孫真

摘 要：在建筑工程建設中，設計是核心環(huán)節(jié)，良好的設計能夠為建筑的施工提供參考依據(jù)。在建筑設計中，涉及大量的圖紙、文件、報告等，這些資料關乎建筑整體的質量安全，必須得到足夠的重視。本文從建設設計單位檔案管理功能出發(fā)，對其管理方法的改進策略進行了討論，希望能夠為建筑設計單位的檔案管理提供一些參考。

關鍵詞：建筑設計單位 檔案管理 方法 改進

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2019）06-00-01

前言

建筑設計單位在經(jīng)營管理的過程中，會產(chǎn)生大量的圖紙資料、計算資料、勘查數(shù)據(jù)等檔案文件，其管理工作會對企業(yè)自身的發(fā)展產(chǎn)生直接影響。為了確保建筑工程的設計效果，實現(xiàn)相應的質量控制目標，應該采用先進的檔案管理方法，配合相應的管理系統(tǒng)來實現(xiàn)對于檔案資料的有效管理。

一、建筑設計單位檔案管理功能

1.使用功能

建筑設計單位在工程項目的規(guī)劃建設中，涉及工程量巨大，加上工程建設的復雜性和長期性，為了保證整體質量，很多時候都需要用到其他建設項目的原始數(shù)據(jù)，針對實際工程資料進行驗證，這樣才能確保設計的可靠性。從這個角度分析，建筑設計單位的檔案資料在使用功能方面，有著較高的參考價值，而且可以實現(xiàn)重復利用。

2.原始記錄功能

建筑設計單位的檔案資料設計的內容有很多，如設計圖紙、設計變更文件、技術說明等，而這些資料通常都會以項目為單位，每一個項目都會涉及大量繁瑣的數(shù)據(jù)資料，其本身可以說是對項目建設全過程的一種記錄，也是檔案管理的基礎和主要對象。

二、建筑設計單位檔案管理方法和改進

新時期，市場需求的持續(xù)增長，使得建筑設計單位原本的檔案管理方法已經(jīng)逐漸無法滿足實際需求，必須做好相應的改進和創(chuàng)新。以信息技術為支撐，檔案管理工作開始逐漸朝著信息化、服務化和人性化的方向發(fā)展，建筑設計單位的檔案管理部門更是應該摒棄傳統(tǒng)管理理念，推動檔案管理的信息化和現(xiàn)代化。建筑設計單位在進行檔案管理的過程中，應該確保所有工程項目和文件管理的統(tǒng)一有序，構建起相應的檔案數(shù)據(jù)信息化共享平臺，確保用戶可以非常方便地對檔案數(shù)據(jù)進行檢索和分析，同時建立起能夠對發(fā)圖進展進行跟蹤和有效渠道，把握項目進度控制的主動權，在工程項目完成后，應該做好其規(guī)范命名，建立起完善的檔案資料庫，對項目中所有的數(shù)據(jù)資料進行收集和整理^[1]。

1.充分應用現(xiàn)代化信息技術

針對當前檔案管理中存在的問題，為了能夠更快實現(xiàn)檔案管理的信息化和共享化，建筑設計單位應該高度重視檔案管理工作，在條件允許的情況下，做好信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化工作，積極引入現(xiàn)代化信息技術，配合專業(yè)的檔案管理人員，盡可能提高檔案資料的管理水平，在單位內部建立現(xiàn)代化檔案管理平臺，在對企業(yè)內部資料進行無紙化轉換的同時，以電子簽名代替手工簽名，同時運用掃描技術，將外部紙質資料轉化為電子文檔，存儲到檔案信息網(wǎng)絡管理平臺中，做好資料的歸類整理。對于接收到的重要檔案，可以利用平臺共享給專業(yè)人員，提升檔案的利用效率。應該注意，檔案的信息化和共享化必然會伴隨著數(shù)據(jù)信息的準確性和安全性問題，要求檔案管理人員應該采取先進的技術措施做好防范和處理工作，例如，在需要對數(shù)據(jù)庫進行訪問時，必須經(jīng)過單位領導的審核，簽訂好相應的授權文件，開放對應訪問權限后，才能對數(shù)據(jù)庫中的檔案資料進行查閱或者復制，如果需要對一些保密性文件進行下載，則必須持有具備相關權限批準權的領導簽字的臨時下載權限書，而如果需要對文件資料進行修改或者變更，則應該將其與修改前的數(shù)據(jù)進行一同保存，形成可供查閱的文檔歷史記錄，確保在數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)錯誤時能夠及時對其進行恢復。

2.創(chuàng)建知識管理服務系統(tǒng)

新的檔案管理模式下，建設設計單位在進行檔案管理的過程中，應該充分關注檔案使用者的現(xiàn)實需求，同時考慮在行業(yè)內推廣的需要。信息的收集和檢索過程可以引入知識樹形式，從點線面的層次出發(fā)，針對各類設計單位的檔案，運用先進信息技術進行體系化歸類，確保單位管理人員以及設計人員能夠非常方便地獲取數(shù)據(jù)庫中的信息，推動行業(yè)內部知識與信息的交流，同時加強對于單位設計人員專業(yè)素質的培訓，以此來實現(xiàn)建筑設計行業(yè)的健康發(fā)展^[2]。

3.完善檔案管理基礎設施

一是應該對檔案室的位置以及防護結構進行定期檢查和維護工作，對存在的問題及時進行處理，避免其可能對檔案管理造成的影響;二是應該依照現(xiàn)實需求，對檔案密集架進行采購和擺放，做好檔案庫房、閱檔室以及辦公室的合理安排工作，盡可能做到三者分開，實現(xiàn)防塵、防光、防蟲等相關要求;三是應該確保檔案管理制度上墻，對各類檔案進行整理后，做到上架入庫管理。

4.健全檔案管理制度

一是應該針對檔案管理任務，做好相應的分解工作，對每個環(huán)節(jié)的責任人及相關責任進行明確，制定出切實可行的考評指標，確保在出現(xiàn)問題時不會出現(xiàn)彼此推脫的情況，這樣也能夠提升檔案管理人員的積極性;二是應該對檔案管理的硬件和軟件設施進行完善，制定出更加有效的檔案室管理制度，確保工作人員能夠實現(xiàn)對于檔案的資料的妥善保管，通過定期的檢查與修正來保證檔案的完整性和準確性;三是應該依照《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》等相關法律及規(guī)范的要求，對歸檔、保管、鑒定、銷毀乃至統(tǒng)計等檔案管理相關的規(guī)章制度進行完善，從單位的實際情況出發(fā)，制定切實可行的檔案管理辦法，做好不同類別檔案資料的整理工作，以此來保證檔案管理的效果^[3]。

三、結束語

總而言之，信息化時代背景下，檔案管理工作開始朝著信息化的方向發(fā)展，管理理念和管理模式也在不斷創(chuàng)新。完善的管理制度和先進的管理技術是保證檔案管理效果的前提，也是建筑設計單位需要重點關注的內容。新時期，建筑行業(yè)飛速發(fā)展，建筑設計單位也應該順應時代發(fā)展潮流，不斷進行創(chuàng)新，在開展檔案管理工作時，應該從檔案管理中存在的問題出發(fā)，做好檔案管理方法的改進和創(chuàng)新，及時對問題進行解決，以此來保證檔案管理的效果，為建筑工程的建設提供可供參考的數(shù)據(jù)信息，在保證其質量的同時，推動建筑行業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻

[1]康郁杰.信息化時代勘察設計單位檔案管理工作探討[J].辦公室業(yè)務，2018，（12）：153.

[2]劉紅艷.試論如何做好建筑設計單位檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2018，（03）：41.

[3]范國萍.建筑設計單位檔案管理方法及創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務，2017，（19）：66-67.