文/湖南省核工業(yè)地質局三〇一大隊 熊紫辰

隨著我國經濟的增長，以及對于能源埋藏地的勘探，對西部的開發(fā)和多項水利工程的開展，地質檔案的存在變得更加重要。與此同時，現代社會下對于檔案類信息的查閱需求不斷增加。為地質檔案的管理工作提出了新的要求。同時，地質檔案所作用的領域也更加廣闊，包括地質工程、城市建設、水利設施、交通建設等。目前我國的地質檔案檢測需要嚴格按照相關條例進行管理，這保證了目前管理的有效性。但仍要求在這一過程中不斷做到規(guī)范化，以促進地質資源的勘探與開發(fā)。而文書檔案的管理應該分為兩個部分；一是對文書檔案的管理，二是對檔案管理人員的管理。

一、地質檔案管理規(guī)范化的意義

要加強對于地質檔案的規(guī)范化管理，首先要了解地質檔案管理規(guī)范化的意義。其意義主要體現在其載體作用、地質工作開展、地質工作人員參與度等三方面。只有了解并抓緊這三方面，才能從本質上接收并展開地質檔案規(guī)范化管理。

（一）地質檔案是地質工作的載體。地質檔案是地質信息的重要載體，代表著這一時段對于地質工作開展的總結，同時還擔負著對于一下階段工作開展的指導作用。地質檔案因其地質信息的載體作用，在事業(yè)單位檔案類別中具有其獨特作用。因此實現地質檔案的規(guī)范化管理是推動地質工作進展的重要途徑。

（二）地質檔案對地質工作開展具有重要意義。地質檔案因其對于地質狀況、地形地勢等信息的記錄，是在地質工作開展中的重要參考數據。地質檔案的規(guī)范化管理可以發(fā)揮其科學性優(yōu)勢，正確指導下一階段地質工作的展開。從對于地質工作的指導作用分析，地質檔案的規(guī)范性管理具有重要意義。

（三）地質檔案的規(guī)范化管理能夠調動地質工作人員的從業(yè)積極性。地質檔案本身是眾多地質工作人員在地質工作開展中對于工作過程和研究結果的總結與記錄。是工作人員的勞動成果之一。關系到工作人員的切身利益，更關系到其工作的情緒。因此在對于地質檔案進行規(guī)劃和管理時，應當盡可能地將所收集材料歸檔，并對其檢查整理，保證其完整性。使工作人員實現價值實現的欲求。

二、影響地質檔案規(guī)范化管理的因素

地質檔案管理工作的重要性沒有獲得足夠重視，導致在其管理過程規(guī)范化中依舊存有影響因素。上文提到過，對于地質檔案的規(guī)范化管理不僅在于對檔案的管理，還在于對檔案管理人員的管理。而地質工作本身的發(fā)展速度高于檔案的有效管理效率，這一方面需要人員努力，另一方面也需要一個完整的管理系統保證。

（一）地質檔案管理系統不夠完善。地質檔案本身隨著地質工作的進展速度加快帶來了地質文書檔案數量的快速增加，但與之相適應的地質檔案管理系統不夠完善是影響地質檔案規(guī)范化管理的一個主要因素。管理方式依舊處于傳統的手工管理方式，不僅對于資料的查閱、保存造成了難度，還帶來了人員因素的變因。不僅不夠便捷簡單，而且還造成了檔案保存不善的可能性結果。檔案管理方法的落后無法有效地推動相關地質工作的開展。

（二）地質檔案管理人員的專業(yè)素質不足。對于檔案管理，管理人員無疑是其中最重要的影響因素。地質系統對地質檔案管理人員的重視程度不足是造成管理人員素質不足的主要原因。對于文書檔案的收集、整理、歸檔等步驟的處理中，專業(yè)性不足的問題始終存在。直接導致地質檔案管理工作混亂，難以調整的結果。而當下的管理人員對于信息技術掌握程度較低，導致其無法高效地完成地質檔案管理工作。并且存在部分員工責任心低的現象。這種管理現狀不僅無法滿足地質工作快速發(fā)展的現狀。甚至成了地質工作開展過程中的掣肘。

（三）文書檔案管理的基礎設施不夠完善。地質文書檔案多數仍是紙質型記錄，這就對其保存條件提出了更高的要求。而當下的地質檔案保存地基礎設施的完善性相對不足，且相關設施配套不齊全的現象不是個性問題，而是一種共性現象。部分單位甚至沒有設置檔案室。而即便有檔案室的地質工作單位，也多無配套的溫度調節(jié)和濕度調節(jié)設備。導致文書檔案的存放過程具有不確定性，室內環(huán)境潮濕，蛀蟲滋生等問題都有可能發(fā)生，導致文書檔案長期存放的隱患，嚴重影響文書檔案的完整性。

三、地質工作文書檔案規(guī)范化管理工作的措施

通過對于地質工作文書檔案的規(guī)范化管理所存在的問題及影響因素的分析可以得出地質檔案規(guī)范化管理的重要性和必要性。在這個理論基礎上，提出相應措施以解決所存在問題，從而加強地質文書檔案的規(guī)范化管理，以達到促進地質工作展開的目的。

（一）提升文書檔案質量，規(guī)范化文書檔案。文書檔案本身的規(guī)范性也極其重要。而地質檔案管理工作的規(guī)范化首先應當提升文書檔案的質量和規(guī)范性。例如使用統一的公文紙質規(guī)格，以達到提升整理存放便捷性的目的；加強檔案文字圖像等信息的清晰度要求，便于延長保存的期限和提高日后查閱的便捷性。

（二）建設電子型檔案庫。信息技術的發(fā)展為檔案保存方式提供了新可能。比起傳統的檔案保存方式，電子檔案庫具有極大優(yōu)勢。電子版具有方便性、可搜尋內容、容量大、隨時可網絡下載、不受地域限制、節(jié)省保存空間以及不受外在溫濕度影響的特點。這就免去了傳統檔案文書保存上的困擾，也免去了人為因素對于地質檔案管理的影響。

（三）提升管理人員素質和相關基礎設施管理。在地質檔案保存管理過程中，管理人員專業(yè)素質的提高迫在眉睫。在電子檔案庫的建設過程中，人為因素的影響依舊不可小覷。即使是電子檔案庫建成普及，也需要人去管理。所以管理人員的專業(yè)素質提升是必要的。檔案室及基礎設施的建設也是必要的，對于紙質檔案來說，相關的溫濕度調節(jié)和適合的檔案室都是其保存的重要保障。即便電子檔案庫生成，對于電子設備的維護也是必不可少的。

四、結束語

在中國經濟發(fā)展不斷加快的形勢下，為了順應經濟形勢發(fā)展，對于各類資源的勘探開始加強。地質工作的開展也十分迅速。而地質檔案的管理規(guī)范是其健康化發(fā)展的保證。而檔案作為重要的信息資源，在社會和經濟發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的價值，有效地推動著社會的進步和發(fā)展。因此，對于地質工作中的文書檔案及其快速增加的形勢，加強地質檔案管理，使其規(guī)范性、專業(yè)性不斷提升，保障并促進地質相關工作的進程與發(fā)展。