摘 要：近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案數(shù)字化管理越來(lái)越受歡迎。檔案的數(shù)字化管理具有諸多優(yōu)勢(shì)，如提高經(jīng)濟(jì)效率，提高辦公效率，加強(qiáng)對(duì)原始文件的保護(hù)。本文分析了檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)，探討了新時(shí)期檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀，分析了做好檔案保管問(wèn)題，并提出了相應(yīng)的措施。作為文檔管理的一種創(chuàng)新，數(shù)字文件管理已成為文檔現(xiàn)代化的重要組成部分。

關(guān)鍵詞：檔案管理;新型管理;檔案數(shù)字化

一、前言

檔案信息是一份豐富而有價(jià)值的歷史文獻(xiàn)。它的記錄載體有各種表達(dá)方式，例如文本表圖像，它記錄有關(guān)組織，個(gè)人的學(xué)習(xí)，生活和工作的有價(jià)值的信息。在新時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展也導(dǎo)致了電子檔案的發(fā)展，檔案的數(shù)字化管理是必然趨勢(shì)。檔案數(shù)字化管理極大地提高了檔案信息檢索的效率，其強(qiáng)大的功能已在各種社會(huì)群體中得到廣泛應(yīng)用。

二、檔案數(shù)字化意義

對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的過(guò)程可以有效的避免人工操作存在的誤差，并提高工作的效率。

1.提高辦公效率

原始文件信息的主要功能是為政府機(jī)構(gòu)服務(wù)等，而檔案館主要收集和存儲(chǔ)來(lái)自這些單位和組織的不同信息。人們對(duì)檔案信息的需求是文明的，并且正在逐步增加。傳統(tǒng)的文件信息和文件管理方法無(wú)法有效解決供需矛盾，歸檔部門只有盡快數(shù)字化文件，做好收集歸檔信息，才能管理和更好地為社會(huì)各級(jí)企業(yè)和機(jī)構(gòu)提供有針對(duì)性的數(shù)字信息數(shù)據(jù)，以提高公眾滿意度更為方便。

隨著新時(shí)代信息技術(shù)的快速發(fā)展，文本和視頻等傳統(tǒng)檔案已經(jīng)轉(zhuǎn)化為基于計(jì)算機(jī)多媒體的多媒體電子信息資料，有效地實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理。這大大減少了文件管理，使您可以輕松訪問(wèn)所需的數(shù)據(jù)，并啟用共享數(shù)據(jù)資源。這消除了材料再利用造成的財(cái)務(wù)，勞動(dòng)力和時(shí)間浪費(fèi)，并提高了工作效率。其次，檔案數(shù)字化管理有效實(shí)現(xiàn)了物資的及時(shí)存檔，有利于保存和方便再利用。檔案的數(shù)字化管理可以快速傳輸和傳播相關(guān)信息，使員工可以自由訪問(wèn)自己辦公室所需的信息。最后，檔案的數(shù)字化管理有利于信息和資料的管理，并利用計(jì)算機(jī)多媒體來(lái)保護(hù)重要信息的安全性并控制重要信息。

2.提高交流速度

新時(shí)期電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案數(shù)字化管理提供了良好的實(shí)驗(yàn)平臺(tái)，為公共檔案信息工作提供了良好的環(huán)境。文檔的生成幾乎與搜索工具的編寫相同?？梢允褂孟嗤南到y(tǒng)軟件來(lái)管理文件的創(chuàng)建和存檔。文檔數(shù)字化管理的原則是將文檔中包含的信息作為基本工作平臺(tái)和文檔進(jìn)行數(shù)字化管理。例如，根據(jù)不同的格式（例如，關(guān)鍵詞主題時(shí)間）固定對(duì)應(yīng)于信息檢索的字節(jié)，然后與文件管理量組合以形成各種類型的搜索工具。作為用于文件數(shù)字管理的WEB服務(wù)器，計(jì)算機(jī)是存檔部門在Internet上存檔文件的主要工具。它通過(guò)局域網(wǎng)等進(jìn)行文件的電子檢索，實(shí)現(xiàn)部門之間的信息傳遞和交換。

3.順應(yīng)市場(chǎng)需求

在電子技術(shù)的新時(shí)代，數(shù)字檔案管理的實(shí)現(xiàn)不僅是信息技術(shù)全面發(fā)展的需要，也是政府部門和其他政府部門檔案管理的必然要求。原始文件管理是對(duì)檔案的簡(jiǎn)單安排和監(jiān)督。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，文檔管理正朝著統(tǒng)一，全面的信息資源管理方向發(fā)展。檔案信息的開(kāi)放性逐步擴(kuò)大，其功能也發(fā)生了變化，以社會(huì)綜合服務(wù)為核心，不應(yīng)忽視檔案館的服務(wù)職能正在從傳統(tǒng)的權(quán)力下放轉(zhuǎn)向區(qū)域性轉(zhuǎn)向全球性。

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展促使人們不斷提高工作效率，快節(jié)奏的工作帶給人們更強(qiáng)烈的時(shí)間感。企業(yè)中的每個(gè)人都應(yīng)該是這樣的。例如，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)做出決定性和準(zhǔn)確的決策，特別是面對(duì)重大事件和變化。此時(shí)，有必要調(diào)動(dòng)相關(guān)信息并及時(shí)獲取;在進(jìn)行工作檢查時(shí)，有必要提高信息的速度和準(zhǔn)確性;對(duì)文件信息的需求正在增長(zhǎng)。此外，社會(huì)信息不斷變化，復(fù)雜和信息豐富。原始文件管理不處理這些情況。檔案的強(qiáng)制存儲(chǔ)和信息供應(yīng)必須盡快改革檔案管理，利用新時(shí)代的信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的現(xiàn)代化，全面的服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)客戶信息需求的及時(shí)性和便利性。

三、數(shù)字文件管理中的當(dāng)前問(wèn)題

在數(shù)字文件管理過(guò)程中，由于人員素質(zhì)等問(wèn)題，管理效率可能較低。

1.硬件跟不上

數(shù)字化文檔的關(guān)鍵是硬件是否先進(jìn)。高性能硬件設(shè)備的改進(jìn)是數(shù)字文件管理的基礎(chǔ)。由于各種條件，許多單位和機(jī)構(gòu)不重視文件硬件的建設(shè)和投資，導(dǎo)致文件硬件設(shè)備建設(shè)水平低。據(jù)相關(guān)人員調(diào)查，部分單位尚未及時(shí)更新模型，PI系列老式微電腦仍在運(yùn)行。由于資金不足或缺乏對(duì)檔案管理的投資激勵(lì)，部分單位及時(shí)購(gòu)買了相關(guān)設(shè)備，但數(shù)量和質(zhì)量可能達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)。為了改善計(jì)算機(jī)房的結(jié)構(gòu)和安全，仍然存在許多缺點(diǎn)。因此，文件管理跟不上時(shí)代的步伐而不能與現(xiàn)代技術(shù)同步，從而在一定程度上影響了文件的數(shù)字化管理。

2.軟件差異

為了實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，促進(jìn)檔案的現(xiàn)代化，先進(jìn)的檔案管理軟件也是不可或缺的。為了滿足時(shí)代的要求，大多數(shù)單位已應(yīng)用開(kāi)發(fā)文件管理系統(tǒng)軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)自己文件的數(shù)字化管理。但是，文檔管理系統(tǒng)的質(zhì)量取決于開(kāi)發(fā)公司的技術(shù)管理目標(biāo)。某些產(chǎn)品的條目中有不同的條目，有些產(chǎn)品不靈活，不同的軟件按類型存儲(chǔ)文件數(shù)據(jù)。信息無(wú)法轉(zhuǎn)換，導(dǎo)致無(wú)法共享信息資源和浪費(fèi)資源。

雖然檔案數(shù)字化管理比傳統(tǒng)管理模式有許多優(yōu)勢(shì)，但中國(guó)的數(shù)字化管理還不是很成熟，還存在一些基本問(wèn)題。首先是信息管理工作的機(jī)密性，因?yàn)榇罅繑?shù)據(jù)存儲(chǔ)在互聯(lián)網(wǎng)上，但小型社交網(wǎng)絡(luò)非常復(fù)雜，如某些媒體和計(jì)算機(jī)病毒的傳播，黑客可能導(dǎo)致系統(tǒng)崩潰，而不是提及數(shù)據(jù)。這些備份數(shù)字文件沒(méi)有紙質(zhì)文件，因此如果受到攻擊，后果是不可想象的。

3.人員素質(zhì)

檔案工作者最重要的是的是專業(yè)素質(zhì)，員工的專業(yè)知識(shí)技能和職業(yè)素質(zhì)的高低水平也決定著檔案的質(zhì)量，這要求檔案管理人員必須掌握一些基本的計(jì)算機(jī)技能以及收集和處理數(shù)據(jù)的能力。目前，很多單位檔案工作人員大多是兼職人員，不是專職人員，這樣就造成檔案工作人員除了要做好本職工作以外，還要處理好繁雜的檔案資料，這就必然容易造成人工操作存在的誤差，當(dāng)然，專業(yè)知識(shí)和技能只是實(shí)踐技能培訓(xùn)的一部分，但也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，需要檔案工作者安排自己的時(shí)間，并有針對(duì)性地進(jìn)行一些實(shí)踐培訓(xùn)。

四、提高數(shù)字文件管理有效性的策略

鑒于目前數(shù)字化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，可以采取有針對(duì)性的措施來(lái)加強(qiáng)管理效果。

1.做好數(shù)字化工作

面對(duì)新事物，意識(shí)是基礎(chǔ)，實(shí)施是關(guān)鍵。所有部門的領(lǐng)導(dǎo)者必須具有前瞻性，而且要對(duì)數(shù)字化工作高度重視，充分關(guān)注文檔，系統(tǒng)的數(shù)字化，并穩(wěn)步更新計(jì)算機(jī)硬件設(shè)施，軟件更新和安全設(shè)備。在軟件開(kāi)發(fā)方面，可以劃撥一部分資金，與相關(guān)軟件開(kāi)發(fā)單位開(kāi)發(fā)出一套適合單位管理模式的檔案管理軟件，加快檔案管理的數(shù)字化。

2.做好信息化建設(shè)

根據(jù)《檔案法》及相關(guān)法制，制定相應(yīng)的法規(guī)制度。一是加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建立健全的工作機(jī)制，依法保持文件的原始真實(shí)性和憑證，采用電子文檔加密簽名，防漏，防火墻等新技保證文檔安全;二是加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化的監(jiān)督和指導(dǎo)，監(jiān)督配套管理方法的制定，制定電子檔案和其他規(guī)范性文件的范圍和要求，并將其納入機(jī)構(gòu)檔案和檔案的重要內(nèi)容。

數(shù)字檔案是人們關(guān)心并愿意接受的新媒體，使人們擁有越來(lái)越多的文化生活，是檔案部門落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的要求。檔案工作部門應(yīng)掌握社會(huì)檔案信息的需求，充分利用檔案館藏，有效通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，報(bào)紙等媒體組織數(shù)字檔案館展覽。通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)進(jìn)一步準(zhǔn)備宣傳活動(dòng)等，通過(guò)點(diǎn)擊鼠標(biāo)，人們可以進(jìn)入檔案工作，讓人們了解歷史，規(guī)劃未來(lái)，從而引起社會(huì)的廣泛關(guān)注。

3.引進(jìn)高素質(zhì)人才

憑借不斷創(chuàng)新和發(fā)展的活力，單位在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得了良好的市場(chǎng)地位。創(chuàng)新的關(guān)鍵是人才，鼓勵(lì)使用新系統(tǒng)，積極提高文件管理人員素質(zhì)，積極引進(jìn)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)人才，努力實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。當(dāng)然，專業(yè)知識(shí)和技能只是實(shí)踐技能培訓(xùn)的一部分，但它也是一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，要求檔案工作者安排自己的時(shí)間，并有針對(duì)性地進(jìn)行一些實(shí)踐培訓(xùn)，必須熟悉掌握計(jì)算機(jī)的操作技能以及收集和處理數(shù)據(jù)的能力。當(dāng)然，單位也要定期培訓(xùn)檔案管理員，以改善或更新他們的實(shí)際運(yùn)營(yíng)能力。檔案工作者最重要的是責(zé)任感。此外，公司和單位必須受到良好監(jiān)管，包括從上級(jí)到下級(jí)的監(jiān)管過(guò)程和從下級(jí)到上級(jí)的監(jiān)督過(guò)程。

五、結(jié)束語(yǔ)

現(xiàn)代數(shù)字檔案管理依靠信息技術(shù)的進(jìn)步，依靠相關(guān)法律法規(guī)的建立和完善，依靠科學(xué)合理且執(zhí)行過(guò)程嚴(yán)格的管理制度，但是比起這些，更重要的是依靠知識(shí)和管理做好工作。數(shù)字檔案科學(xué)管理的各個(gè)方面都保持著原有的特色和價(jià)值觀，為社會(huì)發(fā)展提供了更好的服務(wù)，值得進(jìn)一步研究和應(yīng)用。

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作者簡(jiǎn)介：劉月星（1985-），女，漢族，本科，深圳市北部水源工程管理處，研究方向：檔案管理。