摘 要：伴隨著電子技術(shù)的發(fā)展，其作為信息資產(chǎn)的重要組成，電子公文檔案在最近幾年開始得到了人們的廣泛關(guān)注。目前，電子公文檔案已經(jīng)開始廣泛的運用到了諸多的領(lǐng)域，但是因為電子公文檔案存在有特殊性的特點，所以其自身存在有一定的安全隱患，也未取得良好的效果，本文為了提升檔案管理的質(zhì)量，重點闡述了應(yīng)該采取怎樣的措施加強電子公文檔案的管理。

關(guān)鍵詞：電子公文檔案;管理系統(tǒng);安全機制

1 引言

近幾年來，信息化技術(shù)迅猛發(fā)展，人們對電子公文檔案管理提出了更高的要求，一方面需要提升電子公文檔案的智能化，另一方面需要注重安全性。所以電子公文檔案管理部門需要對安全管理工作加以重視，制定完善的管理機制，為管理系統(tǒng)的安全運行奠定堅實基礎(chǔ)。

2 電子公文檔案管理系統(tǒng)的制度安全

公文檔案的保管和管理對安全性提出了更高的要求，我國也出臺了相應(yīng)的法律法規(guī)對公文檔案的處理提出了更高的要求。有些公文具有一定的機密性，公文檔案的管理部門需要安排專門的工作人員進(jìn)行收發(fā)、用印和銷毀，在管理系統(tǒng)中，很多公文檔案是以電子形式存在的，和紙質(zhì)版的公文材料有著相同的保密性，但是由于信息技術(shù)的發(fā)展，很多電腦黑客會借助自身的計算機技術(shù)竊取保密文件，為了減少這類事件的出現(xiàn)，電子公文檔案管理部門的相關(guān)人員需要保證系統(tǒng)的安全性，聯(lián)系安全制度對公文檔案的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，對其行為進(jìn)行灌輸，從根本上提升工作人員的責(zé)任心。此外，公文檔案管理的制度還需要提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，特殊的電子文件需要委派專門的工作人員負(fù)責(zé)。制定健全完善的管理制度，是保障電子公文檔案系統(tǒng)安全的前提保證。

3 公文檔案的物理安全

公文檔案的物理安全于電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全性而言有著突出意義，物理安全具體包括了通訊設(shè)備、線路安全以及存儲工具的安全等，為了減少人為或者是自然災(zāi)害對公文管理的電子設(shè)備的破壞，加強物理安全保護(hù)工作顯得尤為重要，此外，還需要從根本上保證公文檔案的安全性，避免有人非法的進(jìn)入到公文檔案的管理系統(tǒng)，破壞電子檔案的完整性，對其安全性也會造成極為不利的影響。

通常情況下，是使用磁盤、光盤和電子設(shè)備等對公文檔案進(jìn)行存儲的，這三種存儲公文檔案的介質(zhì)中，光盤儲存時間在五十年以上，存儲時間最長，磁盤和電子設(shè)備的存儲時間相對而言比較短，只能作為臨時的存儲媒介。光盤主要是用來長時間存儲的，將其存儲之后，其中的內(nèi)容無法更改，穩(wěn)定性強，不會受磁波感染，而且其離線存儲不會出現(xiàn)耗電的情況。介質(zhì)不同其特點也會存在有明顯的差異，作為檔案管理的工作人員在實際的工作中，需要區(qū)分不同介質(zhì)，只有這樣才能從根本上提升公文檔案的安全性。

制定完善的物理安全措施，可以讓電子公文檔案管理系統(tǒng)在實際的運行過程中更加安全，而且各類設(shè)備軟件硬件在實際使用過程中，受自然災(zāi)害和人為破壞的可能性明顯減低，確保公文檔案的保存和使用更加安全，這也為構(gòu)建完善的公文檔案管理系統(tǒng)奠定了堅實基礎(chǔ)。

4 網(wǎng)絡(luò)安全

網(wǎng)絡(luò)安全措施指的是為了有效解決電子公文檔案管理系統(tǒng)運行網(wǎng)絡(luò)過程中減少攻擊采取的有針對性的保護(hù)措施。電子公文檔案系統(tǒng)在實際運用過程中優(yōu)勢明顯，即使用戶在外地都能夠借助網(wǎng)絡(luò)調(diào)取相關(guān)的信息等。所以，網(wǎng)絡(luò)安全是用戶科學(xué)利用檔案的前提保證，這同時也是系統(tǒng)安全機制的重要組成部分。

網(wǎng)絡(luò)安全的保護(hù)工作具體是從以下幾方面出發(fā)，即物理隔離、設(shè)置防火墻和身份識別等。在開展項目中，需要將數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和提供遠(yuǎn)程服務(wù)功能的WEB服務(wù)器相分離，WEB服務(wù)器在和無線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接中設(shè)置防火墻，為保護(hù)好網(wǎng)絡(luò)安全提供硬件的支持。要對網(wǎng)絡(luò)用戶身份進(jìn)行嚴(yán)格的劃分，設(shè)置等級，保證訪問WEB系統(tǒng)用戶的合法性。

5 數(shù)據(jù)庫安全

安全性于數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)而言是極為重要的，數(shù)據(jù)庫的安全性主要是指保護(hù)數(shù)據(jù)庫不被不合法使用，避免更改、泄露或者是破壞數(shù)據(jù)。在項目的實行過程中，已經(jīng)發(fā)展的比較成熟的是Trip，它已經(jīng)是比較成熟的全文檢索數(shù)據(jù)庫，安全機制是多層次的，主要是輸入用戶的身份進(jìn)行認(rèn)證登錄;只有經(jīng)過授權(quán)之后方可順利的對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行訪問，而數(shù)據(jù)庫級、記錄級以及字段級等三個方面需要分別授權(quán)，訪問權(quán)限和訪問內(nèi)容等方面都要明確劃分;如果數(shù)據(jù)庫被破壞之后，需要及時的修復(fù)數(shù)據(jù)庫，按照日志文件等分析出數(shù)據(jù)庫受破壞的原因;及時的對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，數(shù)據(jù)庫BAF文件需要整體備份，如果文件內(nèi)容過大，需要拆分?jǐn)?shù)據(jù)庫，做好備份工作。

要認(rèn)識到，每一個Trip系統(tǒng)只能設(shè)定一個管理員，用戶名稱設(shè)置為system，屬于系統(tǒng)中，最高級別的系統(tǒng)權(quán)限，只有它才可以生成文件管理員和用戶管理員，文件管理員主要是建造數(shù)據(jù)庫，在其授權(quán)下，用戶才能有權(quán)生成數(shù)據(jù)庫。

6 應(yīng)用程序安全

管理電子公文檔案的應(yīng)用程序是整個系統(tǒng)安全的關(guān)鍵部分。為了從根本上保障電子檔案的安全性，需要在系統(tǒng)中，構(gòu)建一個完整的安全機制，要從根源上保證檔案數(shù)據(jù)的安全。同一單位的不同部門可以共同使用同一個檔案管理系統(tǒng)。但是按照檔案分類的不同，不同部門的管理員需要單獨設(shè)置數(shù)據(jù)庫對自身的檔案進(jìn)行管理，如果其沒有將權(quán)限授予部門的其他人員時，那么其他人員是無法在系統(tǒng)中查看內(nèi)容，也沒有辦法進(jìn)行管理。簡單來說，就是所有的部門都是Trip的組成部分，部門中的工作人員是Trip中的用戶。部門管理人員默認(rèn)授權(quán)給部門組。WEB檢索有三種操作權(quán)限，即只能查看檔案目錄;可以在線查看但是無法下載;可以查看也可以下載，系統(tǒng)可以按照用戶的權(quán)限對其操作內(nèi)容進(jìn)行合理的設(shè)置，不允許出現(xiàn)越權(quán)操作的情況。

7 提升公文檔案管理系統(tǒng)安全性的重要舉措

1）制定安全管理制度。有效的安全管理制度能夠為電子公文檔案的管理提供保障，要確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下有效開展。作為電子檔案的管理人員，需要嚴(yán)格的按照安全要求，建立完善的管理制度，確保工作流程嚴(yán)格的在安全管理制度之下運行。比如說，作為管理人員，需要明確管理人員的使用權(quán)限，不能對電子公文檔案管理系統(tǒng)隨意登記，將人文影響因素降到最低。另外，還要做好物理隔離的工作，對身份認(rèn)證制度進(jìn)行嚴(yán)格管制，不允許除了管理人員之外的相關(guān)人員進(jìn)入到系統(tǒng)中，加強監(jiān)督，要確保安全管理制度能夠落實到實處。

2）加強數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)。于電子公文檔案管理而言，需要不同部門間的緊密配合，才能從根本上提升其安全性。于單位而言，電子公文檔案管理系統(tǒng)主要包括了管理部門和管理人員，安全管理系統(tǒng)更多的是將單位中所有的部門進(jìn)行有效整合，全部劃入到安全管理系統(tǒng)中，減少安全管理漏洞的出現(xiàn)。此外，還需要加強部門和部門之間的配合，減少管理上的疏忽，將安全管理體系的作用充分發(fā)揮出來。

3）拓寬安全管理的內(nèi)容。如果想要提升電子公文檔案管理的質(zhì)量，除了要加強日常管理工作之外，還需要拓寬安全管理的內(nèi)容，為檔案管理系統(tǒng)的有序運行提供保障。作為安全管理部門需要從技術(shù)、軟件和物理安全等幾個方面出發(fā)，全面的開展安全管理工作。將部門和部門之間的協(xié)調(diào)作用充分發(fā)揮出來，部門之間明確分工，加強溝通，及時的發(fā)現(xiàn)安排隱患，做好排查工作，數(shù)據(jù)安全方面的問題尤其要引起管理部門的重要，要從多個方面入手，保證系統(tǒng)安全。

8 結(jié)束語

電子公文檔案是現(xiàn)代檔案管理部門中較為常見的檔案類型，利用這些存儲方式，公文檔案的保存時間得以延長，但是檔案在保管的過程中，對安全性提出了較高的要求，電子公文檔案管理系統(tǒng)需要將信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)巧妙的結(jié)合起來，所以構(gòu)建完善的公文檔案管理安全系統(tǒng)顯得尤為迫切，采取科學(xué)的管理方式，及時的修復(fù)可能存在的漏洞，只有這樣才能從根本上保證電子公文檔案存儲和使用的安全性。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

王飛（1977-），男，漢，內(nèi)蒙古呼和浩特，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。