劉芳心

摘要：在全國各地國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)著錄工作不斷推進(jìn)的大背景下，本文以北京市檔案館國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄著錄工作為例，從著錄環(huán)節(jié)、全檢環(huán)節(jié)、抽檢環(huán)節(jié)三個(gè)方面，系統(tǒng)研究、設(shè)計(jì)國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄著錄流程。

關(guān)鍵詞：國家重點(diǎn)檔案 文件級(jí)目錄 著錄工作 流程設(shè)計(jì)

近年來，北京市檔案館通過政府公開招標(biāo)的方式，購買社會(huì)服務(wù)，開展國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄著錄工作。經(jīng)過多年實(shí)踐，北京市檔案館探索和設(shè)計(jì)了一套貫穿著錄環(huán)節(jié)、全檢環(huán)節(jié)、抽檢環(huán)節(jié)的切實(shí)可行的國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄“無紙化著錄”流程，旨在進(jìn)一步推進(jìn)國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)著錄工作，降低成本，提高效率，按時(shí)按量完成任務(wù)，確保向全國民國檔案資料目錄中心提交高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的目錄數(shù)據(jù)，以更好地滿足社會(huì)利用國家重點(diǎn)檔案信息的需要。

一、著錄環(huán)節(jié)

國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄著錄環(huán)節(jié)由著錄公司完成，此環(huán)節(jié)是國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)著錄工作的源頭，重點(diǎn)是對(duì)檔案進(jìn)行文件級(jí)目錄著錄，主要工作內(nèi)容包括：檔案圖像導(dǎo)入及圖像補(bǔ)掃與重掃、文件級(jí)目錄著錄與案卷級(jí)目錄核校、著錄公司內(nèi)部審核校對(duì)檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)移交六個(gè)部分。

（一）檔案圖像導(dǎo)入及圖像補(bǔ)掃與重掃

館方通過數(shù)字檔案館系統(tǒng)將檔案圖像，依據(jù)著錄工作需要及工作進(jìn)度，以在線或離線形式分批次進(jìn)行調(diào)取，著錄公司接收館方已完成的案卷級(jí)目錄及館方移交的圖像，在著錄軟件內(nèi)部實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像的一一掛接，進(jìn)行看圖著錄。著錄過程中如遇掃描質(zhì)量不佳的圖像，則須調(diào)取檔案實(shí)體重新掃描;如遇漏掃的案卷或文件，則須對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行補(bǔ)掃。重掃與補(bǔ)掃圖像的質(zhì)量均要達(dá)到館方圖像標(biāo)準(zhǔn)，最后將加工完成的圖像導(dǎo)入著錄公司著錄軟件中進(jìn)行著錄。

（二）文件級(jí)目錄著錄與案卷級(jí)目錄核校

文件級(jí)目錄著錄是整個(gè)著錄流程的源頭，是重中之重，只有將源頭把控好，才能保證后續(xù)各個(gè)環(huán)節(jié)順利進(jìn)行。文件級(jí)目錄著錄依托著錄軟件，著錄公司組織專人對(duì)圖像進(jìn)行分件處理，再由著錄人員逐項(xiàng)進(jìn)行著錄，每個(gè)著錄項(xiàng)的著錄標(biāo)準(zhǔn)均按照館方要求著錄。著錄采用“文件組合級(jí)”形式，即對(duì)同一案卷中內(nèi)容相近、聯(lián)系緊密的兩份或多份文件組合為一件進(jìn)行著錄。

案卷級(jí)目錄核校是針對(duì)館方已有的案卷目錄，在文件級(jí)目錄著錄完成后，著錄公司需對(duì)案卷目錄進(jìn)行核校，查看全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)是否正確，題名項(xiàng)是否概括了案卷內(nèi)文件內(nèi)容，時(shí)間項(xiàng)是否正確，頁數(shù)項(xiàng)是否準(zhǔn)確等，問題一經(jīng)發(fā)現(xiàn)需由著錄公司進(jìn)行修正。

著錄公司應(yīng)當(dāng)對(duì)著錄過程中遇到的問題，經(jīng)由館方解答后，按要求定期梳理、匯總成冊(cè)，一是方便著錄人員規(guī)范著錄，以便查考;二是為新員工培訓(xùn)提供必要的學(xué)習(xí)材料;三是由館方交由全檢公司，提醒它們注意，防止發(fā)生同類型的錯(cuò)誤，保證著錄與全檢標(biāo)準(zhǔn)的一致性。

（三）著錄公司內(nèi)部審核校對(duì)檢驗(yàn)

著錄公司在檔案著錄環(huán)節(jié)將著錄人員劃分為兩部分：一部分是專門從事檔案文件級(jí)著錄的人員;另一部分則是對(duì)已著錄完成的文件級(jí)目錄進(jìn)行100%質(zhì)量核校的人員，他們依據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)對(duì)著錄項(xiàng)逐項(xiàng)進(jìn)行檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行更正，以保證目錄質(zhì)量。

（四）數(shù)據(jù)備份

著錄公司對(duì)質(zhì)檢合格的完整目錄數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行備份。為保證數(shù)據(jù)安全、完整，需將著錄的目錄數(shù)據(jù)、相對(duì)應(yīng)JPG和TIF格式的檔案圖像，通過硬盤、光盤分別備份：在備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，建立備份目錄臺(tái)賬，以便在全檢環(huán)節(jié)中發(fā)現(xiàn)問題時(shí)能夠迅速查找定位，方便目錄數(shù)據(jù)的修改和管理。備份數(shù)據(jù)也應(yīng)進(jìn)行定期檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)能否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準(zhǔn)確等。備份數(shù)據(jù)需接到館方驗(yàn)收合格通知后，方可刪除。

（五）數(shù)據(jù)導(dǎo)出

備份完成的數(shù)據(jù)由著錄軟件一鍵導(dǎo)出，目錄數(shù)據(jù)以EXCEL形式導(dǎo)出，圖像數(shù)據(jù)導(dǎo)出以案卷文件夾為單位，命名方式為“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)”，目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)一并交給館方。

（六）數(shù)據(jù)移交

館方在接收完目錄、圖像數(shù)據(jù)后需與著錄公司辦理數(shù)據(jù)移交手續(xù)。移交內(nèi)容主要包括符合此次著錄要求的文件級(jí)目錄、核校后的案卷級(jí)目錄及補(bǔ)掃完成的檔案圖像數(shù)據(jù)、著錄工作文檔等。移交時(shí)，有關(guān)此次著錄工作流程所形成的紙質(zhì)及電子版管理臺(tái)賬、報(bào)表等，著錄公司一并向館方進(jìn)行移交。移交后，由館方填寫數(shù)據(jù)移交清單，一式兩份，注明交接數(shù)據(jù)的內(nèi)容、數(shù)量、交接時(shí)間和經(jīng)辦人等，著錄公司核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。

二、全檢環(huán)節(jié)

國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)目錄全檢環(huán)節(jié)由全檢公司完成，全檢環(huán)節(jié)是整個(gè)著錄工作的中間環(huán)節(jié)，起著承上啟下的作用，重點(diǎn)是對(duì)目錄數(shù)據(jù)的所有著錄項(xiàng)進(jìn)行100%質(zhì)量檢查，主要工作內(nèi)容包括：檔案圖像全檢及圖像導(dǎo)入、文件級(jí)目錄與案卷級(jí)目錄全檢、數(shù)據(jù)雙存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、數(shù)據(jù)移交六個(gè)部分。

（一）檔案圖像全檢及圖像導(dǎo)入

全檢工作開始前，館方將與目錄相對(duì)應(yīng)的由著錄公司重掃及補(bǔ)掃后的完整圖像移交全檢公司。全檢公司因?yàn)樾枰鶕?jù)圖像進(jìn)行看圖全檢，所以要對(duì)數(shù)字化檔案圖像進(jìn)行質(zhì)量檢查，判斷是否達(dá)到館方圖像標(biāo)準(zhǔn)，未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的圖像須交由館方退回著錄公司重掃。全檢公司會(huì)將檢驗(yàn)合格的圖像導(dǎo)入全檢軟件中，并檢查圖像編碼是否有錯(cuò)漏現(xiàn)象、圖像與目錄掛接是否準(zhǔn)確。

（二）文件級(jí)目錄與案卷級(jí)目錄全檢

圖像檢驗(yàn)合格后，圖像與館方移交的目錄數(shù)據(jù)在全檢系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)，全檢人員逐一對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行全面質(zhì)檢。文件級(jí)目錄全檢是指依托全檢軟件，逐項(xiàng)進(jìn)行檢查，各個(gè)著錄項(xiàng)的著錄標(biāo)準(zhǔn)均依照館方所定標(biāo)準(zhǔn)檢查，保證與著錄標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，如遇標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，則全檢公司與著錄公司同時(shí)進(jìn)行修改，做到全檢公司與著錄公司“同進(jìn)同退”。“文件組合級(jí)”著錄方式有別于自然件著錄方式，因此判斷著錄形式是否正確是全檢中的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。

同樣，全檢公司在準(zhǔn)確理解案卷內(nèi)每份文件的內(nèi)容后，梳理、總結(jié)、歸納案卷內(nèi)容，對(duì)案卷級(jí)目錄進(jìn)行全面質(zhì)檢，判斷案卷目錄是否準(zhǔn)確概括案卷內(nèi)容，有無錯(cuò)字、漏字、重字、多字等情況并進(jìn)行改正。

在全檢過程中，全檢公司按全宗、按目錄，分階段、分批，對(duì)著錄公司提交的目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行100%驗(yàn)收。目錄數(shù)據(jù)合格率按合同規(guī)定執(zhí)行，若未達(dá)到合格率，則由館方退回著錄公司返工。對(duì)驗(yàn)收中檢出的錯(cuò)誤，未超出錯(cuò)誤率的錯(cuò)誤由全檢公司實(shí)時(shí)糾正，超出錯(cuò)誤率及出現(xiàn)大批量的同類型錯(cuò)誤則由館方退回著錄公司修改。

全檢公司應(yīng)對(duì)發(fā)現(xiàn)的圖像、目錄數(shù)據(jù)問題做整理、總結(jié)并及時(shí)與館方工作人員溝通，對(duì)于新發(fā)現(xiàn)的問題經(jīng)雙方商討確定解決方案，如遇兩者皆可的修改方式則確定其中一種為標(biāo)準(zhǔn)修改方案，并將所匯總的問題解決方案及時(shí)反饋給著錄公司，從源頭修改，保證目錄數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性，以避免同類問題流入全檢公司再次出現(xiàn)重復(fù)性的勞動(dòng)。

館方向全檢公司移交著錄公司完成的目錄數(shù)據(jù)時(shí)需填寫移交清單，一式兩份，注明交接數(shù)據(jù)的內(nèi)容、數(shù)量、交接時(shí)間和經(jīng)辦人，如出現(xiàn)數(shù)據(jù)退回修改再移交的情況，則需在同批次移交單的備注欄中詳細(xì)注明數(shù)據(jù)修改情況。移交清單一份由全檢公司留存，另一份由著錄公司留存，雙方核對(duì)無誤后簽字確認(rèn)。

（三）數(shù)據(jù)雙存儲(chǔ)

完成全檢后的目錄數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在全檢軟件中，此時(shí)軟件存儲(chǔ)的目錄數(shù)據(jù)大體分為兩部分：一是著錄公司著錄完成的原始數(shù)據(jù)：二是全檢公司全檢處理修改完成后的目錄數(shù)據(jù)。這兩份目錄數(shù)據(jù)同時(shí)保存，既能防止全檢公司在數(shù)據(jù)方面誤操作導(dǎo)致的數(shù)據(jù)損壞，還能在館方抽檢發(fā)現(xiàn)問題后對(duì)錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定。

（四）數(shù)據(jù)備份

全檢環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)備份方法與著錄環(huán)節(jié)相同。

（五）數(shù)據(jù)導(dǎo)出

全檢公司將數(shù)據(jù)導(dǎo)出的方法與著錄公司一樣，需要說明的是由全檢軟件導(dǎo)出的目錄數(shù)據(jù)共兩份：一份是符合館方數(shù)字檔案館系統(tǒng)要求并能精準(zhǔn)導(dǎo)入系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)：另一份是符合國家要求，可隨時(shí)向全國民國檔案資料目錄中心移交的目錄數(shù)據(jù)。

（六）數(shù)據(jù)移交

經(jīng)全檢后的目錄數(shù)據(jù)，由全檢公司移交館方，并與館方辦理相關(guān)移交手續(xù)。移交內(nèi)容和程序與著錄環(huán)節(jié)相同。

三、抽檢環(huán)節(jié)

目錄數(shù)據(jù)經(jīng)著錄環(huán)節(jié)、全檢環(huán)節(jié)最終交由館方進(jìn)入抽檢驗(yàn)收環(huán)節(jié)，此環(huán)節(jié)是整個(gè)著錄流程的最后一環(huán)，也是關(guān)平目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量優(yōu)劣的最后一道關(guān)卡。目錄數(shù)據(jù)經(jīng)前兩環(huán)節(jié)在質(zhì)量上已達(dá)到一定水平，為保證目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量最優(yōu)，館方組織本館專業(yè)人員對(duì)目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢驗(yàn)收。抽檢環(huán)節(jié)主要分為兩步走：

第一步，分批次對(duì)著錄、全檢完成移交的檔案目錄數(shù)據(jù)采取全方位質(zhì)量檢查（數(shù)量一般按合同量的20%），按每條目錄數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)的排列順序逐一驗(yàn)收，判斷每項(xiàng)內(nèi)容是否著錄準(zhǔn)確。這樣做的目的在于通過對(duì)前期目錄數(shù)據(jù)的全面核查，力爭盡早發(fā)現(xiàn)在著錄環(huán)節(jié)和全檢環(huán)節(jié)中沒有查出的錯(cuò)誤，以便及時(shí)向著錄公司、全檢公司進(jìn)行反饋，進(jìn)一步控制錯(cuò)誤發(fā)生的范圍及頻率。抽檢需更加注重時(shí)效性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤采取“時(shí)報(bào)時(shí)銷”的方式，即一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即通報(bào)著錄公司、全檢公司進(jìn)行修改，以免影響后期目錄數(shù)據(jù)的著錄、全檢工作。

第二步，隨著著錄公司、全檢公司對(duì)檔案內(nèi)容及對(duì)著錄和全檢方式的熟練程度不斷提高，正確率也將隨之提高，館方對(duì)后期移交的目錄數(shù)據(jù)可以采取按10%-30%的比例進(jìn)行抽檢，若未達(dá)到正確率，則退回返工。對(duì)于館方抽檢出的錯(cuò)誤，全檢公司應(yīng)及時(shí)予以修正。

經(jīng)過著錄環(huán)節(jié)、全檢環(huán)節(jié)、抽檢環(huán)節(jié)，高質(zhì)量的目錄數(shù)據(jù)最終進(jìn)入館方數(shù)字檔案館系統(tǒng)，為社會(huì)提供精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)。

總之，國家重點(diǎn)檔案文件級(jí)著錄流程的三個(gè)環(huán)節(jié)可謂是環(huán)環(huán)相扣，缺少其中任何一環(huán)都無法完成著錄工作，而這三環(huán)中的每一環(huán)都可以形成一個(gè)獨(dú)立閉合的小環(huán)，每個(gè)小環(huán)都有各自相對(duì)穩(wěn)定的運(yùn)行機(jī)制，可根據(jù)整體著錄工作發(fā)生的變化隨時(shí)做出調(diào)整，確保著錄工作的順利進(jìn)行。

作者單位：北京市檔案館