杜蕾

摘要：隨著時代的不斷發(fā)展，人們更加重視個人信息的管理，因此，廣大群眾的信息管理工作就顯得尤為重要，人事檔案是事業(yè)單位在招聘人員時需要了解的基本信息，同時也具備保密性。檔案機密就是事業(yè)單位機密重要的部分之一。本文通過現(xiàn)階段事業(yè)單位人事檔案存在的各種問題，探究現(xiàn)代人事檔案管理問題的解決對策。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代人事檔案；管理；問題；對策

事業(yè)單位的人事檔案具有絕對的保密性質(zhì)，它是在服務(wù)人民群眾的過程中形成的，主要包括個人經(jīng)歷、個人身份、政治背景、學(xué)歷等等。另外，人事檔案是中國管理制度的一種特色，與人們的社保、家庭、工資待遇等因素息息相關(guān)，具有公正性。由此可以看出，人事檔案對每個人的重要性，我們在社會的生活離不開人事檔案，所以對人事檔案的管理工作就顯得十分必要。

1現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題

1.1管理制度缺乏完善性

隨著時代不斷的發(fā)展，我國對各方面的管理制度都進(jìn)行了改革，但是還有許多事業(yè)單位的人事管理采用較為傳統(tǒng)的管理模式，雖然傳統(tǒng)管理模式曾經(jīng)對事業(yè)單位的人事檔案管理工作有著積極的因素，但由于事業(yè)單位人事管理規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，導(dǎo)致傳統(tǒng)模式難以滿足事業(yè)單位的需求，同時人事管理人員大多是在事業(yè)單位內(nèi)部選舉的，不具備管理的專業(yè)知識，會使人事檔案管理的保密工作不完善，充滿漏洞，給其他事業(yè)單位可乘之機，這兩點問題會在事業(yè)單位面臨挑戰(zhàn)和機遇時，阻礙其發(fā)展，嚴(yán)重還會導(dǎo)致事業(yè)單位的破產(chǎn)。

1.2管理人員不足

許多事業(yè)單位在人才的選拔上會按照國家的政策選出相應(yīng)的檔案管理人才。但是大多數(shù)事業(yè)單位存在“上有政策，下有對策”的方案，使一個檔案管理人員管理數(shù)不清的人員檔案，同時還存在雇傭臨時工的情況出現(xiàn)。這些人員一般不具備管理的專業(yè)知識，并且沒有接受過相關(guān)的培訓(xùn)，因此，更不會將檔案管理人員的職責(zé)，結(jié)合事業(yè)單位的現(xiàn)狀對其進(jìn)行管理。使事業(yè)單位無法合理的運用相關(guān)資源，來提升事業(yè)單位在行業(yè)中的地位。另外，管理人員數(shù)量不足，事業(yè)單位人員數(shù)量較多，會導(dǎo)致管理工作無法按照規(guī)定的時間完成，降低了人事檔案管理的水平。

1.3檔案管理落后

許多事業(yè)單位在人事檔案管理工作中，存在扣留檔案的現(xiàn)象存在，這是違法的行為。人事檔案具有法律效應(yīng)，它具備公正性、可變革性、必須遵循性，是一種社會規(guī)范，也是一種契約精神?，F(xiàn)階段隨著時代的日新月異，導(dǎo)致人才流動性很大，使檔案管理動作難以進(jìn)行，從而導(dǎo)致許多應(yīng)屆畢業(yè)生喜歡在對檔案要求不高或是不需要查看檔案的地方工作，是檔案管理工作逐漸落后與時代的發(fā)展水平。

由于時代的發(fā)展，使經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了一定程度的改變，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的各個崗位之間任務(wù)劃分更加精細(xì)，對管理的要求不斷加強，如果采用傳統(tǒng)的管理模式無法滿足其要求，還會導(dǎo)致重要文件遺失或者被竊取，增大管理的難度。事業(yè)單位已經(jīng)認(rèn)識到檔案管理方式與社會的進(jìn)程不一致，為響應(yīng)社會的發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該在網(wǎng)絡(luò)安全的條件下，采用數(shù)字信息化的模式將大量的人員檔案進(jìn)行數(shù)字化，增強信息的保密性，也有利于資料的查找。

1.4檔案意識淡薄

人事檔案管理工作相較事業(yè)單位的其他類型的管理工作不同，它的目的是能夠在某一特定的時期對其高效的利用，與事業(yè)單位的發(fā)展也息息相關(guān)。由于檔案管理工作是一個純文本的工作，沒有為事業(yè)單位帶來明顯的利益，因此事業(yè)單位容易對其忽略，難以明白檔案管理工作對事業(yè)單位的重要性。另外，事業(yè)單位的人事管理受到傳統(tǒng)管理模式的影響，認(rèn)為只有保證信息不泄露、檔案不被竊取就是檔案管理人員的工作，這種思維方式限制了檔案管理工作的展開，同時，也會使事業(yè)單位停滯不前。

2現(xiàn)代人事檔案管理問題的解決對策

目前，隨著時代的進(jìn)步，各行各業(yè)進(jìn)入了一個持續(xù)發(fā)展的階段，但是為促進(jìn)其更好的發(fā)展，應(yīng)該更新相關(guān)單位的檔案管理工作。當(dāng)然，新模式的檔案管理工作也會面臨許多問題，以下就是各種問題的解決對策。

2.1完善檔案管理工作制度

在檔案管理過程中，由于事業(yè)單位的人員組成數(shù)量較大、管理工作十分枯燥無味，所以容易出現(xiàn)各種各樣的問題，為避免問題的出現(xiàn)，建立了人事檔案管理制度。這項制度的建立有利于檔案管理人員按照相應(yīng)的規(guī)則對人事檔案進(jìn)行總結(jié)、歸納，方便資料的查閱。同時，制度的建立增強了對管理人員的約束性，使管理人員能夠懂得不泄露事業(yè)單位的機密，增強了公司人員對法律知識的認(rèn)識，也可以引導(dǎo)相關(guān)人員直知法、懂法、卻不犯法。

人事檔案管理制度的內(nèi)容主要是材料歸檔、檢查核對、轉(zhuǎn)移傳遞、保衛(wèi)保密、統(tǒng)計。建立完善的檔案管理工作制度是對事業(yè)單位的人事檔案進(jìn)行有效保管的重要因素。

2.2提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理人員需要在事業(yè)單位的發(fā)展基礎(chǔ)上結(jié)合時代的變革對其工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新，增強自身的工作能力。隨著信息化時代的到來，檔案管理人員學(xué)會應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)對事業(yè)單位的人事進(jìn)行管理，使人事方面的資料能夠在短時間內(nèi)整理出來，并能得到有效的利用。這需要檔案管理人員跟隨科技的進(jìn)步，熟練掌握新型的管理技術(shù)。另外，由于檔案工作具有一定的機密性和政治性，因此，對檔案管理人員的要求也逐漸增強，要求具備秘而不宣、遵守國家機密的政治特征，同時，檔案工作人員還需要具備良好的為人民服務(wù)的精神。大多數(shù)的事業(yè)單位的檔案管理人員不具備管理的專業(yè)知識，為了事業(yè)單位的前景，需要對其進(jìn)行管理工作的培訓(xùn)，以此來提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

2.3建立現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)

隨著時代的日益進(jìn)步，增強人們對管理的經(jīng)驗，因此，事業(yè)單位建立了較為科學(xué)性的現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)，這項系統(tǒng)的建立能夠符合事業(yè)單位的發(fā)展趨勢，使檔案的管理工作更加便利，同時，也減少了各種管理問題的出現(xiàn)，為管理人員減輕了負(fù)擔(dān)。它利用了信息化的模式，將紙質(zhì)的人事檔案變?yōu)閿?shù)字化，有利于檔案的查閱指導(dǎo)、監(jiān)督，也能夠防止檔案的泄密和丟失，能夠滿足市場的需求，使事業(yè)單位快速的發(fā)展。

2.4增強流動人員檔案管理

由于事業(yè)單位面臨的項目較多，在人手不足的情況下，會招聘一些臨時工幫助事業(yè)單位完成相關(guān)事務(wù)，事業(yè)單位稱他們?yōu)榱鲃尤藛T。在人事檔案管理過程中，流動人員檔案的確定成為了檔案管理人員的難點，由于流動人員具存在不確定性的因素，因此，人事檔案管理人員必須在短時間內(nèi)完成這類人員的檔案收集、歸納工作，使其在有效的時間內(nèi)能夠為相關(guān)單位提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在流動人員離開相關(guān)單位之后，不得透露該人員的個人信息，不得扣押該人員的檔案。國家針對流動人員檔案的整理工作提出了“集中統(tǒng)一、歸口管理”的體制，為流動人員提供了保障，使相關(guān)單位不敢再扣壓流動人員的檔案。

3結(jié)語

隨著我國科技實力的增強，相關(guān)單位面臨著巨大的競爭力，如果想在面臨著巨大的挑戰(zhàn)的情況下，依舊保持平穩(wěn)發(fā)展，應(yīng)該改變相關(guān)單位傳統(tǒng)的人事管理模式，摒棄傳統(tǒng)思維模式帶給我們的只要保證檔案的機密性，檔案管理人員的工作就完成的現(xiàn)象。應(yīng)該采用現(xiàn)代化人事檔案管理系統(tǒng)對相關(guān)單位的人才進(jìn)行系統(tǒng)化、科學(xué)性的管理，使每個人的資料能夠更加便捷的查閱，同時，也保障了檔案的保密性。

參考文獻(xiàn)：

[1]郭婷婷.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].東方事業(yè)單位文化，2015（23）.

（作者單位：重慶市健康教育所）