張鴻艷 王中秋

摘 要：目前我國的人事檔案管理工作量大，但是工作效率普遍較低。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，人工智能技術(shù)開始廣泛應(yīng)用在人事檔案管理工作中。人工智能技術(shù)能快速地處理大量數(shù)據(jù)和信息，促進(jìn)檔案管理工作走向現(xiàn)代化和智能化。本文簡要陳述了人事檔案管理以及人工智能技術(shù)的含義，立足于目前我國在檔案管理工作中存在的困境，探討了人工智能技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，對未來人工智能技術(shù)的發(fā)展進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;人工智能;技術(shù);應(yīng)用

在人類歷史的發(fā)展過程中，經(jīng)歷了三次世界范圍的時(shí)代革命，分別是蒸汽時(shí)代、電力時(shí)代以及科技時(shí)代。前兩次的時(shí)代革命為人類的生活提供了基礎(chǔ)性的便利，而科技革命則是讓人類的生活水平有了質(zhì)的飛躍。隨著科技革命的到來，人工智能技術(shù)逐漸走入了人們的生活，從最常見的掃地機(jī)器人到微型機(jī)器人手術(shù)，人工智能以它高效、便捷的特點(diǎn)為我們的生活提供了極大的便利。為了提高人事檔案管理工作的效率，目前很多企業(yè)以及高校都在檔案管理工作中引進(jìn)了人工智能技術(shù)。人工智能技術(shù)提高了檔案信息的檢索速度，對檔案中的數(shù)據(jù)也可以進(jìn)行科學(xué)的分析，同時(shí)又確保了檔案的安全，為人事檔案的管理工作提供了極大的幫助。

一、人事檔案管理的含義

人事檔案形成于一系列人事管理的活動(dòng)之中。人事檔案是由多個(gè)個(gè)人檔案組成的，檔案中主要記錄的內(nèi)容是工作人員的個(gè)人發(fā)展過程、工作經(jīng)歷、個(gè)人的思想品德、獲獎(jiǎng)或者受處分的經(jīng)歷等等，其信息量繁雜且多種多樣，在進(jìn)行整理和查找時(shí)很不方便。對人事檔案進(jìn)行管理的主要工作內(nèi)容是將所有的人事檔案進(jìn)行收集、整合、歸類以及將檔案進(jìn)行完整保存。為了確保人事檔案的真實(shí)性，管理工作中還要對檔案中的信息進(jìn)行核實(shí)，確保信息的準(zhǔn)確性。

二、人工智能技術(shù)的含義

人工智能是集研究智能理論、開發(fā)智能技術(shù)、模擬拓展智能方法于一體的綜合性學(xué)科。人工智能技術(shù)屬于計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的分支，主要開發(fā)的是新型智能化機(jī)器設(shè)備，這類設(shè)備可以根據(jù)人的語音指令或者對圖像的識(shí)別做出智能反應(yīng)。人工智能具有高度理性的特點(diǎn)，在處理信息和數(shù)據(jù)上速度極快，遠(yuǎn)遠(yuǎn)快過人工，節(jié)省了時(shí)間。人工智能技術(shù)的應(yīng)用不受時(shí)間、地點(diǎn)、環(huán)境的約束，可以隨時(shí)開始工作，適應(yīng)環(huán)境的能力更強(qiáng)，因此人工智能為人們的生產(chǎn)以及生活帶來了極大的便利。人工智能最大的優(yōu)點(diǎn)是它的信息檢索能力，能夠快速提取有效信息，找出解決問題的最佳方案。

三、目前人事檔案管理工作的困境

1.檔案信息過多，難以整理

我國目前人事檔案的整理工作面臨很大困境，檔案資料過于繁雜、檔案數(shù)目增多、檔案信息缺失等問題持續(xù)困擾著檔案管理人員。傳統(tǒng)的檔案采取紙質(zhì)化的呈現(xiàn)形式，工作人員需要在檔案中尋找有用的信息進(jìn)行核對和整理，工作效率低下。人事檔案的來源渠道各式各樣，在檔案的分類上需要消耗大量的時(shí)間，對檔案資源的使用造成了一定的影響。個(gè)別人對檔案的重視度不夠，在填寫時(shí)會(huì)漏填、誤填信息，這也會(huì)對檔案整理工作造成影響，導(dǎo)致工作效率的降低。

2.非結(jié)構(gòu)化信息難以分類

檔案信息非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象是指信息無法數(shù)字化的資料較多。例如，文檔資料、圖片資料等，這些資料中包含大量的重要信息，但由于文件格式特殊且不能數(shù)字化，需要人工提取有效信息并加以分類。在檔案管理工作中，非結(jié)構(gòu)化信息越來越多，但是工作人員數(shù)量實(shí)在有限，給檔案信息分類工作帶來了很多困難。要加強(qiáng)對非結(jié)構(gòu)化信息數(shù)據(jù)的管理和使用，才能強(qiáng)化檔案管理工作，促進(jìn)人事檔案資源有效利用。

3.隱性信息資源難以轉(zhuǎn)化

人事檔案數(shù)據(jù)信息的資源系統(tǒng)是由兩種資源組成的，一種是直觀表達(dá)在檔案信息中的顯性信息資源，另一種是由檔案管理的工作人員根據(jù)檔案信息進(jìn)行自主判斷的隱性信息資源。由于檔案管理人員的缺少，多數(shù)單位檔案的隱性信息在獲取上有很大難度，而且檔案的隱性信息資源無法通過數(shù)據(jù)進(jìn)行直觀表示，加大了檔案信息的評定難度。

四、人工智能技術(shù)在人事檔案管理中的綜合應(yīng)用

1.高效率地搜集整理檔案信息

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息是用紙質(zhì)進(jìn)行記錄的，紙質(zhì)檔案占用的空間較大，且紙張容易受潮難以保管，難以隨身攜帶。人工智能技術(shù)的出現(xiàn)，將檔案中的信息電子化、數(shù)字化，把紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)資料，方便了檔案文件資料的管理。網(wǎng)絡(luò)化之后的檔案信息不需要用紙質(zhì)記錄，只需要利用多媒體設(shè)備就可以展示數(shù)據(jù)，檔案資料可以直接保存在電腦中，方便了檔案管理人員對檔案信息的收集和整理。目前電子檔案的內(nèi)容形成來源有兩個(gè)，第一是將現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，第二是利用人工智能技術(shù)直接制作形成的電子檔案。電子檔案的出現(xiàn)減少了管理人員的工作量，降低了人力成本。隨著數(shù)字化的檔案不斷增多，在進(jìn)行檔案管理時(shí)可以利用多種智能主體幫助工作。人工智能的主體有很多種類，例如，執(zhí)行命令型的智能主體、學(xué)習(xí)型的智能主體等，這類智能主體都可以根據(jù)事先設(shè)置好的程序命令自主完成工作，提高了檔案資料收集整理的效率。

2.高速度地檢索分類人事檔案

人工智能技術(shù)利用計(jì)算機(jī)將檔案中的數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)化之后，會(huì)對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行詳細(xì)分類，這些分類后的數(shù)據(jù)有兩種存儲(chǔ)形式，分別是文本形式和多媒體形式。文本分類是根據(jù)檔案信息中被標(biāo)記的文本信息，利用人工智能找出與其相關(guān)或類似的信息，將這些文本信息進(jìn)行合理分類。對文本資料的整理和分類充分體現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)智能化的特點(diǎn)，人工智能可以根據(jù)管理人員所設(shè)定的方式對數(shù)據(jù)庫中的檔案信息進(jìn)行智能分類，同時(shí)也能把網(wǎng)絡(luò)上相同的資料進(jìn)行整合和分類。在提取檔案信息時(shí)，人工智能的篩選能力加快了資料檢索的速度。與傳統(tǒng)的人工篩選相比，人工智能的篩選速度更快、篩選的資料更加準(zhǔn)確，可以在短時(shí)間內(nèi)過濾掉大量無用的數(shù)據(jù)。人工智能技術(shù)還具備識(shí)別能力，例如，語言識(shí)別、圖片視頻識(shí)別等，所以人工智能也可以對多種形式的資料進(jìn)行檢索分類，在人事檔案管理中起著重要作用。

3.準(zhǔn)確評定檔案信息價(jià)值

在檔案的整理歸納工作中，工作人員要審查檔案信息的真實(shí)性，判斷信息是否有價(jià)值，這無疑增加了工作人員的工作量。人工智能由于具有推理、學(xué)習(xí)、記憶以及決策的能力，它可以使計(jì)算機(jī)模擬人類的智能行為。因此，在人工智能中植入特定的專家系統(tǒng)，就可以讓人工智能依據(jù)評定專家的思維方式對檔案中的信息進(jìn)行評定。要想在人工智能中建立檔案價(jià)值評定系統(tǒng)，需要按照以下步驟進(jìn)行：首先，建立專家評定的數(shù)據(jù)庫，收集專家的評定準(zhǔn)則、評定方法，將這些信息進(jìn)行程序化編制輸入到電腦中;其次，對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行模擬檢驗(yàn)，輸入簡單的信息數(shù)據(jù)，對人工智能的評定功能進(jìn)行檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)其中是否有漏洞;最后，完善評定系統(tǒng)，投入使用。人工智能可以負(fù)責(zé)大多數(shù)的信息評定，加大了檔案價(jià)值評定的工作效率。

4.確保檔案信息的安全性

檔案安全主要包括實(shí)體檔案安全和數(shù)字檔案安全。實(shí)體檔案的安全主要是利用保險(xiǎn)柜進(jìn)行保管，保險(xiǎn)柜的鑰匙由工作人員管理。由于檔案過多，工作人員要保管多把鑰匙，無論使用還是攜帶都極不方便。隨著人工智能技術(shù)的不斷改進(jìn)，數(shù)字檔案的安全性已經(jīng)有極大程度的提高。人工智能在進(jìn)行資料掃描時(shí)，會(huì)自動(dòng)給資料進(jìn)行歸類，為之后工作中查找資料提供了極強(qiáng)的便利性。數(shù)字檔案的安全由智能密碼進(jìn)行保護(hù)，例如，瞳孔密碼、指紋密碼，這類密碼只有相關(guān)管理人員才能打開，方便了工作人員對檔案的管理，也提高了檔案的安全性。人工智能還自帶監(jiān)控功能，如果有人非法觸發(fā)了檔案系統(tǒng)，監(jiān)控系統(tǒng)會(huì)向總控室的工作人員發(fā)出警戒信息，有效避免檔案丟失的情況。

5.檔案服務(wù)逐漸智能化

在傳統(tǒng)的檔案工作中，工作人員會(huì)提供檔案查閱和答疑的服務(wù)，工作人員的工作量很大。在利用人工智能技術(shù)之后，檔案信息的服務(wù)工作形式由人工服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榱司W(wǎng)絡(luò)服務(wù)，使檔案服務(wù)工作變得及時(shí)、高效。近年來，我國一直不斷推進(jìn)智能機(jī)器人為人類提供服務(wù)的政策，在這種政策下，智能機(jī)器人也走進(jìn)了人事檔案的服務(wù)工作中。這類高智能化的機(jī)器擁有著智能化、移動(dòng)性強(qiáng)的特點(diǎn)，可以根據(jù)來訪客戶的需要提供不同的實(shí)際服務(wù)。智能機(jī)器人解決了工作人員數(shù)量有限的問題，提供了人性化、智能化的服務(wù)。人工智能機(jī)器人也可以代替工作人員完成紙質(zhì)檔案的出庫、入庫工作，減少了人力成本，提高了工作效率。

五、結(jié)束語

人工智能技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用在了我們的生活當(dāng)中，手機(jī)的智能助理、智能美顏相機(jī)都標(biāo)志著人工智能技術(shù)開始在生活中普及。將人工智能技術(shù)與人事檔案管理工作相互結(jié)合，將檔案的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化處理，提高人事檔案整理的工作效率。在未來，人工智能技術(shù)會(huì)越來越成熟，對人事檔案管理工作以及我們的生活都會(huì)提供更大的便利。

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基金項(xiàng)目：黑龍江省高等院校檔案學(xué)會(huì)“大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校檔案信息資源的集成與服務(wù)研究”階段性成果，項(xiàng)目編號：HGDK2018-19。