文/國網(wǎng)赤峰供電公司 米曉霞

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，計(jì)算機(jī)在社會(huì)生產(chǎn)生活的各個(gè)領(lǐng)域得到了普及，企業(yè)的經(jīng)營管理工作也朝著更加信息化的方向發(fā)展，與此同時(shí)，企業(yè)的檔案管理工作更面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)檔案管理工作形式已經(jīng)不能夠滿足企業(yè)對(duì)于信息管理工作的基本要求。在企業(yè)信息化檔案管理工作中，數(shù)字檔案室的建設(shè)已經(jīng)成為大勢所趨。數(shù)字檔案室的基本定義是以數(shù)字化設(shè)備管理技術(shù)為核心，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理和利用的檔案管理工作形式。數(shù)字檔案室的核心是檔案資料數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以網(wǎng)絡(luò)媒介為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的虛擬化。

一、建設(shè)數(shù)字檔案室的重要意義

數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：

（一）數(shù)字檔案室是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理的必經(jīng)之路。在企業(yè)經(jīng)營管理中互聯(lián)網(wǎng)的作用和職能越來越突出，互聯(lián)網(wǎng)在信息資源建設(shè)管理上的明顯優(yōu)勢是使企業(yè)檔案管理的工作量呈現(xiàn)快速上升的趨勢，與此同時(shí)，對(duì)檔案管理工作的需要更顯現(xiàn)出多樣化的趨勢，紙質(zhì)版形式的檔案管理容易導(dǎo)致檔案資料的遺失損壞，并且對(duì)資源的利用效率也相對(duì)偏低，因此企業(yè)必須要結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)手段轉(zhuǎn)變檔案管理的工作形式。

（二）建立數(shù)字檔案室能夠提高檔案管理的工作效率。將實(shí)體化的數(shù)字檔案資源轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)資源進(jìn)行保存，這樣能夠避免檔案翻閱過程中的對(duì)文檔資料的破壞，減少檔案管理工作的成本。另外，數(shù)字檔案室的建設(shè)能夠節(jié)省檔案資料的管理空間，提高檔案資料的管理效率，大大降低資料調(diào)閱和分析的時(shí)間，同時(shí)還便于企業(yè)管理人員根據(jù)檔案資料的信息進(jìn)行大數(shù)據(jù)分析和計(jì)算，從而為企業(yè)后期決策、宣傳等工作提供重要支撐。

二、建設(shè)數(shù)字檔案室的主要內(nèi)容

（一）數(shù)字檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。要想充分發(fā)揮數(shù)字檔案室的基本功能，就必須要保證檔案室具有完善的配套設(shè)備，檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)包括硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩方面。其中，硬件設(shè)施主要有運(yùn)行器、存儲(chǔ)器、服務(wù)器、打印機(jī)以及其他輸入輸出設(shè)備等，為信息資源的收集和整理提供重要的技術(shù)支撐。軟件系統(tǒng)建設(shè)主要以企業(yè)檔案信息化管理的工作目標(biāo)以及基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為核心進(jìn)行安裝，包括檔案資料的收集、整理、歸檔以及后期利用等。

（二）數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。大部分企業(yè)的檔案信息資料對(duì)企業(yè)而言都具有一定的機(jī)密性，需要對(duì)企業(yè)涉密檔案進(jìn)行單獨(dú)加密管理，其中檔案資料信息管理必然涉及企業(yè)網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，在數(shù)字檔案室網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上主要有單獨(dú)設(shè)置和辦公網(wǎng)絡(luò)連接兩種形式，對(duì)此企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)不同的檔案需求以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)條件進(jìn)行數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。

（三）數(shù)字檔案室全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等現(xiàn)代數(shù)據(jù)技術(shù)的普及和應(yīng)用，在電子政務(wù)以及辦公系統(tǒng)自動(dòng)化技術(shù)高速發(fā)展的背景下，電子文件的數(shù)量呈現(xiàn)出高速上升的趨勢，所以在企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)過程中出現(xiàn)了全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)的概念。全文數(shù)據(jù)庫主要有自動(dòng)化辦公系統(tǒng)、數(shù)字化庫存檔案系統(tǒng)以及電子檔案日常收集管理系統(tǒng)。通過自動(dòng)化辦公系統(tǒng)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行整理和歸檔，在借助數(shù)字化檔案系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其與自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的無縫銜接，從而實(shí)現(xiàn)定期轉(zhuǎn)換。檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作必須要以按需掃描、搶救為主的基本原則。檔案數(shù)字化管理工作主要有以下列信息為主要依據(jù)：第一，信息檔案的關(guān)鍵性。比如基建檔案內(nèi)部的文字信息使用次數(shù)要低于竣工圖紙，制度文件的使用次數(shù)要低于通知性文件。第二，信息檔案的使用需求。對(duì)于工作中使用次數(shù)，使用者關(guān)注度較高的信息資料掃描，保證用戶在使用上的最大需求。第三，數(shù)字信息檔案的時(shí)間年代問題。在進(jìn)行數(shù)字檔案室建設(shè)期間要進(jìn)行充分的調(diào)查和研究工作，根據(jù)使用者的基本需求提升檔案使用的實(shí)用性。對(duì)使用年代較長的檔案要進(jìn)行專業(yè)圖紙掃描，確定檔案資料的最終掃描范圍。

（四）數(shù)字檔案室查詢網(wǎng)站建設(shè)。作為不同信息檔案展示的重要平臺(tái)，數(shù)字檔案室的查詢網(wǎng)站是連接檔案管理程序以及使用者之間的重要信息通道，所以企業(yè)技術(shù)人員要對(duì)企業(yè)檔案管理的網(wǎng)頁進(jìn)行科學(xué)合理的界面設(shè)計(jì)，提高設(shè)計(jì)的美觀性和智能性。數(shù)字檔案室的查詢網(wǎng)站建設(shè)能夠提升檔案管理工作整體的檢索效率，從而實(shí)現(xiàn)用戶需求的充分滿足。

三、保障數(shù)字檔案室建設(shè)的關(guān)鍵措施

（一）企業(yè)管理人員重視數(shù)字檔案室建設(shè)。企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)直接決定著數(shù)字檔案室工作建設(shè)的效率和質(zhì)量。只有企業(yè)管理人員充分認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案室建設(shè)工作的關(guān)鍵作用，才能夠有利于后期設(shè)備管理以及相關(guān)措施的資金投入，在此基礎(chǔ)上才能夠提高數(shù)字檔案室工作人才隊(duì)伍的綜合素質(zhì)水平。總之，單純依靠企業(yè)的檔案管理部門實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室的高質(zhì)量建設(shè)是難以實(shí)現(xiàn)的，必須要依靠企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員的支持和保證，將數(shù)字檔案室建設(shè)工作納入到企業(yè)信息化建設(shè)工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理和企業(yè)管理工作效率的全面提高。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一集約的檔案管理工作模式。構(gòu)建科學(xué)、集約有效的企業(yè)檔案管理工作模式是企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室高質(zhì)量發(fā)展的核心內(nèi)容。需要注意的是，集約化的檔案管理工作并不是簡單地把不同檔案資料放置在固定的位置中，而是要以不同檔案類型特點(diǎn)為核心對(duì)企業(yè)的檔案資料進(jìn)行搜集、整理和分析，集約化的檔案管理工作是實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織科學(xué)化管理的重要途徑之一。比如，企業(yè)在信息化數(shù)字檔案室的建設(shè)中可以將不同部門的管理人員和企業(yè)檔案管理人員綜合在一起，從而提升企業(yè)檔案管理工作的精細(xì)化水平。

（三）構(gòu)建企業(yè)科學(xué)完善的檔案管理制度。任何管理工作都必須要建立在科學(xué)完善的制度基礎(chǔ)上，數(shù)字檔案室建設(shè)工作同樣如此，只有科學(xué)完善的企業(yè)檔案信息管理制度才能夠?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理工作提供重要的制度保證。比如，針對(duì)不同類型的檔案資料進(jìn)行搜集、整理、歸檔和分析利用，對(duì)檔案資料的真實(shí)性和完整性進(jìn)行鑒定和統(tǒng)計(jì)。對(duì)于確定沒有使用價(jià)值和登記錯(cuò)誤的檔案資料進(jìn)行及時(shí)銷毀，與此同時(shí)，還需要針對(duì)企業(yè)的實(shí)際情況建立針對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的細(xì)則。比如，在數(shù)字檔案室建設(shè)啟動(dòng)中需要以實(shí)際情況為基礎(chǔ)制定《數(shù)字化檔案建設(shè)方案》，明確企業(yè)數(shù)字化檔案建設(shè)工作的核心標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定；在企業(yè)數(shù)字化檔案掃描過程中可以建立《檔案資料系統(tǒng)錄入規(guī)則》；在企業(yè)檔案資料利用過程中可以建立《檔案資料查詢分析系統(tǒng)規(guī)范》等，總之企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)要想實(shí)現(xiàn)全過程的高效管理就必須要建立科學(xué)完善的制度保證。

（四）全面提高企業(yè)檔案室建設(shè)人員的素質(zhì)。企業(yè)的人力資源素質(zhì)能力和水平直接決定企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的效率和質(zhì)量，更決定著數(shù)字檔案室建設(shè)發(fā)展的最終高度，對(duì)此首先要轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理工作人員的基本觀念，引導(dǎo)其充分認(rèn)識(shí)到企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要意義，鼓勵(lì)檔案管理人員不斷加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)，掌握牢固的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)知識(shí)。鼓勵(lì)企業(yè)檔案管理人員到相關(guān)單位進(jìn)行交流和學(xué)習(xí)，比如到管理工作先進(jìn)的企業(yè)借鑒并學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，聘高校專家進(jìn)行定期培訓(xùn)和講座，促進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案管理工作者能力和素質(zhì)的全面提高。

四、結(jié)語

綜上所述，企業(yè)要想在現(xiàn)代化競爭環(huán)境中立于不敗之地，必須要加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)和管理，對(duì)此企業(yè)管理人員應(yīng)重視數(shù)字檔案室建設(shè)、構(gòu)建統(tǒng)一集約的檔案管理工作模式和科學(xué)完善的檔案管理制度，在全面提高企業(yè)檔案室建設(shè)人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量全面提升。