樊正茂 柴強

【摘要】在政府機關(guān)或企業(yè)，除辦公室部門或?qū)Ｂ毭貢?，撰寫會議紀要也是很多職場新人面臨的工作之一。撰寫方法與單位的會議文化、組織機構(gòu)、工作效率、人員層級、領(lǐng)導(dǎo)偏好等因素密切相關(guān)，非常考驗人的基本素養(yǎng)、文字能力和情商。因此，會議紀要是體現(xiàn)個人文字能力、邏輯思維、領(lǐng)悟技巧最直接的方式，把這項工作做好，能夠傳遞很多信息。

【關(guān)鍵詞】紀要;公文寫作;會議紀要

紀要是適用于記載會議主要情況和議定事項的公文文種。根據(jù)會議的宗旨和要求，準確反映會議的主要內(nèi)容、指導(dǎo)思想、主要結(jié)論等，應(yīng)用廣泛，作用突出。各級黨政機關(guān)和企事業(yè)單位召開會議時經(jīng)常使用。尤其是在企業(yè)中，紀要更注重議定事項的落實結(jié)果，是企業(yè)管理過程中很重要的管理措施和方法。根據(jù)會議類型不同，紀要的寫法也稍有區(qū)別。紀要可以作為向上級機關(guān)匯報之用，也可以作為文件向有關(guān)單位或下級分發(fā)。因此，會議紀要可以傳遞信息、交流經(jīng)驗;也可以作為與會單位或下級部門解決問題、指導(dǎo)工作的依據(jù)，有一定的約束力。

一、紀要的特點

（一）內(nèi)容的紀實性。會議紀要必須忠于會議，如實地反映會議基本情況，傳達會議議定的事項和形成的決議。撰寫者不能對會議內(nèi)容進行評論，不能離開會議實際搞再創(chuàng)作，不能人為深化。更不能隨意改動會議上達成的共識和形成的決定。紀要的紀實性特點，使得它具有憑證作用和資料文獻價值。

（二）表達的概括性。紀要并不是把會議的所有內(nèi)容都原原本本地記錄下來，它要有所綜合，有所概括，有所選擇，有所強調(diào)。對會議討論的問題要點加以歸納整理，反映與會者的共同認識和意見。

（三）稱謂的特殊性。一般采用客觀敘述（用第三人稱敘述）的方式，常以“會議”作為表述主體，如“會議認為”“會議指出”“會議決定”“會議號召”等。

（四）作用的指導(dǎo)性。會議紀要集中反映了會議的主要精神和決定事項。一經(jīng)下發(fā)，將產(chǎn)生約束力，起著類似于指示、決定或決議等指揮性公文的作用。它要求與會單位和相關(guān)部門依據(jù)紀要展開工作，落實會議的議定事項。

（五）發(fā)布的局限性。紀要是記載會議情況和議定事項的內(nèi)部文件，可以印發(fā)參會單位和其他單位，不需要向社會公開。同時，紀要不能代替有關(guān)行政執(zhí)法文書或文件，不直接作為行政管理的依據(jù)。

二、紀要的基本結(jié)構(gòu)

（一）標(biāo)題。標(biāo)題的擬制方法可以由會議名稱、文種組成，如《××××?xí)h紀要》。也可以由會議主持單位、會議名稱、文種組成，如《××市人民政府第×次常務(wù)會議紀要》。

（二）正文。正文包括開頭和主體。開頭概述會議的概況，包括召開會議的背景、原因、目的、過程、時間、地點、人員、規(guī)模、議題、中心、主要成果等。要寫得簡明扼要，高度概括。主體主要包括會議的主要內(nèi)容、會議決定的主要事項，會議取得的成果，提出今后的任務(wù)、完成任務(wù)的措施和辦法、貫徹會議的要求等。

三、寫好紀要的要求

（一）會議前。1.明確會議目的。專題會議：通過會議紀要將會議重要事項會知涉及部門或報送更高級別領(lǐng)導(dǎo)，使其了解本次會議的內(nèi)容、決議，尤其讓領(lǐng)導(dǎo)審批或拍板。這種會議一般為了協(xié)調(diào)某些跨多部門的重大事項，目的性強，會議紀要能傳遞的信息非常關(guān)鍵，所以事先就要了解會議召開的目的是什么、最主要的是想通過會議傳遞什么信息、確定什么事情，然后在紀要中突出。例行會議：通過會議紀要明確近期需落實事項，統(tǒng)一思想、傳遞任務(wù)、碰撞火花，敦促參會人員執(zhí)行相關(guān)事宜。所以要事先對任務(wù)事項有所了解，會議中專注于捕捉主要事項及負責(zé)人員，將相關(guān)項目或事項、時間限制、相關(guān)負責(zé)人清晰列明。2.做好會議準備。掌握會議議程及材料信息：必要時必須通過內(nèi)部OA平臺或郵件等方式收集會議議題及會議相關(guān)材料，提前熟悉相關(guān)內(nèi)容，為后續(xù)起草會議紀要提供便利。掌握參會人員信息：提前了解參加會議人員信息，掌握會議發(fā)言代表及發(fā)言順序。

（二）會議中。1.務(wù)必錄音。一是起草紀要時方便重聽并準確領(lǐng)悟與會人員表達的觀點。二是將會議過程存檔，有備無患。2.做好記錄。在了解會議的目的、議程的基礎(chǔ)上，騰出更多精力做好會議原始記錄。嚴格按會議的實際進程，詳細記錄開會的情況和每位發(fā)言人的發(fā)言，保證會議記錄的完整客觀。如果時間不充裕，在記錄的基礎(chǔ)上，根據(jù)會議的宗旨，快速分析整理，去除發(fā)言枝葉和重復(fù)內(nèi)容，取其要點。務(wù)必理清會議發(fā)言人員的思路和邏輯，抓住會議主持人最后做的會議總結(jié)及要點。

（三）會議后。1.選擇紀要格式。了解是否有專用的會議紀要格式和模板，或相關(guān)文書格式要求。2.明確會議紀要閱讀對象。列明會議要素（會議時間、會議地點、會議主持、參會人員、出席或列席人員）。3.紀要起草完成后應(yīng)由相關(guān)人員會簽確認，并由相關(guān)負責(zé)人簽發(fā)，同時明確發(fā)放范圍。

四、紀要寫作技巧

（一）忠于會議，突出主題。1.紀要固然要概括、提煉，但不能離開會議討論情況，另搞一套，自說自話。要如實反映會議精神，不得隨意取舍，不得以偏概全，不能是自己贊同的就多寫，不贊同的就略寫或不寫。會議討論是什么樣就是什么樣，不能南轅北轍。做到會議上有的不能少，會議上沒有的不能多。要忠實地反映會議情況，如實地體現(xiàn)會議的決策、決定和管理者的思想、意圖。2.要抓住會議集中解決的幾個主要問題，形成紀要的中心，切不可面面俱到。同時，在會議討論中可能會產(chǎn)生不同意見，不能把這些意見都納入紀要，應(yīng)根據(jù)會議宗旨，綜合分析并采用最終結(jié)論或集中反映多數(shù)人的意見。對反映會議中心議題的正確意見，可采用“會議聽取了”“會議討論了”“會議研究了”“會議認為”“會議決定”等提法，集中概括，簡明扼要。

（二）講究用詞，客觀表述。1.用詞要準確化。按照紀要的不同用途，恰當(dāng)?shù)厥褂貌煌挠谜Z。上報的紀要，就應(yīng)使用對上的語氣，如“會議討論了以下幾個問題”“會議考慮”等。下發(fā)的紀要，則可用“會議決定”“會議要求”“會議強調(diào)”“會議號召”等。紀要用語要簡練，用詞要精當(dāng)，不能寫得繁瑣冗長，不能用“大概”“可能”等不精確的詞語。

2.結(jié)構(gòu)要條理化。在會議記錄基礎(chǔ)上，圍繞會議議定事項，逐一分類、分層、分序地加以分析歸納，總結(jié)提煉。分類，就是對會議議定事項分出相應(yīng)的類別，按照此類別的規(guī)范、標(biāo)準、要求來描述;分層，就是對同一事項描述要分清輕重、主次、大小關(guān)系;分序，就是對不同但具有一定聯(lián)系的事項要分清先后，對同類但有明確次序關(guān)系的事項要按次序描述。3.內(nèi)容要客觀化。要仔細分析與會人員發(fā)表的意見，正確反映會議研究決策的結(jié)果。對會議討論的意見，盡力給予理論概括，提綱挈領(lǐng)。一般應(yīng)按會議的宗旨和主要管理者的最終意見來歸納整理。不能脫離會議實際，搞虛假的“粉飾”和“拔高”。除了學(xué)術(shù)性、報道性的紀要，有分歧的意見一般不寫在紀要中。

（三）勤思多想，準確延伸。1.在會議結(jié)束后和動筆起草紀要前，要把會場情況、會議議題、對每個議題的討論意見仔細回憶一下，準確領(lǐng)會會議精神。在對基本材料進行整理、取舍的基礎(chǔ)上，進行精心的構(gòu)思，梳理出紀要的基本框架結(jié)構(gòu)，列出各部分的簡要寫作提綱，并將會議進行中的新情況，及時列入有關(guān)提綱內(nèi)。在構(gòu)思、醞釀成熟之后，再進行起草。2.會議討論過程中存在即席發(fā)言，發(fā)言的條理性、邏輯性以及思考深度存在一定局限。在起草紀要和修訂初稿時，要善于順著管理者的思維進行延伸思考，把主要領(lǐng)導(dǎo)想表達的意思充分完善。遵循“理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，把握領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格”和“來源于記錄但高于記錄，服從但不完全聽從主要領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言意見”的指導(dǎo)思想來做最后的升華。3.盡管會議確定部分結(jié)論，但要從整個會議的主題、議定事項的內(nèi)涵、事情的變化和紀要產(chǎn)生的影響等角度綜合分析，適當(dāng)調(diào)整，總結(jié)提升。只要不超出會議原貌范疇，不僅是可以的，也是必要的。這與忠于會議的要求并不沖突。固守會議的原始面貌是會議記錄，而進行必要的歸納、加工之后才是會議紀要。

五、寫好紀要還應(yīng)注意的幾個問題

（一）持續(xù)提升綜合技能和素質(zhì)。1.注重知識學(xué)習(xí)、積累和勤練筆、多實踐。一方面要加強對公文處理專業(yè)技能的掌握，系統(tǒng)學(xué)習(xí)應(yīng)用寫作知識，提升公文寫作水平。另一方面自覺地涉獵如語言學(xué)、文字學(xué)、邏輯學(xué)、歷史學(xué)、哲學(xué)等領(lǐng)域的知識，增強文化底蘊，提升綜合素質(zhì)。同時，要養(yǎng)成“本不離身，筆不離手，多聽多寫”的良好工作習(xí)慣，加強文字功底的積累和思想觀點的積累。2.會議記錄是產(chǎn)生紀要的基礎(chǔ)，也是整理紀要的原始性主要素材之一。只有認真做好會議記錄，才有利于紀要的整理，并保證紀要的質(zhì)量。因此，在記錄會議信息上下工夫，提高書寫速度、準確度，或是借助現(xiàn)代錄音設(shè)施，會后整理記錄，確保會議原始材料完整、客觀、全面、準確。例如，在企業(yè)中，相關(guān)會議類別已作出明確劃分，可以根據(jù)會議制度梳理制定并形成一套會議紀要標(biāo)準和規(guī)范格式，提高工作效率。

（二）準確掌握關(guān)聯(lián)信息和動態(tài)。1.結(jié)合工作實際，重視相關(guān)信息的收集。例如，在高校里，就需要對教育有一定的了解;在金融行業(yè)，需要具備一定的經(jīng)濟知識;在事業(yè)單位里，多收集學(xué)習(xí)相關(guān)的國家、區(qū)域宏觀政策、法規(guī)等動態(tài)信息;在企業(yè)里，注重收集積累與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、行業(yè)管理、專業(yè)技術(shù)以及企業(yè)內(nèi)各部門生產(chǎn)、銷售、安全、技術(shù)、管理等要素信息。對所在單位或企業(yè)形成立體式了解和全方位認識，寫起東西就會得心應(yīng)手。2.完整表達會議思想，確保紀要實用。前期要充分了解會議召開的背景、意義、作用，掌握具體要求、標(biāo)準、規(guī)范。不同背景下召開的會議，其意義、作用、要求、標(biāo)準、規(guī)范不同，相應(yīng)的寫法也有區(qū)別。有時會議議定的一些涉及多個部門的復(fù)雜事項，就需要統(tǒng)籌考慮，兼顧各方，確保信息表述的一致，責(zé)任主次分明，否則影響紀要的執(zhí)行效果，事倍功半。

（三）不斷總結(jié)撰寫技巧和方法。1.牢記“走進事內(nèi)”

“站在事外”?！白哌M事內(nèi)”是指會前掌握會議材料，對重點事項心中有數(shù);會中認真詳細記錄，確保完整性和客觀性;會后趁熱打鐵，盡快整理紀要。“站在事外”是指要站在局外人的角度，讓那些沒有參加會議甚至是不了解情況的人一看紀要就明白要干什么，怎么干，確保紀要有指導(dǎo)性和可操作性。2.突出“精、簡、實、準”。文字要簡明扼要，每段間、每句間、每層間的邏輯關(guān)系、關(guān)聯(lián)程度要緊密。一般在會議結(jié)束時，主持人會進行總結(jié)性講話，對需決定的事項進行“拍板”，這是寫入會議紀要的最好材料，也是最需要抓住的“綱”。

六、結(jié)論

綜上所述，紀要的質(zhì)量，與整個單位內(nèi)部管理運行的效率與水平息息相關(guān)。而紀要的撰寫者，一定程度上也是會議決策的參與者，需要具備極高的創(chuàng)造力、決策力和敏銳的洞察力。這些能力并不能一蹴而就，需要通過長期的工作、學(xué)習(xí)中不斷積累、總結(jié)、提升。因此，要培養(yǎng)自身的全方位復(fù)合能力，做好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，為各項工作開展提供正確的引導(dǎo)與支持。

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