呂晶淼

會計檔案的數(shù)字化是指利用計算機技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術等，把以紙質為主的各種載體的會計檔案信息轉化為數(shù)字化信息的過程。會計檔案的數(shù)字化，使傳統(tǒng)會計檔案的內(nèi)涵和外沿發(fā)生了變化，對會計檔案管理工作提出了新的要求。體育會計檔案是指體育機關業(yè)務部門、體育訓練基地、體工大隊、體育院校、各種體育團體、體育科研部門和體育設備生產(chǎn)廠等，體育單位在體育活動中形成的各種會計檔案。本文結合體育會計檔案數(shù)字化后所具有的特點和工作實際，談一點如何做好體育會計檔案數(shù)字化管理的粗淺認識。

一、體育會計檔案數(shù)字化的特性與優(yōu)勢

體育會計檔案包括田徑運動、體操舉重柔道運動、摔跤拳擊跆拳道運動、游泳跳水運動、水上運動、自行車運動、射擊運動、大球運動、乒乓球羽毛球運動、武術運動、小球運動、棋牌運動、航空運動、全民健身活動、冬季運動等運動管理中心的數(shù)字化會計檔案以及體育局機關的部分數(shù)字化會計檔案。這些數(shù)字化的會計檔案和其他行業(yè)的數(shù)字化檔案一樣有著相同的特性與優(yōu)勢。

1.體育會計檔案數(shù)字化后存儲介質以磁盤、磁帶、光盤等各種磁性介質為載體，不可直接閱讀，必須在相匹配的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境下才可使用。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的體育會計檔案可通過權限控制在網(wǎng)上查閱打印，以減少對庫存檔案的調(diào)閱和復印次數(shù)，還可降低庫存檔案的老化速度，解決檔案反復借閱利用與檔案保管之間的矛盾，這樣可以最大限度地對檔案原件進行有效保護。同時，數(shù)字化副本異地備份保存，可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞，從而確保檔案信息安全。

2.體育會計檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，每年的會計檔案只有幾張光盤（或磁盤等）和一本原始憑證，可節(jié)省巨大存儲空間，一間庫房存放幾十年的會計檔案綽綽有余，較之占用大量庫存面積的紙質會計檔案，可節(jié)省大量人力、物力和財力，降低管理成本，同時還可以減少大量紙質憑證、賬簿和報表的打印、傳遞、裝訂等成本。

3.體育會計檔案實現(xiàn)數(shù)字化后，社會公眾可通過網(wǎng)絡和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)“即時異地”查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文信息，打破了“時、空”的限制，實現(xiàn)資源共享，從而大大提高工作效率，提高檔案的利用率。數(shù)字化體育會計檔案采用微機檢索，與傳統(tǒng)的手工檢索方式相比，具有檢索路徑多樣、方便、快捷、高效的特點，有利于提高財會檔案工作服務質量，促進各項體育事業(yè)的健康發(fā)展。

4.由于體育會計檔案數(shù)據(jù)可以被記錄在磁盤、光盤等磁性介質上，在技術上對體育會計檔案電子數(shù)據(jù)信息實施的非法篡改、修改、復制、偽造、銷毀等違法行為不留痕跡，發(fā)現(xiàn)難度比較大，具有較強的隱蔽性和社會危害性，使得安全存取功能薄弱。同時，網(wǎng)絡環(huán)境下，利用技術上的安全漏洞，信息更易被竊取、泄露、非法增刪改等，特別是計算機病毒的侵害，也是長期困擾計算機信息系統(tǒng)安全的重要因素，對體育會計檔案數(shù)據(jù)信息有著極大破壞性。

5.數(shù)字化的體育會計檔案，其存儲、檢索、利用由于與所采用的計算機硬件設備和相匹配的軟件系統(tǒng)密切相關，加之計算機硬件、軟件需要不斷升級，要求在存儲體育數(shù)字化會計檔案數(shù)據(jù)時，必須同時考慮及時保存相應的計算機軟硬件系統(tǒng)，或對原數(shù)據(jù)進行轉換，以適應新的計算機軟硬件環(huán)境需求，否則已存儲的會計檔案數(shù)據(jù)將無法檢索利用，因此數(shù)字化的體育會計檔案對計算機系統(tǒng)的軟硬件有著較強的依賴性。

二、做好體育類數(shù)字化會計檔案管理的幾點體會

1.建立健全體育各項目數(shù)字化會計檔案管理的規(guī)章制度是做好數(shù)字化會計檔案工作的保障。為此，我們制定了各體育項目數(shù)字化會計檔案的收集、分類、鑒定、銷毀、整理、立卷歸檔、保管存放、查閱利用、保密、數(shù)據(jù)備份、會計檔案崗位責任制、計算機軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度等的多項管理制度，實現(xiàn)了數(shù)字化體育類會計檔案的規(guī)范化管理。

2.配備計算機專業(yè)管理人員，建立預防病毒的安全措施，加強對計算機病毒的預防、檢測以及殺毒工作，定期對系統(tǒng)安全性進行檢測，切實保障計算機硬件與軟件系統(tǒng)的安全。

3.注重各體育運動中心數(shù)字化會計檔案管理人才培養(yǎng)。由于體育類數(shù)字化會計檔案內(nèi)容廣泛，具有專業(yè)性強的特點，因此我們沒有按一般檔案的管理辦法進行管理，而按照專門檔案進行專業(yè)化管理。體育類數(shù)字化會計檔案的管理，要求檔案管理人員不僅要有檔案管理學的基礎知識和實踐技能，還要求其熟悉各項體育活動和賽事的流程和內(nèi)容，具有一定的會計專業(yè)知識，具有熟練使用計算機和運用現(xiàn)代化管理手段的技能。重視培養(yǎng)具備檔案、體育運動、會計、計算機專業(yè)知識的復合型人才，是做好新時代各體育項目數(shù)字化會計檔案管理的關鍵。

4.定期備份各體育項目運動中心的數(shù)字化會計檔案信息數(shù)據(jù)，形成脫離原計算機系統(tǒng)的數(shù)字化會計檔案。同時，檔案管理人員把會計檔案數(shù)據(jù)的備份文件保存好，并做好相應的記錄，以便計算機硬件系統(tǒng)在損壞后，能夠在最短的時間內(nèi)恢復原有的數(shù)字化會計檔案信息系統(tǒng)。

5.參照檔案庫房建筑設計規(guī)范和標準，以及數(shù)字化會計檔案信息載體的物理特性和保存要求，創(chuàng)造良好保管條件，注意防潮、防熱、防塵、防磁，定期進行檢查，防止由于磁性介質的損壞導致會計檔案丟失。

6.針對數(shù)字化會計檔案易于修改、易受破壞且不留痕跡的特點，從計算機程序方面考慮，采取設置用戶識別控制、操作日志管理，數(shù)據(jù)存取權限限制、輸入輸出控制，源程序與數(shù)據(jù)加密，設置密碼口令，設置恢復功能等控制功能等技術手段，在源頭上防范泄密事件的發(fā)生，強化信息安全管理。

總之，體育類會計檔案數(shù)字化管理，既是一項重要的檔案管理工作，又是一項重要會計業(yè)務工作。各體育項目運動中心每個從事數(shù)字化會計檔案管理的檔案工作者，無論專職還是兼職，都應該不斷探索數(shù)字化會計檔案形成的規(guī)律和特點，進一步改進管理方法，充分發(fā)揮信息化時代體育類會計檔案信息的優(yōu)勢，提高數(shù)字化會計檔案利用效率，為領導決策服務，為各項體育賽事的順利開展服務，為建設體育強省做出檔案人應有的貢獻。

（作者單位：北京中企華資產(chǎn)評估有限責任公司河北分公司）