胡桂娟
摘 要:檔案是具體農(nóng)村工作形成的第一手記錄資料,也是關(guān)系到各個(gè)地區(qū)和單位的重要發(fā)展檔案資料。因此,一份高效、完整的檔案管理記錄是很有必要的。下面就信息化技術(shù)在農(nóng)村檔案管理工作中的創(chuàng)新應(yīng)用,進(jìn)行簡(jiǎn)單分析。
關(guān)鍵詞:信息化 農(nóng)村檔案管理 創(chuàng)新
中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1003-9082(2019)06-00-01
電子信息化技術(shù)的發(fā)展,使人們的工作學(xué)習(xí)生活更加高效和便捷,逐漸成為不可分割的一部分。只是由于檔案管理工作的復(fù)雜性、準(zhǔn)確和完整性,傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案管理工作的需求。因此,順應(yīng)時(shí)代,檔案管理工作信息化是很重要的。
一、信息化農(nóng)村檔案管理的問題
1.檔案管理意識(shí)薄弱
盡管信息化技術(shù)是改善農(nóng)村檔案管理工作的重要途徑,但是就當(dāng)前農(nóng)村檔案管理的情況看,管理者并沒有意識(shí)到農(nóng)村檔案管理起到的重要意義。一些農(nóng)村檔案管理仍舊采用傳統(tǒng)管理方式,從而限制了農(nóng)村檔案管理走向信息化的發(fā)展。
2.檔案管理人員素質(zhì)水平低
由于對(duì)檔案管理意識(shí)的薄弱,沒有專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍,農(nóng)村基層檔案管理沒有配備專業(yè)人員,大多都是村委會(huì)文書兼職,農(nóng)村基層工作繁瑣,兼職人員工作量大,缺乏檔案專業(yè)素養(yǎng)。盡管鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管部門有時(shí)會(huì)對(duì)村委會(huì)兼職的檔案管理人員安排短期培訓(xùn),卻不足以彌補(bǔ)不足之處,造成檔案的管理難度[1]。
3.檔案管理工作缺乏規(guī)范管理
檔案管理工作極其復(fù)雜、繁瑣,如果沒有一個(gè)合理規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn),那么農(nóng)村檔案管理工作將無法得到發(fā)展,創(chuàng)新更是無從談起。
4.檔案管理經(jīng)費(fèi)無法得到保障
由于上級(jí)主管部門對(duì)檔案管理沒有足夠的重視,可能會(huì)出現(xiàn)會(huì)經(jīng)費(fèi)保障不足的情況。由于農(nóng)村基層工作環(huán)境艱苦,大多還是艱苦貧困山區(qū),無法保證檔案工作經(jīng)費(fèi),村委會(huì)檔案工作經(jīng)費(fèi)只是在別的費(fèi)用中列支,這極大的阻礙了檔案規(guī)范化管理的發(fā)展。
二、信息化農(nóng)村檔案管理工作的創(chuàng)新內(nèi)容
1.檔案管理制度的創(chuàng)新
管理制度是信息化檔案管理的首要條件,從事檔案工作的人員必須要求掌握與檔案管理工作相關(guān)的,最基本的要求和專業(yè)知識(shí)素養(yǎng)。相關(guān)管理部門必須規(guī)范檔案管理與監(jiān)管方式,克服傳統(tǒng)管理中的不足和弊端,建立全面互動(dòng)的協(xié)調(diào)制度。
2.理論和實(shí)踐的創(chuàng)新
除了建立全面互動(dòng)的協(xié)調(diào)制度外,也要理論實(shí)踐相結(jié)合。緊跟時(shí)代的科技發(fā)展,加強(qiáng)檔案管理的研究,隨時(shí)創(chuàng)新其管理模式,以創(chuàng)新的理論去指導(dǎo)實(shí)踐應(yīng)用,更好地促進(jìn)管理工作的高效開展。
3.檔案管理的技術(shù)創(chuàng)新
建立高效快捷的網(wǎng)絡(luò)管理,提供技術(shù)服務(wù)管理的開放和交互式的檔案管理平臺(tái),使工作流程簡(jiǎn)化,達(dá)到資源共享[2]。
三、信息化農(nóng)村檔案管理工作如何創(chuàng)新
1.創(chuàng)新管理制度
俗話說的好:工欲善其事必先利其器。要想對(duì)農(nóng)村檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新,必須要有完善的制度標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)行管理和約束。檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視,讓這種理念傳遞到相關(guān)管理人員,使創(chuàng)新意識(shí)得到增強(qiáng);有計(jì)劃進(jìn)行檔案的信息管理,并增加人力,全面投入經(jīng)費(fèi)保障基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),把現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到管理工作中,快速實(shí)現(xiàn)檔案管理的搜集、分類、規(guī)整,為達(dá)到數(shù)字高效化打好基礎(chǔ)。
2.提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)
第一,作為檔案管理人員需要具備比較高的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德,這樣在工作中時(shí),可以發(fā)現(xiàn)問題并及時(shí)得到解決。熱愛工作,堅(jiān)定地維護(hù)集體利益,有高度的責(zé)任心,可以緊跟時(shí)代的發(fā)展;針對(duì)管理中存在的差異,定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、管理培訓(xùn)、技術(shù)的審計(jì)。
第二,明確職業(yè)的需求,加強(qiáng)學(xué)習(xí)專業(yè)文化知識(shí);增加自身文化知識(shí)的儲(chǔ)備量;提升自我的文化專業(yè)素養(yǎng)。在當(dāng)代檔案管理中,管理人員要學(xué)會(huì)分析加工獲取的檔案信息,以滿足社會(huì)的需求。
第三,有獨(dú)立思考的能力,使管理人員能主動(dòng)參與到管理工作的日常中,培養(yǎng)創(chuàng)新思維。提高檔案在查詢中保持高效的檢索和使用,節(jié)省許多不必要的管理環(huán)節(jié),讓檔案管理進(jìn)一步完善,不斷適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展,輕松管理檔案。
3.構(gòu)建檔案管理的信息系統(tǒng)
就目前的情況來看,檔案管理在信息技術(shù)化方面還有待提高。在提高檔案管理認(rèn)知的基礎(chǔ)上,需要檔案的管理系統(tǒng)來支持。盡管在少部分農(nóng)村地區(qū),檔案管理系統(tǒng)達(dá)到了目錄級(jí)的管理,在更加高效、快捷的檢索全文并沒有得到普及。這就使得檔案管理的效率收到的很大的制約,影響了管理效率。為了保證檔案管理具有完整性,就必須適應(yīng)信息技術(shù)的開發(fā)和普及,構(gòu)建并完善一整套檔案管理的信息系統(tǒng)[3]。
4.檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的創(chuàng)新
檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ),需要依靠數(shù)據(jù)庫(kù)加快從紙質(zhì)檔案向電子檔案的過渡。數(shù)據(jù)庫(kù)作為檔案管理的基礎(chǔ),其發(fā)展也是一項(xiàng)長(zhǎng)期的過程,各個(gè)環(huán)節(jié)的目標(biāo)應(yīng)該明確,然后遵循由低到的過渡原則;協(xié)調(diào)好信息技術(shù)、檔案管理二者的合作,讓數(shù)據(jù)庫(kù)和目錄庫(kù)結(jié)合起來,從而建立以網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)分布、開放式的數(shù)據(jù)庫(kù),用來提高檔案的管理效率與質(zhì)量。
5.自動(dòng)化的檔案管理
在信息技術(shù)發(fā)展下,信息化的檔案管理進(jìn)程得到了促進(jìn),為加強(qiáng)檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用,除了建設(shè)文獻(xiàn)的信息系統(tǒng),還要促進(jìn)檔案的管理和應(yīng)用;信息錄入的專業(yè)術(shù)語(yǔ)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)必須相同,使農(nóng)村的檔案信息管理更加規(guī)范;與此同時(shí),建立內(nèi)部的檔案數(shù)據(jù)庫(kù),規(guī)范傳遞的數(shù)據(jù),方便自動(dòng)搜集、規(guī)整、查詢相關(guān)信息。加強(qiáng)電子檔案信息的監(jiān)督保管,保證所在檔期的信息安全,進(jìn)而實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理。
6.資源共享
因?yàn)闄n案資料的管理并沒有一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn),比較混亂??梢愿鶕?jù)實(shí)際情況,對(duì)檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一管理:規(guī)范對(duì)軟硬件的選擇標(biāo)準(zhǔn),以確保檔案信息可以收錄于系統(tǒng)中方便管理;規(guī)范檔案管理相關(guān)的范圍和內(nèi)容,各個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化,確保資源共享渠道,做到檔案管理資源共享。
結(jié)語(yǔ)
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,順應(yīng)時(shí)代最好的方式就是創(chuàng)新。把信息技術(shù)和檔案管理有機(jī)相結(jié)合,重視提高檔案管理的工作效率,提升服務(wù)檔案管理工作的水平;運(yùn)用各種現(xiàn)代化的技術(shù),加速實(shí)現(xiàn)多用戶檔案的資源共享,更好地促進(jìn)農(nóng)村基層檔案管理的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]李麗.淺論信息化農(nóng)村檔案管理工作的創(chuàng)新[J].農(nóng)民致富之友,2018(12):3.
[2]王京一.提高農(nóng)村檔案管理工作的有效措施[J].農(nóng)民致富之友,2018(13):235.
[3]唐菖霞.信息化時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中國(guó)管理信息化,2015(18):184-184.