霍日查

摘 要：在我國的事業(yè)單位的發(fā)展過程之中檔案管理工作發(fā)揮著重要的作用，然而，當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作面臨著檔案管理方式落后以及質(zhì)量不高等一系列的問題，難以充分的發(fā)揮出檔案管理工作的重要價(jià)值。因此，在信息時(shí)代背景下，要積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程，不斷的提升檔案管理工作的質(zhì)量與效率。本文主要研究了當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并且提出了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施，希望為有關(guān)專業(yè)人士帶來一定的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理信息化；建設(shè)問題

隨著信息時(shí)代的到來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中得到極為廣泛的應(yīng)用，給人們的生產(chǎn)、生活帶來了許多的便利，對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作而言同樣如此，通過先進(jìn)的信息技術(shù)的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案資源的充分利用，充分發(fā)揮出檔案工作的服務(wù)價(jià)值。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

1.1 高素質(zhì)的檔案管理人才匱乏

檔案管理人員作為事業(yè)單位的檔案管理工作的主要執(zhí)行者與實(shí)施者，其個(gè)人的綜合素質(zhì)與專業(yè)水平的高低，直接影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效果。然而，現(xiàn)階段，絕大部分的事業(yè)單位的檔案管理工作中面臨著檔案管理人才匱乏的問題，現(xiàn)有的檔案管理人員未接受過專業(yè)化與系統(tǒng)化的培訓(xùn)，專業(yè)知識(shí)水平與工作經(jīng)驗(yàn)等都有所缺乏，加上檔案管理人員呈現(xiàn)出老齡化的趨勢，對(duì)于信息化技術(shù)的缺乏足夠都認(rèn)識(shí)，阻礙著檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。除此之外，許多的檔案管理人員的責(zé)任感淡薄且工作態(tài)度散漫，在實(shí)際處理檔案管理工作中態(tài)度十分的敷衍，不能夠全身心的投入于檔案管理工作，以至于事業(yè)單位的檔案管理工作質(zhì)量與水平一直得不到提升。

1.2 缺乏對(duì)檔案管理工作足夠的重視

毋庸置疑，檔案管理工作在推進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展方面發(fā)揮著重要作用，然而，現(xiàn)階段，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，尤其是對(duì)于檔案制度的認(rèn)識(shí)不夠全面與系統(tǒng)，無法認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。除此之外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層長期注重人才的培養(yǎng)與引進(jìn)工作，加強(qiáng)對(duì)人才的理論知識(shí)的培訓(xùn)，而對(duì)于檔案管理工作缺乏足夠的重視程度，使得檔案管理工作在事業(yè)單位中長期處于尷尬的位置。

1.3 缺乏完善的離職交接制度

檔案管理工作是一項(xiàng)極為繁瑣與枯燥的工作，對(duì)于檔案管理人員缺乏足夠的吸引力。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員隊(duì)伍的穩(wěn)定性不高，許多的檔案管理人員都會(huì)選擇跳槽至其他待遇更好的行業(yè)。由于每個(gè)檔案管理人員的管理方式各有不同，因此，需要新人與離職人員做好交接工作。然而，由于事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作并不重視，加上缺乏完善的交接手續(xù)，造成交接工作不到位，甚至有的人員離職時(shí)并未做好交接工作，而這就必然會(huì)阻礙著事業(yè)單位的檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1.4 檔案管理信息化水平有待提高

近些年來，現(xiàn)代化信息技術(shù)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中應(yīng)用廣泛，然而，從目前事業(yè)單位的檔案管理工作來看，其依舊采用傳統(tǒng)的手工管理模式，檔案管理形式以紙質(zhì)檔案為主，忽視對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，而紙質(zhì)檔案的不足是易于出現(xiàn)發(fā)霉、受潮以及破損等問題，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的長久保存，不僅加大了檔案查詢的難度，而且無法實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的有效開發(fā)與利用，阻礙著檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)措施

2.1 充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性

要想推進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，最為關(guān)鍵的是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者要從思想層面上提高對(duì)于檔案管理工作的重視，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)落后的思想觀念。與此同時(shí)，作為一名檔案管理人員要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)的創(chuàng)新檔案管理方式，做好檔案信息化建設(shè)的宣傳工作，由上至下使管理層與檔案工作人員認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的意義，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位的資源的優(yōu)化配置，推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

2.2 強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入

首先，為了滿足檔案管理信息化建設(shè)的要求，事業(yè)單位的要加大對(duì)檔案管理工作的投入，積極配備檔案管理工作所需的各種現(xiàn)代化設(shè)備，包括刻錄機(jī)、打印機(jī)以及掃描儀等，在檔案管理引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)與信息化技術(shù)。檔案管理人員可以通過硬件設(shè)備的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源數(shù)據(jù)的整理、掃描以及轉(zhuǎn)換等；

其次，檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)化工程，所涉及的內(nèi)容與環(huán)節(jié)眾多，包括收集、利用、保存以及共享等，檔案工作人員要通過文檔處理軟件的應(yīng)用，按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)全面的整理數(shù)據(jù)庫，從而建立高效的檢索服務(wù)系統(tǒng)，用戶服務(wù)平臺(tái)、安全防護(hù)系統(tǒng)等，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的加密與備份處理。在信息技術(shù)日益完善的形勢下，要及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行更新與維護(hù)。而上述工作的順利進(jìn)行都離不開充足的資金作后盾，只有確保經(jīng)費(fèi)充足才能夠保證檔案信息化建設(shè)有條不紊的進(jìn)行。

2.3 建立健全離職交接制度

為了保證事業(yè)單位的檔案管理工作的有序進(jìn)行，事業(yè)單位有必要建立健全離職交接制度，按照完善的離職交接程序做好離職與交接工作。離職交接的具體流程是：首先，離職前一個(gè)月，檔案管理工作人員要以書面形式向主管部門提出離職申請；其次，在新人進(jìn)入工作單位以書面形式進(jìn)行手頭工作的全面交接，并保留好聯(lián)系方式，明確各自的職責(zé)，這樣便于管理人員全面的掌握檔案管理工作。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

檔案信息化工作本身具有較強(qiáng)的專業(yè)性與技術(shù)性，對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)與綜合素質(zhì)要求較高，尤其是要求工作人員具有計(jì)算機(jī)技術(shù)操作能力，因此，事業(yè)單位要做好檔案管理工作人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，提升工作人員的檔案制作、保存，接收以及應(yīng)用的專業(yè)水平。與此同時(shí)，檔案管理人員在平時(shí)的工作要不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，在實(shí)際的檔案管理工作中應(yīng)用所學(xué)的知識(shí)。除此之外，事業(yè)單位要積極引進(jìn)優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，加強(qiáng)技術(shù)人員與檔案工作人員的交流，從而為檔案管理工作水平提升奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3 結(jié)語

總而言之，檔案信息化管理對(duì)事業(yè)單位的利益存在密切的關(guān)系，因此，事業(yè)單位要積極加強(qiáng)檔案信息化的建設(shè)，提高對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)的重視，給予檔案信息化建設(shè)必要的物質(zhì)支持，保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利進(jìn)行，從而充分的發(fā)揮出檔案的服務(wù)價(jià)值。

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