王蕊

摘要：本文作者從地名檔案的管理方式、形成、管理制度和信息化四個方面總結(jié)了北京市地名檔案的管理現(xiàn)狀，指出了當(dāng)前地名檔案管理工作中存在著制度不夠完善、收集方式被動、查檔不便的問題，并提出了相應(yīng)的解決思路。

關(guān)鍵詞：地名檔案管理

地名是重要的地理信息和社會公共信息，國家政治、外交、測繪、科學(xué)研究等各項工作和人們的日常生活都離不開它。隨著城市建設(shè)的發(fā)展，北京地名的實際狀況發(fā)生了變化，新地名不斷涌現(xiàn)，舊地名有的消失、有的更新，[1]所以做好歷史地名保護(hù)、加強(qiáng)地名規(guī)劃和管理，是當(dāng)前北京市地名工作的重要內(nèi)容。地名檔案作為存儲和傳遞地名信息的載體，是進(jìn)行地名管理、推行地名標(biāo)準(zhǔn)化、開展地名研究的基礎(chǔ)。[2]為更好地服務(wù)于北京市地名工作、發(fā)揮地名檔案價值、提高地名檔案管理水平，有必要對北京市地名檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行梳理，對存在的問題提出相應(yīng)的解決對策。

一、北京市地名檔案管理現(xiàn)狀

（一）設(shè)置地名檔案室，采取市區(qū)兩級分管方式管理

北京市規(guī)劃和自然資源委（以下簡稱“市規(guī)自委”）負(fù)責(zé)全市地名管理工作，市規(guī)自委各分局負(fù)責(zé)各自區(qū)縣的地名管理。按照市區(qū)兩級分管地名工作的體制，地名檔案也采取相應(yīng)的管理方式。地名檔案室設(shè)在市規(guī)自委及其各分局的行政審批處（檔案管理處）或地籍地名科下。北京市城市建設(shè)檔案館是市規(guī)自委的直屬事業(yè)單位。自2001年開始，北京市城市建設(shè)檔案館檔案管理二室承擔(dān)委機(jī)關(guān)行政審批檔案、地名檔案的管理工作。地名檔案的接收、整編、保管及提供利用工作由1名工作人員兼職負(fù)責(zé)。

（二）地名檔案隨地名管理工作產(chǎn)生并逐步積累

《北京市地名管理辦法》規(guī)定，市規(guī)自委負(fù)責(zé)全市地名命名、更名、建筑物名稱核準(zhǔn)及其有關(guān)管理工作。地名檔案是在地名管理工作中形成的具有保存價值的記載各個地理實體的標(biāo)準(zhǔn)名稱及其他相關(guān)信息的文字、圖表、聲像等材料。[2]市規(guī)自委現(xiàn)保存地名命名檔案420卷、地名更名檔案79卷、地名規(guī)劃檔案24卷、建筑物名稱核準(zhǔn)檔案839卷。這些地名檔案反映了北京市地名工作狀況，是地名發(fā)展演變過程的真實歷史記錄。

（三）地名檔案管理制度逐步建立

市規(guī)自委地名檔案室自成立以來，制定了一系列檔案管理制度，包括：《關(guān)于地名資料整理、歸檔初步要求》（1983年）、《關(guān)于建立地名檔案試行辦法》（1985年）、《地名檔案分類方案》（1985年）、《地名檔案管理要求》（1987年）、《地名檔案室管理制度》（1990年）、《安全保密制度》（1990年）、《地名檔案借閱制度》（1990年）以及《地名管理檔案整編工作要求及做法（試行）》（2016年）。建立的各項制度，明確了檔案管理的基本工作要求，確保了檔案管理的制度化。[3]

（四）地名檔案信息化管理初步實現(xiàn)

北京市城市建設(shè)檔案館利用北京市城建檔案管理信息系統(tǒng)對市規(guī)自委的地名檔案進(jìn)行項目級、案卷級、文件級的三級著錄整編，形成了地名檔案信息數(shù)據(jù)庫；在提供利用模塊中，通過數(shù)據(jù)庫方式實現(xiàn)項目信息的關(guān)聯(lián)，[4]以此提供地名檔案利用服務(wù)。

二、北京市地名檔案管理中存在的主要問題

（一）檔案管理制度仍不夠完善

市規(guī)自委現(xiàn)存的地名檔案管理制度大部分都是在北京市進(jìn)行第一次地名普查工作時制定的，其形成時間較早，已不適用于新形勢下的地名檔案管理工作。比如1985年依照原中國地名委員會、國家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《全國地名檔案管理暫行辦法》和《地名檔案保管期限表》，結(jié)合北京市實際制定的《地名檔案分類方案》，把地名檔案分為文書類、地名調(diào)查和成果類、編研類（見表1）。該分類方案是針對地名普查檔案的分類。市規(guī)自委參照該分類方案，也制定了工作中使用的“地名檔案分類目錄”，把在地名管理中形成的地名命名、更名、建筑物名稱核準(zhǔn)檔案材料，劃入到文書類別下的業(yè)務(wù)指導(dǎo)中（見表2）。而隨著北京市2006年開展地名規(guī)劃工作，地名規(guī)劃類別在表2中并未設(shè)置。筆者在工作中也發(fā)現(xiàn)雖然地名檔案分為地名調(diào)查和成果類、編研類，但檔案內(nèi)容都是原市地名辦公室針對編研、地名成果的請示、總結(jié)、會議等，實際上與文書類別中的分類設(shè)置重復(fù)。再比如1990年制定的3個管理制度太粗，有些地名檔案保管要求、涉密地名的使用權(quán)限、地名檔案如何提供社會檔案利用并沒有被細(xì)化。

（二）收集方式被動

當(dāng)前，地名檔案由市規(guī)自委的業(yè)務(wù)主管處室形成并移交，由北京市城市建設(shè)檔案館負(fù)責(zé)整編保管和提供利用；這種形成、管理與利用相分離的管理體制導(dǎo)致檔案部門的工作以被動接收檔案為開端[4]。業(yè)務(wù)部門交什么就收什么，檔案管理工作滯后，易造成檔案質(zhì)量缺乏保障。

（三）地名檔案查詢利用不便

人們都希望在最短時間內(nèi)準(zhǔn)確地查到他們所需要的檔案資料。而地名檔案不像文書檔案資料比較好找[5]，一份命名文件會同時含有居住區(qū)和道路的命名，有的命名文件文號是“京地命字”，有的是“市地命字”，有的沒有文號，這些都給查找?guī)砹穗y度。市規(guī)自委工作中使用的“規(guī)管2011系統(tǒng)”，是集規(guī)劃管理、地名管理、構(gòu)建維護(hù)、信息服務(wù)等功能為一體的規(guī)劃管理業(yè)務(wù)協(xié)同辦公平臺，服務(wù)委機(jī)關(guān)、區(qū)縣分局、執(zhí)法大隊。[6]由于規(guī)劃地名審批系統(tǒng)與北京市城市建設(shè)檔案館使用的城建檔案管理系統(tǒng)沒有進(jìn)行地名檔案內(nèi)容的關(guān)聯(lián)，地名的查檔過程通常是：業(yè)務(wù)部門的經(jīng)辦人通過“規(guī)管2011系統(tǒng)”查出地名的審批文號或地名標(biāo)準(zhǔn)名稱，打電話告知檔案部門要查的內(nèi)容，檔案部門再利用館內(nèi)部系統(tǒng)查找地名對應(yīng)的檔號。這種檢索方式必然耽誤時間，尤其是當(dāng)遇到?jīng)]有文號的地名時，查找時間更長。

三、解決北京市地名檔案管理中存在問題的措施

（一）完善管理制度，加強(qiáng)檔案管理

2019年3月29日國家檔案局局長李明華在全國檔案局長館長會議上提出：“要推動建立與國家治理現(xiàn)代化相匹配的專業(yè)檔案工作機(jī)制。加強(qiáng)專業(yè)檔案工作的頂層設(shè)計和長遠(yuǎn)規(guī)劃，研究制定《關(guān)于做好新時期專業(yè)檔案工作的意見》，明確新時期專業(yè)檔案工作發(fā)展方向、基本原則、重點任務(wù)等?！盵7]因此檔案部門要提高思想站位，認(rèn)識到新時期建立健全專業(yè)檔案管理規(guī)章制度的重要性。筆者認(rèn)為通過梳理地名檔案工作流程，一是建立地名審批文件歸檔制度，明確歸檔范圍、歸檔時間，確保地名檔案的齊全完整，按時移交。二是修改、完善現(xiàn)有地名檔案分類目錄。建議將原來文書類中業(yè)務(wù)指導(dǎo)下的地名命名、更名（W22），建筑物名稱核準(zhǔn)、更名（W23）兩個小類，單獨成為兩大類，再添加新的地名規(guī)劃類，共形成此三大類別，作為今后地名檔案分類目錄。其余原文書類別下的小類不變，并把地名調(diào)查和成果類、編研類的文件按內(nèi)容歸為文書類別中，統(tǒng)一按照原市地名辦公室的一個歷史全宗保存。三是修改、細(xì)化地名檔案保管要求和地名檔案利用制度。建議按照檔案庫房“八防”要求，制定地名檔案保管規(guī)定；按照委系統(tǒng)和社會用戶對象劃分，明確利用權(quán)限、利用范圍、利用手續(xù)等要求。此外，再制定上述檔案管理制度時，要遵循地名檔案形成的特點和規(guī)律，這樣才能達(dá)到科學(xué)管理檔案的目的和要求。

（二）加快地名檔案信息共享建設(shè)，促進(jìn)地名檔案的高效利用

地名檔案的數(shù)字化和信息化是現(xiàn)代社會對地名檔案管理工作的要求，也是檔案工作者努力的方向。[8]筆者認(rèn)為檔案管理部門首先要使“規(guī)管2011系統(tǒng)”與北京市城市建設(shè)檔案館使用的城建檔案管理系統(tǒng)的地名檔案內(nèi)容關(guān)聯(lián)，這樣才能便于縮短查檔時間、解決查檔不便的問題。其次要依托北京市城市建設(shè)檔案館成熟的檔案數(shù)字化加工流程，加快開展委機(jī)關(guān)地名檔案數(shù)字化工作，以便提高查檔利用效果。最后要以“北京市區(qū)劃地名信息政務(wù)管理平臺”和“北京市區(qū)劃地名信息社會服務(wù)平臺”建設(shè)為契機(jī)，促進(jìn)地名檔案信息共享。這兩個平臺是北京市第二次全國地名普查信息化服務(wù)建設(shè)項目的重點工作，目前正在加緊建設(shè)中。作為地名檔案的管理部門，從著眼于服務(wù)、重視利用的角度思考，應(yīng)該充分抓住此次機(jī)遇、及時和委機(jī)關(guān)相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，達(dá)成共識，即待兩個平臺建成后，使北京市城市建設(shè)檔案館地名檔案信息數(shù)據(jù)庫與兩個平臺對接。這樣不僅有利于提高工作效率、宣傳地名文化，也能讓社會公眾了解地名檔案工作。

（三）以提高素質(zhì)為核心，強(qiáng)化檔案人員專業(yè)管理水平

地名檔案具有區(qū)域性、連續(xù)性、社會性和多樣性的專業(yè)特點，四個特點互為一體，從各個不同的側(cè)面體現(xiàn)了地名檔案的特殊性。[9]這種屬性使得地名檔案展現(xiàn)了獨特的地理文化、深厚的歷史文化和質(zhì)樸的鄉(xiāng)土文化，[10]并且在經(jīng)濟(jì)社會中起到重要的參考作用。所以地名檔案工作業(yè)務(wù)性、專業(yè)性、服務(wù)性很強(qiáng)。[11]筆者認(rèn)為作為檔案管理人員，需要改變自身傳統(tǒng)思維模式，不能只滿足于檔案不丟不損，而應(yīng)密切關(guān)注地名工作全過程，從源頭抓起、學(xué)習(xí)地名審批工作業(yè)務(wù)知識，熟悉相關(guān)工作法律法規(guī)和流程，掌握一定的專業(yè)知識。此外，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的管理理念、使思想緊跟時代發(fā)展，拓展多元化知識儲備，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，具有高層次檔案信息服務(wù)與咨詢的才能?？傊瑱n案管理人員應(yīng)看清自身素質(zhì)與新形勢地名檔案工作需要的差距，以全新的精神狀態(tài)抓緊自身各方面的學(xué)習(xí)提高，使自己成為新時代合格的檔案工作者[12]。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：北京市城市建設(shè)檔案館