劉潔

摘 要：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。我國(guó)現(xiàn)有的認(rèn)識(shí)管理制度已經(jīng)滿足不了市場(chǎng)發(fā)展的需求。人事代理制度的實(shí)施為檔案管理提供了更加科學(xué)有效的途徑，為適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，人事代理檔案管理也要加強(qiáng)信息化建設(shè)，來(lái)提高管理效率和管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代 人事代理檔案管理 信息化

引 言

人事檔案可以精準(zhǔn)地反映出每個(gè)人的成長(zhǎng)過(guò)程。無(wú)論是對(duì)學(xué)校，還是對(duì)個(gè)人，都具有很強(qiáng)的憑證作用，這為人員的調(diào)配打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，人事檔案管理面臨較多挑戰(zhàn)，要做好人事代理檔案管理信息化建設(shè)工作，更好的服務(wù)于社會(huì)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代人事代理檔案管理信息化建設(shè)存在的主要問(wèn)題

（一）檔案管理中的不規(guī)范現(xiàn)象嚴(yán)重。在全球經(jīng)濟(jì)一體化大背景下，企事業(yè)單位蓬勃發(fā)展，用人機(jī)制越來(lái)越靈活，而且人們的擇業(yè)觀念也發(fā)生了改變，為人們提供了越來(lái)越多的就業(yè)選擇。企事業(yè)單位在改革過(guò)程中人才招聘要求也發(fā)生改變，在招聘人員的時(shí)候更注重應(yīng)聘者的綜合能力，查看應(yīng)聘者提供的相關(guān)資料即可，而且并沒(méi)有硬性要求“人到檔到”，從而使得一些人員在尋找工作的時(shí)候不注重自己的檔案，越來(lái)越多的人開(kāi)始出現(xiàn)工作與檔案分離的問(wèn)題

（二）人事代理檔案管理模式相對(duì)滯后。目前，我國(guó)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)滿足不了社會(huì)發(fā)展的需求，日常工作中對(duì)企業(yè)各個(gè)員工檔案的收集、整理儲(chǔ)存、利用等環(huán)節(jié)都相應(yīng)地出現(xiàn)了比較嚴(yán)重的脫節(jié)問(wèn)題，注重對(duì)檔案保密的工作觀念使得每一個(gè)人的檔案信息資源在經(jīng)濟(jì)建設(shè)過(guò)程中和社會(huì)發(fā)展中不能得到充分的應(yīng)用，相應(yīng)的工作檔案管理工作開(kāi)展得不順利，人事代理檔案的利用率相對(duì)較低，人事代理檔案管理模式滯后，缺乏相應(yīng)的創(chuàng)新管理模式，現(xiàn)有的管理模式不能適應(yīng)新形勢(shì)下社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和相關(guān)建設(shè)的需要。

（三）創(chuàng)新與安全的挑戰(zhàn)。利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事代理檔案管理，是一種管理方法上的創(chuàng)新，但現(xiàn)代信息技術(shù)在信息利用快捷方便的同時(shí)，保障信息安全問(wèn)題更加凸顯出來(lái)。一方面現(xiàn)代信息技術(shù)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身存在安全缺陷，計(jì)算機(jī)硬件本身易于遭到病毒傷害和人為的攻擊，同時(shí)受到停電和自然災(zāi)害的影響會(huì)造成一定的毀壞。所以人事檔案的信息安全問(wèn)題，遠(yuǎn)比傳統(tǒng)檔案管理模式下大得多，加之信息時(shí)代，由于人們逐利思想傾向的發(fā)展，人事檔案信息資源被盜賣(mài)的風(fēng)險(xiǎn)急劇加大，必須用技術(shù)創(chuàng)新和管理模式創(chuàng)新的辦法進(jìn)行排除。所以，信息化時(shí)代的人事代理檔案管理，創(chuàng)新和安全的挑戰(zhàn)是不可忽略的重要挑戰(zhàn)。

二、加快推進(jìn)人事代理檔案信息化管理的對(duì)策和路徑

（一）加強(qiáng)人事檔案規(guī)范化建立。人事檔案體現(xiàn)出每一個(gè)人的工作履歷，按照檔案管理規(guī)定，人事檔案與人之間是相互對(duì)應(yīng)的，每一份檔案對(duì)應(yīng)一個(gè)人，如果檔案出現(xiàn)了遺失或者損毀，則可以重建檔案，否則不能重建檔案，以免造成資源浪費(fèi)。因此在人事檔案管理過(guò)程中要按照規(guī)定進(jìn)行管理，對(duì)于人才流動(dòng)現(xiàn)象而言，加強(qiáng)檔案管理也必須要遵循相應(yīng)規(guī)定，對(duì)于人才流動(dòng)引起的檔案重建工作進(jìn)行規(guī)范，避免混亂的人才流動(dòng)帶來(lái)的檔案質(zhì)量問(wèn)題。作為檔案管理者，應(yīng)該要具備較高的政治素質(zhì)和職業(yè)道德素養(yǎng)，不斷提高自己的業(yè)務(wù)能力，對(duì)檔案管理?xiàng)l例、人事檔案管理要求等進(jìn)行了解，確保人事檔案材料的收集、鑒別、整理以及歸檔過(guò)程變得更加規(guī)范，執(zhí)行國(guó)家的相關(guān)規(guī)定以及檔案管理行業(yè)的要求，不可私自調(diào)動(dòng)檔案。

（二）提高對(duì)人事檔案的重視程度，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。推行人事代理制度面臨新形勢(shì)、新任務(wù)，必須高度重視人事代理檔案的管理，從人事代理檔案的管理整體性和全局性，不斷深化做好人事代理檔案整理工作重要性的意識(shí)?？梢詫⑷耸麓頇n案管理納入社會(huì)公共服務(wù)管理體系之中，強(qiáng)化對(duì)人事代理檔案管理的服務(wù)職能建設(shè)。因此，人事代理機(jī)構(gòu)中人事代理人員要牢固樹(shù)立為民服務(wù)的工作理念，人事代理機(jī)構(gòu)的上級(jí)主管部門(mén)要制定好人事檔案管理的規(guī)章制度，對(duì)人事代理檔案的建檔、歸擋、傳送、查閱等流程要進(jìn)行規(guī)范，不能隨意外泄人事代理人員的檔案信息。人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)于掌握的各類(lèi)人才信息、人才結(jié)構(gòu)、人才的分布領(lǐng)域以及就業(yè)狀況等信息要進(jìn)行嚴(yán)格劃分統(tǒng)計(jì)，為機(jī)關(guān)單位、用人企業(yè)和就業(yè)流動(dòng)人員提供良好的公共服務(wù)，對(duì)用人單位的人力資源分配、人才的引進(jìn)質(zhì)量起著十分重要的作用。

（三）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。人事代理檔案管理的數(shù)字化及現(xiàn)代化，必須有具備掌握現(xiàn)代信息技術(shù)又有較高檔案管理技術(shù)和較高思想素質(zhì)的復(fù)合型人才才能實(shí)現(xiàn)，必須改變現(xiàn)實(shí)工作中檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代化手段和現(xiàn)代化技術(shù)以及現(xiàn)代化方法不夠嫻熟的隊(duì)伍現(xiàn)狀，要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識(shí)的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項(xiàng)制度落到實(shí)處;要有針對(duì)性地對(duì)檔案數(shù)字化加工企業(yè)和基層立檔單位檔案員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，不僅要做好檔案實(shí)體整理的工作，更要了解檔案信息化的過(guò)程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識(shí);建立現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案、計(jì)算機(jī)管理、信息安全等知識(shí)于一體的高端人才，來(lái)引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）建立完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。不同單位、不同級(jí)別之間的人事調(diào)動(dòng)，由于檔案信息不能共享，則會(huì)對(duì)人事調(diào)動(dòng)過(guò)程產(chǎn)生影響。因此在人事檔案管理過(guò)程中可以借助信息化技術(shù)和手段，建立專(zhuān)業(yè)的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)國(guó)家對(duì)人才市場(chǎng)的宏觀調(diào)控。數(shù)據(jù)庫(kù)的建立必須要得到政府的支持，并且要對(duì)系統(tǒng)的安全性進(jìn)行保護(hù)，對(duì)進(jìn)入系統(tǒng)的人進(jìn)行授權(quán)，滿足一定權(quán)限的人才可以自進(jìn)入系統(tǒng)，減少黑客入侵導(dǎo)致的信息泄露問(wèn)題。

（五）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信電子化，提升辦公效率。隨著人才流動(dòng)頻率的越來(lái)越大，傳統(tǒng)的人才檔案管理模式已經(jīng)不足以適應(yīng)當(dāng)今市場(chǎng)發(fā)展的需求，尤其是紙質(zhì)化的檔案管理，不僅增加了檔案管理的成本，而且還是對(duì)森林資源的極大浪費(fèi)。不論是出于提升檔案管理的效率，還是響應(yīng)政府無(wú)紙化辦公的號(hào)召，人才檔案管理都應(yīng)及時(shí)采用現(xiàn)代化的技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)人才檔案管理紙質(zhì)化向電子化管理模式的過(guò)渡。對(duì)于政府管理機(jī)構(gòu)而言，人才檔案的電子化不僅節(jié)省了成本，而且延長(zhǎng)了檔案管理的時(shí)效，在理論上可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久保存;對(duì)于企業(yè)而言，人才檔案電子化管理模式，可以實(shí)現(xiàn)彼此之間的及時(shí)傳遞，避免發(fā)生丟失或篡改的現(xiàn)象。用人單位應(yīng)當(dāng)提升對(duì)人事檔案管理的重視度，配置專(zhuān)業(yè)人員或部門(mén)對(duì)檔案進(jìn)行優(yōu)化管理;另一方面，要強(qiáng)化對(duì)人事檔案管理的監(jiān)督，人事代理機(jī)構(gòu)在管理的同時(shí)還需建立監(jiān)管機(jī)制，確保檔案的完整性與真實(shí)性。

結(jié) 語(yǔ)

要順應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展的形勢(shì)，完善人才檔案管理制度及檔案管理模式。同時(shí)，要及時(shí)引進(jìn)信息化技術(shù)，建立人才檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)而逐步提升人才檔案管理的效率，為市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和人才的合理流通奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 張躍民.試論人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來(lái)的新問(wèn)題與對(duì)策[J].人才資源開(kāi)發(fā)，2016（20）.

[2] 張華麗.事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策思考[J].科技視界，2018（16）：228.

[3] 王海英，劉山菁.現(xiàn)代人事檔案管理存在的問(wèn)題及解決問(wèn)題的對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（19）：137.

[4] 郭淑霞.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].經(jīng)濟(jì)管理（文摘版），2017（16）：243.

[5] 朱學(xué)棟.淺談人事檔案管理模式的變革：社會(huì)化和開(kāi)放式管理[J].文化創(chuàng)新比較研究，2018，2（19）：160—161.

[6] 湯嬌美.關(guān)于人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（23）：109.