孫賀

摘要：作者主要對電子文件的整理、歸檔和保護(hù)問題加以分析，并對如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了深入地探討。

關(guān)鍵詞：時(shí)代發(fā)展;電子文件;檔案管理

現(xiàn)代科技的普及與發(fā)展，尤其是以計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)用來解決迫切需要解決的管理問題，使得各類管理工作過程都采用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來管理各類信息資源，包括檔案管理工作在內(nèi)，產(chǎn)生了大量的電子文件。在如何對待計(jì)算機(jī)技術(shù)，做好電子檔案的管理工作，需要我們深入探討，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，其中重要的是處理好電子文件的整理、歸檔和保護(hù)工作，是我們做好電子檔案工作的關(guān)鍵所在。

一、深入研究對各類電子文件的整理工作

首先，關(guān)于基建設(shè)備等方面電子文件的整理問題。通常情況下，利用計(jì)算機(jī)對規(guī)范的紙張進(jìn)行打印輸出，因而形成基建檔案，這就要求提前整理好數(shù)據(jù)信息，并且按檔案管理要求進(jìn)行輸入和對紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，同時(shí)把案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)加以連接，必須提前在引進(jìn)設(shè)備的合同中，對電子文件的必要條件明確提出，其中包括文件格式。工作平臺(tái)、系統(tǒng)環(huán)境和縮微膠處在內(nèi)，必須在移交電子文件光盤、軟盤或相關(guān)載體時(shí)，對電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)同時(shí)附上。

其次，關(guān)于對財(cái)務(wù)電子文件的整理問題。先說工資單。工資的歸檔必須以光盤形式，每月工資都要附有紙質(zhì)的匯總表，同時(shí)列出人數(shù)、代碼、單位、名稱和明細(xì)工資。為了作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證，同時(shí)還應(yīng)做好隨時(shí)移交清單工作。再說賬簿?，F(xiàn)在的會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容都進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)的打印來顯現(xiàn)。從格式上說，計(jì)算機(jī)賬簿比較統(tǒng)一并以光盤形式保存內(nèi)容，這就需要在光盤歸檔時(shí)要使用賬簿交接表，其中包括說明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期、負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬人員必須簽名，以保證真實(shí)，起憑證作用。

再次，關(guān)于上述以外其它方面電子文件的整理問題。隨著科技形勢的發(fā)展，現(xiàn)在企事業(yè)單位都在建設(shè)自己的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。比如，作為事業(yè)單位的學(xué)校，在學(xué)校管理信息系統(tǒng)，就包括教學(xué)、科研、人事管理、后勤等內(nèi)容，教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊中心，財(cái)務(wù)結(jié)算中心等構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊中心主要負(fù)責(zé)學(xué)生注冊、選課、排課、課表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞;結(jié)算中心主要負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞，還有教務(wù)處工作方面的數(shù)據(jù)的傳輸?shù)鹊?。為了對這些電子文件進(jìn)行整理，在信息中心通過計(jì)算機(jī)接收到這些信息后，先要集中處理，然后再匯總數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享共用。每年還要隨著數(shù)據(jù)的更新，由信息中心按檔案部門要求鑒定、整理，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸存入光盤、歸檔或移交檔案部門統(tǒng)一保存。

二、必須做好電子文件歸檔方式和途徑的選擇工作

文件歸檔的方式和途徑的選擇對于保存工作至關(guān)重要。一般地說，紙質(zhì)檔案的載體比較穩(wěn)定安全，相對而言，電子文件的載體穩(wěn)定性差些，易損壞。采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔的方式簡便而安全，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交主要有兩條途徑：

第一條，利用計(jì)算機(jī)開通電子文件歸檔的管理網(wǎng)線。事實(shí)證明，越來越多的文件被傳輸上網(wǎng)，是隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立和發(fā)展而發(fā)展的。這就需要那些具有保存價(jià)值的電子文件應(yīng)及時(shí)輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上，由電子文件形成部門編目整理，再利用網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案部門，而檔案部門再與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商，對歸檔電子文件提出格式要求，當(dāng)然不是唯一的要求，從軟件上看應(yīng)從通用性較強(qiáng)的角度加以認(rèn)可。如：DBF、DOG、TXT、EXE等文件，之后檔案人員再根據(jù)檔案密級(jí)保管期限，再加上檔案管理信息，如分類號(hào)、檔號(hào)等，直接導(dǎo)入檔案數(shù)據(jù)庫，并且要在通過網(wǎng)絡(luò)終端同時(shí)在權(quán)限范圍內(nèi)可以查詢。

第二條，選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)后，通過與計(jì)算機(jī)信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。各地都設(shè)立了計(jì)算機(jī)與信息管理中心，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立信息管理系統(tǒng)。這種中心的設(shè)立，主要是適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，這個(gè)管理中心成為了電子文件信息的匯集點(diǎn)，其中具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，是他們使得具有保存價(jià)值的電子文件歸檔成為最佳歸檔途徑之一。不論歸檔途徑如何，必須在電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，再傳輸給檔案部門。為了保證電子文件形成數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，檔案部門不能自行從網(wǎng)上下載，按正常途徑接收的電子文件應(yīng)一律存入光盤。

三、電子文件的歸檔制度必須完善

1、由于電子文件來源廣泛，必須有相應(yīng)的制度保障。其來源或叫形成者包括業(yè)務(wù)管理部門的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入人員、信息管理理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。這樣來源多頭的電子文件歸檔沒有制度約束是不行的，歸檔人員應(yīng)將制度變成自覺行動(dòng)。本單位的立卷歸檔制度應(yīng)包括電子文件歸檔工作，并列入信息管理工作程序，在檢查和考核信息管理工作時(shí)，同時(shí)檢查和考核電子文件歸檔工作。

2、電子文件歸檔必須要有兩套制。這主要針對現(xiàn)代技術(shù)條件下，由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，而一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質(zhì)形式保存的原因，所以目前檔案一般采取電子文件和紙質(zhì)文件“雙軌制”，使得歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，出現(xiàn)紙質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，于是最終形成內(nèi)容一樣的兩套檔案。

四、必須制定相應(yīng)的電子檔案載體的保護(hù)措施

歸檔后的電子文件的保存是脫機(jī)方式，而大量的電子文件在實(shí)際使用過程卻是用光盤保存，這樣就需要對當(dāng)前歸檔電子文件載體制定相應(yīng)而必要的保護(hù)措施。

1、要注意避光;2、要對排放和使用加以規(guī)范;3、對濕度、溫度環(huán)境要保持良好。

綜上所述，我們應(yīng)高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求做好規(guī)劃電子文件歸檔工作，即從信息管理工作大局著眼，又要顧及本單位辦公自動(dòng)化實(shí)際，摸清信息產(chǎn)生的源頭，又順應(yīng)其規(guī)律，把電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，使歸檔形成制度，這樣既附合時(shí)代發(fā)展要求，又能節(jié)約資源，檔案管理層次和效率也提高了。

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