王心俐

摘 要：隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展及我國人事干部制度的變革，人事檔案管理過程中出現(xiàn)了許多不適應社會發(fā)展的新問題，要做到開發(fā)人才、使用新人才、進行人才預測，提升組織工作水平，就應該做好人事檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：人事檔案;措施

市場經(jīng)濟的發(fā)展導致人力資源流動市場的開發(fā)壯大，流動人員越來越多，給我國人事檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。人才競爭加劇，“棄檔、擅自建檔、造檔”現(xiàn)象層出不窮;人事檔案真實性難以保證，檔案可信度降低;歸檔材料信息不完整，轉(zhuǎn)遞歸檔制度不完善;個人檔案公民缺乏知情權(quán)等等。這些問題有愈演愈烈之勢。

一、完善人事檔案管理體系 強化人事檔案管理

從新中國成立至今，在這幾十年的時間里，黨和國家制訂了一系列的條例、規(guī)章和辦法，對人事檔案的收集、歸檔、整理、轉(zhuǎn)遞、利用作出了嚴格的規(guī)定，可以說我國人事檔案的管理制度體系已經(jīng)具備了初級的層次，即有國家、地方、行業(yè)、部門的制度等。即使這樣，目前我國的人事檔案制度還相應存在一些問題，如封閉式的人事檔案管理制度缺乏必要的“人性關(guān)懷”，忽視其相對人的合法權(quán)益，如知情權(quán)、申訴權(quán)、隱私權(quán)等，管理過程中也出現(xiàn)了以系列問題，如“人檔分離”問題、個人攜檔問題、擅自建檔問題等。因此要在社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的大背景下，完善人事檔案管理制度體系，只有建立嚴密、科學、合理的人事檔案管理制度，才是確保人事檔案管理工作正常進行的根本保證。

二、淡化人事檔案的“憑證功能”，強化信息服務(wù)功能

就我國目前人事檔案的內(nèi)容來看，存在著內(nèi)容貧乏，個性信息缺乏問題，尤其是個性反應不夠具體，動態(tài)業(yè)績記錄較少，忽視了個人的變革創(chuàng)新精神的記載和評價，很難滿足當今信息社會的發(fā)展要求，因此要創(chuàng)新人事檔案的內(nèi)容。創(chuàng)新人事檔案的服務(wù)內(nèi)容就要改變?nèi)耸聶n案“千人一面”的狀況，要根據(jù)人員的多元化，對人事檔案實行不同的檔案內(nèi)容收集和管理標準，在人事檔案中增加反映個人綜合能力、素質(zhì)、業(yè)績的材料，把人事檔案建設(shè)與建立市場經(jīng)濟條件下的個人信用聯(lián)系起來，以憑證部分、職業(yè)生涯、職業(yè)能力和個人信用記錄作為人事檔案的主要內(nèi)容。

三、加強檔案教育，提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平

目前社會上對檔案人員的專業(yè)培訓名目繁多，大都是短期的理論培訓，不能真正提高專業(yè)能力。許多國家在員工培訓方面都采用“教育休假制”來實施作為終身教育戰(zhàn)略的回歸教育，以便使員工的知識技能得到不斷更新。我們認為，這樣的制度可以引入我國檔案行業(yè)中來，結(jié)合我國檔案工作和檔案工作人員的實際情況，建立健全針對檔案人員教育培訓的一套規(guī)章制度。一方面，可以保障檔案工作人員接受繼續(xù)教育的基本權(quán)利，為個人發(fā)展提供一定的空間，滿足個人發(fā)展的需要;另一方面可以使檔案部門人力資源的質(zhì)量得到不斷提升，推動檔案工作更好的發(fā)展。

四、加強檔案行政管理部門在人事檔案管理中的作用

我國的人事檔案管理主要依據(jù)《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和其他人事管理制度進行規(guī)范和管理的。檔案行政管理部門在檔案管理中的地位是“國家檔案行政管理部門宏觀管理、組織協(xié)調(diào)”和“同級檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導”。人事檔案的所有權(quán)歸國家，檔案行政管理部門應依法使其管理職責，從保護檔案國家所有權(quán)的高度充分重視對人事檔案的管理。檔案行政管理部門可以從行政監(jiān)督和行政執(zhí)法兩個途徑來加強對人事檔案的管理。行政監(jiān)督就是檔案行政管理部門要發(fā)揮其行政監(jiān)督功能，如在人事檔案管理方面涉及領(lǐng)導干部有嚴重違法亂紀行為時，檔案行政管理部門要行駛其監(jiān)督權(quán)力;行政執(zhí)法就是對人事檔案管理領(lǐng)域中的違法行為，檔案行政管理部門可以通過設(shè)立的執(zhí)法監(jiān)督檢查機構(gòu)或檢查員進行行政執(zhí)法，可以簽發(fā)《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查通知書》或《違法行為處理通知書》，督促對其所屬的且對違法行為有直接負責的主管人員或者其他責任人員給予行政處分，這是目前檔案行政管理機關(guān)在人事檔案管理中發(fā)揮作用的有效途徑。

五、建立信息社會化、開放式的人事檔案管理模式

一是加快人事檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)人事檔案的信息化管理。建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，包括文字和多媒體信息數(shù)據(jù)庫。文字數(shù)據(jù)庫要涵蓋人員各方面的綜合信息，如個人自然情況、工作情況、職稱職務(wù)情況、工資情況、學歷教育情況等。多媒體數(shù)據(jù)庫包括圖像和視頻數(shù)據(jù)庫，從數(shù)據(jù)源的采集到后期制作，都能將文字圖片、聲像資料轉(zhuǎn)化為檔案材料，實現(xiàn)人事檔案查找、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作的自動化處理。

二是加快網(wǎng)絡(luò)化管理體系建設(shè)，實現(xiàn)人才資源共享。要達到信息共享就要建立統(tǒng)一的信息系統(tǒng)和標準規(guī)范的人事檔案管理軟件，否則會造成數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)混亂，使上下級無法溝通和共享。以地市級建立局域網(wǎng)效果最佳，市與各縣、區(qū)主管局和基層相連，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)人才信息的大面積資源共享。

三是在建立人事檔案數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建國家人事檔案中心。構(gòu)建人事檔案中心是根據(jù)“統(tǒng)一領(lǐng)導，分級管理”的原則，在一定的區(qū)域內(nèi)（省或縣）設(shè)立各級國家人事檔案中心，集中管理該地區(qū)的人事檔案;各單位、組織、團體等人事檔案由該地區(qū)的國家人事檔案中心統(tǒng)一管理;人事檔案在各級國家人事檔案中心流動、傳遞;各用人單位按期把要歸檔的人事檔案材料按國家規(guī)定遞交各級國家人事檔案中心，由人事檔案中心按一定標準統(tǒng)一管理，并為各單位提供人事信息和人事材料憑證。

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