文/Susan Grajek & the 2018-2019 EDUCAUSE IT Issues Panel

議題7 可持續(xù)的經(jīng)費投入

在不斷加劇的預(yù)算限制面前，為了維持服務(wù)質(zhì)量并滿足IT服務(wù)的新增需求和應(yīng)用增長而制定經(jīng)費投入模式。

當今時代的高等教育經(jīng)濟模式正在受到挑戰(zhàn)。IT 運行看起來也應(yīng)當和其他運行活動一樣成為經(jīng)費削減的目標。然而，信息技術(shù)發(fā)揮著流通系統(tǒng)的作用，促使實現(xiàn)個性化創(chuàng)新的教學(xué)、取得研究進展、形成富含數(shù)據(jù)的管理決策、建立學(xué)校成員和利益相關(guān)者的聯(lián)系。經(jīng)費投入模式必須是高效的，不過也要能充足和合理地保障這個流通系統(tǒng)的運行。

當學(xué)校在尋求啟動新的計劃和項目時，CIO 和IT 部門的參與越早，IT 領(lǐng)導(dǎo)者們則越可能提出需要哪些經(jīng)費來擴大和維持服務(wù)的提供。

如果IT 可以早參與，那么就不會出現(xiàn)財務(wù)黑洞。

IT 部門之外最關(guān)心此事的應(yīng)該是誰？

校長、教務(wù)長和首席業(yè)務(wù)官（CBO）。明智的投資可以幫助降低風險，形成新的收入來源，推進研發(fā)，并實現(xiàn)校園體驗轉(zhuǎn)型。在高等教育界，有戰(zhàn)略眼光的首席信息官知道必須推進業(yè)務(wù)應(yīng)用案例，而不僅是展示網(wǎng)絡(luò)圖；要運用數(shù)據(jù)分析來為各個行政委員會的決策和建議提供支持。

教師、研究人員、學(xué)生和職員。他們應(yīng)當能夠為了學(xué)習(xí)和工作而便利地使用業(yè)界普遍水平的數(shù)據(jù)、軟件以及無縫集成的解決方案。

校友。優(yōu)化運行成本意味著學(xué)?？梢栽趧?chuàng)新方面進行更多的投入，從而讓學(xué)生更好地為畢業(yè)后的生活做好準備。

認識誤區(qū)

信息技術(shù)只不過是一項成本或者是日常費用。IT 投資可以通過改善學(xué)生報到情況、提升學(xué)生保留率、助力于研究經(jīng)費競爭、促進資本運作，從而產(chǎn)生收入。

信息技術(shù)預(yù)算不應(yīng)當增長。許多學(xué)校的信息技術(shù)投入長期不足，忽視了為持續(xù)的更新和升級安排費用。而且，信息技術(shù)的價值在不斷增長和深化，也對信息技術(shù)的預(yù)算需求持續(xù)增加。

信息技術(shù)的成本上下波動、無窮無盡。那些與CIO 密切合作的經(jīng)驗豐富的CBO 可以采用財務(wù)技術(shù)和其他策略來平滑經(jīng)費支出中的波動，甚至平滑資本性支出中的波動。

IT 領(lǐng)導(dǎo)者總是想要最新和最酷的技術(shù)。實際上，CIO 們的決策源自許多方面：IT 員工的專業(yè)知識、校園社群中的合作伙伴、產(chǎn)業(yè)研究，以及高等教育界的CIO 同行經(jīng)驗和斗爭經(jīng)歷。

常見的陷阱

IT 領(lǐng)導(dǎo)者需要謹慎關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)層的變動。新的領(lǐng)導(dǎo)也許會以不同的視角看待信息技術(shù)的價值和戰(zhàn)略重要性。

重大的財務(wù)挫折會收緊學(xué)校在項目投入上的整體能力。因為信息技術(shù)投資是大量項目的基礎(chǔ)，因此捐贈或入學(xué)人數(shù)的下滑對IT 部門的預(yù)算和人員會有出人意料的廣泛影響。當然，IT部門既是一個成本中心也是一個解決方案中心，削減IT 預(yù)算實際上會進一步惡化學(xué)校應(yīng)對財務(wù)挑戰(zhàn)和從根源上回應(yīng)問題的能力。

蘊含的機遇

可持續(xù)的IT 經(jīng)費模式可以讓院校有能力維持卓越的運行水平和強健的服務(wù)承受力，并同時為創(chuàng)新而投資。教師、研究人員、學(xué)生和職員都能清楚因信息技術(shù)而成為可能的那些事情。全校各方面領(lǐng)導(dǎo)不會視IT 部門為成本中心，而是學(xué)校的戰(zhàn)略資產(chǎn)。學(xué)校的IT 競爭力會表現(xiàn)在聘用頂尖教師和研究人員以及募集新的捐贈等方面。學(xué)校在創(chuàng)新上的聲譽也將有所提升，從而吸引那些希望和創(chuàng)新者合作的廠商和投資者。

如果學(xué)?？梢詫T 的成果和能力納入視野，那么戰(zhàn)略高度的共同參與可以提供獲取額外資源的機遇，學(xué)校也因此而持續(xù)取得成功。CIO 可以與CFO 合作，采用校內(nèi)各部門的視角審視當前的經(jīng)費模式和流程，從中覺察出這些模式是否能激勵期望中的那些行動（如接受學(xué)校的方案、標準和授權(quán)；打破部門壁壘等等）。

建議

起步

學(xué)習(xí)CFO 推進業(yè)務(wù)案例的形式和方法。

精通招生、錄取、咨詢、校友參與和高等教育其他關(guān)鍵業(yè)務(wù)職能中的方案和趨勢、學(xué)校的目標和挑戰(zhàn)等知識。

對推遲IT 投資的后果進行一次詳盡分析。分析結(jié)果可以作為依據(jù)，證明缺乏投入實際上是以損失收入機會為代價的。

制定衡量標準。沒有標準，就無法知道各種事情是否做得更好、更快、更經(jīng)濟。

進階

深化和擴展各種聯(lián)系和合作。幫助校內(nèi)的合作伙伴更好地理解IT 投資是如何構(gòu)成和為何如此構(gòu)成，以便當IT 經(jīng)費需求增加時他們更清楚背景情況。

采用持續(xù)改進的方法。尋找IT 服務(wù)中增加凈收入之處，進行真正的機會成本分析。學(xué)習(xí)別人的最佳實踐。

優(yōu)化

在預(yù)算計劃周期中深化與業(yè)務(wù)和教學(xué)單位的關(guān)系，了解他們的近期項目和長期計劃。通過這些溝通和對話，共同合作確定他們的重點工作所需的信息技術(shù)支持。這可以避免意外事件和預(yù)算缺口，否則可能導(dǎo)致重要項目脫離軌道并損害IT 部門的信心。

保持靈活，知曉當前方案的替代方案。今天的最佳經(jīng)費模式也許到明天就不再有效，或者不適用于特別的需求和領(lǐng)域。

評估學(xué)校的風險容忍程度和改革準備情況，因為這兩點都會影響到交付新服務(wù)和形成新能力的預(yù)算和日程。

行業(yè)生態(tài)中的機會

區(qū)域性的聯(lián)盟或同行群體聯(lián)盟都是很重要的。區(qū)域性的聯(lián)盟可以團結(jié)小型學(xué)校并擴展行業(yè)影響力，用于和廠商談判更好的價格和合同條件。聯(lián)盟同樣為CIO 和CBO 們提供了共享最佳實踐和通報新興威脅和挑戰(zhàn)的機會。專業(yè)組織提供文獻成果、職業(yè)發(fā)展、研究成果和衡量基準，有助于學(xué)校發(fā)現(xiàn)經(jīng)費投入模式和其他方面的改革突破點。

議題8 數(shù)據(jù)管理和治理

為實現(xiàn)有效的院校數(shù)據(jù)治理而采取行動和建立組織結(jié)構(gòu)。

作為信息驅(qū)動型組織，學(xué)院和大學(xué)創(chuàng)造信息、傳遞信息，依托信息流運轉(zhuǎn)。因此，數(shù)據(jù)是院校的血脈。數(shù)據(jù)是有影響力的資源，必須要適當管理、掌控、保護、理解和優(yōu)化，從而協(xié)助學(xué)校達成使命和目標。盡管數(shù)據(jù)流入流出業(yè)務(wù)流程時往往是無聲無息的，然而缺乏基于數(shù)據(jù)的決策能力的話，學(xué)校就會陷入盲目行動。高效的數(shù)據(jù)管理和治理是決策支持和情報能力的基礎(chǔ)。

IT 部門之外最關(guān)心此事的應(yīng)該是誰？

學(xué)校高層領(lǐng)導(dǎo)者。他們要理解數(shù)據(jù)的價值和利用方式，也要理解錯誤管理和不善管理數(shù)據(jù)帶來的風險。高層領(lǐng)導(dǎo)者依賴于及時、準確的可用數(shù)據(jù)。

院校研究（IR）領(lǐng)導(dǎo)者。IT 和IR 領(lǐng)域要深度合作，從而讓學(xué)校獲得最大可能地提升數(shù)據(jù)價值和收益的能力。

部門級別的數(shù)據(jù)所有者和管理者。他們要負責管理日益增長的云應(yīng)用、數(shù)據(jù)集和報表。數(shù)據(jù)是學(xué)校資產(chǎn)，應(yīng)當為學(xué)校整體利益服務(wù)而不應(yīng)當只在“豎井”發(fā)揮作用。

認識誤區(qū)

當今的系統(tǒng)中有著活躍、實時、移動化的數(shù)據(jù)。人們都在用更復(fù)雜更精準的方式思考數(shù)據(jù)的不同類型和不同的使用方式：描述性的、診斷性的、預(yù)測性的、規(guī)范性的。

如果一直以來對數(shù)據(jù)的管理都還不錯，那么就不需要擔心這個問題。我們當今持有的數(shù)據(jù)有著越來越豐富的含義，也受到越來越多的約束。在數(shù)據(jù)的應(yīng)用、使用、控制和銷毀的管理和認識方面，學(xué)校正在面臨著各種不同的要求。

數(shù)據(jù)管理是相當簡單直接的。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者們尚未認識到全校范圍內(nèi)數(shù)據(jù)“豎井化”的程度。這個問題形成演變了很長時間，而且反映了分權(quán)性質(zhì)在學(xué)校決策中的支配地位。全校范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)治理正是努力將大量糾纏的數(shù)據(jù)“線”重新編織成學(xué)校數(shù)據(jù)“布”的過程。

常見的陷阱

數(shù)據(jù)治理無法按照IR 領(lǐng)導(dǎo)、IT 領(lǐng)導(dǎo)和其他領(lǐng)導(dǎo)分工負責的方式劃分，而是要采取以學(xué)校數(shù)據(jù)為整體的方法。管理和依靠數(shù)據(jù)的人們都是數(shù)據(jù)相關(guān)者，他們應(yīng)當盡可能早地以各種方式開始從事與管理、維護、開放使用、保護、使用數(shù)據(jù)并發(fā)揮其作用相關(guān)的工作。

校長、教務(wù)長和董事會必須要深度參與。學(xué)校中大量的各種群體面臨著不同的復(fù)雜問題，而且這些群體往往不習(xí)慣于互相合作。數(shù)據(jù)治理可以形成戰(zhàn)略機遇，以此激發(fā)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者、IT 領(lǐng)導(dǎo)、IR 領(lǐng)導(dǎo)理清最重要的問題，以及運用數(shù)據(jù)來解決問題的方法。

蘊含的機遇

如果學(xué)校擁有治理良好的數(shù)據(jù)倉庫而且在計劃、決策和資源分配中有效運用數(shù)據(jù)的話，將會獲得更高的效率和效能。學(xué)校就有能力在問題出現(xiàn)時獲得有利于采取行動的洞察力，即獲得可靠和安全地采取行動所需的信息。而且，學(xué)校也會有一批隨時準備解決問題的高級管理者。有效的數(shù)據(jù)治理讓院校有能力敏捷行動，而且不再以傳聞和描述作為行動依據(jù)。

建議

起步

從夯實基礎(chǔ)開始。學(xué)校對于數(shù)據(jù)使用的需求和能力是金字塔型的。學(xué)校運行所必需的數(shù)據(jù)構(gòu)成基礎(chǔ)，必須要在全校范圍內(nèi)是準確、及時、安全、透徹理解和一致定義的才有意義。

在特定的業(yè)務(wù)問題上開始最初的數(shù)據(jù)管理和治理嘗試。開始的攤子不要太大。

采取自底向上的方式工作，積累小的勝利來保持勢頭。

進階

利用已經(jīng)打下的基礎(chǔ)。通過可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和治理，學(xué)?？梢赃\用數(shù)據(jù)來更好地理解關(guān)鍵指標（入學(xué)率或保留率）面臨的狀況。

不僅要注意數(shù)據(jù)，也要注意算法。廠商的應(yīng)用系統(tǒng)使用算法為諸如學(xué)生成就之類的關(guān)鍵指標提供支持。如果那些算法是廠商私有的，學(xué)校就無法完全理解分析的基礎(chǔ)，因而也無法從中得出建議。要考慮將數(shù)據(jù)治理擴展到算法治理。

優(yōu)化

指定一位知識豐富的員工作為管理層的“數(shù)據(jù)解讀者”（Date Whisperer）。這位員工的工作是為管理層提供所需的數(shù)據(jù)，并在需要時對數(shù)據(jù)進行解釋翻譯并回答疑問。

綜合利用數(shù)據(jù)。提升數(shù)據(jù)的利用和分析到預(yù)測性甚至是規(guī)范性的層次。這很可能會擴展對于數(shù)據(jù)和流程的要求，而且會在數(shù)據(jù)治理相關(guān)的討論中引入倫理、合法合規(guī)和隱私問題。

行業(yè)生態(tài)中的機會

許多學(xué)校正在進行數(shù)據(jù)治理的工作。專業(yè)協(xié)會可以在當前基礎(chǔ)上深化IR 部門和IT 部門的領(lǐng)導(dǎo)和員工之間的合作，也可以為高級管理者提供如何更好地發(fā)揮學(xué)校數(shù)據(jù)優(yōu)勢和進行基于數(shù)據(jù)的決策的相關(guān)信息。

標準化的高等教育數(shù)據(jù)模型也許是有巨大效益的。澳大利亞和英國已經(jīng)取得了一些進展，相比之下美國和加拿大已經(jīng)落后了。標準化的數(shù)據(jù)模型會使系統(tǒng)互通和數(shù)據(jù)交換更加簡單直接，而且有降低成本的潛力。