王鑫　趙永義　張光偉

【摘 要】論文以中國石油勘探開發(fā)研究院西北分院公文處理實際做法為例，探討了提升企業(yè)辦公室公文處理工作效率的方法，以“建章立制，明確規(guī)范”為保障，以“規(guī)范操作，夯實基礎(chǔ)”為抓手，以“信息化應(yīng)用，提升效率”為重點，持續(xù)提升公文處理人員專業(yè)素質(zhì)，為提高企業(yè)辦公室公文處理工作水平提供了參考。

【Abstract】Taking the official document processing practice of the Northwest Branch of Research Institute of Petroleum Exploration & Development as an example， this paper discusses the method of promoting the efficiency of office document processing in enterprises. With the guarantee of "establishing rules and regulations， clarifying norms"， the emphasis of "standardizing operation， laying a solid foundation" and the emphasis of "informatization application， improving efficiency"， the professional quality of document processing personnel is continuously improved， which provides a reference for improving the level of document processing in enterprise offices.

【關(guān)鍵詞】公文處理;制度;規(guī)范化;信息化

【Keywords】document processing; institution; normalization; informatization

【中圖分類號】C931.4 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號】1673-1069（2019）06-0053-02

1 引言

公文處理主要包括公文的收文辦理、發(fā)文辦理、公文管理、整理立卷和歸檔利用等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。公文處理是中國石油勘探開發(fā)研究院西北分院辦公室工作的重點，公文資料實際是基于上級精神、科研生產(chǎn)實踐活動逐步歸納總結(jié)出來的重要信息資源，對于優(yōu)化管理決策起到了至關(guān)重要的作用。分院辦公室秉持靈活與規(guī)范統(tǒng)一的原則，以完善制度為保障，以規(guī)范化操作為抓手，以信息化建設(shè)為重點，持續(xù)提升公文處理人員的專業(yè)素質(zhì)，不斷提升公文處理工作水平，為各項管理決策和科研生產(chǎn)提供可靠的參考依據(jù)，保證決策的有效性、準確性和科學(xué)性。

2 建章立制，明確規(guī)范

西北分院以《黨政機關(guān)公文處理工作條例》為準繩，制訂分院公文處理辦法，在工作中進行不斷探索以及完善，形成了公文處理實事求是、準確規(guī)范、精簡高效、安全保密的基本規(guī)范，堅持將公文處理的每項程序、操作都按照一定的規(guī)則、方式和要求進行，辦理結(jié)果要達到一定的標準和規(guī)格，并在貫徹執(zhí)行的基礎(chǔ)上，將程序、規(guī)則、要求、標準等以規(guī)章制度的形式固定下來，推廣至分院各基層單位參照執(zhí)行。始終結(jié)合最新要求，嚴格落實責(zé)任，使得相關(guān)的公文處理工作人員能夠始終在制度約束和管理之下落實工作。

3 規(guī)范操作，夯實基礎(chǔ)

公文資料具有專業(yè)性、機密性和系統(tǒng)性，因此，對相關(guān)工作進行規(guī)范化是提高公文處理工作質(zhì)量和效率的基礎(chǔ)[1]。西北分院經(jīng)過不斷實踐，形成了公文處理規(guī)范操作的一系列做法：

第一，分類管理。根據(jù)收文來源不同及發(fā)文部門不同將公文按照不同目錄分類進行整理。尤其是注意根據(jù)科研項目階段不同所產(chǎn)生的如招標議標、開題、中期檢查、驗收等不同類型的公文也按照不同目錄進行分類，最終形成一個按照“年度—機構(gòu)—節(jié)點”分類的門類清晰的公文處理系統(tǒng)[2]。

第二，節(jié)點管理。在科研項目、基建項目、管理項目等進行過程中，西北分院公文處理工作全程介入其中，按照項目進度細化每一個節(jié)點，實時歸納總結(jié)重要的信息，并以文件的形式發(fā)布，為分院其他類似項目提供更加客觀真實的依據(jù)。

第三，保密管理。分院按照國家規(guī)定的信息安全等級標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定，建立文件安全防護體系，執(zhí)行嚴格的安全保密管理制度，遵照公文涉密等級、保密期限和知悉范圍等內(nèi)容，嚴格審批登記制度，指定專人管理。

4 應(yīng)用技術(shù)，提升效率

西北分院主動引入吸收大數(shù)據(jù)、云計算等信息化技術(shù)，并應(yīng)用到公文處理工作中，推動了公文處理辦公速度的加快、單位內(nèi)部資源的共享以及信息互動的建設(shè)。

第一，在公司內(nèi)部建立局域網(wǎng)，將公司的內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)隔離開來，為技術(shù)運行提供獨立平臺。第二，建立完善的公文處理管理系統(tǒng)，包含電子公文傳閱系統(tǒng)、公文信息管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)，涉及收文、發(fā)文、整理、存檔等多個模塊[3]。便捷性、高質(zhì)量的信息技術(shù)的應(yīng)用，大大提升了公文處理的工作效率。

5 建好隊伍，提升素質(zhì)

西北分院不斷加強辦公室工作人員的綜合素質(zhì)，建設(shè)公文處理人員隊伍，從根本上促進公文管理工作的健康發(fā)展。

第一，定期對公文處理人員進行培訓(xùn)，促進公文處理人員綜合素質(zhì)的提升。第二，積極通過引進人才、轉(zhuǎn)崗調(diào)崗等方式強化隊伍，分院采取“以老帶新”的方式，安排公文處理老員工幫助新入職的員工，使他們能夠盡快適應(yīng)相關(guān)工作，盡快進入工作狀態(tài)。第三，督促公文處理人員認真學(xué)習(xí)，跟上時代步伐，學(xué)習(xí)并掌握更多現(xiàn)代化辦公技術(shù)。

6 結(jié)語

總之，公文處理作為中國石油勘探開發(fā)研究院西北分院辦公室工作的重點，通過完善制度、規(guī)范操作、信息化建設(shè)等手段，通過持續(xù)提升公文處理人員專業(yè)素質(zhì)，分院相關(guān)工作效率得以有效提升，辦公室公文處理工作水平不斷進步，有效保障了分院的高質(zhì)量發(fā)展。公文處理工作需要持續(xù)深入思考，始終堅持與單位實際相結(jié)合，始終牢記采用科學(xué)、規(guī)范、現(xiàn)代化的方法，相關(guān)工作質(zhì)量與效率將會穩(wěn)步提升，從而為單位日常管理工作提供有效保障。

【參考文獻】

【1】嚴勁芬.淺談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（03）：127.

【2】季宏.淺談新時期機關(guān)辦公室工作能力提升[J].甘肅科技，2018（01）：66-67.

【3】拓龍龍.現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理工作的優(yōu)化與完善[J].發(fā)明與創(chuàng)新，2018（08）：46-48.