■ 海軍北海工程設計院總工程師、升級版分級認證審核專家 朱軍

工程技術人員在實踐中所創(chuàng)造的知識和積累的經(jīng)驗是勘察設計企業(yè)寶貴的財富，更是企業(yè)發(fā)展進步的重要驅動力之一。當前，如何運用知識管理的思維和方法，依靠現(xiàn)代信息技術手段有效管理和用活這些知識資源，已經(jīng)成為擺在勘察設計企業(yè)面前的重要課題。工程勘察設計行業(yè)質量管理體系分級認證（以下簡稱“升級版”）在GB/T19001-2016第7.1.6條款的基礎上，通過引入知識管理的理論和良好實踐，建立了知識管理過程的要求與評價準則。經(jīng)過一年的審核檢驗發(fā)現(xiàn)，該準則對勘察設計企業(yè)的知識管理體系建設起到了較好的指導和促進作用。

總體情況

2018年，升級版審核對中國航空規(guī)劃設計研究總院有限公司、中國汽車工業(yè)工程有限公司、機械工業(yè)第六設計研究院有限公司、廣州市設計院等19家試點企業(yè)進行了22次知識管理過程的審核（含3次預審）。在正式審核中，共發(fā)現(xiàn)問題84項，提出改進建議50條，另外還發(fā)現(xiàn)亮點工作59處，過程平均得分76.95分，分值分布范圍在57分～88分，分值中位數(shù)和眾數(shù)分別為76.5和75，總體得分水平略高于2A，分值分布情況詳見圖1。

圖1 知識管理過程審核（2018）得分分布圖

由于知識管理在多數(shù)試點企業(yè)還處于起步階段，因此，審核專家主要通過與被審核方交流知識管理的相關理論、實施方法和具體的良好實踐，查找現(xiàn)階段在知識管理信息系統(tǒng)和配套管理體制、機制方面的問題和短板，幫助企業(yè)及時調(diào)整知識管理體系的建設思路和方向，以期通過審核能夠讓知識管理在提高企業(yè)核心競爭力方面取得理想的效果。2018版的知識管理過程要求與評價準則共包含4個子過程，分別為管理職責、確定組織的知識、管理組織的知識和知識管理系統(tǒng)。從實際得分情況看，管理職責平均得分率最高，為94.4%；知識管理系統(tǒng)平均得分率最低，為65%，得分對比情況詳見圖2。

圖2 知識管理評價準則（2018）各子過程得分對比圖

發(fā)現(xiàn)的問題

通過對審核中發(fā)現(xiàn)的問題和提出的建議進行綜合梳理分析，審核組認為參與2018年升級版試點工作的勘察設計企業(yè)，當前在知識管理信息系統(tǒng)和配套管理體制、機制的建設方面主要存在以下五個方面的問題：

（1）知識管理策劃缺乏與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃之間的對接。審核中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)試點企業(yè)在進行知識管理體系建設時，未仔細梳理知識管理與企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃之間的關系，未對企業(yè)所掌握的行業(yè)核心知識、頂尖技術、自身的優(yōu)勢設計產(chǎn)品以及存在的知識短板進行精準定位，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的需求確定對其所采取的保持、發(fā)展、更新和補強等措施。因此，在實際運作過程中容易出現(xiàn)這樣一個問題：企業(yè)的知識管理風風火火地做了幾年，知識庫內(nèi)也積累了成千上萬條的信息，但是卻感受不到知識管理對企業(yè)發(fā)展的助力效果，久而久之，就會認為知識管理的投入與產(chǎn)出不成正比，對其失去信心。出現(xiàn)這種問題的原因在于知識管理缺乏與企業(yè)戰(zhàn)略之間的關聯(lián)，知識的收集、存儲與戰(zhàn)略需求不同步，造成了企業(yè)很難將知識庫內(nèi)的知識用于保持與發(fā)展核心產(chǎn)品的競爭優(yōu)勢和提高人員的核心業(yè)務能力，因此形成了知識管理作用有限的錯覺。

（2）知識需求的分析不夠全面深入。審核中發(fā)現(xiàn)，超過3/4的試點企業(yè)在知識管理信息系統(tǒng)建設之前，未對員工的知識需求、知識使用的方式、習慣和場景進行充分調(diào)研、了解和分析。由于前期的準備工作沒有做到位，因此，知識管理信息系統(tǒng)在實際運行中可能會出現(xiàn)這樣一個問題：系統(tǒng)上線運行后，各部門都紛紛按照要求把自己的“知識”交出來、傳上去，知識庫內(nèi)的知識存量迅速增加，整個工作看起來“熱熱鬧鬧”，但是一段時間之后，各部門、各層次的人員都抱怨自己太忙，生產(chǎn)任務太重，沒時間搞知識管理；職能部門就依靠訂制度、設指標、嚴考核來推動這項工作，但是一兩年下來又會發(fā)現(xiàn)另一個更為難堪的現(xiàn)象，就是我們辛辛苦苦儲存起來的知識沒人看、也沒人用。出現(xiàn)這種問題的原因在于倉促上線的系統(tǒng)所收集的知識不具有目的性和實用性，知識共享的方式不符合員工的使用習慣和場景，從而造成了“系統(tǒng)不實用、員工不愿用”的問題。

（3）未充分將企業(yè)傳統(tǒng)的知識沉積做法及其成果納入知識管理體系。審核中發(fā)現(xiàn)，所有試點企業(yè)都非常重視自身的知識沉積，并且利用傳統(tǒng)的質量管理工具做了大量的知識收集和存儲工作，如所有企業(yè)均建立有內(nèi)部質量檢查、講評制度，外部審查意見的匯總、通報制度，并且運行多年，積累了數(shù)量相當多的成果。另外，很多試點企業(yè)還根據(jù)其所在行業(yè)的特點形成了自身特有的知識沉積做法，如中設設計集團股份有限公司編寫的企業(yè)標準和特色產(chǎn)品作業(yè)指導書、中國石油工程建設有限公司華東設計分公司建立的企業(yè)標準設計庫、蘇交科集團股份有限公司編輯的內(nèi)部專業(yè)月刊、中交第二公路勘察設計研究院有限公司、廣州市設計院建立的工程項目變更統(tǒng)計分析制度等。但是在知識管理體系的建設過程中，試點企業(yè)卻僅僅將這些知識資源簡單地存入知識庫中，而沒有按照知識管理的理念和方法對其重新進行分類整合、深度提煉和轉化，其分享和再利用的效率較低。

（4）知識管理與項目管理未形成有效融合。審核中發(fā)現(xiàn)，多數(shù)試點企業(yè)未通過知識管理與項目管理的融合同步收集項目運轉過程中所創(chuàng)造的知識，而是采取項目完工后撰寫總結報告或簡單地記錄、匯總相關信息的方式進行知識收集。由于撰寫項目總結的工作量大、時間滯后，造成部分知識的丟失，同時對這些知識缺乏統(tǒng)一的標準要求，未對匯總的信息進行深度提煉并轉換為可行的技術措施。對此，生產(chǎn)或經(jīng)營部門具體從事知識管理工作的人員在實際工作中產(chǎn)生了較大的壓力和困惑，其結果就是通過系統(tǒng)獲取的知識質量參差不齊、分類管理不易，共享和再利用更是變得十分困難。因此，企業(yè)雖然通過知識獲取、存儲等活動收集了一定數(shù)量的知識成果，但是卻難以在其內(nèi)部形成知識收集、分享、利用和創(chuàng)造的良性循環(huán)，從長遠看也難以保持知識管理體系的長效運行。

（5）知識管理信息系統(tǒng)的功能不夠完善。審核中發(fā)現(xiàn)，超過半數(shù)以上的試點企業(yè)暫未建立完整的知識管理信息系統(tǒng)。知識儲存、共享等功能的實現(xiàn)多是通過在現(xiàn)有的各類信息系統(tǒng)的基礎上搭建知識模塊的方式進行，存在諸多問題：一是多系統(tǒng)并存，數(shù)據(jù)分散、互聯(lián)互通困難，多數(shù)企業(yè)均擁有兩個以上的信息系統(tǒng)，如OA系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、電子檔案管理系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等，由于軟件廠商及上線時間的不同，系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)互通和共享有一定的難度；二是知識管理系統(tǒng)的功能構件設計不完整，現(xiàn)階段的問題普遍集中在門戶導航、知識地圖的功能偏弱，知識分類的維度和層級不足，專家網(wǎng)絡、線上課堂等功能還沒有完全實現(xiàn)；三是知識庫內(nèi)的知識存量偏少且普遍缺乏統(tǒng)一的收集標準要求，給知識的再利用造成了一定的困難。

應對措施

通過對上述問題的分析，審核組建議試點企業(yè)應當從以下三個方面逐步完善知識管理信息系統(tǒng)和配套管理體制、機制的建設。

重視知識管理的頂層設計

知識管理的頂層設計決定了知識管理的實施方向和成效，是影響知識管理工作成敗的關鍵因素之一。做好頂層設計應當注意厘清以下三個方面的關系：一是厘清知識管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃之間的關系，弄清楚企業(yè)當前掌握的核心知識有什么、在哪里，未來發(fā)展需要保持和補強什么樣的核心知識，從而確定企業(yè)知識管理的總體實施方向；二是厘清知識管理與員工知識訴求之間的關系，弄清楚不同崗位、不同教育背景、不同年齡層次的員工在其工作過程中希望從企業(yè)的知識平臺獲得怎樣的知識資源，從而確定知識框架和知識庫的具體建設方向；三是厘清知識管理與員工的知識使用習慣和應用場景之間的關系，弄清楚多數(shù)員工常用的知識獲取和使用方式，找到知識分類組織與員工的知識應用場景之間的關聯(lián)，從而確定知識組織的具體方式和系統(tǒng)功能架構的組成。

探索知識管理與項目管理的融合

知識管理與項目管理的融合是在勘察設計企業(yè)內(nèi)部形成知識管理活動閉環(huán)的主要推動力，是保持知識管理體系長效運行的關鍵因素之一。

現(xiàn)階段探索知識管理與項目管理的融合可以考慮以下三個方面的內(nèi)容：一是建立項目開工前的知識特征識別機制，通過確定項目的知識特征來建立項目與知識庫之間的關聯(lián)；二是建立崗位知識需求的識別機制，通過明確員工的崗位角色以實現(xiàn)崗位知識需求與知識庫之間的關聯(lián)；三是建立與業(yè)務流程相對應的知識管理系統(tǒng)功能構件，通過對業(yè)務流程中產(chǎn)生的經(jīng)驗教訓、問題事件的同步收集，將知識管理流程嵌入到項目管理流程之中。根據(jù)審核組的設想，從項目特征、人員角色、運行流程三個方面著手，基本能夠在勘察設計企業(yè)做到知識管理與項目管理的初步融合，同時配合現(xiàn)有的信息技術手段，也可以實現(xiàn)知識獲取、推送的自動化，從而推動知識管理在企業(yè)內(nèi)部形成良性循環(huán)。

倡導知識共享的企業(yè)文化建設

知識共享的文化氛圍營造既是在企業(yè)內(nèi)順利開展知識活動的保證之一，也是知識活動在企業(yè)文化方面發(fā)揮自身影響的重要體現(xiàn)。

營造知識共享的文化氛圍是知識管理體系在企業(yè)有效運行的文化基礎。在企業(yè)內(nèi)推動知識共享文化建設可以考慮從以下三個層面入手：一是發(fā)揮最高管理層的價值導向作用，在企業(yè)內(nèi)部對于知識管理的理念、方法和作用形成統(tǒng)一的認識，從而為知識管理工作的開展打下思想根基；二是重視企業(yè)中層領導的具體推動作用，從當前的知識管理實踐來看，中層領導作為主要的執(zhí)行者對于知識管理的不理解、不支持、不參與，甚至在企業(yè)內(nèi)部形成知識壁壘，是知識管理無法推行的重要原因之一，因此，需要在中層領導中達成對知識管理的共識，發(fā)揮其對部門發(fā)展的助理作用，從而為知識管理工作的開展提供重要的推力；三是加強教育宣貫，提高普通員工對知識管理的理解和認識，把知識管理作為工作的助手和工具，而不是額外的寫報告、存文檔的負擔，從而實現(xiàn)全員參與、全員共享，這樣才能使知識管理在企業(yè)真正做到落地生根。

結語

通過參與升級版的試點工作，筆者深刻體會到審核過程既是驗證標準、發(fā)現(xiàn)問題的過程，也是相互交流、共同提高的過程。當前，試點工作仍在進行，2019版的知識管理過程評價準則通過引入PDCAR評價模型，較2018版的標準無論是在審核的思路、內(nèi)容，還是在要求上都有了較大幅度提升，而這些改進很多來自于審核中的問題發(fā)現(xiàn)、總結分析以及試點單位的良好實踐。因此可以預見的是，隨著評價準則的不斷完善，知識管理過程的審核在助力勘察設計企業(yè)建立適合自身的知識管理體系、提高核心競爭力方面，必將起到更加積極的作用。

2019版的知識管理過程評價準則通過引入PDCAR評價模型，較2018版的標準無論是在審核的思路、內(nèi)容，還是在要求上都有了較大幅度提升，而這些改進很多來自于審核中的問題發(fā)現(xiàn)、總結分析以及試點單位的良好實踐。