文/江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學院 章芳芳

信息時代的前提下，整個文件儲存模式需要基于數(shù)字化展開變革，而在其具體應用的早期，大部分國家進行信息內(nèi)容保存的過程中，使用了文件打印的方式。但是打印的相關(guān)文件，難以對于整體的信息進行全面的存儲。同時很多形式的文件，無法通過打印的形式展示，比如視頻及數(shù)據(jù)庫、超文本文件。所以當前進行電子文件規(guī)范管理，已經(jīng)成為檔案系統(tǒng)刻不容緩需要解決的問題。信息化技術(shù)的應用為傳統(tǒng)檔案管理注入了新鮮的血液，增加了活力，也提高了檔案管理的準確性、高效率性。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）提高檔案查詢的效率和利用率。高校的檔案存儲要追溯到該校的建立時期，時間跨度大，有的近百年，存儲資料多，特別是年代久遠的，查閱起來特別不方便。例如高校撰寫校時，需要檔案室提供大量的歷史資料，查閱耗時長效率低。有的高校信息化建設(shè)滯后也阻礙了檔案利用效率的提高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)卷宗在查閱和借出的過程中會出現(xiàn)折舊、破損甚至遺漏的現(xiàn)象，需要花時間去跟進，中間環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，將對學校造成巨大的損失。如果有電子材料或復印本、在線跟蹤系統(tǒng)等將會大大提高利用效率。

（二）方便信息的歸檔和擴大存儲容量。隨著時間的推移、檔案材料的增多，高校的檔案存儲需要不斷地擴大空間，資料柜已經(jīng)增加了一批又一批，檔案的遷移工程也很耗時耗力，運用信息化可以把資料進行掃描放入計算機存儲，聲像、圖片類直接存入電腦保存即可，在查閱時也不受時間和空間的限制，電子存儲后的原始文件不用反復翻閱，也可以保證它的完整性。

二、高校檔案管理存在的問題

（一）重視有待提升。檔案管理工作平時很難出業(yè)績，普遍會讓人覺得“不太忙”和沒有什么技術(shù)含量，所以容易讓高校領(lǐng)導者忽視其重要性，間接導致工作人員會產(chǎn)生思想上懈怠，且檔案管理人員普遍年齡都比較大，平均年齡在45周歲左右，工作還是沿用傳統(tǒng)老舊的理念，檔案的收集、記錄、整理、歸類、編目等工作全部靠人工書寫，對新知識的吸收、學習、接收不敏感，缺乏創(chuàng)新意識。學校的資金大多數(shù)都用于教育教學活動中，對檔案管理的扶持力度較小，檔案室工作人員較少、設(shè)備落后、信息閉塞等也極大地限制了檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展步伐。

（二）部門分散導致檔案管理的無序性。檔案的歸類主要包括教學、科研、財會、基建等八大類，對于檔案材料的收集、歸檔是檔案管理的重難點。因為檔案的種類很多，需要面對來自不同部門不同種類的材料進行整理和歸類，這就增加了管理的難度和管理的復雜性。高職院校機構(gòu)大體上分為職能部門、教學部門、教輔部門等，部門的存檔文件也隨學校的快速發(fā)展而增長，每個部門的檔案管理員都是半路出家的兼職人員，對文件的歸檔類別、保存期限等不夠清楚，甚至會有漏存的現(xiàn)象，檔案室在核查時工作就會相對繁瑣且增加工作量。此外，高校對電子文檔的管理還缺乏系統(tǒng)性的規(guī)章制度。

三、信息化建設(shè)的措施

（一）對傳統(tǒng)的管理方式加大創(chuàng)新力度。首先，建立健全檔案管理制度，聯(lián)合二級學院和其他職能部門，吸納本專業(yè)的人才和好的制度建立方案，貫徹《檔案法》，嚴守檔案法規(guī)，讓管理者和服務對象都能按章辦事，依法查檔，共同打造服務師生的檔案查詢客戶端，以網(wǎng)絡(luò)為平臺進行檔案管理的宣傳、服務和利用。其次，制定數(shù)據(jù)存儲的標準和規(guī)范，建立和完善檔案信息化和規(guī)范化體系，高校各部門機構(gòu)運用信息化技術(shù)手段，及時歸納、整理本部門的電子材料和紙質(zhì)原始材料并上交。此外，完善檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施，包括監(jiān)控、計算機、打印機、掃描儀、局域網(wǎng)、系統(tǒng)軟件、存儲器、對機密文件的保存設(shè)備等，對辦公區(qū)域、作業(yè)區(qū)域合理布局，優(yōu)化辦公條件，軟硬件配備齊全才能施展拳腳。

（二）信息化專業(yè)人才隊伍的建設(shè)。沒有專業(yè)的設(shè)備與信息化人才技術(shù)的支持，檔案信息化工作就無法開展。檔案管理人員首先要有創(chuàng)新意識，多關(guān)注國內(nèi)外在本專業(yè)上的最新動態(tài)，多學習增強服務意識。在加強檔案員技能和素養(yǎng)方面，可以組織提升檔案管理水平方面的培訓，開展兼職檔案員工作能力提升活動，評選出歸納整理準確、查找速度快的優(yōu)秀檔案員，也可在一年中分上下半年兩次組織集中討論會等，各部門總結(jié)檔案管理經(jīng)驗和存在的難題和不足，取長補短不斷更新知識。同時，應統(tǒng)籌現(xiàn)教中心、圖書館等部門，進行信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)服務、數(shù)據(jù)檢索等工作指導，開發(fā)優(yōu)質(zhì)的檔案管理軟件，實現(xiàn)傳統(tǒng)作業(yè)和信息化作業(yè)的無縫對接。

（三）注重檔案開發(fā)編研提升信息服務質(zhì)量。計算機沒有普及之前，一些老檔案都是手工記錄，沒有任何的電子信息，它們往往存放在檔案室的某個角落，資料查找困難，利用率也很低，年代久遠破損度也很大，我們應該最大限度地開發(fā)庫存的利用率。對于老檔案，需要在加強保護的同時及時將材料掃描成電子檔，有助于封存原始材料，電子版本的供師生查閱和使用即可。此外，檔案室要對學校上一年度各部門人員的工作變動、調(diào)任等情況核實材料是否存檔，防止信息資源的流失，防止以后查找困難，還需主動關(guān)注學校的網(wǎng)站動態(tài)，做好歸納學校一年的大事記和年報的撰寫工作，這也為校史的撰寫提供素材。

四、結(jié)束語

隨著信息化時代的發(fā)展，5G時代的到來，檔案系統(tǒng)管理也逐漸跟上社會需求的步伐，但從傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料到完全電子化的完美銜接還需要一段時日，信息化技術(shù)手段的應用也在開發(fā)、運用當中。不管科技如何進步，智能化辦公只是幫助我們減輕了工作量、提高了工作效率，或者說信息化技術(shù)在檔案管理中起到了錦上添花的效果，作為一名檔案管理者的初心不能變，我們要始終牢記檔案工作的承諾和標準?？傊?，我們需要加強對檔案管理工作的重視，從收集、存儲、保護一一落實到位。