劉欣 謝夢(mèng)耐 宋茜 高立波

【摘要】伴隨著醫(yī)療改革的不斷深入，對(duì)衛(wèi)生技術(shù)人員培訓(xùn)檔案管理提出了更高的要求。在以往的醫(yī)院檔案管理中存在很多的問(wèn)題，比如，存在制度的不健全，無(wú)法保證資料的連續(xù)性與完整性等。針對(duì)這些問(wèn)題，本文通過(guò)對(duì)培訓(xùn)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析并提出相應(yīng)的解決對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】衛(wèi)生技術(shù)人員;培訓(xùn)檔案;信息化

醫(yī)療機(jī)構(gòu)承擔(dān)本單位衛(wèi)生技術(shù)人員教育培訓(xùn)工作，涉及人員廣、內(nèi)容雜、任務(wù)重，做好培訓(xùn)檔案管理工作是反映單位管理水平和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的一個(gè)重要標(biāo)志，也是職工提高工作質(zhì)量、效率的必要條件。如何完善培訓(xùn)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)檔案數(shù)據(jù)科學(xué)化、規(guī)范化與現(xiàn)代化，成為各醫(yī)療機(jī)構(gòu)繼續(xù)教育管理部門(mén)的一大課題。

一、 培訓(xùn)檔案的特點(diǎn)及作用

培訓(xùn)是一種有組織的知識(shí)技能和素質(zhì)教育活動(dòng)。按照培訓(xùn)資料的形成規(guī)律，能夠形成培訓(xùn)檔案的培訓(xùn)資料包括以下方面：1.籌備過(guò)程中形成的資料。包括上級(jí)衛(wèi)生行政部門(mén)關(guān)于培訓(xùn)工作的指示、批復(fù)、培訓(xùn)通知、學(xué)員須知、培訓(xùn)方案、師資培訓(xùn)計(jì)劃、教材、講義等。2.在培訓(xùn)過(guò)程中形成的教學(xué)資料。課程安排、講課提綱、試題、培訓(xùn)人員登記表、照片、成績(jī)單、考勤表、繼續(xù)教育學(xué)分證書(shū)、資質(zhì)證書(shū)等。3.培訓(xùn)結(jié)束后，對(duì)培訓(xùn)效果跟蹤調(diào)查、咨詢(xún)服務(wù)等。

培訓(xùn)檔案真實(shí)記載培訓(xùn)結(jié)果及教學(xué)業(yè)務(wù)材料，為培訓(xùn)管理積提供參考材料。培訓(xùn)檔案是質(zhì)量認(rèn)證評(píng)審的原始資料，為相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)層的決定提供了重要依據(jù)。個(gè)人資質(zhì)的考核資料和數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化管理，為衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)審批和續(xù)展提供了重要依據(jù)。培訓(xùn)資料的整理、分析，可為新形勢(shì)下培養(yǎng)具有創(chuàng)新能力、服務(wù)意識(shí)和服務(wù)技能、掌握職業(yè)衛(wèi)生知識(shí)的技術(shù)人才與管理人才提供科學(xué)的依據(jù)。

二、培訓(xùn)檔案管理現(xiàn)狀

（一）培訓(xùn)檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求。沒(méi)有相關(guān)的管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范可以借鑒、執(zhí)行。

（二）檔案材料分散。培訓(xùn)資料內(nèi)容廣泛、來(lái)源分散、涉及人員多，如培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員等分散在分管培訓(xùn)工作的職能部門(mén)，形成了一個(gè)單位內(nèi)多個(gè)部門(mén)管理檔案的格局。這種零散的培訓(xùn)檔案架構(gòu)抑制了培訓(xùn)檔案功能的正常發(fā)揮，削弱了培訓(xùn)檔案的作用，極易散失，查閱不便，而且造成許多不必要的重復(fù)勞動(dòng)，浪費(fèi)時(shí)間和人力、物力。

（三）培訓(xùn)檔案不成體系?，F(xiàn)代培訓(xùn)基本上以單項(xiàng)短期為主，且培訓(xùn)知識(shí)零散，不成體系，不能滿(mǎn)足各類(lèi)衛(wèi)生技術(shù)人員對(duì)不同培訓(xùn)內(nèi)容的需求，更不能有效發(fā)揮培訓(xùn)的長(zhǎng)效機(jī)制。

（四）培訓(xùn)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用不充分。目前培訓(xùn)檔案信息開(kāi)發(fā)利用仍滯留在傳統(tǒng)、呆板、保守的檔案觀(guān)念上，檔案資源開(kāi)發(fā)有限，檔案信息二次利用差，未建立獨(dú)立的醫(yī)院內(nèi)部培訓(xùn)檔案管理局域網(wǎng)，醫(yī)院內(nèi)部各科室間不能通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)的保存檔案方式也不能保證資料的安全性、完整性。

三、對(duì)策

（一）健全檔案管理制度，規(guī)范管理模式。醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理制度應(yīng)符合醫(yī)院的具體情況，建立院級(jí)培訓(xùn)檔案管理小組，對(duì)檔案管理小組人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)，建立專(zhuān)業(yè)化管理隊(duì)伍，同時(shí)應(yīng)當(dāng)建立考核、激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)和發(fā)揮檔案人員及培訓(xùn)管理人員的積極性、創(chuàng)造性，同時(shí)制定切實(shí)可行的管理制度，規(guī)范管理模式，讓醫(yī)院培訓(xùn)檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規(guī)范化管理，保證檔案資料的完整性和連續(xù)性。

（二）強(qiáng)化管理意識(shí)，明確管理職責(zé)，提高管理素質(zhì)。做好培訓(xùn)檔案工作不僅是檔案管理人員的職責(zé)，而且有賴(lài)于全體培訓(xùn)管理人員的協(xié)作和支持，因此應(yīng)加強(qiáng)宣傳，提高培訓(xùn)管理工作人員的思想認(rèn)識(shí)及歸檔的自覺(jué)性;同時(shí)培訓(xùn)檔案管理人員樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，端正服務(wù)態(tài)度，掌握各種現(xiàn)代化通信技術(shù)和對(duì)各類(lèi)培訓(xùn)檔案信息有效管理的能力，提高自身業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)檔案工作與培訓(xùn)管理工作相結(jié)合，將培訓(xùn)資料系統(tǒng)地收集歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是搞好培訓(xùn)檔案管理工作的基礎(chǔ)。

（三）挖掘培訓(xùn)檔案信息，提高利用效率。培訓(xùn)檔案管理不單單是對(duì)信息的歸類(lèi)、信息檢索與使用者統(tǒng)計(jì)等，還包括對(duì)信息預(yù)處理、分析后對(duì)檔案信息的收集、分類(lèi)和整理進(jìn)行優(yōu)化和設(shè)計(jì)，提高數(shù)據(jù)的再挖掘、再利用。培訓(xùn)檔案的信息挖掘是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值和作用的基本途徑，通過(guò)有效的信息開(kāi)發(fā)，為培訓(xùn)決策服務(wù)。

（四）加快信息化建設(shè)步伐，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。傳統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理存在手工操作繁瑣、信息儲(chǔ)備少、檢索速度慢等缺點(diǎn)，已不能適應(yīng)當(dāng)前信息追求準(zhǔn)確、高效的目標(biāo)。醫(yī)院在培訓(xùn)檔案管理方面應(yīng)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，加強(qiáng)培訓(xùn)檔案管理信息化投入，并通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行錄入、檢索、統(tǒng)計(jì)及信息共享等管理工作，促進(jìn)培訓(xùn)檔案走向系統(tǒng)化、信息化、自動(dòng)化，提高檔案管理工作效能。需要注意的是，不能對(duì)傳統(tǒng)培訓(xùn)檔案管理模式進(jìn)行全盤(pán)否定，而應(yīng)將其與現(xiàn)代化檔案管理相結(jié)合互為補(bǔ)充，一方面不斷優(yōu)化傳統(tǒng)管理方式，另一方面選擇適宜本院培訓(xùn)檔案管理的系統(tǒng)軟件并建立檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理的改革與進(jìn)步。

綜上所述，培訓(xùn)檔案建立和歸檔的過(guò)程實(shí)質(zhì)就是對(duì)培訓(xùn)教學(xué)進(jìn)行條理化、規(guī)范化、有序化管理的過(guò)程，利于培訓(xùn)教學(xué)質(zhì)量的改進(jìn)和提高。作為醫(yī)學(xué)院校的附屬醫(yī)院，應(yīng)當(dāng)按照培訓(xùn)教學(xué)計(jì)劃大綱要求建立培訓(xùn)檔案，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)形成系統(tǒng)性、可評(píng)價(jià)性的培訓(xùn)體系是大勢(shì)所趨。

【基金項(xiàng)目：濱州醫(yī)學(xué)院黨建專(zhuān)項(xiàng)課題研究項(xiàng)目：基于信息化背景下醫(yī)院黨員和人事檔案合并管理研究（BY2017DJZX12）;濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院科研計(jì)劃項(xiàng)目：基于信息化檔案的醫(yī)院職稱(chēng)互聯(lián)網(wǎng)+管理系統(tǒng)建設(shè)的理論探索（BY2017SK01）】

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