孫海媛

摘 ? 要：隨著計算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)工作已經(jīng)全面進(jìn)入信息化，會計檔案管理也進(jìn)入了電子化管理時代。在信息化條件下，傳統(tǒng)手工記賬時代已經(jīng)一去不復(fù)返，取而代之的是無紙化財務(wù)信息共享空間，這種情況下，企業(yè)會計檔案電子化管理問題也引起了廣泛關(guān)注，本文對信息化條件下會計檔案電子化管理進(jìn)行了詳細(xì)的分析和闡述，首先闡述了信息化條件下會計檔案電子化管理的基本特征，接著提出了信息化條件下會計檔案電子化管理中的問題，最后針對問題，提出了相應(yīng)的解決對策，以供同行商榷。

關(guān)鍵詞：信息化時代 ?會計 ?檔案管理 ?電子化

中圖分類號：F230 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）11（b）-0170-02

1 ?信息化條件下會計檔案電子化管理的特征

（1）對環(huán)境要求高。電子檔案的管理對空間大小的要求不高，分類與查閱也相對簡單，但是存儲于硬盤或光盤這些介質(zhì)中的信息，需要一些適宜的環(huán)境條件來保證信息的完整性。

（2）電子文檔易篡改。電子化會計檔案信息的集中度很高，幾乎都是存儲于磁介質(zhì)中。相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，最大的區(qū)別在于一旦被篡改，不容易被發(fā)現(xiàn)，大大降低了檔案信息的真實性。

（3）具有共享性和高效性。電子化會計檔案管理工作都是依靠相應(yīng)的計算機(jī)軟件完成，所以在管理效率和信息整合速度方面都比傳統(tǒng)方式快很多，具有明顯高效性。絕大部分財務(wù)信息都可以通過網(wǎng)絡(luò)向外傳遞，會計信息的價值得到了充分的利用，提高了檔案信息的共享性。

2 ?信息化條件下會計檔案電子化管理中的問題

（1）存儲環(huán)境不理想。由于傳統(tǒng)檔案都是紙質(zhì)的，對其的存儲較為簡單，而電子檔案比較特殊，所以對電子檔案的存儲要求也較高?，F(xiàn)階段，很多企業(yè)對電子檔案的存儲不夠規(guī)范，存儲方式陳舊，所以電子檔案信息丟失和被篡改的可能性也越來越大，存儲方式不恰當(dāng)，存儲介質(zhì)受到溫度、磁場、濕度等的影響，最終導(dǎo)致了電子檔案信息的不真實。在有的企業(yè)中，對電子檔案的管理權(quán)限沒有做出相應(yīng)的規(guī)范，對操作者也沒有進(jìn)行規(guī)范，所以電子檔案面臨的處境很危險。

（2）缺乏完善的檔案管理制度。目前，企業(yè)中都已經(jīng)進(jìn)入了信息化的階段，但是在對會計檔案的管理工作中，仍舊延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理制度，而沒有根據(jù)信息化的發(fā)展步伐對制度進(jìn)行調(diào)整，對電子檔案的管理始終處在探索中。企業(yè)中對于電子檔案的認(rèn)識不夠全面，認(rèn)為只要有管理制度就可以，沒必要進(jìn)行調(diào)整。而在實際的工作中，由于電子檔案是完全區(qū)別于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的，而管理制度如果不更換，則會形同虛設(shè)，沒有任何的約束力和控制力。所以電子檔案信息的不完善，不規(guī)范等，都會在日常工作中顯露出來。

（3）數(shù)據(jù)備份工作不夠及時到位。無論是傳統(tǒng)的會計，還是進(jìn)入信息化條件下的會計，會計檔案都是記錄企業(yè)中所發(fā)生的一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)信息，而會計檔案的備份工作顯得尤為重要，對會計檔案進(jìn)行備份和完善，是規(guī)避會計風(fēng)險的有效途徑。但是在實際工作中，由于會計檔案管理人員對會計電子檔案的認(rèn)識不夠全面，沒有認(rèn)識到會計電子檔案備份的重要性，所以在很多情況下都會出現(xiàn)會計數(shù)據(jù)丟失和不真實的現(xiàn)象。

（4）缺乏專業(yè)的計算機(jī)操作人員。企業(yè)進(jìn)入信息化條件下，會計電子檔案工作人員，除了要具備專業(yè)的會計知識和技能外，還要熟練掌握計算機(jī)的相關(guān)操作，而在操作計算機(jī)的過程中，由于計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)本身的特性，也給會計檔案電子化管理帶來了諸多的問題，如：黑客入侵、病毒威脅等，這些都會對會計檔案信息造成一定的影響，所以對計算機(jī)的日常維護(hù)也非常重要。而在現(xiàn)階段，企業(yè)中維護(hù)計算機(jī)的專業(yè)人員較為匱乏，往往都是計算機(jī)出現(xiàn)故障后，才會找專業(yè)人員進(jìn)行檢修，所以這也增加了企業(yè)會計信息泄露的可能性。

3 ?會計信息化下電子檔案管理的對策

（1）完善會計檔案電子化管理制度。企業(yè)必須根據(jù)實際情況去全面分析會計檔案管理工作中的問題，制定具有針對性的詳細(xì)的執(zhí)行方案，建立貼合企業(yè)會計檔案工作情況的管理制度和解決方案，必要時還可以學(xué)習(xí)并借鑒相關(guān)企業(yè)成功的做法和已有的管理經(jīng)驗。

（2）建立會計檔案風(fēng)險防范系統(tǒng)。雖然會計檔案電子化管理給會計的相關(guān)工作帶來了非常大的便利，但是由于計算機(jī)處于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，加之網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息時代下的會計檔案往往存在著一定的安全隱患，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)容易受到黑客的入侵，病毒的侵襲等，所以企業(yè)中更應(yīng)該重視會計檔案信息的完整性和安全性。這種情況下，企業(yè)中應(yīng)該針對會計檔案的管理建立相應(yīng)的風(fēng)險防范體系，如建立防火墻、定期查殺病毒等，與此同時，企業(yè)中更應(yīng)該加強(qiáng)對會計檔案的管理和保存，最大限度的保護(hù)會計檔案的安全。對于會計檔案中較為重要的信息數(shù)據(jù)，應(yīng)該設(shè)立專人專崗制，建立風(fēng)險防范預(yù)警系統(tǒng)，對檔案工作的流程實行監(jiān)控，最大的保護(hù)重要檔案信息的安全，降低風(fēng)險發(fā)生的概率。

（3）優(yōu)化會計檔案電子化管理模式。由于傳統(tǒng)的會計檔案管理工作模式較為簡單，所以在檔案電子化管理模式下，必須要更改傳統(tǒng)的工作模式，結(jié)合實際情況，采取較為有效的措施。首先在檔案信息的存儲方式上要有所改變，在信息化條件下，檔案信息的存儲需要通過計算機(jī)進(jìn)行儲存，而傳統(tǒng)的會計檔案儲存不僅費時費力，同時也占用了大量的空間，而會計檔案電子化管理實現(xiàn)了信息的集中式的存儲和處理，給信息使用者提供了便利;另外，會計檔案電子化管理是紙質(zhì)資料向數(shù)字信息轉(zhuǎn)化的過程，在傳統(tǒng)檔案存儲時期，檔案信息的收集和整理工作需要耗費大量的人力和時間，工作量較大，且工作效率不高，這個過程中，對相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力也提出了更高的要求，所以進(jìn)入信息化時代，利用計算機(jī)的相關(guān)技術(shù)，將紙質(zhì)化的會計檔案轉(zhuǎn)化為電子化、數(shù)字化，不僅提高了工作的效率，同時工作質(zhì)量也得到了提高。最后，電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者相比較，由于電子檔案是存儲在計算機(jī)或者磁介質(zhì)中，不會受到磨損，且存儲時間較長，而紙質(zhì)會計檔案如果遇到搬遷或者是存儲時間長等，可能會出現(xiàn)磨損或者字跡模糊等情況，所以電子檔案本身可以備份，為會計檔案的保存提供了可靠的保障。

（4）致力于提升檔案管理人員綜合素質(zhì)。在信息化條件下，對會計檔案電子化管理人員的要求也越來越高，不僅要掌握管理的一些內(nèi)容，同時還要掌握計算機(jī)的相關(guān)知識，只有這樣才能更好的從事會計檔案電子化管理工作。對于會計檔案管理的相關(guān)人員，企業(yè)應(yīng)該定期開展培訓(xùn)，結(jié)合信息化發(fā)展的相關(guān)特征，開展會計相關(guān)技能和計算機(jī)知識的培訓(xùn)，全面提升財務(wù)人員的綜合水平，最終提升會計檔案電子化管理的水平。同時，對于會計檔案電子化管理的工作人員，在學(xué)習(xí)新知識的同時，要結(jié)合工作的需要，應(yīng)用到實際工作中，完成電子檔案的管理和備份工作，規(guī)避工作中的一些風(fēng)險問題，提高工作效率。另外，檔案電子化管理人員也應(yīng)該學(xué)習(xí)一些簡單的計算機(jī)硬件和軟件的維護(hù)技能，提高計算機(jī)的使用率，提高計算機(jī)的安全性能。

4 ?結(jié)語

綜上所述，在進(jìn)入信息時代后，企業(yè)應(yīng)該將會計檔案的電子化管理提升日程，并將其作為重要的工作內(nèi)容之一。企業(yè)中全體員工，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是普通員工，都應(yīng)該有信息化的意識，跟上時代發(fā)展的步伐，不斷的學(xué)習(xí)新知識。對于會計檔案電子化管理人員而言，更要根據(jù)信息化的相關(guān)內(nèi)容，建立完善的會計檔案管理系統(tǒng)，不斷的提高工作的效率和質(zhì)量，緊隨時代的步伐，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

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