持，這些都需要我們與相關(guān)部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進(jìn)度，加強(qiáng)配合，共同推進(jìn)籌備工作全面有序進(jìn)行。三是要倒排工序。要采取倒排工序方式對(duì)承擔(dān)的工作任務(wù)進(jìn)行合理安排，進(jìn)一步細(xì)化方案的工作分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)，夯實(shí)崗位職責(zé)，使每個(gè)人都清楚自己的任務(wù)，并了解其他人的任務(wù)，確保工作沒有漏洞、任務(wù)沒有漏項(xiàng)、人員沒有漏位，確保按時(shí)完成，實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接。

三、會(huì)議組織

大型會(huì)議規(guī)模大，參會(huì)人員多，不確定因素多，對(duì)于籌辦這樣一場(chǎng)大會(huì)，其實(shí)也是一件不大不小的“工程”，我們要有舉重若輕的自信心、勇于擔(dān)當(dāng)?shù)呢?zé)任心，認(rèn)真細(xì)心地組織會(huì)議，讓會(huì)議按議程有條不紊地召開，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意、讓會(huì)議代表滿意。

（一）要有底線意識(shí)。按照《中共地質(zhì)調(diào)查局黨組深入貫徹落實(shí)中央八項(xiàng)規(guī)定精神實(shí)施辦法》的要求，勤儉節(jié)約辦會(huì)，不能觸碰紅線。嚴(yán)禁提高會(huì)議活動(dòng)用餐、住宿標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)禁提供高檔菜肴，不安排宴請(qǐng)，不上煙酒。嚴(yán)禁組織高消費(fèi)娛樂、健身活動(dòng)，嚴(yán)禁會(huì)議安排各類旅游活動(dòng)，嚴(yán)禁以任何名義發(fā)放紀(jì)念品。會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)不擺放花草，不懸掛會(huì)標(biāo)，不制作背景板。

（二）要倒計(jì)時(shí)準(zhǔn)備。隨著會(huì)期臨近，一是應(yīng)根據(jù)大會(huì)日程一項(xiàng)項(xiàng)地對(duì)會(huì)務(wù)細(xì)節(jié)進(jìn)行仔細(xì)推敲，對(duì)有些容易生亂的環(huán)節(jié)要進(jìn)行演練，必要的要準(zhǔn)備替代的應(yīng)急預(yù)案。二是按照“提前一天”“提前兩個(gè)小時(shí)”“提前一個(gè)小時(shí)”的標(biāo)準(zhǔn)做好會(huì)議場(chǎng)地布置工作，即所有材料必須提前一天到位，每一項(xiàng)活動(dòng)提前一天再核實(shí)到位，主會(huì)場(chǎng)提前一天布置完畢;會(huì)務(wù)人員提前兩個(gè)小時(shí)到達(dá)會(huì)場(chǎng);一切準(zhǔn)備工作提前一個(gè)小時(shí)就緒。三是臨近會(huì)議前的重點(diǎn)環(huán)節(jié)演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會(huì)議也要善于抓住其中的重點(diǎn)關(guān)節(jié)，如果大會(huì)的重點(diǎn)環(huán)節(jié)出現(xiàn)瑕疵，整個(gè)大會(huì)的效果就會(huì)大打折扣，甚至出現(xiàn)無法挽回的不良影響。對(duì)待重點(diǎn)環(huán)節(jié)，要加強(qiáng)會(huì)前演練，做到思想上高度重視、精力上重點(diǎn)傾斜，確保萬無一失。

（三）要注重細(xì)節(jié)。會(huì)議期間的會(huì)務(wù)主要涉及會(huì)議報(bào)到、食宿安排、車輛安排、座次安排、材料分發(fā)、會(huì)議記錄、錄音攝像、醫(yī)療服務(wù)等諸多環(huán)節(jié)。有些不太起眼的細(xì)節(jié)，可能不會(huì)對(duì)會(huì)議起決定性作用，但是把握不好也會(huì)影響會(huì)議的局部效果，從而影響整個(gè)大會(huì)的效果，因此，會(huì)議期間會(huì)務(wù)人員要緊繃著一根弦，緊盯住各種細(xì)節(jié)，特別是重點(diǎn)場(chǎng)合、重點(diǎn)環(huán)節(jié)的各種細(xì)節(jié)。比如常見的、也容易出問題的麥克風(fēng)、頒獎(jiǎng)音樂、影像視頻播放等細(xì)節(jié)，這些都要反復(fù)檢查，并安排專人現(xiàn)場(chǎng)盯著。

四、會(huì)議總結(jié)

會(huì)議結(jié)束后，要及時(shí)總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)已結(jié)束的會(huì)務(wù)工作流程等進(jìn)行逐一驗(yàn)證，看看在實(shí)際操作中還有哪些缺陷，然后作進(jìn)一步的修改和完善，為以后的會(huì)務(wù)工作提供借鑒和參考。此外，還要注意收集會(huì)議代表對(duì)會(huì)務(wù)工作的意見和建議，認(rèn)真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會(huì)能力不斷提高。2018年全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議結(jié)束后，第二天便召開所有會(huì)務(wù)人員參加總結(jié)會(huì)議，每個(gè)人都談收獲、不足以及體會(huì)等，分管局領(lǐng)導(dǎo)最后作點(diǎn)評(píng)，哪些地方做得不錯(cuò)，哪些地方還有瑕疵，以后要注意改進(jìn)。局辦公室撰寫了《關(guān)于2018年全國地質(zhì)調(diào)查工作會(huì)議的總結(jié)報(bào)告》，并按鐘自然局長的批示要求，在《中國地質(zhì)調(diào)查情況通報(bào)》（2018年第1期）印發(fā)，分送局各單位、省級(jí)地調(diào)院和地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測(cè)總站。

【參考文獻(xiàn)】

[1]陳志鋒.做好大型會(huì)務(wù)工作的五個(gè)要點(diǎn)[J}.秘書工作，2015（3）.