朱艷

摘 要：紙質方案數(shù)字化工作的開展，順應信息技術發(fā)展潮流和檔案改革管理要求。數(shù)字化是今后檔案管理工作的重要發(fā)展方向，其在更好保存檔案，發(fā)揮檔案優(yōu)勢和價值方面，發(fā)揮著積極作用。本文主要是從紙質檔案數(shù)字化的重要性分析入手，重點介紹了一些紙質檔案數(shù)字化工作要點，為全面有效提升紙質檔案數(shù)字化處理效果，推進數(shù)字化管理工作的穩(wěn)步開展，提供良好借鑒和參考。

關鍵詞：紙質檔案;數(shù)字化;保存

1 前言

紙質檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字化檔案建設工作過程的重點問題，會影響到檔案的實際保存效果。科學高效推進紙質檔案數(shù)字化，可有效提升數(shù)字化成果標準規(guī)范，保障檔案數(shù)據(jù)的真實性和準確性，實現(xiàn)館際共享。在實際開展紙質檔案數(shù)字化工作的過程中還面臨著一定問題，無法實現(xiàn)總體的管理目標，需要不斷采用科學合理的方式和手段加以優(yōu)化和改進。

2 紙質檔案數(shù)字化的重要性

紙質檔案的大量存在，給保存工作提出了較高要求，其中需要做好充分有效的防腐工作，避免檔案受潮和毀損。積極實施紙質檔案數(shù)字化工作，可以良好提升管理隊伍人員的整體素養(yǎng)，促進管理人員自覺學習紙質檔案數(shù)字化方面的知識和能力，良好掌握數(shù)字化管理的操作方法和要求，支持數(shù)字化工作的穩(wěn)步開展。紙質檔案數(shù)字化工作的科學實施，能夠不斷提升檔案管理工作的整體服務質量。數(shù)字化管理進行中，可以針對大量資料和信息加以存儲，不斷優(yōu)化檔案管理人員的信息收集和處理手段，減少人力、物力、財力方面的消耗，加快信息查詢的速度，為有效支持多種工作奠定一定基礎。近些年來，網絡時代發(fā)展過程中，紙質檔案數(shù)字化管理工作已經成為必然發(fā)展趨勢，積極采用數(shù)字化方式，可以突破時間和空間的局限性，超過館藏資源，實現(xiàn)充分的信息資源共享。

3 紙質檔案數(shù)字化工作要點

3.1 鑒選檔案

紙質檔案數(shù)字化處理工作進行中，檔案鑒選是第一步工作內容，其中需要持續(xù)投入大量的資金和人力、物力。鑒選工作實施環(huán)節(jié)，需要遵守以下工作原則：首先，堅持有效性原則。高度重視紙質檔案內容的真實性，在確保內容真實的前提條件下，不論原件、復制件，都應該作為數(shù)字化處理的鑒選范圍。其次，以利用作為重要鑒選標準，選擇那些具有較高利用價值的紙質檔案開展數(shù)字化處理工作，盡可能給使用人員提供更為便捷高效的服務。而如果紙質檔案的使用頻率較低，則可以適當暫緩數(shù)字化轉換。再者，需要堅持搶救性保護的原則。紙質檔案數(shù)字化歸根結底就是保護檔案資料，因而在開展數(shù)字化處理工作的過程中，需要注重及時搶救那些形成時間較長、歷史價值較高的紙質檔案，做好優(yōu)先處理工作。最后，要堅持好系統(tǒng)性的原則。做好系統(tǒng)性、完整性的數(shù)字處理工作，要確保紙質檔案信息之間的關聯(lián)性和邏輯性。

3.2 合理選擇檔案存儲格式

紙質檔案數(shù)字化處理過程中，需要做好各類文件的掃描工作，其中圖像文件會表現(xiàn)出多種存儲格式。1）JPEG格式。這是當前網絡上常用的圖像格式，可以針對文件加以壓縮，使其成為最小化格式類型。但是不容忽視的是，這是有損壓縮方式，會容易丟失一些重復或者不重要的資料，從而損傷圖像數(shù)據(jù)，當壓縮比較大的時候，壓縮品質也就越低。同樣JPEG格式的運用所擁有的壓縮率較高，且可以展現(xiàn)出豐富的圖像效果，再加上其文件尺寸較小，實際下載的速度十分之快，因而受到歡迎度較廣。2）JPEG2000是JPEG格式的升級版，優(yōu)勢也更為明顯，可以采用有損壓縮和無損壓縮的方式，且兼容性較高，在紙質檔案數(shù)字化持續(xù)發(fā)展的過程中，這一格式也可以成為重要的標準格式。3）TIFF格式。這種圖像文件格式主要存儲藝術圖和照片形式，可以形成較高質量的圖像形式，在出版印刷方面應用效果較好。TIFF格式本身屬于無損壓縮文件形式，壓縮率較低，所占用的空間也較大，畫質卻高于普通的JPEG格式，為有效數(shù)字化處理好珍貴檔案提供良好前提。4）CEB格式。這一格式應用過程中可以最大限度保持紙質檔案文件的原有樣式，在當前一些政府機關處理電子政務公文方面應用程度較高。5）PDF格式。這一格式應用中可以針對打印的顏色和效果加以充分保障，能夠良好還原出原本文件的顏色、圖像和具體字符情況，且不會受到操作系統(tǒng)平臺的影響，因而其在當前紙質檔案數(shù)字化處理過程中發(fā)揮著積極作用。有效開展紙質檔案數(shù)字化處理工作的環(huán)節(jié)，需要結合具體文件的用途，選擇到合適的存儲方式，服務于數(shù)字化管理工作[1]。

3.3 檔案著錄

開展紙質檔案數(shù)字化處理工作，需要科學編制好檔案的目標，其中檔案著錄是最為基本的要求。很多紙質檔案原本文件的著錄缺乏事實依據(jù)，存在著著錄內容不夠全面準確，標準不夠統(tǒng)一的情況，給數(shù)字化工作造成一定的阻礙，會容易導致數(shù)字化成果檢索不夠充分，無法實現(xiàn)良好的數(shù)據(jù)資源共享。對此，實際實施檔案著錄工作的過程中，首先，需要全面控制好各個著錄字段和項目內容，包含檔號、全宗號、單位名稱、責任者、文件題名、目錄號等一系列內容，科學統(tǒng)計好字段內容，并事先預留出一定的信息字段，如控制使用、檔案鑒定、廢止失效等，便于后續(xù)檔案管理工作的有效開展。其次，需要按照統(tǒng)一標準開展檔案著錄活動。檔案著錄過程中要確保其準確性和標準化，其中重點控制好著錄項目的內容，確保其擁有較高的完整度，準確規(guī)范使用各項規(guī)范性符號，采用統(tǒng)一的選錄標準，使得錄入文件編號和責任人之間一一對應[2]。

3.4 強化信息安全

信息安全是紙質檔案數(shù)字化處理過程中的重要考量問題，具體實施過程中，要充分保護各項數(shù)字化檔案信息內容，避免其出現(xiàn)泄漏的問題。檔案管理單位或者部門要結合自身實際，制定出科學可行的規(guī)章制度和技術規(guī)范，從紙質檔案信息價值入手評估檔案的安全風險，同時要始終堅持原始檔案的保密性，采用脫機備份的方式處理好重要核心檔案，減少數(shù)據(jù)泄密情況的出現(xiàn)。如果紙質檔案在數(shù)字化處理中采用委托加工方式，需要和承包單位事先簽訂好相應的保密協(xié)議，強化數(shù)字化現(xiàn)場方面的安全管理，減少檔案信息外流情況的出現(xiàn)。而在實際利用紙質檔案數(shù)字化處理后的副本時，需要憑借用戶的訪問權限，準確設定好相應的操作權限。此外，要加強數(shù)字檔案的備份工作，提升其可恢復性，多方位保障檔案安全性[3]。

4 結束語

紙質檔案數(shù)字化管理工作的穩(wěn)步開展，充分體現(xiàn)出科學技術的優(yōu)越性，該項工作能夠持續(xù)深化檔案工作改革，服務于社會經濟建設，順應網絡時代的發(fā)展需求。紙質檔案數(shù)字化工作實際開展過程中，要科學準確鑒選檔案，合理選擇檔案存儲格式，同時還要控制好檔案著錄實施效果，并切實強化信息安全。

參考文獻

[1]童莊慧，孟娜，徐凡媛.紙質檔案數(shù)字化工作中存在的問題及對策[J].蘭臺世界，2019，556（02）：48-50.

[2]孫亮.檔案服務外包管理研究——紙質檔案數(shù)字化加工管理[J].機電兵船檔案，2018（2）：34-36.

[3]田支斌.高校檔案資源低成本數(shù)字化實踐與探索[J].資源信息與工程，2018（1）：00102-00103.