張勇

摘 要：建筑工程項(xiàng)目中資料檔案管理的重要性越來越突出，它為過施工過程中的工期預(yù)測(cè)、工程竣工后的質(zhì)量驗(yàn)收、工程檢查等都提供了資料參考，在建筑行業(yè)內(nèi)受到了越來越廣泛的關(guān)注。文章通過分析建筑工程檔案的作用、在管理過程中出現(xiàn)的問題以及相應(yīng)解決措施，以期為提升建筑工程檔案管理水平提供資料參考，促進(jìn)建筑行業(yè)健康有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案管理;管理體系

現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程不斷深入，建筑行業(yè)的發(fā)展步伐也越來越來快，建筑企業(yè)在規(guī)模擴(kuò)大的同時(shí)也意識(shí)到工程檔案管理的重要性以及給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)效益。這一環(huán)節(jié)當(dāng)前已經(jīng)得到許多企業(yè)的廣泛重視，并開始建立起專門管理工程檔案的部門以及管理團(tuán)隊(duì)，將科學(xué)的管理理念以及優(yōu)質(zhì)的管理經(jīng)驗(yàn)融入其中，提高企業(yè)建筑工程檔案管理的水平，從而促進(jìn)企業(yè)發(fā)展，提升企業(yè)在市場(chǎng)中的競(jìng)爭(zhēng)力。此外，國(guó)家也對(duì)工程企業(yè)的檔案管理提出要求并制定規(guī)定，目的是為了防止企業(yè)在檔案管理中出現(xiàn)不當(dāng)行為，讓企業(yè)管理更為系統(tǒng)化、正規(guī)化、規(guī)范化。

一、建筑工程檔案管理的重要作用

（一）真實(shí)記錄建筑工程

建筑工程是一項(xiàng)浩大的工程，施工時(shí)間長(zhǎng)、施工程序繁瑣、運(yùn)用的建筑技術(shù)以及建筑材料繁多，因此在施工的整個(gè)流程中會(huì)出現(xiàn)很多相關(guān)資料。工程檔案資料真實(shí)記錄這整個(gè)建筑工程，對(duì)于評(píng)估工程質(zhì)量的好壞、是否按工期完成任務(wù)等都有著重要作用，所以建筑工程檔案的管理就尤為重要。工程檔案包括工程材料的質(zhì)檢報(bào)告、復(fù)驗(yàn)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告以及工程現(xiàn)場(chǎng)的簽認(rèn)和簽章等。

（二）便捷提供工程信息來源

建立建筑工程檔案的最主要目的就是為相關(guān)工作人員提供資料參考，對(duì)工程信息的查詢?yōu)楸憬荨?zhǔn)確，為工程的實(shí)施和完成提供資料依據(jù)。

（三）為之后的設(shè)施建設(shè)提供參考

建筑工程檔案就是對(duì)工程施工過程中采取的技術(shù)、出現(xiàn)的問題以及解決措施、建筑材料信息的反饋等進(jìn)行記錄，這對(duì)之后的工程建設(shè)提供了經(jīng)驗(yàn)和資料參考，有利于提升工程質(zhì)量和施工效率。

二、建筑工程檔案管理存在的問題

（一）相關(guān)工作人員意識(shí)薄弱

工程檔案資料繁雜，涉及面多，管理工作也極為復(fù)雜繁瑣，但很多檔案管理人員對(duì)資料管理的重要性認(rèn)識(shí)存在偏差，管理效率低下。若管理人員在工程交付時(shí)不對(duì)資料進(jìn)行仔細(xì)審核、確認(rèn)，就可能造成工程質(zhì)量問題得不到及時(shí)解決，從而引發(fā)更為嚴(yán)重的問題。此外檔案管理步驟較多，必須定期進(jìn)行篩查管理，如果在工程全部完成后才對(duì)檔案進(jìn)行分檔、管理，會(huì)導(dǎo)致工程過程中資料應(yīng)用率極低，對(duì)工程效率及質(zhì)量造成影響。

（二）檔案管理不合理

現(xiàn)如今大多數(shù)企業(yè)都重視對(duì)于工程檔案的管理，但是重點(diǎn)大多只放在檔案的收集上，對(duì)于檔案質(zhì)量等缺乏認(rèn)定和評(píng)估，造成檔案中存在許多沒有使用價(jià)值和保存價(jià)值的資料，影響檔案質(zhì)量。此外，檔案管理過程中存在許多實(shí)際性的問題：對(duì)重要檔案重視度不夠造成檔案遺失或損壞;對(duì)檔案信息篩查確認(rèn)不到位造成資料真實(shí)性受到影響等。檔案管理的不合理造成了工程檔案管理難以為工程提供有效資料支持，從而影響工程進(jìn)展以及工程質(zhì)量。

（三）未建成系統(tǒng)化的檔案管理體系

由于檔案管理對(duì)企業(yè)不產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，故而企業(yè)以及相關(guān)人員對(duì)檔案管理重視度不足，僅局限于單純的收集資料，沒有形成系統(tǒng)化的管理體系。此外，檔案管理人員的專業(yè)性較差，檔案管理過程中規(guī)范性不強(qiáng)，對(duì)系統(tǒng)化管理體系的建立造成阻礙。調(diào)查表明，檔案管理體系的有效建立可有效提高工程質(zhì)量，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益，故而企業(yè)一定要對(duì)此環(huán)節(jié)加以重視。

三、建筑工程檔案管理的措施

（一）提升資料質(zhì)量

對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)可在一定程度上提升資料檔案收集時(shí)的專業(yè)性和有用性，也可以使員工在面對(duì)專業(yè)性較強(qiáng)的文檔時(shí)有充分的理解力并對(duì)檔案中存在的問題及時(shí)提出和解決，從而提升資料的質(zhì)量，減少無用資料的存放。與此同時(shí)，企業(yè)一定要制定收集資料的相關(guān)規(guī)范來保證資料來源的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、實(shí)用性。此外，資料的編制一定要有明確的規(guī)范，格式等一定要加以統(tǒng)一，從而提升建筑工程檔案管理的質(zhì)量。

（二）優(yōu)化管理體系

優(yōu)化管理體系、完善管理制度需要從政府、企業(yè)、管理人員三個(gè)方面入手。政府方面需要在保證合理性、可操作性的基礎(chǔ)上推行有與企業(yè)運(yùn)行相適應(yīng)的管理制度及相關(guān)法律，并實(shí)施相應(yīng)的企業(yè)管理監(jiān)察制度，確保管理制度的推行;建筑企業(yè)方面需要不斷完善自身檔案管理規(guī)范，促進(jìn)企業(yè)符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求，提升管理體系的規(guī)范化;檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案資料管理對(duì)于工程、對(duì)于企業(yè)的重要性，做好檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)，及時(shí)篩查檔案，刪除無用信息，對(duì)過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行及時(shí)有效處理。

（三）提升檔案管理人員專業(yè)性

當(dāng)前大多施工單位的管理人員都具有臨時(shí)性，流動(dòng)性強(qiáng)，這就造成資料只能進(jìn)行階段性收集，且無法保證工程檔案的完整性和規(guī)范性，加大了資源管理難度。因此，企業(yè)必須招收部分專業(yè)對(duì)口的技術(shù)人員，對(duì)人員進(jìn)行檔案管理，保證檔案整合的完整性和專業(yè)性。

與此同時(shí)，許多工程的臨時(shí)性使得企業(yè)無法對(duì)于對(duì)應(yīng)的檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的、長(zhǎng)時(shí)間的培訓(xùn)，這就決定了企業(yè)要對(duì)本公司檔案管理人員要加強(qiáng)培訓(xùn)，將專業(yè)訓(xùn)練過的人員直接應(yīng)用于臨時(shí)性工程，確保相關(guān)人員對(duì)資料管理流程、重要性、問題解決措施有充分的了解，從而保證建筑工程檔案管理質(zhì)量。

管理人員培訓(xùn)后的考核制度也要加以完善，讓完成考核的人員進(jìn)入檔案管理工作，以此提升檔案管理人員的能力水平。除此以外，政府相關(guān)部門也要定期安排培訓(xùn)，讓檔案管理相關(guān)人員了解最新的法律知識(shí)和政策法規(guī)，將法規(guī)融入到檔案管理工作中，促進(jìn)企業(yè)工程檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

（四）利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理

互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展給企業(yè)的檔案管理工作提供了新的路徑，網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用可大大提升資料管理效率，突破傳統(tǒng)管理模式的束縛。在對(duì)建筑工程檔案管理過程中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立工程資料數(shù)據(jù)庫(kù)，構(gòu)建適宜管理的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)檔案資料以及相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化編制，實(shí)時(shí)更新、完善資料。這樣不僅可以將檔案管理流程簡(jiǎn)單化，大大提升工作效率，還讓相關(guān)人員對(duì)于資料的查詢更加方便快捷，電子檔案的推行和普及也能有效避免傳統(tǒng)模式中紙質(zhì)文檔因不當(dāng)保存造成的資料丟失。在互聯(lián)網(wǎng)大時(shí)代下對(duì)于工程檔案的管理進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化處理，可以推動(dòng)企業(yè)向信息化方向更好發(fā)展，提升企業(yè)在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中競(jìng)爭(zhēng)力。

四、結(jié)語

建筑行業(yè)在城市化程度愈加提升的今天得到了快速的發(fā)展，這也要求建筑企業(yè)在發(fā)展進(jìn)程中一定要注意各項(xiàng)工作的有序健康進(jìn)行。部分企業(yè)只將重心放在施工這一可給企業(yè)帶來直接效益的環(huán)節(jié)上，忽視了建筑工程檔案管理等工作的重要性，這會(huì)給企業(yè)健康發(fā)展帶來隱患。加強(qiáng)建筑工程檔案管理可以有效提升施工質(zhì)量，為之后的工程施工提供經(jīng)驗(yàn)和參考，為企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力提升帶來積極意義。因此，政府和企業(yè)都應(yīng)該加大重視力度，正視建筑行業(yè)檔案管理中出現(xiàn)的問題，從提升工程檔案資料質(zhì)量、優(yōu)化檔案管理體系、對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)、利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行信息化管理等方面對(duì)建筑檔案加強(qiáng)管理，為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展提供資料支持，促進(jìn)建筑行業(yè)健康發(fā)展，從而推動(dòng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的有序發(fā)展。

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