楊曉瑜 劉楠 張茜 王偉國(guó)

摘要：本文結(jié)合《國(guó)防科技工業(yè)固投項(xiàng)目檔案工作管理辦法》對(duì)固投項(xiàng)目檔案管理工作的要求，分析了一般科研固投項(xiàng)目文件檔案管理存在的問題，以及大型科研固投項(xiàng)目的特點(diǎn)和文件檔案管理工作的難點(diǎn)，并以某大型科學(xué)工程檔案管理工作實(shí)踐探索為例，給出了大型科研固投項(xiàng)目文件檔案管理的具體方法，闡述了實(shí)際工作中的注意事項(xiàng)，供其他大型科研固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目參考。

關(guān)鍵詞：科研項(xiàng)目固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理

一、大型科研固投項(xiàng)目檔案管理存在問題概述

項(xiàng)目檔案是在項(xiàng)目立項(xiàng)、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各階段形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的歷史記錄，是項(xiàng)目建設(shè)全過程的記錄展現(xiàn)，也是項(xiàng)目交付的重要成果。[1]在固投項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的檔案資料是國(guó)家投入巨資產(chǎn)生的知識(shí)成果和無形資產(chǎn)，也是項(xiàng)目投產(chǎn)后運(yùn)行、維修、管理、改擴(kuò)建和技改等工作的重要依據(jù)和基礎(chǔ)資源。[2]2015年10月12日，國(guó)防科工局和國(guó)家檔案局聯(lián)合出臺(tái)了《國(guó)防科技工業(yè)固投項(xiàng)目檔案工作管理辦法》（科工計(jì)〔2015〕931號(hào)），從管理層面、業(yè)務(wù)層面和驗(yàn)收層面對(duì)項(xiàng)目文件檔案工作提出了更加嚴(yán)格、更加具體的要求。

大型科研固投項(xiàng)目，有其科學(xué)研究探索的顯著特征，項(xiàng)目目標(biāo)明確，但實(shí)施過程中存在的不確定因素較多，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)大，實(shí)施周期長(zhǎng)，多單位協(xié)作，由此帶來項(xiàng)目的過程性文件檔案非常多，且各過程文件資料與項(xiàng)目建設(shè)結(jié)果存在嚴(yán)格的邏輯關(guān)系。因此，項(xiàng)目文件檔案管理工作顯得尤為重要，如果管理不當(dāng)，將無法有效支撐后續(xù)項(xiàng)目審計(jì)、驗(yàn)收、后評(píng)價(jià)等工作。

國(guó)家層面在對(duì)科研固投項(xiàng)目檔案管理總體要求方面比較明確，但各立檔單位在實(shí)際操作層面通常存在以下幾個(gè)方面的問題：

1.對(duì)項(xiàng)目檔案工作的重視程度不夠。項(xiàng)目建設(shè)單位更注重項(xiàng)目建設(shè)的實(shí)物成果，對(duì)軟性成果重視不夠，對(duì)國(guó)家和院所關(guān)于項(xiàng)目檔案管理的要求，不能很好地在項(xiàng)目建設(shè)中落實(shí)，不易做到檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步。[3]

2.缺乏對(duì)項(xiàng)目文件具體歸檔要求的系統(tǒng)性規(guī)劃。項(xiàng)目參與人員對(duì)自己所負(fù)責(zé)的某個(gè)具體項(xiàng)目到底歸檔哪些材料不清楚，對(duì)歸檔材料有什么要求也不是特別清楚，導(dǎo)致最后僅僅只是形式上的管理，無法保證項(xiàng)目檔案質(zhì)量和對(duì)工作的支撐作用。

3.對(duì)外協(xié)單位提交的資料缺乏約束和控制。外協(xié)合同中，對(duì)文件材料的要求大多形式化，不夠明確、具體，提交的時(shí)間上也不夠明確，并且缺乏約束和控制的手段。

4.項(xiàng)目檔案人才隊(duì)伍不能很好地滿足項(xiàng)目檔案管理需要。項(xiàng)目檔案人員隊(duì)伍配備不足，很多沒有配備專職文件資料管理員，人員隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)有待提升，文件資料員缺乏項(xiàng)目文件材料收集、整理方面的專門培訓(xùn)，導(dǎo)致人員不能很好地匹配項(xiàng)目檔案管理需求。

為解決上述問題，本文以某大型科研固投項(xiàng)目為例，總結(jié)項(xiàng)目建設(shè)過程中文件檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，嘗試探索出大型科研固投項(xiàng)目系統(tǒng)性的文件檔案管理方法。

二、案例項(xiàng)目檔案管理總體簡(jiǎn)介

某科研項(xiàng)目是一項(xiàng)大型固投項(xiàng)目，也是一項(xiàng)超大型研究型科學(xué)工程，項(xiàng)目總投資數(shù)十億元，建設(shè)周期十余年，該項(xiàng)目共形成檔案1800卷、22338份，在國(guó)家級(jí)竣工驗(yàn)收中，順利通過以全檢方式進(jìn)行的檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。項(xiàng)目文件資料的質(zhì)量和管理情況，在項(xiàng)目招投標(biāo)專項(xiàng)檢查、驗(yàn)收審計(jì)、檔案專項(xiàng)驗(yàn)收、后評(píng)價(jià)等工作中起到了關(guān)鍵作用，也贏得了相關(guān)專家的高度好評(píng)，體現(xiàn)出了“一流的項(xiàng)目產(chǎn)生一流的文件”，成為中國(guó)工程物理研究院科研固投項(xiàng)目檔案管理的典范，該項(xiàng)目2017年獲得了全國(guó)質(zhì)量獎(jiǎng)卓越項(xiàng)目獎(jiǎng)。

三、基于項(xiàng)目實(shí)施全流程建立項(xiàng)目文件體系

通過項(xiàng)目的建設(shè)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，系統(tǒng)開展項(xiàng)目文件檔案管理策劃，建立基于項(xiàng)目實(shí)施全流程的文件體系，是確保項(xiàng)目建設(shè)全過程文件檔案完整性和規(guī)范性的基礎(chǔ)。圖1是項(xiàng)目實(shí)施一級(jí)流程，圖2是項(xiàng)目文件體系示意圖。

四、規(guī)范項(xiàng)目全過程產(chǎn)生的文件要求

（一）制定文件檔案管理規(guī)范

1.通用要求。項(xiàng)目建設(shè)之初開展項(xiàng)目文件體系建設(shè)的詳細(xì)策劃，包括文件編號(hào)、名稱、格式、內(nèi)容條款、類別、填寫要求、電子模板甚至封面顏色等細(xì)致要求，同時(shí)將這些要求延伸至外協(xié)單位，保證了項(xiàng)目眾多任務(wù)承擔(dān)單位提交文件的規(guī)范性和一致性。同時(shí)制作文件編制模板和編制說明，便于編寫者使用，也避免文件編寫內(nèi)容偏離文件編制要求。此類規(guī)范包括《文件編制格式要求》《文件編號(hào)規(guī)范》《文件歸檔質(zhì)量要求》等。

2.項(xiàng)目實(shí)施控制要求。如表1所示，以工程設(shè)計(jì)階段的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)定為例，制定了一系列項(xiàng)目級(jí)規(guī)范，確保相關(guān)文件編制質(zhì)量符合要求，管理過程規(guī)范、有效。

（二）編制文件體系表

按照項(xiàng)目建設(shè)流程從項(xiàng)目申請(qǐng)批復(fù)到項(xiàng)目通過驗(yàn)收，依據(jù)項(xiàng)目成果約定及實(shí)施管理要求，對(duì)全過程所產(chǎn)生的文件進(jìn)行梳理和規(guī)劃，明確項(xiàng)目實(shí)施過程中必須輸出的文件名稱及基本內(nèi)容要求，形成項(xiàng)目建設(shè)輸出文件體系表，便于操作和使用，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理的規(guī)范化、程序化和制度化奠定基礎(chǔ)。[4]具體可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況，分階段分級(jí)編制，也可在過程中逐步完善。以上做法的目的是明確項(xiàng)目實(shí)施過程中具體需要產(chǎn)生的文件名稱、基本內(nèi)容和責(zé)任人。

五、檔案全過程組織管理注意事項(xiàng)

（一）專人專事管理

檔案管理是一門獨(dú)立的管理學(xué)科，有其獨(dú)特的專業(yè)技術(shù)要求，對(duì)于大型科研固投項(xiàng)目文件的歸檔管理，必須設(shè)置專人專崗負(fù)責(zé)項(xiàng)目的文件檔案管理，相關(guān)人員必須具備相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)也需要了解一定的科研項(xiàng)目知識(shí)，這樣才能更好地與科研人員進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，并協(xié)助科研人員完成歸檔前的準(zhǔn)備工作，文件檔案管理的要求才能真正落地。試圖利用“兼職”“閑職”來管好大型科研固投項(xiàng)目的文件檔案，勢(shì)必不會(huì)取得好的效果。

（二）轉(zhuǎn)變工作模式

文件檔案管理作為一項(xiàng)非?；A(chǔ)的工作，通常不被重視，是典型的“幕后英雄”式的工作類型，由于對(duì)文件檔案管理工作本身認(rèn)識(shí)的程度和標(biāo)準(zhǔn)不同，工作中難免出現(xiàn)不被理解的情況。如果單純站在管理者的角度，以不符合要求就拒絕歸檔的方式，簡(jiǎn)單粗暴地開展工作，很難獲得科研人員的理解和支持；如果以共同協(xié)作的方式，以高度的責(zé)任意識(shí)、耐心協(xié)助的態(tài)度，持之以恒的精神，真心實(shí)意地幫助科研人員一起來完成文件檔案的歸檔工作，就會(huì)取得事半功倍的效果，“用情用心用功”是做好這項(xiàng)工作的制勝法寶。

（三）管理關(guān)口前移

標(biāo)準(zhǔn)和要求制定好了，如果不能很好地實(shí)施也無法取得應(yīng)有的效果。管理人員更多地介入、指導(dǎo)、把關(guān)是將項(xiàng)目的要求正確貫徹執(zhí)行下去的重要因素。根據(jù)某大型科研固定投資項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)，重要文件在生效前的審查過程中，修改次數(shù)通常在2～4次，不僅內(nèi)容，甚至格式等基本標(biāo)準(zhǔn)化要求也需要反復(fù)修改，工作量非常大。因此，為提高文件編寫和歸檔的效率，需要將管理關(guān)口前移，提前介入，全程指導(dǎo)和把關(guān)，確保文件歸檔一次通過。同時(shí)一旦發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)助編寫人員處理，避免間隔時(shí)間太久后，催辦困難，問題累積。此外，處理完問題后，應(yīng)將相關(guān)文件及時(shí)歸檔。

（四）加強(qiáng)外協(xié)文件的控制

科研項(xiàng)目通常外協(xié)工作比重較高，由于涉及單位數(shù)量多，檔案管理能力參差不齊，為提升外協(xié)部分的文件檔案管理，需要加強(qiáng)外協(xié)實(shí)施過程、現(xiàn)場(chǎng)作業(yè)活動(dòng)等過程節(jié)點(diǎn)的記錄，例如對(duì)于外協(xié)方的評(píng)審意見、作業(yè)方案、計(jì)劃等，應(yīng)實(shí)行專人定期梳理，及時(shí)存檔。必要時(shí)項(xiàng)目主管部門可對(duì)協(xié)作單位的文件編制、管理工作開展培訓(xùn)，以便統(tǒng)一認(rèn)識(shí)和標(biāo)準(zhǔn)，提高文件歸檔質(zhì)量和工作效率。

（五）重視音像資料的歸檔

按照國(guó)家和項(xiàng)目主管部門的相關(guān)規(guī)定，項(xiàng)目建設(shè)過程關(guān)鍵歷史活動(dòng)的照片和音像資料都需要及時(shí)保存下來，這是項(xiàng)目建設(shè)的珍貴信息。由于音像資料的獲取具有即時(shí)性，錯(cuò)過后無法彌補(bǔ)，因此，需要管理部門在重大節(jié)點(diǎn)或活動(dòng)（例如重大合同簽字儀式、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)跟蹤等）過程中，及時(shí)跟拍并歸檔。重要音像資料必須備份保存，以防存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)故障而無法修復(fù)。

（六）提前做好驗(yàn)收準(zhǔn)備

由于大型科研固投項(xiàng)目通常項(xiàng)目體量非常大，因此在項(xiàng)目實(shí)施過程中，可按項(xiàng)目實(shí)施流程分階段完成項(xiàng)目文件的歸檔工作；根據(jù)實(shí)際情況，也可申請(qǐng)分階段對(duì)項(xiàng)目檔案開展驗(yàn)收工作。

為順利完成檔案驗(yàn)收工作，要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)檔案管理要求，重視驗(yàn)收前質(zhì)量控制和審核。建設(shè)單位應(yīng)提前組織對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行自查，對(duì)不達(dá)標(biāo)的及時(shí)提出整改要求，及時(shí)整改歸檔，必要時(shí)可邀請(qǐng)項(xiàng)目主管單位對(duì)項(xiàng)目文件檔案開展預(yù)驗(yàn)收檢查，提前發(fā)現(xiàn)問題，提前整改，以便確保項(xiàng)目檔案最終驗(yàn)收一次

通過。[5]

《國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦﹝2007﹞161號(hào)）要求，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件之一，未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或者項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的，不得進(jìn)行或者通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收。尤其是對(duì)于大型科研固投項(xiàng)目建設(shè)單位而言，項(xiàng)目文件及檔案管理工作是建設(shè)單位一項(xiàng)整體性工作，需高度重視、系統(tǒng)策劃并投入必要的資源。為做好此項(xiàng)工作，必須在項(xiàng)目啟動(dòng)之初，做好文件檔案管理策劃，細(xì)化要求，專人專事，全程參與，與科研人員一起，共同努力，才能順利有效地完成項(xiàng)目文件歸檔和驗(yàn)收工作，保障項(xiàng)目最終通過主管單位的驗(yàn)收。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]侯偉霞.淺析固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案的管理[J].中國(guó)管理信息化，2012，15（13）：79-81.

[2][3]連平文，倪玲.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作中的主要問題與相應(yīng)對(duì)策[J].機(jī)電兵船檔案，2007（3）：48-50.

[4]賈守斌.軍工固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案管理問題解析及對(duì)策[J].沿海企業(yè)與科技，2012（11）：45-47.

[5]何曉梅.固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收準(zhǔn)備工作解析[J].機(jī)電兵船檔案，2009（4）：51-53.

作者單位：中國(guó)工程物理研究院激光聚變研究中心