張 偉 王 晶

科研消耗品作為醫(yī)學(xué)院校教學(xué)科研的必要條件,其管理愈來愈受到重視.因此,積極貫徹國家"放管服"改革,深入推進(jìn)"互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)",使更多的事項(xiàng)能在網(wǎng)上辦理,力爭(zhēng)做到"只進(jìn)一扇門""最多跑一次".因此,建立信息化的管理平臺(tái),規(guī)范科研消耗品的管理流程勢(shì)在必行[1].本研究從科研、管理和財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)入手,積極推動(dòng)科研、管理與財(cái)務(wù)協(xié)同,創(chuàng)新線上科研經(jīng)費(fèi)使用管理模式,探索"科研+財(cái)務(wù)"橫向協(xié)同的信息化解決方案.

1 醫(yī)學(xué)高?？蒲邢钠饭芾憩F(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)的科研消耗品管理中,其采購、入庫、領(lǐng)用、出庫及盤存等環(huán)節(jié)嚴(yán)重滯后,采用的庫房領(lǐng)用管理模式,需供應(yīng)部門預(yù)先購置,經(jīng)庫房人員入庫,科研人員根據(jù)需要到庫房挑選,之后進(jìn)行出庫領(lǐng)取.

首都醫(yī)科大學(xué)近年來科研消耗品經(jīng)費(fèi)達(dá)到6000余萬元,涉及3000余個(gè)品目,多達(dá)10余萬件[2].科研消耗品中,專項(xiàng)科研消耗品等低值易耗物品,具有類別品種多、標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、型號(hào)規(guī)格復(fù)雜、價(jià)格高低懸殊、質(zhì)量良莠不齊、需求量大、流動(dòng)性強(qiáng)、購置分散且頻繁、消耗快以及采購周期長短不一且隨機(jī)性強(qiáng)等特點(diǎn),因而致使管理和服務(wù)水平效率不高[3].

隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模和質(zhì)量的不斷提升,相應(yīng)科研消耗品的數(shù)量和種類也日趨擴(kuò)大,此管理模式逐漸顯現(xiàn)出一些弊端,掣肘了學(xué)校的發(fā)展.首先是由于缺乏統(tǒng)計(jì)分析,管理部門對(duì)科研消耗品的庫存及消耗情況無法追溯,無法為全成本核算實(shí)時(shí)提供完整、準(zhǔn)確的物資成本數(shù)據(jù).庫存信息只掌握在庫房管理員手中,無庫存預(yù)警制度,導(dǎo)致采購人員不能及時(shí)根據(jù)庫存進(jìn)行補(bǔ)充,使用人員不能及時(shí)領(lǐng)用所需,或庫存過量及庫存不必要物資.此外,庫存量不透明,采購存在盲目性,人工挑選領(lǐng)用耗費(fèi)使用人員的時(shí)間與精力;領(lǐng)用物資無審批機(jī)制,時(shí)常造成不必要的流失與浪費(fèi),無法全程、高效地追蹤采購-入庫-領(lǐng)用-結(jié)算的過程信息,不利于科研經(jīng)費(fèi)的使用和管理[4].

2 基于信息化的科研消耗品管理新模式

2.1 規(guī)范工作渠道

根據(jù)《科技部辦公廳 財(cái)政部辦公廳關(guān)于開展解決科研經(jīng)費(fèi)"報(bào)銷繁"有關(guān)工作的通知》(國科辦資〔2018〕122號(hào))、《教育部辦公廳關(guān)于開展解決科研經(jīng)費(fèi)"報(bào)銷繁"有關(guān)工作的通知》(教財(cái)廳函[2019]8號(hào))文件要求,樹立服務(wù)科研人員理念,充分利用信息化手段,不斷完善管理制度,提供高效便捷服務(wù).

學(xué)?？蒲邢钠凡捎?集中采購,分散領(lǐng)取"的管理方式.每年度依據(jù)《政府采購法》,委托招標(biāo)中介機(jī)構(gòu)按政府招標(biāo)工作流程,組織公開招標(biāo)遴選資質(zhì)合格的供應(yīng)商作為科研消耗品定點(diǎn)供應(yīng)商.該過程透明公開、公正公平,通過對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查,嚴(yán)控進(jìn)貨渠道,保證優(yōu)質(zhì)廉價(jià)、采購便捷和配送及時(shí)[5-6].

2.2 搭建信息化管理平臺(tái)

2.2.1 平臺(tái)流程分析

根據(jù)學(xué)校特點(diǎn)及需要,以校園網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),在學(xué)校數(shù)據(jù)中心平臺(tái)上搭建科研消耗品管理平臺(tái),利用信息化手段建立科研消耗品全流程規(guī)范化管理,完成實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的數(shù)據(jù)架構(gòu)平臺(tái).

信息化科研消耗品管理平臺(tái)集合了庫房管理、訂購管理、領(lǐng)用管理、結(jié)算管理和用戶管理等5個(gè)系統(tǒng)模塊.所有使用人員均可根據(jù)學(xué)校統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄賬號(hào)和密碼進(jìn)入科研消耗品管理系統(tǒng).管理人員可通過庫房管理模塊實(shí)時(shí)查看庫存情況,通過庫存預(yù)警綜合科研消耗品領(lǐng)用量以及使用人員個(gè)性化需求,向定點(diǎn)供應(yīng)商發(fā)起供貨需求.待供應(yīng)商備貨送貨,庫房管理人員驗(yàn)收后方可入庫.使用人員可在科研消耗品供應(yīng)系統(tǒng)網(wǎng)頁瀏覽商品信息,根據(jù)個(gè)人需求把領(lǐng)用物資加入購物車,選購即可.當(dāng)庫房系統(tǒng)接收到使用人員的訂單信息時(shí),由庫房管理人員打印訂單并按照訂單明細(xì)進(jìn)行配貨,配貨完畢使用人員可根據(jù)選擇的配送方式到庫領(lǐng)取或接受送貨服務(wù)[5].使用人員簽收后訂單自動(dòng)進(jìn)入結(jié)算管理模塊由老師進(jìn)行訂單結(jié)算,管理人員到財(cái)務(wù)部門辦理內(nèi)部轉(zhuǎn)賬即可[7].

2.2.2 平臺(tái)系統(tǒng)功能描述

科研消耗品管理平臺(tái)基于ASP.NET MVC4框架,主要包括庫房管理、訂購管理、領(lǐng)用管理、結(jié)算管理和用戶管理五大功能模塊(圖1).

圖1 系統(tǒng)平臺(tái)功能模塊

(1)庫房管理模塊.庫管人員根據(jù)定點(diǎn)供應(yīng)商送貨清單,將商品名稱、規(guī)格型號(hào)、單價(jià)、數(shù)量及商品圖片等信息錄入到系統(tǒng)中,系統(tǒng)自動(dòng)生成入庫單,待審核后即完成入庫并更新系統(tǒng)中的庫存信息.

(2)訂購管理模塊.使用人員用自己的登錄賬號(hào)和密碼登錄系統(tǒng),根據(jù)科研消耗品供應(yīng)系統(tǒng)網(wǎng)頁上瀏覽到的物資信息選擇自己所需,加入購物車提交訂單,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核通過訂單后進(jìn)入配貨系統(tǒng).

(3)領(lǐng)用管理模塊.庫房揀貨人員接收訂單后打印訂單并根據(jù)訂單明細(xì)在庫房中揀貨,當(dāng)揀配完成后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)發(fā)送短信提醒用戶取貨或等待配送.

(4)結(jié)算管理模塊.使用人員領(lǐng)取物資簽收完訂單后可在系統(tǒng)中自行生成內(nèi)部轉(zhuǎn)賬單.使用人員只需打印轉(zhuǎn)賬單,簽字后交至管理部門,由管理部門去財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷業(yè)務(wù).

(5)用戶管理模塊.可實(shí)時(shí)追蹤查詢?nèi)霂?、庫存、訂單及結(jié)算等信息,供統(tǒng)計(jì)分析.

3 科研消耗品信息化管理應(yīng)用效果

科研消耗品信息化管理平臺(tái)上線后,學(xué)?？蒲邢钠饭芾硗耆珜?shí)現(xiàn)了全網(wǎng)絡(luò)化和信息化,具有良好的人機(jī)交互,便捷的操作方式,實(shí)現(xiàn)"即需、即購、即供"的目標(biāo),取得了良好效果[8].

3.1 樹立服務(wù)理念

樹立服務(wù)科研人員理念,充分利用信息化手段,不斷完善管理制度,提供高效便捷服務(wù).科研人員不用離開工作崗位,即可隨時(shí)利用電腦在科研消耗品管理系統(tǒng)中瀏覽物資信息和訂單物流狀態(tài),完成領(lǐng)用,并享受物資供應(yīng)部門提供的短信提醒和送貨服務(wù),有效節(jié)約了使用人員的時(shí)間和精力[9].

3.2 優(yōu)化管理流程

認(rèn)真梳理學(xué)校相關(guān)內(nèi)部控制制度和管理層級(jí),依法依規(guī)簡化工作程序,取消不必要的環(huán)節(jié)和要求,提升管理效率[10].通過與庫房系統(tǒng)的交互,采購人員可根據(jù)庫存預(yù)警及時(shí)訂貨,不僅防止采購時(shí)購入過量或不必要的物資,避免大量發(fā)放不出去的商品積壓庫房,保障科研消耗品供應(yīng)的時(shí)效性.

3.3 強(qiáng)化信息化建設(shè)

科研消耗品的信息化管理實(shí)現(xiàn)了全過程管理的信息化建設(shè),可促進(jìn)項(xiàng)目管理、經(jīng)費(fèi)管理、網(wǎng)上審核、財(cái)務(wù)報(bào)銷及信息查詢等管理一體化,推進(jìn)一站式服務(wù),提高服務(wù)水平[11].科研消耗品從入庫、訂購、審核、配貨、配送、簽收和結(jié)算,全流程電子化記錄,信息規(guī)范透明可追溯,方便統(tǒng)計(jì)查詢,實(shí)現(xiàn)了科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臉I(yè)務(wù)管理,從而進(jìn)一步促進(jìn)業(yè)務(wù)完善.信息化科研消耗品管理平臺(tái)通過使用人員的自助結(jié)算,保證資金及時(shí)有效的支付[12];可根據(jù)庫存信息,定期進(jìn)行庫存盤點(diǎn),確保電子庫存與實(shí)物庫存相符,及時(shí)進(jìn)行成本核算,使物資去向明確,財(cái)經(jīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確.

4 結(jié)語

基于信息化科研消耗品管理平臺(tái)的科研消耗品信息化管理,使學(xué)校科研人員辦理科研消耗品業(yè)務(wù),只需跑一次.通過新平臺(tái)的建立和新模式的探索,轉(zhuǎn)變粗放的傳統(tǒng)模式,實(shí)現(xiàn)工作流程化、流程信息化、管理規(guī)范化以及過程及數(shù)據(jù)的透明化.為提高服務(wù)水平、提升科研管理效率和經(jīng)費(fèi)使用效益、加強(qiáng)科研消耗品的有效監(jiān)督提供強(qiáng)有力的信息技術(shù)支撐和管理平臺(tái)保障.