孔凡蓮

摘 要：如今，項目管理觀念日趨國際化，EPC總承包模式的優(yōu)勢逐步凸顯，火電EPC管理模式逐漸成熟。本文闡述了在EPC模式下，以總承包單位文檔管理人員視角展開談如何提高項目文件過程控制的同步率，進而提高項目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準確性。

關(guān)鍵詞：EPC總承包工程;項目文件;同步率

EPC總承包是指工程總承包企業(yè)按照合同約定，承擔工程項目的設(shè)計、采購、施工、試運行一體化服務(wù)，并對承包工程的建設(shè)質(zhì)量、安全、工期、造價等全面負責。文件控制實施按照項目文件管理方案，運用科學(xué)的手段和方法，高效規(guī)范的對項目文件進行管理和控制，使項目文件處于有序合理的狀態(tài)。同步是指項目文件管理與工程建設(shè)同步，避免出現(xiàn)項目文件管理滯后于工程建設(shè)的情況，保證項目文件的質(zhì)量，避免給施工管理、竣工驗收等造成影響。

1 為什么要提高項目文件過程控制同步率

項目文件是工程施工過程的真實記錄，EPC總承包模式下的項目文件除了具有項目文件的基本特點外，還有其自身的特點，包括：種類多，數(shù)量大;專業(yè)性強;載體多樣性。這些特點增加了項目文件控制的難度。國家及行業(yè)標準中規(guī)定，建設(shè)項目文件控制要與項目建設(shè)同步管理，以火電建設(shè)項目為例，一般要求是總承包單位應(yīng)在實體竣工三個月內(nèi)將整理完畢的項目檔案移交給建設(shè)單位?？偝邪贤幸矔M行明確的規(guī)定，文件資料應(yīng)按單位工程進行同步收集與管理。但是目前，總承包項目普遍存在重工期、重質(zhì)量、重安全，忽視項目文件過程中收集和整理等工作，忽視項目文件控制同步性，更有工程即將結(jié)束臨時突擊補檔案的情況，所以，提高EPC總承包工程項目文件控制同步率這一問題凸顯出來。

2 造成項目文件過程控制不同步的因素

造成項目文件控制不同步的因素是多方面的，包括環(huán)境因素、制度因素、管理因素和人員因素。環(huán)境因素有：領(lǐng)導(dǎo)以及專業(yè)工程師以進度、質(zhì)量和安全為重，忽視了項目檔案的重要;分包層級過多，導(dǎo)致文件層層報審受阻，影響驗收記錄報審效率;項目現(xiàn)場進度緊張。制度因素有：每個總承包項目都會執(zhí)行新的管理體系，參建人員都是臨時組建的團隊，互相之間不熟悉，對新體系不夠了解。管理因素：管理人員對文件控制技術(shù)不明確，過程控制力度比較薄弱;項目文件報審后，簽審時間過長，較長時間內(nèi)不能夠閉合，影響文件同步;人員因素：參建單位文檔人員經(jīng)驗和配置不足，文檔人員工作效率低。其中，關(guān)鍵因素是管理因素。

3 提高項目文件過程控制同步率的對策

針對造成項目文件控制不同步的因素，制定相應(yīng)的對策來解決這一問題。

1）加大培訓(xùn)力度。組織總承包項目內(nèi)部及外部專家進行文檔專題培訓(xùn)，接收培訓(xùn)的人員涵蓋所有參建單位，通過培訓(xùn)，使得參建單位領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員和文控人員均意識到項目文檔的重要性，并清楚的掌握項目文件清單及其分類方法，為提高項目文件同步率奠定基礎(chǔ)。

2）定期梳理更新單位工程文件包清單。總承包單位文檔人員定期組織施工單位對項目文件進行梳理，形成以單位工程為單元的文件包清單，并持續(xù)更新，滾動控制每個單位工程同步情況，及時催報項目文件。能夠使得各參建方均及時掌握了現(xiàn)場進度以及項目文件同步情況，并且量化，利于發(fā)現(xiàn)缺失文件并進行補報。

3）總承包方文檔人員每月度對施工單位進行檔案專項檢查，核實項目文件完整情況，納入考核。每月度總承包單位文檔人員組織建設(shè)單位、監(jiān)理機構(gòu)以及總承包各部門對施工單位進行月度檔案專項檢查，核實項目文件完整情況，并提出目前存在的問題，實行全過程控制，并將檢查結(jié)果作為重要的考核依據(jù)。通過專項檢查，使各參建方進一步明確缺失文件以及存在的問題，實現(xiàn)過程不斷糾偏。檢查結(jié)果納入重要考核依據(jù)，能夠激勵施工單位積極報審，促進文件同步率的提高。

4）組織實施“文件清桌活動”。為引起領(lǐng)導(dǎo)以及全體人員重視，加快文件簽審效率，總承包文檔人員可定期組織“文件清桌活動”，使項目全體人員積極響應(yīng)，高度認可，積極利用空余或加班時間進行集體簽審文件，直至“清桌”狀態(tài)。

5）制定未閉合文件清單，追溯到人，及時催辦。文檔人員每周更新項目文件清單以及未閉合文件清單，追溯到人，并辦理正式催辦手續(xù)，不斷跟蹤，直至閉合。能夠大大提高文件簽審的效率，大多數(shù)文件保證3天之內(nèi)閉合。

4 提高EPC總承包工程項目文件控制同步率的意義

提高項目文件過程控制同步率，能夠避免項目竣工階段補項目文件帶來的額外的人工費用以及考核費用。如果不能在過程中有效的提高同步率，竣工期間很有可能不能按時向建設(shè)單位移交檔案，所以，過程中將同步率提高，能夠有效地避免后期不能按時移交，從而避免了因為推遲移交資料而進行的扣款，為項目節(jié)省了大筆的資金。

同時，實現(xiàn)項目文件與工程進度同步，有助于項目建設(shè)順利進行，實現(xiàn)文件的憑證價值，減少項目管理風險，與項目管理相互影響和相互推進。同時保證項目文件的真實性和準確性，真實有效的記錄工程建設(shè)全過程，為參建單位積累寶貴的信息資源和知識資產(chǎn)。

綜上所述，在EPC 總承包模式下，項目文件控制的難度加大，容易造成項目文件過程控制的不同步，如若我們能通過一系列措施提高項目文件過程控制的同步率，將會為整個項目建設(shè)帶來巨大的經(jīng)濟效益和社會效益。

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