韓鐘

摘? ? 要： 職稱制度改革背景下高校人事檔案工作要助力“雙一流”建設(shè)和“放管服”改革。人事檔案工作在職稱評(píng)審中的作用是不可或缺的，這是政策文本的硬性規(guī)定，也是職稱評(píng)審的實(shí)際需求。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的重視，提高人事檔案工作者的綜合素質(zhì)，細(xì)化檔案工作，推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)，提高人事檔案工作的效益。

關(guān)鍵詞： 職稱制度? ? 高校人事檔案管理

一、職稱制度改革背景下的高校人事檔案工作

（一）高校人事檔案工作需助力“雙一流”建設(shè)

建設(shè)世界一流大學(xué)和一流學(xué)科（以下簡(jiǎn)稱“雙一流”），是新時(shí)代黨中央、國(guó)務(wù)院做出的重大戰(zhàn)略決策。《關(guān)于高等學(xué)校加快“雙一流”建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》（教研〔2018〕5號(hào)）指出：深入推進(jìn)高校教師職稱評(píng)審制度改革是建設(shè)高素質(zhì)教師隊(duì)伍的一個(gè)重要舉措。顯而易見(jiàn)，職稱評(píng)審工作已成為高校人事工作的核心。人事檔案管理是高校職稱評(píng)審工作環(huán)節(jié)中不可缺少的一部分，是職稱資格條件審核的主要依據(jù)。高校人事檔案部門(mén)必須改變以往的操作模式，創(chuàng)新工作方式方法，建立各類教師的成長(zhǎng)檔案，尤其要關(guān)注教師在“立德樹(shù)人”方面的所言、所行。

（二）高校人事檔案工作需助力“放管服”改革

為破除束縛高等教育改革發(fā)展的體制機(jī)制障礙，教育部等部門(mén)聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于深化高等教育領(lǐng)域簡(jiǎn)政放權(quán)放管結(jié)合優(yōu)化服務(wù)改革的若干意見(jiàn)》（教政法〔2017〕7號(hào)），提出：加快推進(jìn)高等教育領(lǐng)域“放管服”改革。其中，下放高校教師職稱評(píng)審權(quán)和改進(jìn)教師職稱評(píng)審方法是改進(jìn)高校教師職稱評(píng)審機(jī)制的兩個(gè)“著力點(diǎn)”。作為地方省屬高校的人事部門(mén)，能否承接好上級(jí)政府的“權(quán)力下放”，是首先要思考的問(wèn)題。職稱評(píng)審是高校最核心的評(píng)價(jià)制度，對(duì)教師的激勵(lì)作用最明顯。為配合好高校教師職務(wù)評(píng)聘工作的完成，針對(duì)不同類型、不同層次教師，人事檔案管理工作要確立新的分類制度。

二、高校人事檔案在職稱評(píng)審中的作用

（一）政策文本的硬性規(guī)定

1.檔案管理文本?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》（教育部令第27號(hào)）明確規(guī)定：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作?！薄凹由w高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力”。《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》（中組發(fā)〔2009〕12號(hào)）指出：評(píng)（聘）專業(yè)技術(shù)職稱（職務(wù)）材料屬于歸檔范圍，它包括專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、申（呈）報(bào)表，聘任專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表等材料。2018年中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》提出：因職稱評(píng)聘需要，可以查閱干部人事檔案。《關(guān)于貫徹〈干部檔案工作條例〉若干具體問(wèn)題的實(shí)施意見(jiàn)》（組通字〔1992〕12號(hào)）指出：“由上級(jí)組織、人事部門(mén)代管的檔案，干部所在單位應(yīng)將歸檔材料及時(shí)收集、鑒別后送檔案管理部門(mén)歸檔，并協(xié)助代管部門(mén)做好檔案整理工作?！?/p>

2.職稱評(píng)審文本。職稱又稱為專業(yè)技術(shù)資格。取得專業(yè)技術(shù)資格的方式主要有三種：一是“職稱初定”，它是針對(duì)新進(jìn)學(xué)校工作的專業(yè)技術(shù)崗人員，所在單位從德、能、勤、績(jī)四個(gè)方面對(duì)其政治表現(xiàn)和從事專業(yè)技術(shù)工作的能力、水平、工作成績(jī)進(jìn)行全面考核，經(jīng)考察合格后，根據(jù)已取得的學(xué)歷學(xué)位，學(xué)校人事部門(mén)確定其具備相應(yīng)專業(yè)技術(shù)資格。二是“職稱評(píng)審”，即按照某個(gè)評(píng)審條件和評(píng)審程序，組建相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)資格評(píng)審委員會(huì)，對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)技術(shù)資格進(jìn)行評(píng)定。三是“以考代評(píng)”，主要指已實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一考試的初、中級(jí)職稱（經(jīng)濟(jì)、會(huì)計(jì)、審計(jì)、出版、衛(wèi)生等），通過(guò)考試的專業(yè)技術(shù)人員即取得相應(yīng)級(jí)別的專業(yè)技術(shù)資格。上述三種職稱獲取方式離不開(kāi)人事檔案管理部門(mén)的審核，個(gè)人信息的真實(shí)準(zhǔn)確性是審核的第一步，學(xué)歷資歷要求應(yīng)當(dāng)以人事檔案記載的為準(zhǔn)。

（二）職稱評(píng)審的實(shí)際需求

1.職稱評(píng)審前。當(dāng)前一些高校在開(kāi)展專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘時(shí)，遵循“科學(xué)設(shè)崗、總量控制、按崗聘用”的原則，按照一定比例保持本校的職稱結(jié)構(gòu)。為了解擬參加職稱評(píng)審人員的基本情況，在開(kāi)展新年度職稱評(píng)審工作前，可以進(jìn)行摸底。摸底工作離不開(kāi)人事檔案工作的支持。

2.職稱評(píng)審中。職稱申報(bào)者的基本信息一定要經(jīng)過(guò)人事檔案管理部門(mén)審核之后才能得到確認(rèn)。例如，審核“三齡”（年齡、工齡、黨齡），“兩歷”（學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷），“現(xiàn)聘崗位”（教師崗、專職科研崗、實(shí)驗(yàn)技術(shù)崗、專職輔導(dǎo)員崗、雙肩挑崗、管理崗）。比如，審核申報(bào)“教學(xué)為主型”的教師是否長(zhǎng)期在教學(xué)一線不間斷從事教學(xué)工作。又如，職稱申報(bào)者是否已達(dá)到國(guó)家規(guī)定退休年齡。另外，專任教師申報(bào)中、高級(jí)專業(yè)技術(shù)資格，必須持有高校教師資格證書(shū)。然而部分教師不慎丟失證書(shū)，教師資格證認(rèn)定申請(qǐng)表復(fù)印件則是其具備高校教師資格證的有力證明。

3.職稱評(píng)審后。申報(bào)人員評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，職稱檔案（評(píng)審表、資格證書(shū)復(fù)印件）必須及時(shí)歸入個(gè)人的人事檔案。職稱檔案記錄著評(píng)審過(guò)程和評(píng)審意見(jiàn)，是作為證書(shū)遺失補(bǔ)辦、資格確認(rèn)、鑒別真?zhèn)蔚鹊闹饕獞{據(jù)。同時(shí)，對(duì)人事代理人員的評(píng)審材料還應(yīng)妥善處理好，按照流程交往省（市）人才交流服務(wù)中心。

三、提高人事檔案工作效益的相關(guān)建議

（一）加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的重視

當(dāng)前雖然高校對(duì)人事檔案的具體內(nèi)容和作用已經(jīng)有一定程度的認(rèn)識(shí)，也建立起一些規(guī)章制度，但離規(guī)范化、科學(xué)化管理的標(biāo)準(zhǔn)仍舊有不小的差距。在高校內(nèi)部急需提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視，我們可以通過(guò)學(xué)習(xí)和宣傳檔案規(guī)章制度、培訓(xùn)檔案管理流程等，提高干部和教職工對(duì)人事檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)部門(mén)和教師個(gè)人對(duì)材料歸檔的重要性。同時(shí)要給予檔案工作充足的支持，這主要表現(xiàn)在“人、財(cái)、物”三個(gè)方面。首先，人事檔案工作要由分管校領(lǐng)導(dǎo)直接管理，涉及人事檔案管理各環(huán)節(jié)的職能部門(mén)要積極參與其中，學(xué)校要為人事檔案管理工作配置充足的專職人員。其次，要為人事檔案工作在年初制訂預(yù)算，設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。最后，物質(zhì)載體是人事檔案工作開(kāi)展的基礎(chǔ)。人事檔案管理需要配備檔案庫(kù)房、檔案柜、檔案盒、電腦、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)施，且要為檔案庫(kù)房安置防潮防濕設(shè)備。此外，還應(yīng)該設(shè)立專門(mén)的閱檔室實(shí)現(xiàn)檔案辦公室、保管室、查閱室“三分開(kāi)”。

（二）提升人事檔案工作者的綜合素質(zhì)

人事檔案工作效益的提升關(guān)鍵在于人。如果一名人事檔案工作者對(duì)檔案的重要性、檔案保管要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)缺乏了解，就會(huì)導(dǎo)致“該進(jìn)檔的沒(méi)進(jìn)，不該進(jìn)檔的又存了”現(xiàn)象的發(fā)生。由于人事檔案管理人員不僅要具有良好的政治素質(zhì)、政治責(zé)任感，而且要熟練掌握人事檔案管理業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求。我們要進(jìn)一步提高人事檔案工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)。為此，學(xué)校對(duì)人事檔案工作者的培訓(xùn)要具有針對(duì)性、連續(xù)性和系統(tǒng)性，通過(guò)專題講座、處室學(xué)習(xí)、同行間的實(shí)地參觀、業(yè)務(wù)交流會(huì)議等，促進(jìn)人事檔案管理部門(mén)的工作人員了解檔案管理方法和技能，把先進(jìn)的檔案學(xué)理念運(yùn)用到人事工作中。在多元價(jià)值觀的社會(huì)環(huán)境沖擊下，人事檔案工作者更應(yīng)該保持初心，提高政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。我們不僅要講政治、守規(guī)矩，更要成為具備檔案學(xué)、管理學(xué)和計(jì)算機(jī)知識(shí)的復(fù)合型人才。此外，學(xué)校還應(yīng)該在職稱評(píng)定、崗位聘任上對(duì)優(yōu)秀的人事檔案工作者給予優(yōu)先考慮，提高他們的工作積極性。

（三）進(jìn)一步細(xì)化檔案工作

精細(xì)化管理是一種較為先進(jìn)、科學(xué)的管理理念，強(qiáng)調(diào)工作的“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”，將任務(wù)層層分解，管理責(zé)任具體化、明細(xì)化、標(biāo)準(zhǔn)化[1]。在學(xué)校層面、各相關(guān)職能部門(mén)和學(xué)院層面都應(yīng)該出臺(tái)和修訂有關(guān)政策，明確職責(zé)。就人事部門(mén)來(lái)說(shuō)，要出臺(tái)《人事檔案安全保密制度》，明確提出：“人事檔案庫(kù)房是機(jī)要重地，無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入;不得讓無(wú)關(guān)人員翻閱檔案材料，不得與無(wú)關(guān)人員談?wù)撊耸聶n案內(nèi)容等”;要發(fā)布《人事檔案材料的鑒別歸檔制度》，明確指出：“歸檔材料必須完整，對(duì)頭尾不清、來(lái)源和時(shí)間不明的材料，要查清注明后再歸檔，否則不能歸檔”;要公布《人事檔案查（借）閱制度》，明確說(shuō)明：“任何人不得查（借）閱本人及親屬的檔案材料”?！霸谙嚓P(guān)部門(mén)的人員進(jìn)行檔案交接時(shí)，要有相關(guān)的流程，或是有其他人員在場(chǎng)并簽字表明，或有錄音錄像資料，或有交接臺(tái)賬”[2]。此外，還要建立人事檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)那些為人事檔案工作做出貢獻(xiàn)的同志，要給予表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)失職者，視情節(jié)輕重，給予教育批評(píng)或紀(jì)律處分。

（四）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)

以往的人事檔案管理工作停留在一種“被動(dòng)服務(wù)”狀態(tài);只有當(dāng)“上游”程序完成時(shí)，才會(huì)開(kāi)展歸檔、建檔、分類等工作。當(dāng)前部分高校在人事檔案管理中主要運(yùn)用手工整理和紙面管理的模式，準(zhǔn)確性難以得到保障，工作效率不能適應(yīng)教育事業(yè)的高速發(fā)展?！皺n案數(shù)字化是大勢(shì)所趨，檔案數(shù)字化是將紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描，錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，用計(jì)算機(jī)來(lái)儲(chǔ)存信息，這樣就可以有效地避免紙質(zhì)檔案整理過(guò)程中出現(xiàn)的一系列問(wèn)題”[3]。在高校人事檔案管理活動(dòng)中，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高檔案管理和檔案資源合理利用的水平，實(shí)現(xiàn)服務(wù)教師需要和推進(jìn)學(xué)校發(fā)展的目標(biāo)。如“建立一系列具有通用性和標(biāo)準(zhǔn)化的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)及文件條目數(shù)據(jù)庫(kù)等，為相關(guān)人員查閱、利用人事檔案提供便捷”[4]。在信息公開(kāi)制度下，保密性和安全性是檔案管理兩個(gè)重要問(wèn)題[5]。在不違背檔案保密條例的原則上，數(shù)字檔案和紙質(zhì)檔案分開(kāi)保存，降低由于紙質(zhì)檔案查閱次數(shù)多所帶來(lái)的破損率。同時(shí)，高?？山⑿畔⒕C合查詢和檢索系統(tǒng)，倡導(dǎo)數(shù)字化建檔、查檔、調(diào)檔等工作，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)：

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[3]朱佳煊，王芳.高校人事檔案整理工作存在的問(wèn)題與優(yōu)化策略[J].蘭臺(tái)世界，2017（1）：73-75.

[4]龍彥.論大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].中國(guó)管理信息化，2017（21）：145-146.

[5]梁偉杰.基于信息公開(kāi)制度下的高校人事檔案管理機(jī)制研究[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2017（16）：34-36.