謝麗

摘 要 大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨為內(nèi)容復(fù)雜、煩瑣的人事檔案管理工作提供了便利的條件，開創(chuàng)了新的工作局面。尤其是當(dāng)前國(guó)有企業(yè)改革的關(guān)鍵時(shí)期，中央要求充分發(fā)揮人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化隊(duì)伍中的重要作用，推動(dòng)人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化的新形勢(shì)下，人事檔案管理工作也被賦予了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)，更需要大數(shù)據(jù)的支撐來(lái)完成日益提高的管理要求和多樣化的管理需求。因此，為了適應(yīng)信息時(shí)代的大數(shù)據(jù)，企業(yè)特別是國(guó)有企業(yè)加快了人事檔案管理信息化的建設(shè)進(jìn)程，不僅是企業(yè)自身發(fā)展的內(nèi)在需要，也是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。由于受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案人員在管理中的能力和對(duì)信息技術(shù)的理解、運(yùn)用程度不高，加上檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建立不全面和不系統(tǒng)等都嚴(yán)重阻礙了人事檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。本文詳細(xì)論述了大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)人事檔案管理的意義，分析了當(dāng)前存在的問題，并從管理觀念的轉(zhuǎn)變、數(shù)據(jù)庫(kù)的完善以及管理隊(duì)伍的建設(shè)入手，提出了相應(yīng)的舉措。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時(shí)代 人事檔案管理 意義 問題 策略

一、引言

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展推動(dòng)了大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)在開展人事檔案管理工作的過(guò)程中也積極地轉(zhuǎn)變了管理思路和模式，逐漸向信息化、數(shù)字化方向靠攏。其中最明顯的就是在管理中充分運(yùn)用了計(jì)算機(jī)技術(shù)和各項(xiàng)信息技術(shù)，逐漸實(shí)現(xiàn)管理活動(dòng)的信息化、數(shù)字化和智能化，以此將人事檔案資源予以長(zhǎng)久保存，同時(shí)還可以更好地保證資源的完整性和真實(shí)性，實(shí)現(xiàn)檔案資料的內(nèi)在價(jià)值。加之企業(yè)選人用人制度的不斷完善、途徑不斷豐富，加大對(duì)檔案的信息化管理力度，從而使其更好地服務(wù)于員工的成長(zhǎng)、服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展。但目前大部分企業(yè)人事檔案的信息化管理還處于初級(jí)探索階段，因此在具體的工作中還存在各種各樣的問題。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)人事檔案管理的意義

國(guó)家經(jīng)濟(jì)的長(zhǎng)期穩(wěn)步發(fā)展，給我國(guó)企業(yè)帶來(lái)了廣闊的發(fā)展前景，同時(shí)也加劇了企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)。人才的儲(chǔ)備、培養(yǎng)成了企業(yè)取得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的核心因素。作為個(gè)人信息“記錄儀”的人事檔案，是全面地、歷史地考察和了解一個(gè)人的依據(jù)，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據(jù)，其地位和作用也日益突顯。因此，這就將人事檔案管理的地位和作用放在了極為明顯的位置，是企業(yè)全面發(fā)展的主要內(nèi)容之一，不僅能作為企業(yè)選拔優(yōu)秀人才、評(píng)價(jià)人力資源工作成果的參考性資料，也能全面地掌握每個(gè)職工的工作狀態(tài)、心理狀態(tài)、日常的生活狀態(tài)以及預(yù)測(cè)他們的實(shí)際能力和發(fā)展方向，有利于人事部門進(jìn)行科學(xué)的分析與決策，從而提供更加合適的崗位，充分挖掘職工潛能，實(shí)現(xiàn)其人生價(jià)值。從另一個(gè)角度講，人事檔案信息事關(guān)企業(yè)的健康和穩(wěn)定發(fā)展，也與職工的切身利益密切相關(guān)。人事部門可以根據(jù)這些信息來(lái)判斷該職工是否具備晉升的資格、各項(xiàng)保障制度的落實(shí)情況，尤其是那些離退休黨員干部、職工群眾，更需要人事檔案信息來(lái)作為依據(jù)。再者，大數(shù)據(jù)時(shí)代下的人事檔案管理是以數(shù)字化、信息化和智能化為主要管理特征，對(duì)于所需要的信息除了能精確定位、快速查找已錄入的信息之外，還可以在各部門、各機(jī)構(gòu)之間通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸或網(wǎng)絡(luò)云端下載，代替之前復(fù)雜的檔案郵寄、調(diào)取等，甚至可以通過(guò)軟件研判，對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行量化評(píng)比，從而讓管理效率和管理水平得到進(jìn)一步提升，讓各項(xiàng)檔案資源得到充分利用。

三、企業(yè)人事檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)對(duì)人事檔案管理工作重視度不夠

目前，大部分企業(yè)檔案管理工作沒有得到足夠的重視。該工作普遍被認(rèn)為是對(duì)資料進(jìn)行整理、歸納和存儲(chǔ)的文職類工作，只要確保檔案整理好、歸納好、保存好，不丟失、不泄露即可，并且該工作對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益沒有直接影響。在這種思想的誤導(dǎo)下，企業(yè)一般都會(huì)將大部分的時(shí)間和精力投入與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的業(yè)務(wù)工作中，檔案管理意識(shí)淡薄。同時(shí)，在借閱使用階段，管理人員沒有做好相關(guān)的借閱或登記手續(xù)，人事檔案管理手段相對(duì)落后，并反復(fù)調(diào)用原始材料，這就不可避免地會(huì)對(duì)檔案造成一定的損壞。再者，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層將該工作定位在檔案部門的職責(zé)范圍內(nèi)，并沒有意識(shí)到信息化建設(shè)是需要單位各個(gè)部門、各個(gè)職員相互間的支持和配合的。因此從整體上看，檔案管理工作的開展沒有一個(gè)良好、有利的環(huán)境和氛圍。

（二）檔案管理制度需要進(jìn)一步完善，執(zhí)行力需要進(jìn)一步提高

目前，部分企業(yè)檔案管理制度還需要細(xì)化，特別是對(duì)檔案信息化的管理、人事檔案違紀(jì)違法的處理等方面需要明確;同時(shí)大部分企業(yè)雖然有制度，但執(zhí)行落實(shí)不到位，如在當(dāng)前的制度中，雖然對(duì)用戶在查看、借閱、傳遞檔案時(shí)需要辦理的登記手續(xù)都有明確規(guī)定，但是執(zhí)行落實(shí)和監(jiān)督需要跟進(jìn)。

（三）管理手段相對(duì)落后

目前，大部分企業(yè)在檔案管理中仍然沿用舊的管理模式和方法，實(shí)體檔案信息居多，電子化檔案管理系統(tǒng)的建立并不完善，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息庫(kù)的功能不全。由于紙質(zhì)性檔案資料在管理中會(huì)因?yàn)闀r(shí)間過(guò)長(zhǎng)、儲(chǔ)存環(huán)境不當(dāng)、交接不好、反復(fù)查詢等而存在一定的破損，有些需要簽字、蓋章的資料也都模糊不清，從而導(dǎo)致收集工作的難度加大，甚至有些資料無(wú)法重新補(bǔ)充和考證。

（四）人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提升

人事檔案管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期積累學(xué)習(xí)的過(guò)程，它需要工作人員擁有較長(zhǎng)時(shí)間的工作經(jīng)驗(yàn)。但是目前檔案管理人員的變動(dòng)相對(duì)頻繁，影響人事檔案管理的連續(xù)性。企業(yè)組織的人事檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)較少，且培訓(xùn)內(nèi)容多為檔案館館員的應(yīng)知應(yīng)會(huì)。檔案管理人員還存在“重視價(jià)值性高的檔案，輕視價(jià)值性低的檔案，無(wú)用信息不歸檔”的思想。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)人事檔案信息化管理策略

（一）轉(zhuǎn)變管理思想

只有思想上作出改變，才能引導(dǎo)工作走上正確的道路。因此，企業(yè)要積極轉(zhuǎn)變管理思想，用大數(shù)據(jù)思維來(lái)指導(dǎo)工作，建立大檔案體系。

第一，要清晰地意識(shí)到檔案工作具有專業(yè)性、保密性和政策性的基本特點(diǎn)，要明確工作紀(jì)律。堅(jiān)持人事檔案“凡提必審”“凡進(jìn)必審”“凡轉(zhuǎn)必審”，全面規(guī)范檔案系統(tǒng)的管理和使用，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)知水平，并從檔案管理工作的全面性和整體性上去學(xué)習(xí)。

第二，建設(shè)人事檔案信息化系統(tǒng)是一場(chǎng)“持久戰(zhàn)”。要設(shè)置專門的檔案管理部門，要選拔具備較高的政治素養(yǎng)、高度的責(zé)任意識(shí)和過(guò)硬的專業(yè)技能的檔案管理員，及時(shí)錄入、隨時(shí)更新干部的職務(wù)變動(dòng)、工作履歷、繼續(xù)教育、獎(jiǎng)懲情況等動(dòng)態(tài)信息，立體反映干部“德能勤績(jī)廉”情況。

第三，將檔案信息與其他資源整合，實(shí)現(xiàn)人事信息與干部數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng)，為作出科學(xué)合理的決策提供數(shù)據(jù)支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息在干部選拔任用過(guò)程中的最大化利用。

第四，還要從財(cái)政、人員等方面加大對(duì)該工作的支持，確保工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，讓其處于制度化、規(guī)范化狀態(tài)。

第五，學(xué)習(xí)和借鑒其他國(guó)內(nèi)外相關(guān)單位的經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人事檔案信息化管理。

（二）創(chuàng)新管理模式

要合理利用現(xiàn)代信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，讓數(shù)據(jù)庫(kù)更加完善和豐富，有助于信息資源的完整性、全面性和共享性。例如，在收集和整理職工信息的過(guò)程中，先要讓每個(gè)職工都按實(shí)填寫表格上的基本信息、個(gè)人履歷、科研成果、得到的獎(jiǎng)勵(lì)等文字性資料以及相對(duì)應(yīng)的圖片、視頻、影像等資料，然后再使用大數(shù)據(jù)中的數(shù)據(jù)挖掘和決策樹技術(shù)將其錄入計(jì)算機(jī)所創(chuàng)建的數(shù)據(jù)庫(kù)量化模塊中，并用神經(jīng)算法將其與工作崗位的量化模型作優(yōu)化處理，展開全面的統(tǒng)計(jì)與分析，從而得出最優(yōu)的工作調(diào)配方案，進(jìn)而建立大檔案體系。但需要注意的是，對(duì)于組織評(píng)價(jià)等重要信息需要嚴(yán)格保密，只有授權(quán)之后才能查閱，以此防止不法分子對(duì)檔案資源進(jìn)行篡改、盜取等。

（三）完善管理制度

建立健全人事檔案信息化管理體系是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源是基礎(chǔ)，基礎(chǔ)不牢，地動(dòng)山搖。首先要嚴(yán)格采集程序，把好入口關(guān)，準(zhǔn)確錄入干部的基本信息、學(xué)歷、職稱等固定信息。其次要完善移交、借閱、審核、歸檔制度，督促相關(guān)專業(yè)部室及工作人員在立卷整理中進(jìn)行嚴(yán)格的材料鑒定審核，對(duì)造假一律實(shí)行“零容忍”，去偽存真，查漏補(bǔ)缺，確保每份資料齊全、手續(xù)完備。再次要嚴(yán)設(shè)查閱權(quán)限。通過(guò)專人負(fù)責(zé)，授權(quán)開放，在保證信息安全的同時(shí)，防止篡改與偽造，確保人事檔案的權(quán)威性。最后，強(qiáng)化日常監(jiān)督。構(gòu)建全方位、多維度、立體化的監(jiān)督體系，以科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)密的督查制度來(lái)保證系統(tǒng)的可靠運(yùn)行。

（四）統(tǒng)籌規(guī)劃，加大人力、物理支持

人事檔案的信息化管理需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施作為支撐。應(yīng)該在合理規(guī)劃的同時(shí)，加大投入改善設(shè)施，加快人事檔案信息化建設(shè)。除了使用從社會(huì)有資質(zhì)的軟件行業(yè)、研究院等組織機(jī)構(gòu)中購(gòu)買的各類辦公軟件之外，企業(yè)還可以根據(jù)用戶需求、自身發(fā)展需求來(lái)自行研發(fā)相應(yīng)的軟件，構(gòu)建用戶多元、界面優(yōu)質(zhì)及功能完善的管理體系，以此滿足信息化建設(shè)的需求，并定期對(duì)使用中的各種軟硬件設(shè)施進(jìn)行維護(hù)、更新和升級(jí)，以此提升檔案系統(tǒng)的安全性和系統(tǒng)保障。

（五）加強(qiáng)人事檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是進(jìn)行人事檔案信息化管理的基本保障。只有建立了人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案才能實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)單、高效、方便的管理。與此同時(shí)，在建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)應(yīng)注意幾個(gè)問題。首先，統(tǒng)一系統(tǒng)軟件的主要信息是至關(guān)重要的，其可確保信息的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。其次，確保系統(tǒng)軟件的統(tǒng)一，以降低信息轉(zhuǎn)換的難度，促進(jìn)數(shù)據(jù)的共享和溝通。最后，定期的數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)與升級(jí)是必需的，這樣能使人事檔案信息具有時(shí)效性。此外，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享也是數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的一部分。在各級(jí)管理部門之間構(gòu)建局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)，從而達(dá)到黨建、人事、紀(jì)檢等不同部門的管理人員在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案的讀取與調(diào)用。

（六）加強(qiáng)信息化管理人才的培養(yǎng)

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化已日趨完善，這對(duì)人事檔案管理人員的信息化水平提出了更高的要求。這就需要相關(guān)部門大力培養(yǎng)技術(shù)過(guò)硬和擁有較強(qiáng)人事檔案業(yè)務(wù)能力的復(fù)合型人才。對(duì)于具有發(fā)展?jié)摿Φ娜藛T應(yīng)加大業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為其學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)、提高技能、開闊視野創(chuàng)造機(jī)會(huì)。同時(shí)，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)人事檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，使其在工作中推動(dòng)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化和信息化。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)都基本實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化、信息化甚至智能化，以此提高工作效率，節(jié)約工作時(shí)間和成本。人事檔案管理是一項(xiàng)極為復(fù)雜、煩瑣又關(guān)鍵的管理活動(dòng)，因此我們?cè)陂_展工作時(shí)也需要順應(yīng)時(shí)代的要求，正視在工作中的不足和問題，并從轉(zhuǎn)變思想觀念、創(chuàng)新管理模式、強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)以及完善信息化管理手段等方面入手，積極探索，運(yùn)用新技術(shù)、新理念、新方法來(lái)提高管理水平，切實(shí)增強(qiáng)人事檔案管理工作的有序性和高效性。

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