任維翠

摘 要：檔案移交管理，是社會信息管理的主要環(huán)節(jié)，它具有整體性、科學(xué)性等特征?；诖?，本文以市檔案局檔案管理為例，著重對加強(qiáng)檔案移交進(jìn)館前業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的路徑進(jìn)行探究，以達(dá)到準(zhǔn)確把握檔案管理要點，提升檔案管理的效率，保障移交管理質(zhì)量的目的。

關(guān)鍵詞：市檔案局 檔案移交 業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-00-01

引言

檔案管理，是市政信息資源管理的重要環(huán)節(jié)，它與城市區(qū)域建設(shè)，文化體系完善等方面均有密切聯(lián)系。研究表明，明晰檔案管理的具體步驟，不僅可保障檔案管理的質(zhì)量，還能提升檔案管理的效率。由此，關(guān)于市檔案局檔案移交進(jìn)館前業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的方法探究，也是城市文化結(jié)構(gòu)體系逐步優(yōu)化的具體體現(xiàn)。

一、明晰檔案移交管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)

檔案移交管理工作，是區(qū)域行政管理改革工作全面推進(jìn)的基礎(chǔ)工作，它與區(qū)域發(fā)展規(guī)劃，人員調(diào)配等方面均有密切聯(lián)系[1]。為確保新時期新舊工作的協(xié)調(diào)性承接，就要先明晰檔案移交管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。簡單的來說，主要包括：明晰檔案管理的高度、明晰檔案管理的分工、明晰檔案移交管理的承接環(huán)節(jié)。

所謂明晰檔案管理的高度，就是要從思想高度上對檔案移交管理工作的重要性具有深刻的認(rèn)識。而明晰檔案管理的分工，是指市檔案局進(jìn)行檔案進(jìn)館后，檔案備份、在案信息記錄、以及檔案信息整合等方面的工作要做到位。而明晰檔案移交管理，是指各部分檔案信息管理時，應(yīng)合理進(jìn)行檔案結(jié)構(gòu)調(diào)整，做好市檔案局信息各個環(huán)節(jié)的對接工作。

如，濟(jì)南市檔案局進(jìn)行檔案進(jìn)館移交時，就著重加強(qiáng)了對檔案移交管理基礎(chǔ)環(huán)節(jié)的調(diào)控。本次實踐工作的具體要點可歸納為：（1）市局一把手主持召開專項研究檔案整理的局長專題會議，親自進(jìn)行工作研究、工作部署，并提出要明確人員、明確時間、明確分工、明確責(zé)任，務(wù)必按時、保質(zhì)、保量完成任務(wù)的要求;（2）專門抽調(diào)29名綜合素質(zhì)過硬的同志專職負(fù)責(zé)檔案整理移交工作，明確分工、責(zé)任到人，嚴(yán)格按照時間節(jié)點倒排工期;（3）檔案移交管理部門工作人員發(fā)揚(yáng)一家人、一家親的精神，相互支持、相互配合，共同做好各項工作協(xié)調(diào)和落實工作。以上案例中所描述的內(nèi)容，正是市檔案局在檔案移交進(jìn)館時基礎(chǔ)環(huán)節(jié)工作把握的具體體現(xiàn)。

二、調(diào)整和完善檔案移交管理機(jī)制

檔案移交管理機(jī)制的調(diào)整與完善，是檔案管理工作外部開展條件逐步優(yōu)化的保障，它可以為市檔案局檔案移交工作的實施提供輔助條件。概括而言，它主要包括：注重檔案數(shù)量管理、明確檔案管理要求、以及加強(qiáng)檔案移交監(jiān)管三部分。

注重檔案數(shù)量管理，是指按照檔案移交資源的相關(guān)資料，對檔案保存的根底信息、以及移交對接時檔案具體情況進(jìn)行詳細(xì)核查，以避免出現(xiàn)檔案移交殘留問題;而明確檔案管理要求，是指檔案移交期間，所有工作人員均要按照國家《檔案管理法》等制度標(biāo)準(zhǔn)，對檔案移交信息的保密情況，以及檔案管理的一般流程進(jìn)行科學(xué)分析;加強(qiáng)檔案移交監(jiān)管工作，是利用數(shù)字化技術(shù)開展檔案移交檔案人員工作效率和工作情況的審核，這是現(xiàn)代區(qū)域內(nèi)檔案管理工作得以高效率、高品質(zhì)開展的保障要素。

如，濟(jì)南市檔案局進(jìn)行檔案管理移交時，就結(jié)合當(dāng)?shù)貦n案管理的具體情況，詳細(xì)的進(jìn)行了檔案移交調(diào)整和完善管理機(jī)制的調(diào)節(jié)。其工作要點可歸納為：（1）妥善處置檔案的合理歸屬與流向，先后兩次進(jìn)行專門調(diào)度摸底，其中，2003—2018年文書檔案的20408件未移交;1993—2018年業(yè)務(wù)檔案2660卷未整理移交等要在案記錄;（2）在明確當(dāng)前檔案標(biāo)準(zhǔn)與多年前的檔案標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)不同的基礎(chǔ)上，要求具體業(yè)務(wù)人員和第三方檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，一同參加檔案局組織的各類培訓(xùn)和會議，學(xué)習(xí)掌握最新的建檔歸檔標(biāo)準(zhǔn)和流程。同時，及時對檔案管理中存在的信息不完整、信息錯誤等問題進(jìn)行針對性處理;（3）了解每天檔案工作進(jìn)展情況，設(shè)定嚴(yán)格考勤制度，每天集中在會議室進(jìn)行集中簽到、集中整理;并專門建立檔案工作微信群，一天一調(diào)度，一天一通報[2]。

以上案例中所描述的內(nèi)容中，正是市檔案局加強(qiáng)檔案移交管理工作全面性推進(jìn)的有效方法，且本次檔案管理策略中，也形成了基層到管理層的系統(tǒng)性檔案整合體系，實踐效率較高。

三、保質(zhì)保量的檔案移交管理工作

保質(zhì)保量的完成檔案移交管理工作，著重是從檔案移交的質(zhì)量視角上進(jìn)行問題分析，它的實踐要點可大致概括為：檔案質(zhì)量審核、檔案移交、以及檔案審查三方面，這三部分分別從檔案內(nèi)信息質(zhì)量、移交階段信息審核、以及檔案各個審查環(huán)節(jié)進(jìn)行綜合分析。

如，濟(jì)南市檔案局進(jìn)行檔案移交管理時，就在該環(huán)節(jié)上進(jìn)行了要點把握。其一，針對發(fā)現(xiàn)的編頁錯誤、目錄不完善等，要及時對個體檔案進(jìn)行全面審查與核對;其二，規(guī)范檔案移交材料裝訂工作，按日期限制保質(zhì)保量完成任務(wù);其三，所有檔案移交管理均采用標(biāo)準(zhǔn)式檔案管理方法進(jìn)行檢索審核，構(gòu)建人工審核與機(jī)器檢索的同步實踐策略，這一過程正體現(xiàn)了檔案移交工作的質(zhì)量特點。

綜上所述，市檔案局加強(qiáng)檔案移交進(jìn)館前業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的路徑探析，是區(qū)域信息科學(xué)管理的有效方法。在此基礎(chǔ)上，本文通過明晰檔案移交管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)、調(diào)整和完善檔案移交管理機(jī)制、保質(zhì)保量的檔案移交管理工作，明晰檔案移交進(jìn)館前業(yè)務(wù)路徑。因此，文章研究結(jié)果，將為資源綜合管理提供參考。

參考文獻(xiàn)

[1]王琰.蘭州市檔案局加強(qiáng)檔案移交進(jìn)館前業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作[J].檔案，2012（06）：63.

[2]諶志黔，袁漢學(xué)，王林發(fā).宜昌、十堰、孝感等市檔案局加強(qiáng)機(jī)構(gòu)改革單位檔案監(jiān)管工作[J].湖北檔案，2010（03）：7.