保俊偉

【摘 要】文書檔案管理信息工作是一項(xiàng)十分重要的工作，文書檔案是記錄和保存社會(huì)發(fā)展?fàn)顩r的主要形式之一。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與網(wǎng)絡(luò)科技技術(shù)的普及，文書檔案管理的電子化是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，文書檔案利用電子化的手段，使文書檔案的管理工作與原先相比較而言，信息更加的準(zhǔn)確無(wú)誤。文書檔案管理信息的電子化具有一定的優(yōu)越性，而在社會(huì)發(fā)展中也存在一定的問(wèn)題需要我們解決。

【關(guān)鍵詞】文書

文書檔案管理信息的電子化是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。文書檔案管理的工作作為檔案管理工作的一個(gè)重要組成部分，文書檔案管理工作的電子化應(yīng)用，有助于提高檔案管理工作的工作效率。本篇文章，主要是從文書檔案管理信息的電子化對(duì)于當(dāng)今社會(huì)以及對(duì)檔案管理工作的意義入手，闡述分析文書檔案管理信息的電子化存在的問(wèn)題，對(duì)文書檔案管理信息的電子化的應(yīng)用策略進(jìn)行探討，以便于提高文書檔案管理信息工作的質(zhì)量和效率。

一、文書檔案管理信息電子化的意義

檔案管理工作主要是分為兩個(gè)部分，一個(gè)是檔案信息的收集，另一個(gè)就是當(dāng)檔案信息的保存。電子化的文書檔案管理便于實(shí)現(xiàn)資源上的共享以及存儲(chǔ)，提高了檔案管理工作的效率。

（一）提升工作效率

電子化的手段在文書檔案管理中的應(yīng)用，利用當(dāng)今的科學(xué)技術(shù)手段，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)就可以輕而易舉的獲得信息，有效的拓寬了文書檔案的信息來(lái)源，降低工作人員的工作難度，電子化的檔案辦公對(duì)信息獲取具有準(zhǔn)確性、收集的信息涵蓋范圍廣，節(jié)約了文書檔案管理的工作成本，在文書檔案管理工作中，節(jié)約了紙張的使用，響應(yīng)政府的號(hào)召節(jié)約資源的同時(shí)還能夠提升文書檔案管理工作的速度。文書檔案工作本身工作量十分的大，人工操作往往會(huì)出現(xiàn)失誤。文書檔案管理工作運(yùn)用電子化可以系統(tǒng)科學(xué)的對(duì)檔案管理進(jìn)行分類保存?？傊臅鴻n案管理工作中運(yùn)用電子化信息技術(shù)手段在很大的程度上可以提升檔案管理的工作效率。

（二）提高檔案管理的安全

在傳統(tǒng)的檔案管理中，通常都是用紙質(zhì)進(jìn)行保管，這種文書檔案的管理對(duì)環(huán)境的要求相當(dāng)?shù)母?，注意防止外部環(huán)境對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行侵蝕，造成文書檔案的丟失，對(duì)檔案工作帶來(lái)影響。另外一方面，文書檔案管理工作人員有的時(shí)候會(huì)因?yàn)榇中拇笠庖矔?huì)造成答案管理的工作出現(xiàn)紕漏，造成檔案管理工作的安全問(wèn)題的出現(xiàn)。最后，文書檔案管理工作還能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享。

二、文書檔案管理信息電子化的問(wèn)題

文書檔案管理工作的電子化應(yīng)用有利于提高文書檔案管理工作的安全性。電子化的引用，雖然在大多數(shù)的工作中給工作人員帶來(lái)了數(shù)不清的便利，但在運(yùn)用電子化的文書檔案管理工作中也會(huì)出現(xiàn)不確定的因素，對(duì)文書檔案工作存在著一定的危害。

（一）電子設(shè)施不完善

文書檔案信息管理電子化已經(jīng)成為檔案管理工作中的重要組成部分，也是順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)。為了讓文書檔案信息管理電子化更好地滿足社會(huì)的發(fā)展需要，就對(duì)電子化的文書檔案管理電子設(shè)備要求更高。完善電子設(shè)備有利于文書檔案管理工作的效率的提高。

（二）文書檔案管理機(jī)構(gòu)不健全

在當(dāng)今的文書檔案管理信息電子化的過(guò)程中還需要建立一套完善的管理機(jī)構(gòu)，單單是一個(gè)部門是不能夠?qū)ν硎鞕n案管理工作做到面面俱到，還需要對(duì)整個(gè)檔案管理部門共同的努力建設(shè)。例如。如今的網(wǎng)絡(luò)黑客以及對(duì)信息的攔截現(xiàn)象的發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客經(jīng)過(guò)科技手段植入病毒獲取信息，導(dǎo)致電腦出現(xiàn)故障，信息被盜取，侵犯合法權(quán)益，這些問(wèn)題僅僅依靠文書檔案管理不能夠解決。因此，要建立一套完善的機(jī)構(gòu)體制，避免這種現(xiàn)象的發(fā)生，假使有類似現(xiàn)象發(fā)生我們也不至于束手無(wú)措。

（三）文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)低

隨著文書檔案信息管理的電子化的應(yīng)用對(duì)文書檔案管理的工作人員的專業(yè)素質(zhì)要求也就越來(lái)越高。如今的文書檔案信息管理工作不僅僅是依靠紙質(zhì)來(lái)進(jìn)行，還要借用一定的電子設(shè)備。這就要求檔案的工作人員熟練的使用電子設(shè)備，具備較高的專業(yè)素質(zhì)。但是目前我國(guó)的檔案管理工作者普遍的專業(yè)素質(zhì)不夠硬，甚至有的工作人員還不具備檔案管理工作的專業(yè)知識(shí)。

（四）文書檔案管理電子化的軟硬件的通用性存在問(wèn)題

雖然如今的網(wǎng)絡(luò)科技發(fā)展進(jìn)步速度迅速，但是網(wǎng)絡(luò)在通用性的方面還是存在一定的困難的。由于不同單位組織機(jī)構(gòu)對(duì)文書檔案管理工作中使用的電子設(shè)備不同，就存在著設(shè)備不相容的問(wèn)題，比如，兩種計(jì)算機(jī)的型號(hào)、規(guī)格等硬件方面存在差異性，在檔案管理工作的使用中軟件的應(yīng)用也就會(huì)存在不同的差異，由于很難做到每個(gè)單位的檔案管理工作中的辦公設(shè)備的通用，也就會(huì)造成對(duì)檔案的利用和管理上出現(xiàn)不想符合的現(xiàn)象，這就使文書檔案信息管理工作對(duì)信息的收集與整理上需要工作人員耗費(fèi)大量的精力，還降低了文書檔案信息管理電子化應(yīng)用的工作效率。

三、檔案管理信息電子化應(yīng)用的策略

（一）完善人員培養(yǎng)機(jī)制

針對(duì)文書檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)夠不夠強(qiáng)，甚至有的檔案工作人員根本不具備檔案工作的基本條件的現(xiàn)象，提高現(xiàn)有的檔案管理工作者的工作能力水，建立培養(yǎng)檔案管理人員在電子化應(yīng)用方面的培訓(xùn)機(jī)制。對(duì)于以后引進(jìn)的檔案工作者注重引進(jìn)高素質(zhì)的人才。

（二）提高檔案管理安全水平

在隨著科技的發(fā)展之下，電子化的文書檔案管理的安全性問(wèn)題也就越來(lái)越暴露，這就需要提高檔案管理的安全水平的提高。首先，要提高檔案管理工作人員的安全意識(shí)，防止文書檔案信息的外流，全面提高檔案管理工作質(zhì)量。其次，還要引進(jìn)完善的網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)，檔案管理工作者要加強(qiáng)安全防護(hù)軟件的安裝與更新的工作，設(shè)置屏蔽防火墻系統(tǒng)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)上的信息進(jìn)行過(guò)濾，對(duì)不安全的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行及時(shí)有效的攔截。

（三）對(duì)文書檔案電子化進(jìn)行創(chuàng)新

文書檔案的管理工作主要就是檔案信息的收集與整理。在檔案進(jìn)行收集與整理的過(guò)程中，檔案工作人員要注意對(duì)檔案工作進(jìn)行創(chuàng)新，以便于文書檔案的電子版的完整與集中的保管。實(shí)現(xiàn)文書檔案電子化的利用率最大化。電子化的文書檔案依賴于如今的網(wǎng)絡(luò)科技才得以實(shí)現(xiàn)，具有一定的依賴性。對(duì)文書檔案的備份管理也要進(jìn)行創(chuàng)新，有利于增強(qiáng)文書檔案管理的電子化水平。

（四）提升文書檔案電子化管理意識(shí)

文書檔案信息管理的工作是一項(xiàng)十分重要的工作，單位組織領(lǐng)導(dǎo)與工作者都要增強(qiáng)檔案管理工作的重要性。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)提升工作意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作具有的現(xiàn)實(shí)意義與價(jià)值，把檔案工作作為重點(diǎn)工作之一。其次，工作者也要提升文書檔案信息電子化的重要性，要對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)。提升文書檔案電子化管理意識(shí)，促進(jìn)文書檔案信息電子化在日常中的積極建設(shè)作用。在文書檔案信息管理的電子化應(yīng)用中工作者還應(yīng)當(dāng)建立一套備用的電子數(shù)據(jù)系統(tǒng)，防止意外的出現(xiàn)。文書檔案的工作者要培養(yǎng)定期將電子化的文書檔案信息進(jìn)行備份的習(xí)慣，儲(chǔ)存?zhèn)浞莸讲煌碾娮釉O(shè)備之中，這樣可以有效的防止在特殊情況下文書檔案管理信息的丟失現(xiàn)象。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，我們通過(guò)對(duì)文書檔案信息管理的電子化分析可知，文書檔案信息的電子化具備著許多傳統(tǒng)文書檔案管理中所不具備的優(yōu)點(diǎn)，但是同樣的，隨著社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步文書檔案信息管理的電子化存在著各種各樣的問(wèn)題。但是文書檔案信息管理的電子化是時(shí)代的要求，也是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息化技發(fā)展與普及的背景之下，文書檔案電子化的應(yīng)用要充分利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)電子設(shè)備和科學(xué)技術(shù)，在新時(shí)代之下實(shí)現(xiàn)自己的價(jià)值。

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