【摘要】檔案管理對于單位、企業(yè)發(fā)展有著極其重要的作用。信息技術的高速發(fā)展，對各行各業(yè)造成了深刻的影響，同時也引領了檔案管理信息化熱潮。基于此，筆者通過查閱文獻，結合自身經(jīng)驗，對檔案管理信息化建設的必要性進行了探討，以期為相關從業(yè)人員提供有效參考。

【關鍵詞】檔案管理 ?信息化建設 ?必要性

檔案管理工作信息化，能夠有效提高檔案管理工作效率，解決傳統(tǒng)檔案管理中的諸多問題。我國已經(jīng)明確指出了“信息化帶動工業(yè)化”發(fā)展的具體發(fā)展要求，國家檔案局也將“信息化”作為了檔案管理工作的重要發(fā)展目標。因此，探討檔案管理信息化建設的必要性，具有極其重要的現(xiàn)實意義。

一、檔案管理信息化的重要性

信息時代，信息傳輸速度、更新速度越來越快，同時信息技術也改變了信息的儲存形式，信息儲存、傳播的成本得到有效降低。檔案管理工作本質上是信息管理工作，所以檔案管理工作想要提升工作效率、質量，降低工作成本，就必須順應信息技術所帶來的變化。

（一）檔案管理信息化提升了工作效率

以往，檔案管理主要是以紙質檔案管理為主，檔案管理人員要歸檔、查詢，都需要以“翻閱”的方式來尋找紙質檔案，在這一過程中，就有可能導致檔案被損壞，導致信息遺漏。而檔案管理信息化，將紙質文檔直接轉化為了電子文檔，檔案信息傳輸不會受到空間、時間的束縛，檔案管理工作人員通過電子設備就可完成對檔案的歸類、整理、查閱，這就有效提高了檔案管理工作的安全性以及效率。另外，紙質檔案在存放的過程中，極其容易受到高溫、高濕度、高酸性環(huán)境所影響，紙張也會逐漸老化，檔案在存放的過程中，不可避免的會遭受一定的損傷，而電子檔案的儲存則相對比較安全，通過“云儲存、熱備份”等方式，即便是儲存設備損壞，也不會導致檔案損壞、丟失。

（二）檔案管理信息化實現(xiàn)了工作共享

傳統(tǒng)的檔案管理工作，檔案的歸檔、整理需要檔案管理人員手動操作，工作費時費力，并且大量的檔案需要存放在較大的空間中，隨著時間的推移，檔案數(shù)量越來越多，一旦需要查閱以往的檔案，檔案管理工作人員需要消耗大量時間查找檔案存放位置，管理工作舉步維艱。而檔案管理信息化，就能夠實現(xiàn)全面電子化操作，檔案的搜集、儲存、統(tǒng)計、查閱極為便利，同時構建網(wǎng)絡檔案室，檔案查閱人員通過互聯(lián)網(wǎng)就可在線查詢檔案。

（三）檔案管理信息化滿足了社會需要

信息化從效率上、安全性上為檔案管理提供了便利，滿足了各行各業(yè)需求。社會各個行業(yè)，在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，都會產(chǎn)生一定的電子文件，比如設計院應用PDM系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，制造業(yè)應用OA系統(tǒng)產(chǎn)生的文件，這些文件的管理無法依靠傳統(tǒng)檔案管理方式來實現(xiàn)，必須要依托于信息技術才能夠實現(xiàn)。所以檔案管理信息化滿足了社會需要。

二、檔案管理信息化現(xiàn)存問題

（一）管理人員素質低下

傳統(tǒng)的檔案管理工作隊伍，有著大量非專業(yè)人員，這些管理人員既沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓，也不懂計算機技術，不了解檔案管理知識。在管理的過程中，這些人員普遍缺乏責任心，沒有采用合理的方式方法來保存檔案，給檔案管理工作開展造成了極大的影響。另外，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員，有相當部分工作人員不具備應有的信息素養(yǎng)、計算機操作能力、創(chuàng)新意識，無法適應檔案管理信息化所帶來的變化。

（二）管理制度不完善

對于檔案管理工作來說，信息化是檔案管理工作迎來的重大變革，在這個過程中，必須要有完善的制度、規(guī)范才能夠讓檔案管理工作信息化做到“有法可依”，但在實際工作中，許多機構的檔案管理信息化工作都沒有建立起一個完善的信息化機制，檔案信息化保密、鑒定、備份工作存在諸多問題。

三、檔案管理信息化對策

（一）轉變工作觀念

觀念是行為的先行主導，只有檔案管理工作人員樹立起正確的檔案管理信息化意識，才能夠有效落實檔案管理信息化的各種舉措。對此，筆者認為，工作人員觀念的樹立，必須要從頂層建設入手，企業(yè)、單位領導，要在會議上強調檔案管理信息化的重要性，同時通過培訓、開展講座等措施，提高檔案管理人員的計算機操作能力、信息素養(yǎng)。另外，檔案管理工作人員也必須樹立起在終生學習意識，在工作中提高自身的創(chuàng)新能力，從多個角度去了解檔案管理信息化的必要性以及要點，這樣才能夠讓“信息技術”在檔案管理中生根發(fā)芽。

（二）完善管理制度

必須建立起完善的檔案管理信息化制度，才能夠讓各項工作做到有法可依。單位、企業(yè)要針對檔案管理信息化的主要內容，結合單位實際情況，構建完善的信息化制度。如：資料、文檔、數(shù)據(jù)等必須有效組織、整理和歸檔備案;檔案信息必須在xx日內轉化為電子檔，并整理、歸檔等。另外，還要建立起完善的保密制度、獎懲制度，通過剛性管理以及柔性管理，提高檔案管理人員的責任心以及保密意識。所謂剛性管理主要是利用制度來約束檔案管理人員的行為，柔性管理主要是指通過內部文化風氣，來讓檔案管理人員樹立起正確的保密意識。

另外，在檔案管理信息化建設的過程中，必須要有足夠的經(jīng)費作為支撐，這樣才能夠保證檔案管理信息化改革的正常進行。比如，除了要具備掃描機、計算機等基礎設備，在條件允許的情況下，還要配置有服務器、UPS電源、備份硬盤等等設備，這樣才能夠有效應對各種突發(fā)情況，將檔案管理信息化的作用充分發(fā)揮出來。

四、結束語

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法，已經(jīng)不能夠滿足檔案管理的實際需求。在信息時代，信息化已經(jīng)成為了檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，故相關從業(yè)人員、領導對其要有足夠的重視，結合實際情況，積極轉變管理模式、工作模式、構建信息化制度，才能夠讓檔案管理工作不斷發(fā)展，讓檔案管理工作的水平得到提升。

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作者簡介：蘭蘭（1975-），重慶涪陵人，女，漢族，本科，檔案館員，重慶市涪陵城市建設投資集團有限公司。