管智贇

摘要：目前Office套件中的Excel和Access組件在職場中都是應(yīng)用很廣的辦公軟件，它們各自都有自己擅長的領(lǐng)域。在實際學(xué)習(xí)和使用過程中它們大多是被作為獨立的學(xué)習(xí)對象進(jìn)行的，本文利用實際案例來說明將Excel和Access結(jié)合起來解決問題，充分利用它們各自的長處，能夠更好地解決問題、提高工作效率。

關(guān)鍵詞：Excel;Access;數(shù)據(jù)處理;查詢

中圖分類號： TP311? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）21-0212-03

開放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識碼（OSID）：

Abstract： Excel and Access are now used everywhere in the workplace， what they do best are different. Learning and using on them are separate. In this paper， a case study of graduation Qualification illustrates that if we combine respective advantages of Excel and Access to solve questions， we would obtain higher work efficiency and better results.

Key words： Excel;Access ;Data Processing;Query

Office是目前全世界最流行的辦公軟件，包含的組件中又以“Excel”最受職場中的白領(lǐng)們歡迎，堪稱“職場護(hù)身符”，它能在相當(dāng)程度上提高個人甚至整個部門的工作效率。全國各大高校為了滿足學(xué)生們步入職場之后的通用需求基本都在低年級開設(shè)課程，進(jìn)行包括Office中Word、Excel、PowerPoint、Access組件在內(nèi)的計算機(jī)基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)。在教學(xué)實踐中，Excel和Access兩個組件是作為兩個獨立的個體分別進(jìn)行的，在各自的教學(xué)內(nèi)容中不涉及對方的學(xué)習(xí)。與Access相比，Excel普及性更高、學(xué)習(xí)起來更容易入手、手動數(shù)據(jù)錄入更便捷、圖表樣式豐富而美觀，但是對于多表聯(lián)合數(shù)據(jù)處理和分析、執(zhí)行復(fù)雜數(shù)據(jù)處理結(jié)果以及對大量數(shù)據(jù)的處理就方面就力不從心了;而與Excel相比，Access作為數(shù)據(jù)庫管理軟件理解起來有一定的難度，很多學(xué)生對它的學(xué)習(xí)有畏難情緒，但是它具有數(shù)據(jù)庫軟件的一切功能，對于復(fù)雜數(shù)據(jù)的處理輕而易舉。

本文利用案例說明將Excel和Access結(jié)合起來，充分利用雙方的長處，能夠更好地解決問題、提高工作效率。

1 提出問題

某高校教學(xué)干事小吳面臨總有大四學(xué)生以及學(xué)生家長咨詢還差哪些課程才能按時畢業(yè)的問題，他必須提供還未通過的課程明細(xì)以及學(xué)分獲得的具體情況才能回答這個問題。為了回答這個問題小吳必須把學(xué)生修讀過的課程和教學(xué)計劃進(jìn)行比對，學(xué)校的教學(xué)教務(wù)系統(tǒng)提供了Excel文件格式的學(xué)生成績以及各專業(yè)教學(xué)計劃，但有的學(xué)生一門課程重復(fù)重修，每一次修讀記錄都散落在不同的學(xué)期，利用Excel比對起來非常麻煩，每回答一名學(xué)生的問題都要花費很長時間，讓他疲憊不堪。

2 分析問題

對于上述問題，學(xué)生成績與教學(xué)計劃之間是一對多的關(guān)系，單純依靠Excel來解決多表之間“一對多”的問題非常麻煩，我們利用Access來解決這個問題，讓它來進(jìn)行數(shù)據(jù)的處理;而數(shù)據(jù)的錄入明顯使用Excel比較方便，結(jié)果最好也在Excel中顯示。

3 解決問題

3.1 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access

源數(shù)據(jù)存儲在Excel之中，從Excel把數(shù)據(jù)傳遞給Access有三種方法：第一，直接在Excel中復(fù)制數(shù)據(jù)粘貼到Access之中，粘貼結(jié)果作為Access表對象存在;第二，在Access中通過外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具把Excel之中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入一個新表，結(jié)果以Access表對象存在;第三，仍然是在Access中使用外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具，選擇“通過創(chuàng)建鏈接表鏈接到數(shù)據(jù)源”選項將Excel中的數(shù)據(jù)導(dǎo)入。最后一種方法與前兩種的區(qū)別為：前兩種導(dǎo)入的結(jié)果為靜態(tài)結(jié)果，不會隨著Excel中源數(shù)據(jù)的變化而變化，而第三種方法創(chuàng)建的表實際上維護(hù)的是一個到Excel中的源數(shù)據(jù)的鏈接，其中的數(shù)據(jù)與Excel源數(shù)據(jù)建立動態(tài)聯(lián)系，隨著Excel中數(shù)據(jù)的變化而變化。

在本案例中我們采取第三種方法將Excel數(shù)據(jù)導(dǎo)入Access，這樣以來我們就可以通過在Excel中錄入數(shù)據(jù)來控制Access實際處理的數(shù)據(jù)了。導(dǎo)入后的結(jié)果如圖 1、圖 2所示：

3.2 數(shù)據(jù)處理

本案例數(shù)據(jù)處理的關(guān)鍵在于教學(xué)計劃表中的一門課程在學(xué)生成績表中可能有多條記錄，在學(xué)生成績表中我們關(guān)心的只是這門課程所有記錄中分?jǐn)?shù)最高的那一條，我們可以建立查詢“Q成績整理”來實現(xiàn)，如圖 3所示：

下面建立查詢“Q教學(xué)計劃-成績”將學(xué)生成績與教學(xué)計劃表聯(lián)接起來，將查詢“Q成績整理”和表教學(xué)計劃添加進(jìn)查詢設(shè)計的字段列表區(qū)，通過“課程編號”字段建立二者之間的聯(lián)接，聯(lián)接屬性選擇“2：包括”教學(xué)計劃“中的所有記錄和”Q成績整理“中聯(lián)接字段相等的那些記錄”。此查詢的結(jié)果解決了學(xué)生每門課程通過的具體情況以及還有哪些課程需要修讀的問題。創(chuàng)建過程如圖 4所示：

下面再創(chuàng)建“Q學(xué)分獲得情況統(tǒng)計”和“Q重修獲得學(xué)分統(tǒng)計”分別統(tǒng)計學(xué)生各類型課程已獲得學(xué)分以及通過重修獲得學(xué)分，在這兩個查詢中要增加一個計算字段“[學(xué)號]&[課程代號]”以便下一步二者的聯(lián)接。以”Q重修獲得學(xué)分統(tǒng)計“為例，創(chuàng)建過程如圖 5所示：

最后通過創(chuàng)建查詢“Q學(xué)分獲得情況統(tǒng)計“將“Q學(xué)分獲得情況統(tǒng)計”和“Q重修獲得學(xué)分統(tǒng)計“兩個查詢結(jié)果聯(lián)接到一起，創(chuàng)建過程如圖 6所示：

至此，所有的數(shù)據(jù)處理工作已經(jīng)全部完成。

3.3 將數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel

打開Excel源數(shù)據(jù)表所在文件，新建“成績-教學(xué)計劃比對”和“學(xué)分獲得情況統(tǒng)計”兩個工作表。通過“數(shù)據(jù)→獲取外部數(shù)據(jù)→自Access”命令將已經(jīng)創(chuàng)建好的“Q教學(xué)計劃-成績”和“Q學(xué)分獲得情況統(tǒng)計”兩個查詢以表的形式分別導(dǎo)入到“成績-教學(xué)計劃比對”和“學(xué)分獲得情況統(tǒng)計”兩個工作表，這兩個表通過Access與同一個Excel工作簿中的源數(shù)據(jù)動態(tài)聯(lián)接，如圖 7、圖 8所示。當(dāng)源數(shù)據(jù)發(fā)生變化時，我們根本就不需要打開Access程序，直接在Excel中切換到結(jié)果工作表單擊表格工具選項卡下的“刷新”命令按鈕更新數(shù)據(jù)，立即就能獲得與源數(shù)據(jù)匹配的結(jié)果。

現(xiàn)在小吳即便不知道Access為何物，只需把學(xué)生成績復(fù)制粘貼到Excel中的源數(shù)據(jù)工作表中，切換到結(jié)果工作表點擊刷新按鈕即可獲得答案，也許用不了一分鐘就可以回答學(xué)生或者家長的提問，不但極大降低了工作量、提高了工作效率，同時也獲得學(xué)生和家長的稱贊，提高了服務(wù)質(zhì)量。

4 結(jié)束語

根據(jù)本文中問題解決的過程，可以看出利用Excel和Access兩種工具相結(jié)合的辦法來解決問題，可以充分利用二者各自擅長的領(lǐng)域，能夠極大地提高個人甚至整個部門的工作效率。利用Excel和Access相結(jié)合解決問題的關(guān)鍵之處在于：Access中進(jìn)行處理的數(shù)據(jù)以及Excel中展示的結(jié)果數(shù)據(jù)分別與Excel中的源數(shù)據(jù)以及Access中的處理結(jié)果建立了動態(tài)聯(lián)系，能夠同步更新，由此才實現(xiàn)了由Excel錄入數(shù)據(jù)并且由Excel展示結(jié)果，整個過程Access根本不用啟動似乎從未出現(xiàn)過，它只是作為一個幕后英雄為Excel提供數(shù)據(jù)處理和分析服務(wù)?！跋到y(tǒng)”完成之后，即便是根本不知道Access為何物的Excel小白也可以隨手拿來使用。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】