呂興琴 陳悅新 朱陽燕 唐日成 陳虹云

摘要：簽到是確保人員參加會議、主辦方統(tǒng)計人數(shù)、查詢?nèi)藛T等有效掌握、管理參會人員出入和出席情況的一種手段。該文采用Access數(shù)據(jù)庫作為某企業(yè)的總體數(shù)據(jù)庫，具有人員基本信息錄入、會議出席統(tǒng)計等功能，利用LabVIEW軟件開發(fā)出簡便快捷易操作的用戶界面，提高了工作人員統(tǒng)計出席情況和人員信息的工作效率，有效解決了參會人員短時間簽到避免簽到處大量擁堵的情況。

關鍵詞：簽到;Access; LabVIEW

中圖分類號：TP393? ? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）17-0072-03

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

會議是把眾多人聚集在一起集思廣益、宣布事項、布置任務等一系列社會活動的一種方式，是領導層實施管理的一種手段，有助于不同部門或同部門之間研究工作、貫徹政策、調(diào)查情況、制定決策、協(xié)調(diào)統(tǒng)一、解決問題、聯(lián)系感情等[1]。為了實現(xiàn)這些目的，需要確保所有人員都能準時到會。簽到管理則是一種重要的手段。而當參會人員特別多的時候，傳統(tǒng)的簽字簽到方法就顯得比較笨拙[2-3]。本文以企業(yè)人手一卡簽到簽退為背景，每次會議前利用員工卡刷卡簽到，與會人員信息實時傳入后臺，會議開始前一定時間內(nèi)仍然沒有簽到，后臺將會發(fā)送短信至與會人員手機和會議主辦方的手機中，及時提醒跟蹤，具有界面易操作、管理方便、經(jīng)濟便捷、功能豐富等特點。

1 系統(tǒng)設計

整個系統(tǒng)包括三個部分，分別為會前準備部分、簽到監(jiān)測部分和會后統(tǒng)計部分。會前準備部分需要提前將會議主題、會議室安排、會議人員確定、與會部門等信息錄入系統(tǒng)中;簽到監(jiān)測部分實時監(jiān)測簽到情況，如果應該參加會議的人員中有人在會議開始前10分鐘仍未簽到則將發(fā)送短信至與會人員手機中，及時提醒該人員準時參會，若會議開始仍未簽到，則將信息直接發(fā)送給主辦方中并在系統(tǒng)中做好記錄;會后統(tǒng)計部分則是該用戶查詢統(tǒng)計某個會議或某時間段內(nèi)所有會議的到位情況、缺席情況等，方便做好跟蹤管理。系統(tǒng)設計思路如圖1所示。所有信息都保存在Access數(shù)據(jù)庫中。用戶界面采用LabVIEW圖形化語言編輯。事先建立好Access數(shù)據(jù)庫的UDL文件，以便LabVIEW直接允許訪問和鏈接該數(shù)據(jù)庫文件[4]。

2 功能設計與實現(xiàn)

2.1 會議信息錄入

會議信息包括會議名稱、會議室安排、與會領導、需要參加會議的部門和人員、會議日期、會議開始時間等。在準備會議階段把所有信息都錄入系統(tǒng)，自動生成短信發(fā)送至各個參會人員手機中。首先采用LabVIEW自帶的Database工具包[5]中的DB Tools Open Connection.vi算子連接該數(shù)據(jù)庫文件，將員工Access信息表中的所有相關數(shù)據(jù)導入系統(tǒng)，包括領導層與員工層名單、企業(yè)包含的所有部門等，同時要自動去除掉重復的部門名稱。選擇相應的參加部門后參加員工列表中會顯示出相應的員工名單，這樣可以簡化用戶從龐大員工層數(shù)據(jù)庫中挑選與會人員煩瑣的操作流程。所有相關的數(shù)據(jù)錄入后，選擇需要參加的領導、相應部門的員工，然后點擊短信預覽，可在短信窗口預覽自動生成的編輯短信文字，若無誤可以直接點擊發(fā)送按鈕。員工Access信息庫如圖2所示，經(jīng)過程序處理的部門選擇與員工選擇界面如圖3所示，采用Concatenate Strings.vi算子形成預編輯短信模板，程序框圖如圖4所示，與會人員選擇和短信預覽界面運行如圖5所示。所有的會議信息和參會人員信息將會記錄到會議Access數(shù)據(jù)庫中，如圖6所示。

2.2 簽到信息監(jiān)測功能

本模塊的功能實現(xiàn)主要借助于員工卡的刷卡功能，在會議室門前裝有打卡機，參加會議的人員只要使用自己的員工卡刷一下就能往后臺發(fā)送該員工已參會的信號，系統(tǒng)界面也會有相應的顯示，如圖7所示。此外，系統(tǒng)采用Get Date/Time In Seconds.vi算子實時監(jiān)測時間，利用時間延遲.vi算子設定10min，在會議開始前10分鐘仍未刷卡登記的人員系統(tǒng)將發(fā)送短信至未參加人員的手機，這里用對話框模擬顯示，如圖8所示。會議缺席人員信息將傳入系統(tǒng)，并記錄到會議Access數(shù)據(jù)庫中，如圖9所示。

2.3 會后統(tǒng)計模塊

該模塊主要是實現(xiàn)會后對參加人員、缺席人員的統(tǒng)計，直接利用Database工具包中的DB Tools Select Data.vi算子調(diào)用會議信息Access數(shù)據(jù)庫即可，再利用Database Variant To Data.vi算子將獲得的數(shù)據(jù)包轉置成二維數(shù)組存入數(shù)據(jù)表中。其中，采用SQL語句“where 姓名 = 王六依”可以調(diào)出該員工的所有信息。缺席人員統(tǒng)計界面如圖10所示。

3 結束語

本系統(tǒng)借助了LabVIEW軟件的圖形化界面和Access優(yōu)異的數(shù)據(jù)管理功能，開發(fā)出一套針對會議的簽到系統(tǒng)，尤其是中大型會議、人員較多的情況下，簽到迅速，電子化辦公，界面友好，操作簡單方便，具有良好的實用性，大大減少了簽到的繁雜性，避免了人員集中時簽到處的擁堵局面，而且具有會議前10分鐘自動提醒與會后統(tǒng)計功能，提高了工作效率，優(yōu)化了企業(yè)的會議管理。

參考文獻：

[1] 會議[EB/OL]. https：//wiki.mbalib.com/wiki/%E4%BC%9A%E8%AE%AE##s1.

[2] 鄭瑩，孟安寧，孫久舒.基于校園一卡通的考試簽到系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J].計算機時代，2017（12）：100-103.

[3] 唐明.基于校園一卡通平臺的會議簽到子系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[D].電子科技大學，2014.

[4] 張宏偉，黃煒.基于LabVIEW訪問Access數(shù)據(jù)庫的設計與應用[J].電子世界，2016（7）：79-80.

[5] 萬明月.基于LabVIEW的用戶管理系統(tǒng)[J].信息技術，2013（12）：193-195.

【通聯(lián)編輯：唐一東】