王建軍

【摘 要】項(xiàng)目的跟蹤和控制是項(xiàng)目管理中銜接項(xiàng)目啟動(dòng)和項(xiàng)目結(jié)束間較為關(guān)鍵的一環(huán)。在實(shí)施大型信息系統(tǒng)項(xiàng)目的跟蹤和控制過(guò)程中，以各個(gè)子系統(tǒng)間的協(xié)作協(xié)調(diào);項(xiàng)目質(zhì)量、項(xiàng)目成本以及項(xiàng)目進(jìn)度為關(guān)注點(diǎn)。在項(xiàng)目前期做好項(xiàng)目計(jì)劃的制定工作、并建立碩目質(zhì)量、成本數(shù)據(jù)采集和Review制度，在各子項(xiàng)目成員間信息共享，并對(duì)項(xiàng)目的關(guān)鍵資源進(jìn)行合理的調(diào)配?？紤]到項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)存在的可能，事先預(yù)留了一定的余地，并在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)中利用開(kāi)源系統(tǒng)和項(xiàng)目管理工具對(duì)項(xiàng)目實(shí)施極大地支持。

【關(guān)鍵詞】信息系統(tǒng);項(xiàng)目管理;跟蹤控制

2017年7月，作為我公司的項(xiàng)目經(jīng)理，我被授權(quán)管理即將要進(jìn)行的B公司的信息集成整合項(xiàng)目。B公司是一個(gè)外貿(mào)產(chǎn)品的簡(jiǎn)單加工和出口的企業(yè)，長(zhǎng)期以來(lái)，B公司的業(yè)務(wù)基本是以紙張作為媒介進(jìn)行處理，各種數(shù)據(jù)缺乏相應(yīng)的統(tǒng)一的管理和整合。導(dǎo)致B公司在營(yíng)理上混亂。因此B 公司決定引入信息整合系統(tǒng)。實(shí)施公司日常事務(wù)和業(yè)務(wù)的無(wú)紙化管理?？紤]到公司自身的業(yè)務(wù)實(shí)際，開(kāi)發(fā)適合于B公司實(shí)際業(yè)務(wù)情況，集辦公管理、進(jìn)銷存管理和客戶關(guān)系管理為一體的信息集成項(xiàng)目，而我則作為該項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)頂目的實(shí)施。對(duì)于該項(xiàng)目，B公司給我們提出的要求是到2017年底。要按質(zhì)按量的完成開(kāi)發(fā)工作，2018年五一前是系統(tǒng)的試運(yùn)行期。

我們根據(jù)實(shí)際情況將整個(gè)項(xiàng)目分為三個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行開(kāi)發(fā)。分別命名為OA子項(xiàng)目，CRM子項(xiàng)目和進(jìn)銷存子項(xiàng)目，其中因?yàn)檫M(jìn)銷存子項(xiàng)目與CRM子項(xiàng)目有較大的關(guān)聯(lián)性，我們采取了在前期設(shè)計(jì)進(jìn)銷存子項(xiàng)目與CRM子項(xiàng)目合并。開(kāi)發(fā)時(shí)分開(kāi)的分組策略。

考慮到項(xiàng)目工期較為緊張，結(jié)合項(xiàng)目方對(duì)項(xiàng)目質(zhì)量。成本的高度重視，吸取我公司先前的教訓(xùn)，我和項(xiàng)目組成員進(jìn)行了協(xié)商，決定以做好項(xiàng)目的跟蹤和控制為核心著眼點(diǎn)，管理好本次項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)。

對(duì)于這樣一個(gè)大頂目，要管理好項(xiàng)目的跟蹤和控制，很有必要制定跟蹤和控制的關(guān)注點(diǎn)和關(guān)注內(nèi)容，考慮項(xiàng)目要求的實(shí)際，我們制定了如下的關(guān)注點(diǎn)和內(nèi)容。

1、由于本項(xiàng)目被拆分為三個(gè)子項(xiàng)目，如何協(xié)調(diào)各子項(xiàng)目并行開(kāi)發(fā)成為一個(gè)難題.因此我們把子項(xiàng)目的溝通視為關(guān)注點(diǎn)，關(guān)注內(nèi)容設(shè)定為各子項(xiàng)目組的關(guān)鍵資源調(diào)配（比如美工和架構(gòu)師等）和項(xiàng)目計(jì)劃的協(xié)調(diào)上;

2、介于項(xiàng)目雙方均對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量要求甚高，因此在項(xiàng)目的跟蹤和控制的關(guān)注點(diǎn)上，我們還把項(xiàng)目質(zhì)量作為一個(gè)重要的關(guān)注點(diǎn)，對(duì)于頂目質(zhì)量，我們主要把精力放在過(guò)程質(zhì)量控制上;

3、成本也是我們給予較大精力的關(guān)注點(diǎn).因?yàn)槌杀緵Q定了項(xiàng)目雙方的收益，控制好資源成本（主事是人力成本）對(duì)項(xiàng)目的利潤(rùn)以及項(xiàng)目成員的薪酬影響極大;

4、最重要的關(guān)注點(diǎn)還是項(xiàng)目的進(jìn)度，項(xiàng)目的進(jìn)度很大程度上訣定了前面所說(shuō)的項(xiàng)目成本，決定了項(xiàng)目組的生產(chǎn)率。因而必續(xù)高度關(guān)注。

我們?nèi)绾芜M(jìn)行這些關(guān)注點(diǎn)的跟蹤和監(jiān)控，介于我們目前的情況，我們會(huì)同公司高層領(lǐng)導(dǎo)以及B公司的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一起，制定了項(xiàng)目跟蹤和監(jiān)控的方針和措施。用來(lái)指導(dǎo)各子項(xiàng)目如何把握項(xiàng)目的成本、質(zhì)量和進(jìn)度以及子項(xiàng)目間的協(xié)調(diào)。

1、做好項(xiàng)目的時(shí)間管理和控制，避免項(xiàng)目進(jìn)度延遲;

在項(xiàng)目的計(jì)劃制定時(shí)。我與項(xiàng)目組成員一起，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行層層分解，明確項(xiàng)目組成員在各階段的工作任務(wù)、時(shí)間安排以及交付物驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等。進(jìn)度控制上，我采用WBS，PERT等任務(wù)分解及進(jìn)度計(jì)劃技術(shù)。建立了以里程碑為目標(biāo)，關(guān)鍵路徑為實(shí)施重心的任務(wù)執(zhí)行制度。

2、建立項(xiàng)目質(zhì)量，成本數(shù)據(jù)采集制度，定時(shí)Review項(xiàng)目質(zhì)量和成本數(shù)據(jù)

我借鑒項(xiàng)目標(biāo)桿數(shù)據(jù)的做法，與項(xiàng)目組成員一起制作了適用于本項(xiàng)目的標(biāo)桿數(shù)據(jù)表，并規(guī)定在項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，定時(shí)定人進(jìn)行項(xiàng)目質(zhì)量、成本數(shù)據(jù)采集。

3.定時(shí)溝通與主動(dòng)溝通相結(jié)合。實(shí)施項(xiàng)目信息，資源共享和協(xié)調(diào)

對(duì)于這樣一個(gè)有多個(gè)子項(xiàng)目的大型項(xiàng)目，要保證全體子項(xiàng)目對(duì)關(guān)鍵資源的爭(zhēng)奪，我按照各個(gè)子項(xiàng)目工期和階段的差異，對(duì)關(guān)鍵資源（例如：美工，系統(tǒng)架構(gòu)師等）進(jìn)行錯(cuò)峰調(diào)配和輪流使用。另外，各個(gè)子項(xiàng)目和項(xiàng)目整體的相關(guān)信息，我采取了信息共享的做法，即所有有關(guān)項(xiàng)目及子項(xiàng)目的進(jìn)度成本、資源、質(zhì)量等信息均向全體開(kāi)發(fā)人員以及B公司相應(yīng)人員實(shí)時(shí)公開(kāi)。我們?cè)谶@個(gè)過(guò)程中使用了CMS系統(tǒng)和個(gè)人管理軟件對(duì)這些信息進(jìn)行統(tǒng)一的發(fā)布和接收。

4、制定頂目的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，全面考慮各種可能存在的風(fēng)險(xiǎn)

產(chǎn)生變化的可能性很大的一個(gè)原因是項(xiàng)目中存在著各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。為此，我制定了有關(guān)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)方案，把各種能想到的風(fēng)險(xiǎn)全部評(píng)估。并將風(fēng)險(xiǎn)也考慮到項(xiàng)目的計(jì)劃中，做法是在項(xiàng)目計(jì)劃中留有一定余地，來(lái)應(yīng)可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)。

5、構(gòu)建缺陷管理系統(tǒng)和配置系統(tǒng)，完善質(zhì)量流程和資源使用流程

為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中存在的質(zhì)量問(wèn)題，并能夠快速應(yīng)對(duì)。同時(shí)考慮到項(xiàng)目成員使用的便利性，我搭建了Mantis系統(tǒng)作為缺陷管理的工具，實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目中缺陷管理的程序化，此外還有利于各個(gè)子頂目成員共享質(zhì)量方面發(fā)生的問(wèn)題和解決方法。需求方面的變更也能夠通過(guò)Mantis系統(tǒng)講行發(fā)布。

6、利用工具管理項(xiàng)目的跟蹤與控制項(xiàng)目計(jì)劃，實(shí)施動(dòng)態(tài)跟蹤、動(dòng)態(tài)調(diào)整

我在項(xiàng)目中采用了Ms Project進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤和控制，由于Ms Project能夠輕松的在資源、成本以及進(jìn)度視圖間切換，非常適合本項(xiàng)目的跟蹤和監(jiān)控方面的需要.另外由于Ms Project能夠配合項(xiàng)目管理者自動(dòng)的調(diào)整項(xiàng)目的進(jìn)度以及其他內(nèi)容，因此使用起來(lái)極大地減輕了我和項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目的跟蹤和控制工作。

采用了上述方針和措施來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目的跟蹤和控制后，項(xiàng)目整體以良好的態(tài)勢(shì)進(jìn)行。但是，隨著項(xiàng)目整體的平行行進(jìn)，也出現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要集中在進(jìn)度控制方面，三個(gè)子項(xiàng)目間均出現(xiàn)不同程度的進(jìn)度滯后，按照以前的做法，添加人力物力等資源;或是砍掉某些任務(wù)草草結(jié)束，交付后再慢慢解決出現(xiàn)的各種問(wèn)題。但顯然這兩種辦法都不是理想和明智的。為此我采用了如下的措施來(lái)解訣這個(gè)問(wèn)題，

1、在項(xiàng)目發(fā)生滯后時(shí)，以前的做法常常是試圖通過(guò)分配更多的人到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中來(lái)解決問(wèn)題.但是人員和時(shí)間的可替代性需要滿足兩個(gè)前提，首先任務(wù)是可以分解的，其次負(fù)責(zé)任務(wù)的人員之間不需要交流、培訓(xùn)。我們對(duì)各個(gè)子項(xiàng)目進(jìn)行仔細(xì)研討后，覺(jué)得絕大多數(shù)任務(wù)都不符合這些條件，于是我依照組員實(shí)際技術(shù)和業(yè)務(wù)能力的情況，在現(xiàn)有團(tuán)隊(duì)內(nèi)部進(jìn)行了任務(wù)的重新調(diào)整和分配，按技術(shù)人員的能力分配合適的工作量。

2、合理調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃。隨著各個(gè)子項(xiàng)目的深入，項(xiàng)目成員對(duì)項(xiàng)目的熟悉度比項(xiàng)目初期顯然要深刻得多。但另一個(gè)方面，一些意外的問(wèn)題也會(huì)隨之出現(xiàn)。這些意外問(wèn)題有很多不屬于我們能預(yù)料到的風(fēng)險(xiǎn)，例如項(xiàng)目的過(guò)程中，由于臺(tái)風(fēng)迫使我們和B公司停止工作了一周時(shí)間，針對(duì)這種情況，我和項(xiàng)目干系人間講行了溝通，最終他們同意了我們的修整方案。

3.測(cè)試先行，為了防止到項(xiàng)目后期才對(duì)項(xiàng)目中的軟件缺陷進(jìn)行修正，耽誤工期，我在各個(gè)子項(xiàng)目的系統(tǒng)設(shè)計(jì)完成后就要求質(zhì)量人員和開(kāi)發(fā)人員進(jìn)行邊開(kāi)發(fā)邊測(cè)試的工作。故而項(xiàng)目的質(zhì)量得到了充分保證。雖然在前期進(jìn)度稍有延遲，但到后期這個(gè)現(xiàn)象得以全面解決。

由于我們?cè)陧?xiàng)目跟蹤和控制上采取了完善的措施和方針，并在項(xiàng)目進(jìn)度出現(xiàn)滯后時(shí)采取了相應(yīng)的調(diào)整措施，這個(gè)信息整合項(xiàng)目在 2018 年元旦之際得以完工。信息整合系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)維護(hù)時(shí)間也大為提前。加上項(xiàng)目的質(zhì)量在開(kāi)發(fā)時(shí)就得以層層把關(guān)，所以在試運(yùn)行期間，沒(méi)有太大的質(zhì)量問(wèn)題。項(xiàng)目組得到了B公司和我公司高層領(lǐng)導(dǎo)的表彰。經(jīng)過(guò)這個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，我深刻體會(huì)到，只有充分的做好事前準(zhǔn)備，并在實(shí)施過(guò)程中不斷調(diào)整，嚴(yán)密監(jiān)控每個(gè)關(guān)注點(diǎn)的變化，并及時(shí)做出回應(yīng)，才能做好項(xiàng)目的跟蹤和控制工作。

（作者單位：山東華煜消防電子工程有限公司）