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淺談財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心模式的特征及完善措施

2019-08-30 04:44錢剛
財(cái)經(jīng)界·上旬刊 2019年8期
關(guān)鍵詞:服務(wù)中心財(cái)務(wù)人員財(cái)務(wù)

錢剛

摘要:隨著我國企業(yè)“走出去”步伐加快,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是不少企業(yè)的選擇。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠降低企業(yè)成本,提高經(jīng)營管理質(zhì)量,增強(qiáng)核心競爭力,同時(shí)也存在相對成本增加、管理缺陷、影響企業(yè)競爭力等問題。完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,需要從思維觀念、技術(shù)平臺、制度規(guī)范、人員培訓(xùn)、風(fēng)險(xiǎn)管控等方面入手。

關(guān)鍵詞:管理質(zhì)量 ?相對成本 ?風(fēng)險(xiǎn)防控

一、有關(guān)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的基本情況

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心(FSSC)定義:財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種全新的管理模式,這種模式充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來處理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),達(dá)到提高效率、降低成本、創(chuàng)造價(jià)值的目的。國際財(cái)務(wù)共享服務(wù)管理協(xié)會(IF-SS) 認(rèn)為,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是基于信息技術(shù),以市場視角為內(nèi)外客戶提供專業(yè)化財(cái)務(wù)信息服務(wù)的財(cái)務(wù)管理模式,是網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與企業(yè)管理共享思想在財(cái)務(wù)領(lǐng)域的最新應(yīng)用。學(xué)者布萊恩·伯杰倫(2003)認(rèn)為共享服務(wù)是將一些經(jīng)營職能集中到一個(gè)新的半自主的業(yè)務(wù)單元的合作戰(zhàn)略,這個(gè)業(yè)務(wù)單元就像在公開市場展開競爭的企業(yè)一樣,設(shè)有專門的管理機(jī)構(gòu),目的是提高效率、創(chuàng)造價(jià)值、節(jié)約成本以及提高對母公司內(nèi)部客戶的服務(wù)質(zhì)量。學(xué)術(shù)界比較認(rèn)同這一觀點(diǎn)。

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的發(fā)展。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心誕生于西方發(fā)達(dá)國家,最初源于將公司眾多同樣功能的事務(wù)集中批量處理,提高效率,降低成本。20世紀(jì)80年代,福特公司在歐洲建立世界第一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,為福特公司分支機(jī)構(gòu)提供財(cái)務(wù)服務(wù)。該中心將分散在全世界的各個(gè)分公司的財(cái)務(wù)放到一個(gè)中心來統(tǒng)一處理,確保了財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化、統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化、集約化,而且不需要在子公司建立財(cái)務(wù)部門,節(jié)省了人工成本。目前全球90%以上的500強(qiáng)企業(yè)已經(jīng)實(shí)施或計(jì)劃實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。根據(jù)埃森哲公司的調(diào)查,建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠?yàn)榭鐕窘档土瞬簧儇?cái)務(wù)成本。2013年3月,ACCA( 特許公認(rèn)會計(jì)師公會) 與德勤管理咨詢聯(lián)合發(fā)布的《中國企業(yè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)現(xiàn)狀與展望》報(bào)告顯示,到2012年底,我國近半企業(yè)建立了財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。2017年7月,ACCA(特許公認(rèn)會計(jì)師公會)發(fā)布的《2017中國共享服務(wù)領(lǐng)域調(diào)研報(bào)告》顯示,76.0%的規(guī)模百億企業(yè)成立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

二、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心具有諸多優(yōu)點(diǎn)

降低企業(yè)運(yùn)營成本。依靠財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,企業(yè)就不用在各個(gè)地區(qū)各個(gè)單位設(shè)置同樣的財(cái)務(wù)部門,能夠把資源、業(yè)務(wù)都集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來集中處理,通過信息系統(tǒng)平臺,一個(gè)員工可以處理幾個(gè)單位相同的業(yè)務(wù),減少了財(cái)務(wù)人員和中間管理數(shù)量,但是業(yè)務(wù)量卻增加了,就可以達(dá)到降低人工成本的效果。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理,減少重復(fù)業(yè)務(wù),縮短作業(yè)時(shí)間,提高工作效率,降低了管理成本。因?yàn)樨?cái)務(wù)業(yè)務(wù)操作簡潔、易用,低水平員工也可以勝任,降低了員工成本。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以在成本低的地區(qū)建立,減少了企業(yè)運(yùn)作成本。此外,因把財(cái)務(wù)管理職能都集中到一個(gè)平臺中,需要加強(qiáng)對各單位日常經(jīng)營的了解,降低了企業(yè)監(jiān)督成本。

提高企業(yè)管理質(zhì)量。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立的初衷,就是把員工從繁雜冗余的非核心業(yè)務(wù)中解放出來,專注于核心業(yè)務(wù),就是把財(cái)務(wù)人員分流到經(jīng)營中去,把真實(shí)完整的財(cái)務(wù)信息匯總起來,把財(cái)務(wù)理念帶到經(jīng)營中,提高經(jīng)營管理質(zhì)量。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立在信息集成的基礎(chǔ)上,擁有強(qiáng)大的復(fù)雜信息處理能力,能夠讓數(shù)據(jù)匯總、預(yù)算分析、盈利分析等變得迅速、高效、簡便,為企業(yè)提供預(yù)算管理、績效管理、質(zhì)量管理等決策支持信息。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心對傳統(tǒng)的復(fù)雜繁瑣財(cái)務(wù)流程進(jìn)行再造,形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的任務(wù)管理、流程管理、崗位角色管理,提高管理質(zhì)量。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心還可以對各分公司進(jìn)行統(tǒng)一管理,實(shí)現(xiàn)對各分公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的掌控,起到制衡管理的作用。

增強(qiáng)核心競爭力。企業(yè)在新的地區(qū)建立子公司時(shí),不用再專門建立財(cái)務(wù)部門,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以迅速、有效、直接為新建公司或收購公司提供財(cái)務(wù)服務(wù),提高整合能力,實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置,而且使企業(yè)具備擴(kuò)大生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模的能力。新建公司或收購公司人員能夠集中精力在核心業(yè)務(wù)上,非核心業(yè)務(wù)由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心承擔(dān),可以產(chǎn)生更多的價(jià)值。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、集約化的財(cái)務(wù)制度和操作流程,有利于提高企業(yè)服務(wù)水平,增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力。此外可以向外界提高商業(yè)化服務(wù)水平,拓展經(jīng)濟(jì)增長點(diǎn)。如殼牌石油建立的“殼牌石油國際服務(wù)公司”每年8%左右的收入來自外包有償服務(wù)。

三、財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心存在的一些問題

相對成本增加。如果設(shè)在北京、上海、廣州、深圳等發(fā)達(dá)城市,這些城市的人工成就很高。財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)軟件硬件設(shè)備及其維護(hù)的成本也在增加,相比傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心總成本要高出很多。由于解決財(cái)務(wù)問題的需要,有時(shí)需要財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的財(cái)務(wù)人員即刻前往事發(fā)地處理,航空是首選的最快方式,由此產(chǎn)生了高額的差旅費(fèi)。有的企業(yè)子公司分布比較分散,重要業(yè)務(wù)單據(jù)和原始憑證需要快遞到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,由此需要安排專人負(fù)責(zé)處理,增加了運(yùn)輸成本和管理成本。此外,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心人員脫離了子公司業(yè)務(wù),業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)可能不夠嚴(yán)密,系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)增加,同時(shí)雙方缺乏溝通,很可能不了解稅收優(yōu)惠政策而失去了節(jié)約成本的機(jī)會。

存在管理缺陷。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心設(shè)在不同地區(qū)和國家,涉及到的業(yè)務(wù)量大、流程多且十分繁瑣,運(yùn)作不方便,影響運(yùn)營效率。財(cái)務(wù)的計(jì)劃、采購、生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸、售后等各個(gè)環(huán)節(jié),這些都需要面對面溝通交流。而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)搜集數(shù)據(jù),開展業(yè)務(wù),網(wǎng)絡(luò)交流則沒有當(dāng)面交流有效果。財(cái)務(wù)信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送,則存在網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定、信息失真、數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象,導(dǎo)致企業(yè)錯(cuò)失收益良機(jī)。之前子公司自行負(fù)責(zé)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù),現(xiàn)在由財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心和子公司部門一起開展,會因分工不當(dāng)、權(quán)責(zé)不明而產(chǎn)生沖突,影響管理效率。

影響企業(yè)競爭力。由于財(cái)務(wù)人員脫離業(yè)務(wù),不再與公司人員直接接觸,對子公司的實(shí)際財(cái)務(wù)情況變化不能夠及時(shí)了解,無法準(zhǔn)確反映公司的各項(xiàng)財(cái)務(wù)狀況,財(cái)務(wù)分析師無法進(jìn)行確切的分析,這對企業(yè)的發(fā)展較為不利。企業(yè)在建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心時(shí),其人員基本上來自原有的財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu),這些人員由于受傳統(tǒng)思維影響,且不具備財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要的信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)操作技能,對該模式認(rèn)識不足,或者有抵觸心理,加上需要一定時(shí)間適應(yīng)新崗位,造成新政策難以執(zhí)行,影響到財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)發(fā)展。企業(yè)將財(cái)務(wù)人員分為財(cái)務(wù)會計(jì)和管理會計(jì),長此以往,導(dǎo)致財(cái)務(wù)會計(jì)只會記賬,管理會計(jì)只會分析,不利于財(cái)務(wù)人員的綜合發(fā)展。有的企業(yè)將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心定位為原財(cái)務(wù)部下屬單位,導(dǎo)致其員工地位下降,使得有才能的人員容易離職,人才流失嚴(yán)重,對企業(yè)造成不良影響。

四、改進(jìn)和完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)管理

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是適應(yīng)社會發(fā)展和市場變化的需要,是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展帶來的財(cái)務(wù)管理模式的變革和創(chuàng)新。筆者認(rèn)為,完善財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,需要從思維觀念、技術(shù)平臺、制度規(guī)范、人員培訓(xùn)、風(fēng)險(xiǎn)管控等方面入手。

(一)更新企業(yè)運(yùn)作思維觀念

理念的超前是企業(yè)搶抓機(jī)遇快人一步的一個(gè)法寶,創(chuàng)新思想觀念和管理手段是促進(jìn)企業(yè)發(fā)展的重要因素。要充分發(fā)揮財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的作用,必須面對組織機(jī)構(gòu)變革帶來的挑戰(zhàn),實(shí)現(xiàn)企業(yè)運(yùn)作理念的更新。更新思維觀念,需要注意幾點(diǎn):第一,精準(zhǔn)定位。共享服務(wù)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理制度化規(guī)范化統(tǒng)一化集約化,降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)企業(yè)功能需求和企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略,一般財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心可以定位為:會計(jì)服務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)管控,有強(qiáng)大實(shí)力的企業(yè)還可以拓展一個(gè)職能:價(jià)值創(chuàng)造;第二,循序漸進(jìn),與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)相一致、與企業(yè)文化相融合,制定與企業(yè)文化相融合的發(fā)展目標(biāo)和管理政策。財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心不僅需要耗費(fèi)巨大的人力物力財(cái)力,而且需要管理者和財(cái)務(wù)人員觀念的轉(zhuǎn)變和配合,不能趕進(jìn)度、一步到位。一般以試點(diǎn)實(shí)施、成熟后逐步推進(jìn)到全面鋪開的方式進(jìn)行;第三,適用有效。不能盲目跟風(fēng),需要綜合考慮成本效益,對發(fā)展多元化、業(yè)務(wù)不定向的企業(yè),應(yīng)審慎選擇。如果企業(yè)規(guī)模較大,分支機(jī)構(gòu)較多,有集中財(cái)務(wù)管理的需求,可以考慮建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心。

(二)建立共享信息技術(shù)平臺

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心需要通過高效率、高集成的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)來運(yùn)轉(zhuǎn),信息技術(shù)平臺的統(tǒng)一搭建和整合是實(shí)現(xiàn)共享服務(wù)的第一步。企業(yè)應(yīng)利用ERP系統(tǒng),以財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建設(shè)為契機(jī),通過網(wǎng)絡(luò)向其財(cái)務(wù)信息需求者提供全面及時(shí)的信息服務(wù),突破傳統(tǒng)財(cái)務(wù)核算對地理和時(shí)間的限制。通過共享信息技術(shù)平臺,可以迅速導(dǎo)入數(shù)據(jù)并進(jìn)行分析,還可以模擬人工智能對財(cái)務(wù)信息進(jìn)行事前提示、事中控制和事后評價(jià)。依賴共享信息技術(shù)平臺,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心能夠提高具有較強(qiáng)時(shí)效性的、高質(zhì)量的個(gè)性化服務(wù),它應(yīng)該是一個(gè)利潤中心,不僅為本企業(yè)服務(wù),還可以為其他企業(yè)提供外包服務(wù)。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)發(fā)展潮流,中小企業(yè)通過外包等形式成立財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心,能夠在專心開展企業(yè)核心業(yè)務(wù)的同時(shí)節(jié)約成本。

(三)建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的財(cái)務(wù)制度和管理流程

在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下,企業(yè)各分支都有各自一套財(cái)務(wù)政策。財(cái)務(wù)集中到財(cái)務(wù)共享,制度與流程的統(tǒng)一和規(guī)范是必要的。如果財(cái)務(wù)制度和操作流程不規(guī)范統(tǒng)一,仍然采用多套財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu),在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心過程中必然會帶來財(cái)務(wù)人員和管理費(fèi)用的膨脹,導(dǎo)致財(cái)務(wù)流程效率低下、重復(fù)投資規(guī)模加大等問題,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心優(yōu)勢不能充分發(fā)揮出來,不僅形同虛設(shè),還成為一個(gè)累贅,加重企業(yè)負(fù)擔(dān)。因此,需要通過對企業(yè)構(gòu)架的重組將企業(yè)各分支的財(cái)務(wù)管理權(quán)限上收,組建統(tǒng)一的企業(yè)財(cái)務(wù)管理部門,適應(yīng)企業(yè)發(fā)展壯大后在財(cái)務(wù)核算和管理的新要求。2014年,財(cái)政部就發(fā)文對會計(jì)信息化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范,明確了會計(jì)云軟件供應(yīng)商和客戶的權(quán)責(zé)關(guān)系。

(四)做好財(cái)務(wù)人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)和能力提升工作

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心是對財(cái)務(wù)制度和財(cái)務(wù)流程的重新塑造,更是對財(cái)務(wù)人員提出了學(xué)習(xí)升級和轉(zhuǎn)型提高的更高要求。第一,和以前的財(cái)務(wù)管理模式相比,財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心建立了全新的統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程,這對很多財(cái)務(wù)人員來說是不熟悉的。這就需要開展全面深入的員工培訓(xùn),使員工迅速明確工作職責(zé),了解新標(biāo)準(zhǔn)新流程,適應(yīng)崗位新需求;第二,知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代是學(xué)習(xí)型社會,財(cái)務(wù)人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)、提高能力,才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)應(yīng)采取技能比賽、業(yè)務(wù)研討、崗位交流、外出參觀學(xué)習(xí)等方式,提高財(cái)務(wù)人員綜合業(yè)務(wù)能力,激發(fā)工作熱情,接受、適應(yīng)機(jī)構(gòu)組織變革,推動財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心發(fā)展。

(五)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管控

財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心的一個(gè)基本職能就是企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管理和控制。企業(yè)應(yīng)根據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略,利用財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心來加強(qiáng)內(nèi)部財(cái)務(wù)控制和風(fēng)險(xiǎn)管理。面對我國企業(yè)信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范和管控機(jī)制不完善的實(shí)際情況,在實(shí)施財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心過程中,要建立適應(yīng)大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)、智能化時(shí)代的新的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測模式,利用會計(jì)云和大數(shù)據(jù)搜集分析對違反財(cái)務(wù)規(guī)章制度的行為進(jìn)行監(jiān)控和防范。企業(yè)要提高風(fēng)險(xiǎn)防范和管控的主動性和預(yù)見性,可以在各級財(cái)政部門和審計(jì)部門的指導(dǎo)下開展檢查督查和審計(jì)活動,以控制企業(yè)風(fēng)險(xiǎn),提高企業(yè)運(yùn)營效率和企業(yè)效益。

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