摘 要：隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域中有著更加廣闊的應(yīng)用空間，其中在高校檔案管理工作中也漸漸的注重采用信息技術(shù)來完成各項管理。對各個行業(yè)都產(chǎn)生了一定的影響，因為傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)不能夠滿足大數(shù)據(jù)時代背景下對檔案管理的新要求。高校中的相關(guān)管理人員要積極的順應(yīng)社會的發(fā)展潮流，跟上社會發(fā)展的腳步，為促進(jìn)高校檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅實的基礎(chǔ)。因此，本文將圍繞新時期高校檔案數(shù)字化管理的意義為主題來展開分析，通過詳細(xì)的了解當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理薄弱環(huán)節(jié)和在新時期中完善高校檔案數(shù)字化管理的可行性對策，再分析高校檔案數(shù)字化管理的意義和價值。

關(guān)鍵詞：新時期;高校檔案數(shù)字化管理;意義

一、針對于當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理薄弱環(huán)節(jié)的分析

1.高校檔案數(shù)字化管理相關(guān)制度有待進(jìn)一步完善。當(dāng)前高校中的檔案管理信息技術(shù)正在不斷的優(yōu)化和完善，同時高校中的檔案數(shù)量也不斷的增加，促使高校檔案的管理工作出現(xiàn)了一定的改變。數(shù)字化管理模式的出現(xiàn)給原本的高校檔案管理工作造成了沖擊和影響，進(jìn)一步導(dǎo)致高校檔案管理工作存在薄弱環(huán)節(jié)有待完善。本身數(shù)字化檔案管理就是高校檔案管理部門中具有特殊性的工作內(nèi)容，需要高校具有專業(yè)性較強(qiáng)的管理人員來按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)完成對檔案資料的整理和保存工作，但是在實際的檔案管理工作中高校雖然開始合理的利用數(shù)字化檔案管理模式，可是由于自身沒有形成良好的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作人員缺少制度的約束，從而容易出現(xiàn)各種違規(guī)操作行為出現(xiàn)，這就對數(shù)字化檔案管理工作的順利開展造成嚴(yán)重的負(fù)面影響。在這種制度不全面的背景下我國高校檔案管理工作隨之出現(xiàn)責(zé)任不明確、交接工作不合理等問題，對高校檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步形成阻礙，甚至還會導(dǎo)致一些檔案內(nèi)容丟失的現(xiàn)象。

2.高校檔案數(shù)字化管理內(nèi)容不夠全面。在高校中一般學(xué)科建設(shè)是比較完善的，在培養(yǎng)不同專業(yè)的學(xué)生時，一般也都會開設(shè)多樣化的專業(yè)課程，但是在各種因素的影響下，導(dǎo)致教學(xué)活動較為復(fù)雜，并且具有分散性的特點，這種問題的存在就會給高校檔案管理工作造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，檔案資料不能及時的收集和歸檔整理，容易出現(xiàn)高校檔案資料丟失的情況，檔案資料缺乏完整性和專業(yè)性，對高校檔案管理工作的全面優(yōu)化和更新增添難度。所以在新時期高校中的相關(guān)管理人員要重視和加強(qiáng)對檔案資料收集和整理工作，盡快采取有針對性的措施來處理這一難題。除此之外，高校檔案數(shù)字化管理工作中還存在技術(shù)實施落后的現(xiàn)象。數(shù)字化管理模式的開展對高校的檔案管理設(shè)備提出了更高的要求，高校需要全面的更新和完善基礎(chǔ)設(shè)施才能體現(xiàn)出數(shù)字化檔案管理的價值和作用，但是，在實際的工作中一些高校在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的投資較少，從而在很大程度上導(dǎo)致檔案管理優(yōu)化工作不能開展，限制了高校檔案數(shù)字化水平的顯著提升。在面對上述種種問題時高校的相關(guān)管理人員一定要足夠重視，采用具有針對性的措施來改善各種薄弱環(huán)節(jié)。

二、針對在新時期中完善高校檔案數(shù)字化管理可行性對策的分析

1.進(jìn)一步優(yōu)化和完善高校檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施。進(jìn)一步優(yōu)化和完善高校檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施能夠確保其穩(wěn)定更新，檔案管理機(jī)構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是促進(jìn)各項工作順利開展的基礎(chǔ)和前提。在新時期高校檔案數(shù)字化管理相關(guān)部門要全面的分析和研究，然后有針對性的在硬件設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等方面進(jìn)行深化建設(shè)，像服務(wù)器、交換機(jī)、計算機(jī)以及檔案資源數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)等，具有條件的高校還可以加大在復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等方面的投資力度，當(dāng)各種硬件平臺完善以后才能確保高校檔案數(shù)字化管理正常進(jìn)行。高校在探究和分析檔案數(shù)字化管理中需要認(rèn)識到管理系統(tǒng)其實就是整個管理體系的核心和關(guān)鍵，只有提升管理系統(tǒng)的專業(yè)性和穩(wěn)定性才能促使管理系統(tǒng)的操作更加準(zhǔn)確，體現(xiàn)出管理系統(tǒng)的價值和作用，實現(xiàn)管理質(zhì)量和效率的顯著提升，讓高校檔案數(shù)字化管理的安全性和實效性得到滿足。需要注意的是，在這一完善過程中一定要保證高校檔案數(shù)字化管理的科學(xué)性，也就是要求管理工作人員采用更安全的管理軟件和系統(tǒng)。這同時也對研發(fā)部門提出了更高的要求，要在日后加強(qiáng)對軟件及硬件的研發(fā)。

2.培訓(xùn)專業(yè)性較強(qiáng)的高校檔案數(shù)字化管理工作人員。對管理工作人員進(jìn)行專業(yè)性較強(qiáng)的培訓(xùn)，是體現(xiàn)出我國高校檔案數(shù)字化管理價值和意義的保障，本身在新時期我國就缺乏專業(yè)性較強(qiáng)的管理工作人員，這種問題的存在嚴(yán)重阻礙了高校檔案數(shù)字化管理的進(jìn)步，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理人才已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的管理需求，高校需要加強(qiáng)人才的引進(jìn)和培養(yǎng)才是當(dāng)前的重點工作之一。高校要積極的聘用擁有良好檔案管理專業(yè)素質(zhì)以及數(shù)字化管理技術(shù)的復(fù)合型人才，還要組織當(dāng)前正在從事高校檔案數(shù)字化管理的工作人員參與數(shù)字化管理的教育和學(xué)習(xí)，通過這種手段來提升檔案管理工作人員的數(shù)字化意識和能力。除此之外，在實際的高校檔案數(shù)字化管理教育培訓(xùn)中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要注重為其進(jìn)行創(chuàng)新教育，促使高校檔案數(shù)字化管理人員在接受學(xué)習(xí)培訓(xùn)的同時形成良好的創(chuàng)新意識，這種創(chuàng)新意識的形成能夠在后期管理工作中實現(xiàn)創(chuàng)造性的利用管理技術(shù)，也可以合理的結(jié)合檔案管理工作的各種要求來提升自身的知識體系。

三、針對新時期高校檔案數(shù)字化管理現(xiàn)實意義的探究和分析

1.顯著的提升高校檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率。在新時期，高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義體現(xiàn)在能夠顯著的提升高校檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率?？茖W(xué)的在高校檔案管理工作中融入智能化管理系統(tǒng)能夠為數(shù)字化管理工作的開展提供保障，能夠讓高校檔案管理工作中的檢索編碼自動生成，大幅度的提升高校的檔案管理效率。在高校數(shù)字化檔案管理工作中，管理工作人員要采用數(shù)字技術(shù)來完成管理，這種工作模式改變了以往傳統(tǒng)落后的檔案管理的局限性，能夠在遠(yuǎn)程操作的幫助下，提升高校檔案管理工作的及時性和有效性。信息操作系統(tǒng)的應(yīng)用也可以將高校檔案資源的實際利用情況以一種直觀的形式全面的展現(xiàn)出來，這種工作形式能夠更方便高校檔案管理工作人員對已經(jīng)借閱的檔案開展追蹤管理工作，顯著的提升高校檔案數(shù)字化管理的整體效果，避免了高校檔案資源丟失等不良情況的發(fā)生。

2.有利于拓展高校檔案數(shù)字化管理資源建設(shè)途徑。高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義體現(xiàn)在拓展其管理資源建設(shè)途徑。在高校檔案資源管理工作中實施數(shù)字化管理，采用順應(yīng)新時期發(fā)展的計算機(jī)技術(shù)來建立完善的檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)，能夠為檔案的全面搜集整合以及集中化管理工作奠定堅實的基礎(chǔ)，真正意義上提升高校檔案管理的效果和水平。當(dāng)高校采用數(shù)字化管理檔案以后，大部分的高校都堅持開放性的基本原則，可以為教研工作人員和學(xué)生們借閱檔案資料，幫助教研人員和學(xué)生能夠自覺的將檔案進(jìn)行歸檔處理，那么高校檔案數(shù)字化管理資源獲取的途徑得到了拓展。而且針對在高校檔案管理工作中經(jīng)常見到的，不配合檔案資源整合和歸檔的情況來說，如果合理的借助數(shù)字化管理形式，那么檔案管理工作人員就可以對其開展審查和督促，促使其能夠完成上交工作，確保高校檔案資料的完整性和全面性。

3.實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理中各種資源的共享。高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實意義還體現(xiàn)在能夠?qū)崿F(xiàn)各種資源的共享。隨著社會的發(fā)展，我國的信息技術(shù)也有著更加廣闊的進(jìn)步空間，這就給檔案資源數(shù)字化管理提供了堅實的基礎(chǔ)，在新時期中漸漸的摒棄了傳統(tǒng)的管理方式以及檢索系統(tǒng)，管理的工作隨之變得更加安全和專業(yè)，管理的通用性大幅度的提升。第一，高校檔案管理系統(tǒng)中的技術(shù)安全防范系統(tǒng)能夠提升檔案資源的安全性，促使高校檔案管理工作完成優(yōu)化和完善。第二，檔案數(shù)字化管理可以合理的利用網(wǎng)絡(luò)平臺來實現(xiàn)整個網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部檔案的共享，促使檔案資源能夠科學(xué)的利用，提升高校檔案資源管理的利用效率。第三，當(dāng)學(xué)生和教師在共享和利用檔案資源中，能夠發(fā)現(xiàn)數(shù)字化管理系統(tǒng)中的薄弱環(huán)節(jié)，同時高校中的檔案管理部門就能夠?qū)?shù)據(jù)管理系統(tǒng)完善和優(yōu)化，提升管理的專業(yè)性和可靠性。由此可見，高校數(shù)字化檔案管理工作的開展，將會為高校檔案資源的共享和利用提供保障，而且高校檔案資源的保護(hù)力度也會提升。

4.教學(xué)活動推廣的必然需求。除此之外，將高校檔案數(shù)字化處理能夠全面的記錄各種教學(xué)活動的視頻、PPT等特殊檔案，所以說在當(dāng)前新時期中高校檔案數(shù)字化管理也是教學(xué)互動活動推廣的需求。例如，當(dāng)高校參加精品課程評選時，需要將高校具有特色的教學(xué)檔案進(jìn)行數(shù)字化來完成上報參評，通過這種手段來促進(jìn)高校特色課程的知名度和學(xué)科建設(shè)工作的開展。而且教學(xué)檔案數(shù)字化還可以令學(xué)術(shù)會議以及文化活動等多樣化的形式來達(dá)到跨區(qū)域的教學(xué)交流，和傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理相比，高校檔案數(shù)字化管理能夠?qū)崿F(xiàn)教學(xué)檔案無損害的展示。

四、總結(jié)

通過上述問題的分析，我們充分的意識到，在新時期中高校檔案管理工作采用數(shù)字化管理模式的重要性和必要性。但是不可否認(rèn)，當(dāng)前高校檔案數(shù)字化管理工作中依然存在著各種薄弱環(huán)節(jié)，有待進(jìn)一步完善，主要包括管理制度不夠完善以及管理內(nèi)容不夠全面等，這就要求高校檔案數(shù)字化管理人員要優(yōu)化和完善基礎(chǔ)設(shè)施以及提升工作人員自身的專業(yè)性技能，只有這樣才能全面的體現(xiàn)出高校檔案數(shù)字化管理的意義，顯著的提升高校檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量和效率，有利于拓展高校檔案數(shù)字化管理資源建設(shè)途徑以及實現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理中各種資源的共享，為各項工作的開展提供保障和支持，為實現(xiàn)高校檔案資源的合理利用奠定堅實的基礎(chǔ)。

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作者簡介：張鵬（1985-），男，山東濰坊人，本科，工程師，研究方向是檔案信息化、信息資源管理。南京市浦口區(qū)雨山西路86號南京審計大學(xué)，211815。