摘 要：本文將通過(guò)對(duì)基層房產(chǎn)檔案管理的作用進(jìn)行介紹，同時(shí)分析如今基層房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題，進(jìn)而提出推進(jìn)基層房產(chǎn)檔案管理工作的合理化建議，以期為有關(guān)人員提供可靠參考。

關(guān)鍵詞：基層房產(chǎn)檔案;檔案管理;房產(chǎn);管理制度

所謂房產(chǎn)檔案，即房屋產(chǎn)權(quán)、土地使用狀況以及房屋自然情況等有關(guān)資料的一種統(tǒng)稱。房產(chǎn)檔案在房屋的動(dòng)遷、房產(chǎn)的交易以及發(fā)放房產(chǎn)證等各種活動(dòng)中十分重要，主要是將憑證提供給這些活動(dòng)，以便使相關(guān)工作得以順利開(kāi)展。所以，有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)對(duì)推進(jìn)基層房產(chǎn)檔案管理的工作予以高度重視。

1 基層房產(chǎn)檔案管理的作用

1.1 對(duì)法律責(zé)任加以明確

我國(guó)司法機(jī)關(guān)在判斷房產(chǎn)問(wèn)題引發(fā)的經(jīng)濟(jì)行為、糾紛時(shí)，房產(chǎn)檔案是其采用的唯一憑證[1]。因此，檔案管理部門如果能夠?qū)n案展開(kāi)有效、嚴(yán)密地保存，不僅能夠及時(shí)防止房產(chǎn)中的非法交易，更能夠有效避免執(zhí)行不力、違法現(xiàn)象的出現(xiàn)，進(jìn)而將法律憑證提供給相應(yīng)的處理行為。

1.2 是產(chǎn)權(quán)登記、管理的關(guān)鍵核心

如今，我國(guó)房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的歸屬出現(xiàn)了越來(lái)越多的頻繁變更以及多變性，在此過(guò)程中，房產(chǎn)檔案資料屬于針對(duì)房產(chǎn)最為精準(zhǔn)、原始的信息來(lái)源，可以將基礎(chǔ)幫助提供給各種出現(xiàn)的新變化，進(jìn)而避免出現(xiàn)隱瞞、欺詐等違法現(xiàn)象。

1.3 政府調(diào)控市場(chǎng)的主要憑證

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境里，政府部門會(huì)參與到市場(chǎng)調(diào)控過(guò)程中，以便確保房產(chǎn)行業(yè)能夠穩(wěn)定、健康地發(fā)展，這與大規(guī)模數(shù)據(jù)作為憑證是離不開(kāi)的，而房產(chǎn)檔案更是各項(xiàng)有關(guān)信息唯一系統(tǒng)而又全面的重要來(lái)源。對(duì)于政府有關(guān)部門而言，其借助這些原始的房產(chǎn)檔案信息資料，可以從基礎(chǔ)層面對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行把握，并展開(kāi)全面分析，進(jìn)而展開(kāi)精準(zhǔn)預(yù)判，這為有關(guān)政策的完善和補(bǔ)充提供了極大的便利。

2 如今基層房產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)存問(wèn)題

2.1 檔案的利用、服務(wù)形式不完善

目前部分基層房產(chǎn)檔案管理部門在開(kāi)展日常工作時(shí)，僅將重點(diǎn)放在了對(duì)檔案的采集和整理層面，依舊處于對(duì)原始檔案資料的查找范圍中，屬于一類被動(dòng)工作狀態(tài)。除此之外，這些部門沒(méi)有足夠的開(kāi)發(fā)、編研能力，加之領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)房產(chǎn)檔案的后續(xù)開(kāi)發(fā)、利用并不重視，使得工作人員難以進(jìn)一步分析房產(chǎn)檔案的利用效果，這與當(dāng)前房產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展是極不相符的。

2.2 缺少法治理念，沒(méi)有歸檔思維

一些房產(chǎn)檔案管理部門內(nèi)部依舊存在職責(zé)不明、管理混亂等現(xiàn)象，管理制度不完善，且落實(shí)不到位，甚至一些管理人員不能妥善管理各個(gè)檔案，更不會(huì)對(duì)其進(jìn)行有效利用，有時(shí)還會(huì)丟失檔案。當(dāng)前較為常見(jiàn)的現(xiàn)象包括：房產(chǎn)的分幅平面圖缺失，有關(guān)軟盤(pán)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及影像資料等未及時(shí)歸檔。

2.3 檔案管理形式單一，延續(xù)性差

部分房產(chǎn)檔案管理工作人員在日常工作中，僅進(jìn)行收集、保存以及利用檔案等工作，卻沒(méi)有開(kāi)展白蟻防治、房產(chǎn)拆遷、鑒定安全、預(yù)售以及繳交物業(yè)用房等工作。

3 推進(jìn)基層房產(chǎn)檔案管理工作的合理化建議

3.1 構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)

伴隨互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)水平的持續(xù)提升，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，各種先進(jìn)的信息化技術(shù)逐漸被應(yīng)用于社會(huì)的各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，從而使各行各業(yè)的工作得以被有效優(yōu)化。在房產(chǎn)檔案管理工作中也逐漸引入了信息化技術(shù)，它能夠有效提升各項(xiàng)工作的工作質(zhì)量以及效率[2]。然而，信息化技術(shù)能否在房產(chǎn)檔案管理工作中充分發(fā)揮出自身的功能，主要取決于有關(guān)人員對(duì)其的重視以及應(yīng)用程度。

因此，身為檔案管理人員，應(yīng)當(dāng)具備與時(shí)俱進(jìn)的精神，充分意識(shí)到信息化技術(shù)對(duì)于自身工作的重要程度，從而主動(dòng)學(xué)習(xí)并掌握相關(guān)知識(shí)和技術(shù)。在此過(guò)程中，管理人員需要意識(shí)到，傳統(tǒng)的管理模式已難以與當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，因此應(yīng)當(dāng)不斷進(jìn)行自我提升，全面學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)、技術(shù)，不斷進(jìn)行自我提升;而房產(chǎn)檔案管理部門也應(yīng)當(dāng)積極引進(jìn)時(shí)下最先進(jìn)的信息化檔案管理系統(tǒng)。除此之外，管理部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)各項(xiàng)工作加以規(guī)范，確保工作人員能夠嚴(yán)格遵循相關(guān)制度、規(guī)范等采集并分析各種檔案信息，借助信息化系統(tǒng)的便捷性，構(gòu)建有關(guān)房產(chǎn)的大數(shù)據(jù)庫(kù)，主動(dòng)、合理地預(yù)估房產(chǎn)市場(chǎng)發(fā)展規(guī)律，結(jié)合實(shí)際情況針對(duì)性地進(jìn)行決策。

3.2 打造專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍

人才對(duì)于任何行業(yè)而言，都是確保其長(zhǎng)遠(yuǎn)、穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵驅(qū)動(dòng)力。因此，房產(chǎn)檔案管理部門應(yīng)當(dāng)對(duì)人才隊(duì)伍的建設(shè)予以高度重視，并且合理擴(kuò)大選聘范圍，與相應(yīng)高校展開(kāi)合作，積極引進(jìn)基礎(chǔ)理論知識(shí)扎實(shí)、管理技能突出、工作素養(yǎng)較高的綜合型人才，并且以之為核心打造專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。在此過(guò)程中，管理部門應(yīng)當(dāng)將面試場(chǎng)所放在正規(guī)高校當(dāng)中，以便確保應(yīng)聘人員在校期間接受了專業(yè)化的培養(yǎng)和訓(xùn)練。這主要是因?yàn)檫@些應(yīng)聘人員除了能夠熟悉房產(chǎn)相關(guān)的各項(xiàng)法律法規(guī)、政策方針，還能夠充分掌握房產(chǎn)檔案管理、登記的專業(yè)化流程、知識(shí)，并且可以熟悉相關(guān)軟件、系統(tǒng)的操作流程，主動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)信息展開(kāi)分析。這些綜合型人才的加入，除了可以使部門管理檔案的整體質(zhì)量得以全面提升，更能夠促進(jìn)房產(chǎn)檔案管理部門健康、長(zhǎng)遠(yuǎn)地發(fā)展。

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的新時(shí)期，電子檔案在檔案管理工作中逐漸流行，這就要求有關(guān)人員應(yīng)當(dāng)充分掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)。在此過(guò)程中，管理部門應(yīng)當(dāng)定期組織有關(guān)人員參加檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)活動(dòng)，及時(shí)更新其知識(shí)庫(kù)，使其學(xué)習(xí)并且掌握各種先進(jìn)的管理知識(shí)和技術(shù);同時(shí)督促這些人員不斷進(jìn)行自我提升，促使其主動(dòng)學(xué)習(xí)，以便使其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和水平得到全面提升。另外，管理部門還應(yīng)當(dāng)逐步完善自身的考評(píng)體系以及獎(jiǎng)懲制度，對(duì)管理人員展開(kāi)定期業(yè)務(wù)能力考核以及不定期的抽查，在提升其主觀能動(dòng)性的同時(shí)展開(kāi)全面考評(píng)，并將考評(píng)結(jié)果及時(shí)反饋回來(lái)，使其明確自身優(yōu)缺點(diǎn)，為后續(xù)工作的開(kāi)展做好準(zhǔn)備。與此同時(shí)，對(duì)于考評(píng)結(jié)果優(yōu)異的管理人員，部門應(yīng)當(dāng)予以其合理的獎(jiǎng)賞，使其能夠更加努力地投入到工作中;對(duì)于考評(píng)結(jié)果不合格的人員，應(yīng)組織其進(jìn)行重新學(xué)習(xí)，若后續(xù)考評(píng)依然不合格，應(yīng)及時(shí)對(duì)其予以辭退，避免其對(duì)整體工作產(chǎn)生不良影響。

3.3 豐富檔案資料的收集形式

收集房產(chǎn)檔案資料屬于管理檔案的第一環(huán)節(jié)，其對(duì)于整體檔案管理工作的質(zhì)量?jī)?yōu)劣性更有著直接的決定性影響。因此，對(duì)此項(xiàng)工作加以強(qiáng)化，是整體管理工作的主要需求。另外，僅僅依靠登記接收部門的檔案移交收集到的檔案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，管理人員應(yīng)當(dāng)參與到整個(gè)流程當(dāng)中。在收集紙質(zhì)檔案時(shí)，管理人員應(yīng)當(dāng)做好歸類、整理、編碼以及錄入等工作，并進(jìn)行重新審核，確保環(huán)節(jié)沒(méi)有紕漏;在收集影像資料時(shí)，應(yīng)當(dāng)及時(shí)錄入電子檔案并且編碼，同時(shí)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、貼條形碼歸檔，隨后創(chuàng)建影像和電子數(shù)據(jù)庫(kù)。

4 結(jié)論

總之，在我國(guó)整體社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展進(jìn)程中，房地產(chǎn)行業(yè)占據(jù)十分重要的地位，民眾需求量以及重視程度也在日益提升。對(duì)于廣大民眾而言，房產(chǎn)檔案與其自身利益息息相關(guān)，因此，確保房產(chǎn)檔案管理水準(zhǔn)的有效提升意義深遠(yuǎn)。這就要求有關(guān)部門正視當(dāng)前存在的問(wèn)題以及相關(guān)工作的意義，制定合理的提升計(jì)劃。

參考文獻(xiàn)

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[2]黃玉玲.關(guān)于提升房產(chǎn)檔案管理水平的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（17）：105-105.

作者簡(jiǎn)介

羅小云（1979-），湖南寧鄉(xiāng)人，漢，本科，研究方向：檔案類。