侯曉杰

摘 要 隨著我國社會不斷的發(fā)展和綜合國力的提升，我國對于文書檔案的整理，也提出了更加嚴(yán)格的要求，文書檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性較強(qiáng)，具有較強(qiáng)技術(shù)性的工作。文書檔案管理對于各個行業(yè)都有重要的作用。對于文書檔案整理的要點(diǎn)可以總結(jié)為：搜集是文書檔案整理的重點(diǎn)，鑒定是文書檔案整理的關(guān)鍵，細(xì)節(jié)在于編目。

關(guān)鍵詞 文書檔案 整理

中圖分類號：G275.2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

1搜集是文書檔案整理的重點(diǎn)

文書檔案的收集是檔案整理的第一個工作，在某種程度上來說，文書檔案的收集比整理更重要，關(guān)于文書檔案的整理做不到位，在今后的過程中還可以對其進(jìn)行改正，但是如果資料收集的不完整在今后的工作過程中將無法彌補(bǔ)。所以在檔案收集這一階段的工作要做的扎實(shí)，為檔案的整理工作打好基礎(chǔ)。那些只把現(xiàn)有文件根據(jù)其類型進(jìn)行歸檔，而不主動對文檔的來源進(jìn)行搜集，就是對文書檔案整理工作不負(fù)責(zé)的表現(xiàn)，要嚴(yán)格遵守單位的文件材料歸納的范圍和文書檔案保管期限表規(guī)定，具體來說體現(xiàn)在八個方面：第一，要注意文件登記的重要性，對于要保存30年以上的文檔，要對其紙質(zhì)文件進(jìn)行歸檔封存，并且要注意紙質(zhì)文件與電子文件的一致性，比如文件的蓋章是紅色的，那么紙質(zhì)文件上的蓋章應(yīng)該也是紅色的，避免出現(xiàn)工作誤差。第二，重視文件的蓋印，蓋印是證明一個文件是否被批準(zhǔn)的標(biāo)志。第三，重要人物方面。第四，保證搜集檔案的真實(shí)性，有一些科室為應(yīng)付上級的檢查工作，將文書檔案進(jìn)行修繕，而將真實(shí)的檔案保留在單獨(dú)自行建立的資料庫中，為保證文書檔案收集工作的真實(shí)性，要杜絕科室保存文書檔案的現(xiàn)象。第五，對于重大活動資料的收集。第六，白頭文件容易丟失，所以在搜集相關(guān)文書檔案時(shí)，要更加細(xì)心謹(jǐn)慎。第七，對于歸檔文件原件的搜集。第八，由于各個單位的搬遷導(dǎo)致文件的缺失或者斷檔。

2鑒定是文書檔案整理的關(guān)鍵

對文書檔案進(jìn)行鑒定，是為了確定文書材料的保管期限，保證文書材料的質(zhì)量，確保文書檔案整理工作的正確性。文書檔案整理工作對于工作人員的專業(yè)性要求極高，要求工作人員掌握難度較大的專業(yè)技術(shù)，尤其是對于文書檔案臨時(shí)判斷的技術(shù)，臨時(shí)判斷對于國家檔案所沒有明確指定的文件的保存價(jià)值，根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)來做出一個迅速的判斷。這就要求文件檔案管理工作的工作人員在平時(shí)注重對于工作經(jīng)驗(yàn)的積累，將文件檔案管理知識融會貫通，從而對于文件檔案能夠做出迅速、準(zhǔn)確的判斷，提高文件檔案管理工作的效率，保證文件檔案管理工作的質(zhì)量。文書檔案的保存期限主要分為永久，30年，10年這三個標(biāo)準(zhǔn)，對于各種不同類型的文件檔案保管有不同的保存期限，對于上級文件非本職文件的保存，一般來說做10年保管，但是也有個別文件檔案作為永久性保管，比如針對性的批復(fù)和人事調(diào)動的通知。對于本級的文件保存，要根據(jù)以人為本，以法為大，以產(chǎn)為重的觀念進(jìn)行判斷，作為永久性保存。以人為本，是要以工作人員薪資待遇，生活福利，職務(wù)晉升等方面進(jìn)行判斷。以法為大，是要在本單位具體工作中依法進(jìn)行事務(wù)辦理，依法進(jìn)行工作。以產(chǎn)為重，是根據(jù)本單位是否涉及重大資產(chǎn)的購置或者變更文件來鑒定。對于平級文件和一些有價(jià)值的文件也應(yīng)該做10年保存。根據(jù)文件檔案是否有價(jià)值，以及來自上下級單位的不同來確定文件檔案保存的期限，是文書檔案整理的關(guān)鍵。

3細(xì)節(jié)在于編目

在搜集文書檔案和對于文書檔案進(jìn)行鑒定之后，就要根據(jù)每份文件檔案的價(jià)值的不同來對于文書檔案進(jìn)行裝訂，分類，編目。對于要保存30年的文件檔案的裝訂，要保持原有裝訂成冊的狀態(tài)，還要去除文件檔案的金屬物，用線裝，封套或者不銹鋼夾等方式進(jìn)行裝訂。文件檔案需要編目的內(nèi)容較多，比如蓋歸檔章，對歸檔章內(nèi)容進(jìn)行填寫，對于頁碼進(jìn)行編次，填寫歸檔文件的目錄等，這些都是文件檔案管理工作所需要注意的細(xì)節(jié)，文件檔案管理工作對這些細(xì)節(jié)要求極為嚴(yán)格，比如填寫的規(guī)章日期的需要填寫八位數(shù)，歸檔章要蓋在文件答案上方的正中央位置，歸檔文件目錄文號欄的文號內(nèi)容填寫完全。甚至我們看似很簡單的一件小事，在文件檔案管理工作中都有著規(guī)范的要求，比如，在文件檔案整理完成后，將其放入檔案盒后，要在檔案盒上蓋全宗章，并整理相應(yīng)的細(xì)節(jié)，文件檔案整理工作講究在蓋章的時(shí)候按上中下的順序用力均勻的按三次，以保證全宗章的清晰，字跡清楚。文件檔案管理的工作人員對于文件檔案整理工作的評價(jià)就是“內(nèi)實(shí)外美”四個字。內(nèi)實(shí)說的是文件檔案的實(shí)實(shí)在在，內(nèi)容清清楚楚，排列有序。外美是指在文件檔案整理時(shí)書寫的優(yōu)美，格式的正確，以及外部檔案盒的美觀效果?！皟?nèi)實(shí)外美”四個字就是文件檔案管理工作的特點(diǎn)，這也在細(xì)節(jié)方面決定了檔案管理工作的成敗。

4總結(jié)

文書檔案管理工作是我國進(jìn)行檔案建設(shè)最重要的一個環(huán)節(jié)，也是利用檔案資源進(jìn)行有助于國家發(fā)展的重要條件。所以說我國要重視文書檔案管理工作的發(fā)展，利用我國飛速發(fā)展的信息化技術(shù)提高我國的文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量，于此同時(shí)，還要規(guī)范文書檔案管理的過程，通過梳理檔案管理工作各種業(yè)務(wù)，改善檔案管理工作的結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理工作的現(xiàn)代化與科學(xué)化發(fā)展。文書檔案是我國社會發(fā)展的重要?dú)v史資源，如何更好地進(jìn)行文書檔案管理，是檔案管理部門的重要工作，只有相關(guān)部門重視和加強(qiáng)檔案管理工作的發(fā)展，才能提高文書檔案管理工作的效率，規(guī)范文書檔案管理工作，加快各個機(jī)關(guān)發(fā)展的步伐。

參考文獻(xiàn)

[1] 王輝，胡玉玲.文書檔案管理鑒定整理工作方法實(shí)踐[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（15）.

[2] 周璐.新形勢下監(jiān)獄檔案信息資源科學(xué)管理與優(yōu)化利用初探[J].中國集體經(jīng)濟(jì)，2015（30）.