許夏媛

計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使社會組織和個人在工作和生活中產(chǎn)生了海量的檔案數(shù)據(jù)。如何長久保存檔案數(shù)據(jù)，并有效保證其真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性，是新時(shí)代檔案學(xué)研究的難點(diǎn)之一。2019年3月4日，國家檔案局首次發(fā)布了檔案行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理規(guī)范》（DA/T 75—2019，以下簡稱“規(guī)范”），并于2019年9月1日起實(shí)施。規(guī)范的發(fā)布和實(shí)施，對解決檔案數(shù)據(jù)存儲問題具有重要現(xiàn)實(shí)和歷史意義。同時(shí)發(fā)布的行業(yè)推薦標(biāo)準(zhǔn)還有《電子檔案存儲用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 74—2019），可見硬磁盤和光盤作為檔案數(shù)據(jù)存儲設(shè)備的重要性。這兩個標(biāo)準(zhǔn)的出臺，說明檔案數(shù)據(jù)存儲已經(jīng)引起了國家檔案行政管理部門的高度重視。本文主要針對規(guī)范的內(nèi)容進(jìn)行說明，并對其中存在的問題談?wù)勏嚓P(guān)看法。

一、規(guī)范的特點(diǎn)和意義

（一）內(nèi)容具有創(chuàng)新性

國家發(fā)布的檔案工作國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)里，與檔案存儲相關(guān)的有《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T 17678—1999）、《電子文件存儲與交換格式版式文檔》（GB/T 33190—2016）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15—95）、《電子文件歸檔光盤技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 38—2008）等。這些標(biāo)準(zhǔn)從電子檔案的存儲格式、存儲介質(zhì)、檢測方式等方面進(jìn)行了規(guī)定，但目前還未有標(biāo)準(zhǔn)是具體關(guān)于在線存儲、離線存儲或近線存儲的，規(guī)范填補(bǔ)了我國檔案數(shù)據(jù)關(guān)于硬磁盤離線存儲管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的空白，與相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案四性檢測標(biāo)準(zhǔn)等，構(gòu)成更為完善的標(biāo)準(zhǔn)體系。同時(shí)，規(guī)范也為后續(xù)其他存儲方式標(biāo)準(zhǔn)的制定提供了經(jīng)驗(yàn)借鑒。

（二）條款具有專指性

規(guī)范關(guān)注的對象非常明確：檔案數(shù)據(jù)、硬磁盤和離線存儲，即針對以數(shù)據(jù)為載體的檔案在硬磁盤中進(jìn)行離線存儲時(shí)的管理規(guī)范。以往的標(biāo)準(zhǔn)制定多以電子文件、電子檔案命名，而規(guī)范則更進(jìn)一步關(guān)注信息的前一階段——數(shù)據(jù)。規(guī)范從檔案數(shù)據(jù)入手，再做進(jìn)一步的限定，關(guān)注數(shù)據(jù)在硬磁盤中的存儲，而不是在光盤、軟盤或磁盤等其他介質(zhì)上的存儲，限定了存儲主體和存儲介質(zhì)，之后再進(jìn)一步聚焦于離線存儲這一存儲方式，而不是在線存儲、近線存儲或備份存儲等。規(guī)范緊緊圍繞檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的管理流程，條理分明地展開，使標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注對象和適用范圍具有專指性。

（三）協(xié)調(diào)性和規(guī)范性

規(guī)范在術(shù)語的使用和章節(jié)邏輯上與其他標(biāo)準(zhǔn)保持一致，如硬磁盤的定義與《硬磁盤驅(qū)動器通用規(guī)范》（GB/T 12628—2008）中對硬磁盤驅(qū)動器的定義保持一致。在標(biāo)準(zhǔn)行文過程中，多處使用參見其他具體標(biāo)準(zhǔn)的方式，既保持了標(biāo)準(zhǔn)之間的協(xié)調(diào)一致，又使規(guī)范的內(nèi)容更有側(cè)重和針對性。

規(guī)范的章節(jié)邏輯遵從標(biāo)準(zhǔn)制定的規(guī)范。首先明確標(biāo)準(zhǔn)適用的范圍和規(guī)范性引用文件，再對整個標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵術(shù)語進(jìn)行定義。在此基礎(chǔ)上，提出總則和要求，作為管理流程的原則性指導(dǎo)，最后對檔案數(shù)據(jù)寫入硬磁盤到最后保管或銷毀的整個管理流程操作進(jìn)行詳細(xì)描述和規(guī)定，整個標(biāo)準(zhǔn)的章節(jié)邏輯十分清晰。另外，規(guī)范的術(shù)語運(yùn)用遵從《檔案工作基本術(shù)語》（DA/ T 1—2000）和《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T 58—2014）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保持標(biāo)準(zhǔn)體系整體的協(xié)調(diào)性和規(guī)范性。

二、對規(guī)范內(nèi)容的理解和認(rèn)識

（一）規(guī)范的體例與內(nèi)容構(gòu)成

規(guī)范一共分為12章，其中一級條款12條，二級條款40條，三級條款36條，一共有88條條款。其中內(nèi)容包括正文和附錄兩大部分。正文主要分為幾個部分，首先是對相關(guān)術(shù)語進(jìn)行定義，作為行文立場，接著提出管理的總則和要求，最后對檔案數(shù)據(jù)從寫入硬磁盤到保管或銷毀的整個流程做出操作要求和管理規(guī)范，并對管理過程中硬磁盤可能出現(xiàn)的問題提出相應(yīng)的處理措施。附錄則包含四個表格，包括《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲工作記錄登記表》《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲移交接收登記表》《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲數(shù)據(jù)遷移登記表》和《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲銷毀登記表》。標(biāo)準(zhǔn)的附錄一般分為規(guī)范性附錄和資料性附錄，規(guī)范的四個附錄都屬于資料性附錄，給檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理提供了登記示例，具有指導(dǎo)作用。

（二）規(guī)范的適用范圍和規(guī)范性引用文件

規(guī)范規(guī)定了標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍，同時(shí)也明確了標(biāo)準(zhǔn)的制定目的，對檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的操作提出了指導(dǎo)并對管理提出了要求。規(guī)范多處條款參照《硬磁盤驅(qū)動器通用規(guī)范》（GB/T 12628—2008，以下簡稱GB/T 12628）[1]和《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/ T 18894—2016，以下簡稱GB/T18894）兩個國家標(biāo)準(zhǔn)，在定義、要求、操作和管理等方面互為參照，既保持了規(guī)范的獨(dú)立和規(guī)范，同時(shí)也使規(guī)范的內(nèi)容更加完整和具有指導(dǎo)意義，保持了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的整體性和協(xié)調(diào)性。

（三）規(guī)范的術(shù)語概念定義

規(guī)范分別對硬磁盤，自我監(jiān)測、分析及報(bào)告技術(shù)（簡稱S.M.A.R.T），氦氣硬盤，磁頭啟停次數(shù)，平均故障間隔時(shí)間，硬磁盤專用存儲設(shè)備等六個關(guān)鍵術(shù)語進(jìn)行了定義。規(guī)范術(shù)語和定義部分的六個關(guān)鍵概念，硬磁盤是標(biāo)準(zhǔn)制定的主題之一，S.M.A.R.T技術(shù)是檢測手段之一，氦氣硬盤是重要的存儲設(shè)備，而磁頭啟停次數(shù)、平均故障間隔時(shí)間和硬磁盤專用存儲設(shè)備是硬磁盤安全可靠的重要衡量指標(biāo)?？梢哉f，規(guī)范將這六個關(guān)鍵術(shù)語放置在第二章，是具有清晰的邏輯和深刻的意義的。

“硬磁盤”作為規(guī)范全文關(guān)注的對象，被置于首要位置進(jìn)行闡釋。“硬磁盤”的概念與GB/T 12628保持一致，在相同的英文語境下，GB/T 12628將hard disk drive譯為“硬磁盤驅(qū)動器”，是“以硬磁盤片作為主要記錄介質(zhì)進(jìn)行數(shù)據(jù)讀寫的存儲設(shè)備”，并說明俗稱為“硬盤”。GB/T 12628緊接著在下一個條款中對“硬磁盤片”進(jìn)行定義，是“以鋁或玻璃為基材，表面濺射磁性材料的圓盤狀存儲介質(zhì)”。通過對規(guī)范和GB/T 12628的比較，可以看出規(guī)范是在GB/T 12628的基礎(chǔ)上，將GB/ T 12628中“硬磁盤片”和“硬磁盤驅(qū)動器”兩個定義結(jié)合到一起對“硬磁盤”進(jìn)行定義，這種方法使定義更加簡潔明了，直接點(diǎn)明了硬磁盤的記錄介質(zhì)的本質(zhì)是一種數(shù)據(jù)存儲載體。

自我監(jiān)測、分析及報(bào)告技術(shù)在條款6.3.3檢測部分做了具體要求，是一個重要的檢測步驟，并在之后8.1部門移交時(shí)的檢測、9.4.2定期檢測、9.4.4數(shù)據(jù)恢復(fù)后檢測和10.2數(shù)據(jù)遷移后的檢測都需要運(yùn)用。S.M.A.R. T技術(shù)作為規(guī)范中重要的部分，被放置在第三章的第二條進(jìn)行定義，可以看出其重要性。規(guī)范將S.M.A.R.T技術(shù)定義為：“用于監(jiān)控硬磁盤狀況和報(bào)告潛在問題的技術(shù)。檢測內(nèi)容包括硬磁盤的磁頭、盤片、馬達(dá)、電路的運(yùn)行情況、歷史記錄等信息，通過與預(yù)設(shè)的安全閾值進(jìn)行比較、分析得出硬磁盤的檢測報(bào)告?！比绻O(jiān)控情況將超出或已超出安全閾值，則會通過主機(jī)的軟件或硬件自動向用戶發(fā)出警告并進(jìn)行輕微的自動修復(fù)，以保障硬盤數(shù)據(jù)的安全。S.M.A.R.T技術(shù)是由Compaq公司的Intel？ liSafe技術(shù)發(fā)展而來：1995年5月，Compaq公司向Small Form Factor（SFF）委員會提交了IntelliSafe技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；之后IBM、希捷、富士通等硬盤廠商參與了多次版本修訂；1996年，Compaq公司聯(lián)合IBM等多家公司正式向SFF提出申請，將IntelliSafe技術(shù)加入到ATA-3的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中，并正式更名為S.M.A.R.T。S.M.A.R.T技術(shù)規(guī)定了硬盤制造商應(yīng)遵循的標(biāo)準(zhǔn)，其工作原理是通過檢測硬盤的各個屬性的屬性值，如數(shù)據(jù)吞吐性能、馬達(dá)啟動時(shí)間、尋道錯誤率等，與標(biāo)準(zhǔn)值進(jìn)行比較和分析，進(jìn)而判斷硬盤故障情況，并將提示信息給到用戶，從而幫助用戶避免數(shù)據(jù)災(zāi)難。隨著S.M.A.R.T技術(shù)的普及，除了早期出廠的硬盤外，目前的硬盤基本上都內(nèi)置該技術(shù)，而且隨著S.M.A.R.T技術(shù)漸漸成熟，可預(yù)測出的故障種類越來越多，對故障的預(yù)防也越來越有效。

氦氣硬盤的創(chuàng)新之處在于將磁盤內(nèi)部的空氣替換成氦氣，可以減少氣體對盤片的阻力來降低硬磁盤的工作溫度與能耗，從而極大地縮短了碟片間的距離，使原先一個只能放5張碟片的3.5寸硬盤，可以能放進(jìn)8張碟片，增大了硬盤的容量并提升了硬磁盤的環(huán)境適應(yīng)性，使氦氣硬盤在高溫、高濕、多塵、高海拔的惡劣環(huán)境條件下依然可以正常使用。關(guān)于“氦氣硬盤”概念的規(guī)范性和協(xié)調(diào)性，筆者有兩點(diǎn)建議：第一，氦氣硬盤在規(guī)范的5.1里硬磁盤基本要求中被提及，從規(guī)范性上講，5.1.2中的“氦氣硬盤”后應(yīng)備注括號3.3的字樣，應(yīng)與第三章的定義呼應(yīng)。第二，氦氣硬盤作為硬磁盤的種類之一，如能在3.1硬磁盤的概念中增加硬盤的種類介紹，再引出3.3中“氦氣磁盤”的概念則會更加順暢，也會使硬磁盤的概念定義更加全面。

磁頭啟停次數(shù)和平均故障間隔時(shí)間都與硬磁盤的可靠性密切相關(guān)。在5.2可靠性要求中，具體規(guī)定了硬磁盤的磁頭啟停次數(shù)應(yīng)不少于300000次，平均故障間隔時(shí)間應(yīng)不少于600000h。在3.5平均故障間隔時(shí)間的概念中，也強(qiáng)調(diào)了要用來衡量硬磁盤的可靠性水平，可見，這兩個概念在可靠性水平衡量中是關(guān)鍵因素。另外一個與安全保存密切相關(guān)的概念是硬磁盤專用存儲設(shè)備。確保安全是第四章總則重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)的管理目標(biāo)之一，也是整個標(biāo)準(zhǔn)里的高頻詞匯。可靠和安全作為整個標(biāo)準(zhǔn)的重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)對象，相對應(yīng)的衡量指標(biāo)也成為規(guī)范的關(guān)鍵，亦應(yīng)放在術(shù)語和定義部分進(jìn)行概念界定。

（四）規(guī)范的總則和對硬磁盤管理的要求

總則從制訂方案、科學(xué)管理和確保安全三個層面進(jìn)行闡釋。首先，制訂方案是從實(shí)際管理工作層面出發(fā)進(jìn)行指導(dǎo)，其中“工作方案”是指檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的工作方案，包括存儲對象、工作目標(biāo)、成本核算、人員安排、進(jìn)度安排、安全管理措施等內(nèi)容。規(guī)范從管理制度層面闡釋了科學(xué)管理的思想。管理制度包括崗位管理、人員管理、場地管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理等方面，各單位在制定制度時(shí)應(yīng)遵循科學(xué)和規(guī)范的原則，并在實(shí)際工作中嚴(yán)格執(zhí)行。規(guī)范從管理目標(biāo)出發(fā)，提出要確保檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的安全，可采取必要的技術(shù)手段和對全過程進(jìn)行監(jiān)控的方式?？倓t沿著管理工作、管理制度、管理目標(biāo)的內(nèi)在邏輯，從多方面對檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲管理進(jìn)行了規(guī)范，使實(shí)際工作者獲得了一個較好的參考標(biāo)準(zhǔn)。

規(guī)范對硬磁盤的要求主要分為三個方面。一是基本要求，其目的是確保硬磁盤的技術(shù)規(guī)范達(dá)標(biāo)以及硬磁盤的安全可靠。規(guī)范里提到的硬磁盤與GB/T 12628保持一致，應(yīng)滿足GB/T 12628里對硬磁盤的技術(shù)要求規(guī)定，包括性能要求、安全要求、噪聲、電磁兼容要求、環(huán)境適應(yīng)性等。另外出于減少數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)備份意識的考慮，規(guī)范提出應(yīng)使用不同品牌或不同批次的硬磁盤進(jìn)行多套離線存儲。在惡劣環(huán)境下，宜使用氦氣硬盤進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)離線存儲。二是可靠性要求，可靠性要求主要是用具體數(shù)值規(guī)定磁頭啟停次數(shù)和平均故障間隔時(shí)間的最低標(biāo)準(zhǔn)。由于技術(shù)的更新日新月異，規(guī)范規(guī)定了相關(guān)指標(biāo)的最低標(biāo)準(zhǔn)，可以使規(guī)范在長時(shí)間內(nèi)具有適用性和參考價(jià)值。與總則進(jìn)行比較可以發(fā)現(xiàn)，安全被放置在了總則中，而四性之一的可靠性則被放在了要求里，并且沒有專門提及真實(shí)性、完整性和可用性。從這里可以看出，安全是規(guī)范關(guān)注的重中之重，之所以將其放在總則中，筆者認(rèn)為與檔案的特點(diǎn)密切相關(guān)。檔案是社會生活的真實(shí)記錄，具有社會性、原始記錄性等特性，在階級社會中，不同國家、政黨、集團(tuán)、機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位以及個人間由于不同的政治和經(jīng)濟(jì)利益，導(dǎo)致必然有一部分活動記錄不能公開，這就使一部分文件甚至在轉(zhuǎn)化為檔案后都具有一定的機(jī)密性。[2]在傳統(tǒng)意義上，信息安全就是保密，要確保在本組織機(jī)構(gòu)規(guī)定范圍外無法獲取到信息。[3]由此可見，確保安全是由檔案的保密特性決定的，是根本性的保障，如果檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲過程中不能確保安全，則電子檔案的四性無從談起，所以將安全放置在總則中合情合理。而可靠性在T58中是指電子檔案的內(nèi)容完全和正確地表達(dá)其所反映的事務(wù)、活動或事實(shí)的性質(zhì)。筆者參考了國家標(biāo)準(zhǔn)《信息與文獻(xiàn)電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求第二部分：數(shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求》（GB/T 34840.2—2017）和國際標(biāo)準(zhǔn)Information and documentation-- Principles and functional requirements for records in electronic office environments--Part 2：Guidelines and functional requirements for digital records management systems（ISO 16175—2：2011，MOD）[4]，其中對可靠性的定義是“文件作為所要印證的事務(wù)的完整和準(zhǔn)確的表現(xiàn)形式，可以信賴，并可在后續(xù)的事務(wù)中作為依據(jù)”。從標(biāo)準(zhǔn)給出的定義來看，可靠性是從檔案內(nèi)容本身出發(fā)，是檔案具有憑證價(jià)值的體現(xiàn)。與確保電子檔案可靠性密切相關(guān)的包括檔案內(nèi)容形成者、檔案保存的載體和系統(tǒng)、檔案保存的環(huán)境等，應(yīng)對這些方面提出要求。在規(guī)范中，可靠性是在硬磁盤要求下被提出的，所以只是針對硬磁盤提出了可靠性要求，并用兩個硬件指標(biāo)來衡量。三是可用性要求，雖然在規(guī)范中沒有明確提出可用性要求，但5.3外觀的要求中卻體現(xiàn)了可用性。在《電子文件管理100問》[5]中，對信息可用性的理解是“要求電子文件保存系統(tǒng)能夠?qū)λ４娴亩M(jìn)制內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)換，并準(zhǔn)確地恢復(fù)原貌”。而外觀要求中對硬磁盤的表面、連接器、說明功能的文字、符號等都進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，目的在于確保硬磁盤存儲的檔案數(shù)據(jù)可用，使硬磁盤能將保存的二進(jìn)制內(nèi)容進(jìn)行轉(zhuǎn)換，準(zhǔn)確地恢復(fù)原貌，以人們能夠直觀理解與習(xí)慣閱讀的格式進(jìn)行還原顯示。此外，真實(shí)性和完整性由于需要深入到檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)容中進(jìn)行判斷，無法直接從硬磁盤的外觀、參數(shù)指標(biāo)等方面進(jìn)行要求，所以規(guī)范在第五章中沒有對這兩者提出具體要求。

（五）規(guī)范對管理流程的規(guī)范化要求

規(guī)范將檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線管理流程分為幾大步驟，包括數(shù)據(jù)寫入、載體運(yùn)輸、移交、保管、數(shù)據(jù)遷移、利用和銷毀，每個大步驟下又再細(xì)分成幾個要點(diǎn)詳細(xì)說明該步驟的關(guān)鍵操作和注意事項(xiàng)。

規(guī)范首先對數(shù)據(jù)寫入環(huán)節(jié)進(jìn)行分步驟說明，從數(shù)據(jù)準(zhǔn)備入手，經(jīng)過寫入、檢測、制作標(biāo)簽等操作，最后進(jìn)行登記。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要求硬磁盤應(yīng)統(tǒng)一規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)的存儲結(jié)構(gòu)，還要留存存儲結(jié)構(gòu)說明文件，并在準(zhǔn)備階段就對將要寫入的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行安全性檢測。做好準(zhǔn)備階段后，可以將檔案數(shù)據(jù)寫入硬磁盤中，規(guī)范對寫入提出了三點(diǎn)要求，首先是要使用全新的硬磁盤，第二是宜將硬磁盤放在硬盤盒中連接計(jì)算機(jī)進(jìn)行寫入，其外部接口還要支持USB接口，第三是對寫入過程提出防止產(chǎn)生意外斷電的防護(hù)措施，并且寫入后要對硬磁盤進(jìn)行寫保護(hù)控制。寫保護(hù)控制可以確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性，是對硬磁盤的保護(hù)。規(guī)范對硬磁盤寫入檔案數(shù)據(jù)后提出了檢測環(huán)節(jié)，檢測分為三點(diǎn)要求，前兩點(diǎn)要求的檢測對象都是檔案數(shù)據(jù)，安全性檢測是用惡意代碼掃描軟件進(jìn)行，而可用性檢測和完整性檢測則沒有提出相應(yīng)的軟件，可能這兩步需由人工進(jìn)行檢查判斷。第三點(diǎn)要求的檢測對象是硬磁盤，是采用基于S.M.A.R.T技術(shù)的硬磁盤檢測軟件進(jìn)行的。S.M.A.R.T.技術(shù)的檢測內(nèi)容包括硬磁盤的磁頭、盤片、馬達(dá)、電路的運(yùn)行情況等，與第五章提出的可靠性要求密切相關(guān)，但其檢測也不僅限于可靠性，還可檢測載體的可用性，所以檢測部分從檔案數(shù)據(jù)和硬磁盤兩個檢測對象出發(fā)，通過多種軟件，分別確保兩者的安全、可用、完整和可靠。檢測合格后，可以開始制作標(biāo)簽，規(guī)范對標(biāo)簽內(nèi)容、標(biāo)簽位置和標(biāo)簽標(biāo)識都提出了要求。如標(biāo)簽內(nèi)容要求包含硬磁盤編號、起止檔號、保管期限、密級等，貼標(biāo)簽時(shí)不能覆蓋硬磁盤上原有的文字，不能影響到硬磁盤的使用和性能，如果進(jìn)行多套離線存儲時(shí)，還要標(biāo)識套別，要求非常詳細(xì)。規(guī)范雖然將登記放置在制作標(biāo)簽后，但其要求是在檔案數(shù)據(jù)寫入硬磁盤之后便要及時(shí)進(jìn)行工作記錄登記，并且將《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲工作記錄登記表》作為附錄A.1放置在正文后進(jìn)行參考，同時(shí)工作記錄還要寫入相應(yīng)的硬磁盤中，并要做好登記文件的存檔和備份。除了工作記錄，還應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的管理活動進(jìn)行登記，登記內(nèi)容參考GB/T 18894[6]的表A.2《電子檔案離線存儲介質(zhì)管理登記表》。通過比對規(guī)范的表A.1和GB/T 18894的表A.2，兩者登記內(nèi)容的側(cè)重點(diǎn)不同，前者側(cè)重于對用于存儲的硬磁盤參數(shù)情況、檔案內(nèi)容、操作情況進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括硬磁盤編號、套別、檔案內(nèi)容、保管期限、密級、硬磁盤情況、設(shè)備品牌型號、操作系統(tǒng)等，而后者則側(cè)重于整個管理活動的情況，不僅包括用于存儲的該硬磁盤，即目標(biāo)介質(zhì)的情況，還包括源介質(zhì)描述、完成情況、單位名稱、管理授權(quán)、責(zé)任部門、管理類型等，涵蓋的內(nèi)容更加廣泛。

數(shù)據(jù)寫入完成后，可以直接進(jìn)入保管階段，如果硬磁盤需要進(jìn)行移交，則還涉及體運(yùn)輸?shù)沫h(huán)節(jié)。規(guī)范對載體運(yùn)輸環(huán)節(jié)提出了幾點(diǎn)要求，包括運(yùn)輸前要進(jìn)行清點(diǎn)和記錄，運(yùn)輸過程中應(yīng)輕拿輕放、避免擠壓、加強(qiáng)安全管理等，運(yùn)輸?shù)竭_(dá)后要及時(shí)進(jìn)行核對，如果是進(jìn)行異地備份，應(yīng)在異地運(yùn)輸過程中，使用專用設(shè)備或容器防止硬磁盤受損，還要確保適宜的溫度、濕度范圍。在移交過程中，應(yīng)根據(jù)前述要求對硬磁盤的外觀進(jìn)行檢查和性能檢測，并對比工作記錄登記表和檔案數(shù)據(jù)是否一致，檢測合格才能接收?！峨娮訖n案移交與接收辦法》對移交與接收工作進(jìn)行了詳細(xì)的要求，規(guī)范采用參照的方式，與辦法的要求保持一致。移交過程中需填寫的《檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲移交接收登記表》被放置在規(guī)范的附錄A.2中，并且該表與《電子檔案移交與接收辦法》的附件3所設(shè)置的填寫項(xiàng)目基本相同，體現(xiàn)了相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)體系的協(xié)調(diào)性和一致性。

規(guī)范對保管環(huán)節(jié)提出了基本要求和保管環(huán)境要求，并對定期加電和定期檢測進(jìn)行操作說明和提出工作要求。保管的基本要求首先是要確保硬磁盤離線存儲的檔案數(shù)據(jù)安全、完整和可用，這與總則和硬磁盤的要求相呼應(yīng)，另外還要在硬盤盒或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備中進(jìn)行保管，在加電和檢測過程中防止意外斷電，這兩點(diǎn)要求與6.2的寫入要求內(nèi)容基本一致。保管環(huán)境則是從溫度、濕度及其記錄異常、報(bào)警預(yù)防等方面進(jìn)行描述和要求。定期加電中要求記錄硬磁盤的加電情況，除了測試硬磁盤是否異常，還可以從數(shù)據(jù)中看出硬磁盤的老化程度。定期檢測中對兩種數(shù)據(jù)災(zāi)難提出了相應(yīng)的解決措施，一種是如果檢測結(jié)果異常，則要按要求進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移，并根據(jù)銷毀要求對原硬磁盤進(jìn)行銷毀；另一種是如果發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)丟失或不可用，則可進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)，恢復(fù)后要根據(jù)前述檢測要求檢測，檢測合格后要進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移。此處數(shù)據(jù)異常包括哪些情況，規(guī)范并沒有進(jìn)行詳細(xì)說明，根據(jù)上下文的語義，應(yīng)是除了數(shù)據(jù)丟失或不可用，其他所有數(shù)據(jù)非正常的情況都包含在內(nèi)。數(shù)據(jù)遷移和銷毀都有相應(yīng)的登記表放置在規(guī)范的附錄A.3和A.4中，銷毀要符合GB/T 18894中10.3.5的要求。在GB/T 18894的10.3.5中要求：“應(yīng)銷毀電子檔案的離線存儲介質(zhì)，應(yīng)對其實(shí)施破壞性銷毀。實(shí)施銷毀前，應(yīng)對備份其中的其他電子檔案進(jìn)行離線存儲介質(zhì)的轉(zhuǎn)換”。但具體如何實(shí)施銷毀，如何定義破壞性銷毀和如何確保銷毀的硬盤不可讀和不可恢復(fù)，GB/T 18894并沒有進(jìn)行詳細(xì)說明。而且規(guī)范只是含糊地提及銷毀應(yīng)參照國家關(guān)于檔案銷毀的有關(guān)規(guī)定和程序，但并沒有明確指出具體是何種規(guī)定和程序，規(guī)范此處的參照寫法與其他條款的參照有明確點(diǎn)明文件名的做法非常不同。

存儲檔案數(shù)據(jù)的硬磁盤在進(jìn)行保管的過程中，可根據(jù)部門情況提供利用，在利用過程中應(yīng)注意保密和防止檔案數(shù)據(jù)被修改，還要及時(shí)記錄硬磁盤的利用情況。

在整個管理流程中，安全性檢測被提及了五次，分別是在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段、數(shù)據(jù)檢測階段、移交階段、保管定期檢測過程和數(shù)據(jù)遷移后階段。安全性檢測是采用惡意代碼掃描軟件對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測，第一次安全性檢測的對象是需要寫入硬磁盤的檔案數(shù)據(jù)，需確保寫入硬磁盤的檔案數(shù)據(jù)安全，不會對新磁盤造成危害。但即使寫入前的檔案數(shù)據(jù)安全，寫入過程也有可能受到惡意代碼入侵，所以在經(jīng)過寫入硬磁盤環(huán)節(jié)后，需要進(jìn)行第二次安全性檢測，此次檢驗(yàn)的對象是已經(jīng)存儲在硬磁盤中的檔案數(shù)據(jù)。當(dāng)硬磁盤中的檔案數(shù)據(jù)需要進(jìn)行移交時(shí)，需要進(jìn)行第三次檢測，以確保移交后的檔案數(shù)據(jù)安全。移交后進(jìn)入穩(wěn)定的保管階段，此時(shí)檢測的時(shí)間節(jié)點(diǎn)變成定期檢測，而不是每次檔案數(shù)據(jù)發(fā)生變動的環(huán)節(jié)。如果在檢測過程中出現(xiàn)結(jié)果異常，可采取數(shù)據(jù)遷移的方式進(jìn)行搶救，數(shù)據(jù)遷移后需要再次進(jìn)行安全性檢測。安全性檢測出現(xiàn)的次數(shù)，比完整性和可用性都要多，后兩者一共只出現(xiàn)了四次，它們之間次數(shù)的差別主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段，在這個階段的要求中只提及了安全性檢測，完整性檢測和可用性檢測在寫入后的檢測部分才被第一次要求。如果在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段沒有對完整性和可用性進(jìn)行檢測要求，那么在寫入后進(jìn)行檢測只能保證存儲在硬磁盤中的檔案數(shù)據(jù)是否與寫入前一致，而無法保證寫入前的檔案數(shù)據(jù)是否完整和可用。所以規(guī)范需要對完整性檢測和可用性檢測的內(nèi)涵和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確，如果完整性和可用性不是指硬磁盤的完整和可用，而是檔案數(shù)據(jù)的完整和可用，那么是否應(yīng)在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段就對這兩種檢測進(jìn)行要求。

三、規(guī)范存在的問題及修改建議

規(guī)范相比以往的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在表述上更加清晰明確。如《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》（DA/T 32—2005），在正文多處地方出現(xiàn)“參照國家相關(guān)規(guī)定”的表述，但具體是哪項(xiàng)規(guī)定并沒有明確指出。相比之下，規(guī)范在內(nèi)容參見方面有了很大的提升，具體點(diǎn)明了標(biāo)準(zhǔn)號，甚至是附錄表號。同時(shí)規(guī)范注重細(xì)節(jié)完善，如5.3中，相比GB/T 12628，對硬磁盤表面涂鍍層新增了“應(yīng)均勻，不應(yīng)有凝結(jié)”的要求；對說明功能的文字、符號及功能顯示的要求由原先的“應(yīng)顯示清晰、端正”修改為“應(yīng)顯示清晰、完整”，“完整”相比“端正”更加能確保硬磁盤的質(zhì)量和完整。整體上看，規(guī)范的章節(jié)結(jié)構(gòu)邏輯清晰，行文規(guī)范。

雖然規(guī)范具有上述多種優(yōu)點(diǎn)，但仍然存在一些不足。

（一）“四性”定義缺失應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)充

在規(guī)范第四章總則第三條中明確強(qiáng)調(diào)了需確保檔案數(shù)據(jù)的安全，并在第五章對硬磁盤的要求里重點(diǎn)提到了可靠性要求。作為整個標(biāo)準(zhǔn)的基本原則和重要要求，貫穿了檔案數(shù)據(jù)管理的全流程，在數(shù)據(jù)寫入、載體運(yùn)輸、移交、保管、數(shù)據(jù)遷移和利用環(huán)節(jié)，都明確提出了要保證檔案數(shù)據(jù)的安全和可用。安全和可靠是整個標(biāo)準(zhǔn)重點(diǎn)關(guān)注的主題之一，規(guī)范只在6.3檢測部分提出要進(jìn)行安全性檢測、可用性檢測和完整性檢測，但對于如何定義檔案數(shù)據(jù)的安全、完整、可用和可靠，檢測結(jié)果應(yīng)滿足何種標(biāo)準(zhǔn)才能達(dá)標(biāo)，規(guī)范里并沒有給出。筆者翻閱了其他標(biāo)準(zhǔn)，在T58中，該標(biāo)準(zhǔn)對電子檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性和可用性做了概念界定，并進(jìn)一步說明真實(shí)性檢驗(yàn)、完整性檢驗(yàn)、可用性檢驗(yàn)和安全性檢驗(yàn)的含義，認(rèn)為真實(shí)性檢驗(yàn)是通過管理和技術(shù)措施評估電子檔案是否滿足內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景與形成時(shí)的原始狀況相一致這一要點(diǎn)的過程，并用注釋形式進(jìn)行具體說明，如是否受到未經(jīng)授權(quán)的增、刪、改、利用和隱藏。完整性檢驗(yàn)則是通過管理和技術(shù)措施檢查電子檔案及其元數(shù)據(jù)是否滿足內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息齊全且沒有破壞、變異或丟失這一要求的過程。可用性檢驗(yàn)同樣是通過管理和技術(shù)措施驗(yàn)證電子檔案、載體、應(yīng)用軟件是否符合電子檔案可以被檢索、呈現(xiàn)和理解的要求。安全性檢驗(yàn)是通過管理和技術(shù)措施識別電子檔案潛在安全性缺陷的過程。這四種檢驗(yàn)T58都通過示例的形式進(jìn)行具體說明，但具體操作和標(biāo)準(zhǔn)T58里沒有給出，需要進(jìn)一步參考GB/T 12628。GB/T 12628在第四章要求里一共對硬磁盤產(chǎn)品提出了八條要求，安全要求和可靠性要求包含在其中，并提出了相應(yīng)的試驗(yàn)方法。與檢測密切相關(guān)的還有相應(yīng)的系統(tǒng)和政策，在GB/Z 26822的第四章通則的第4.1.1條中，對可信系統(tǒng)進(jìn)行了描述：“一個可信文檔管理系統(tǒng)是指無論原始信息的格式怎樣，該系統(tǒng)能夠確保存儲的電子信息是原始信息真實(shí)和準(zhǔn)確的復(fù)制”，并對一個可信文檔管理系統(tǒng)應(yīng)包含的內(nèi)容進(jìn)行了規(guī)定。同樣在第四章通則的第4.2.1條信息安全政策中提到“在傳統(tǒng)意義上，信息安全就是要保密，以確保在本組織機(jī)構(gòu)規(guī)定范圍外無法獲取信息”，但該標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)為確保存儲信息的完整性和可獲得性才是最重要的安全問題。同時(shí)，除了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全，實(shí)施環(huán)境的安全性和可獲得性以及所有程序的審核跟蹤都是關(guān)鍵因素。綜合T58、GB/T 12628和GB/Z 26822三個標(biāo)準(zhǔn)，從四性定義出發(fā)，進(jìn)一步理解四性檢驗(yàn)、可信系統(tǒng)和安全政策等，才能明確規(guī)范中多次提及的安全、完整、可用、可信的含義。所以，規(guī)范應(yīng)在定義部分對四個檢驗(yàn)的定義進(jìn)行明確，并對檢測方式做具體說明，如在其他標(biāo)準(zhǔn)中已經(jīng)說明過，可采用參見的形式，并在第二章規(guī)范性引用文件中進(jìn)行注明。

（二）補(bǔ)充離線存儲概念以保持完整性

規(guī)范將硬磁盤的概念放在第三章第一條進(jìn)行闡釋，但同樣作為規(guī)范全篇關(guān)注的重點(diǎn)“離線存儲”卻沒在定義部分進(jìn)行說明。離線存儲與在線存儲、近線存儲幾種存儲方式并存，作為目前檔案數(shù)據(jù)存儲的重要方式。在線存儲通常需要滿足對高利用率數(shù)據(jù)的頻繁、高速操作的要求，使用磁盤、磁盤陣列等存儲設(shè)備。近線存儲適用于不常用到或訪問量不大，但需要較大存儲容量的數(shù)據(jù)存儲。近線存儲通常用光盤塔、光盤庫、低端磁盤陣列、高端磁帶設(shè)備等，這些存儲設(shè)備尋址迅速、傳輸率高，但讀取速度比在線存儲慢。離線存儲則具有容量大、價(jià)格低廉、訪問速度較慢、效率低等特點(diǎn)，通常用于對在線存儲的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防發(fā)生數(shù)據(jù)丟失等災(zāi)難，因此也被稱為備份級存儲。離線存儲通常使用磁帶或光盤（DVD＼BD）等產(chǎn)品，這些產(chǎn)品都有相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《電子檔案存儲用可錄類藍(lán)光光盤（BD-R）技術(shù)要求和應(yīng)用規(guī)范》（DA/T 74—2019）、《磁性載體檔案管理和保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15—95）等，但由于這些標(biāo)準(zhǔn)的主題并不是離線存儲，所以沒有對“離線存儲”的概念進(jìn)行定義。作為規(guī)范的主題之一，沒有對“離線存儲”進(jìn)行定義會使標(biāo)準(zhǔn)的適用范圍不夠明確，缺少完整性。筆者翻閱了其他相關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，在《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/ T58—2014，以下簡稱T58）的第五章第5條中發(fā)現(xiàn)，該標(biāo)準(zhǔn)對“離線存儲（Offline Storage）”進(jìn)行了定義，指“存儲設(shè)備經(jīng)人工安裝后，系統(tǒng)才能訪問數(shù)據(jù)的存儲技術(shù)”。筆者認(rèn)為規(guī)范應(yīng)在“術(shù)語和定義”章節(jié)增加“離線存儲”的定義，定義內(nèi)容與T58保持一致，可以全條款摘錄，也可用參見的方式。

（三）部分內(nèi)容無需過于詳細(xì)

規(guī)范在這里要求硬磁盤外部接口支持USB接口，是考慮到現(xiàn)在計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備的外部接口基本采用USB接口方式，但現(xiàn)在技術(shù)更新?lián)Q代較快，外部接口也在陸續(xù)出現(xiàn)新的連接方式，如果在規(guī)范中做出詳細(xì)要求，可能會導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)適用時(shí)間較短。

隨著檔案數(shù)據(jù)的增加，存儲問題將會是一個重點(diǎn)關(guān)注的對象，規(guī)范中對“四性”和“離線存儲”兩個重要概念定義有所缺失，部分內(nèi)容解釋過于詳細(xì)，應(yīng)對這些問題進(jìn)行完善，與時(shí)俱進(jìn)，使規(guī)范的整體邏輯性和內(nèi)容規(guī)范性進(jìn)一步提升。總之，規(guī)范的出現(xiàn)，彌補(bǔ)了我國目前關(guān)于檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)空缺，對規(guī)范和完善檔案數(shù)據(jù)硬磁盤離線存儲具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和價(jià)值。

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作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院