文/湖南省高速公路監(jiān)控中心 楊己秀 張毅

我國日益完善的高速公路網(wǎng)和高鐵網(wǎng)改變了人們的出行和生活方式，互聯(lián)網(wǎng)的普及覆蓋與大數(shù)據(jù)的廣泛利用改變了人們的工作方式。隨著社會的進步發(fā)展，科技的日新月異，這些標志性的新事物，直接影響人們的價值體系和知識體系。同時，也給最具傳統(tǒng)意義的檔案工作帶來深刻變革，也將極大地促進人們對檔案的認知與管理模式、管理手段和保管利用方式的轉(zhuǎn)型。

一、思想觀念的轉(zhuǎn)型

檔案不是近代或現(xiàn)代才有的，它的歷史大約已有5000年。在埃及曾發(fā)現(xiàn)公元前3,000年的紙草檔案，在敘利亞北部曾出土公元前2,400多年前的大量刻有楔形文字的泥板檔案，我國發(fā)現(xiàn)最早的檔案是殷商時期的甲骨檔案。古代沒有檔案這個名詞。我國幾千年來各個時期對檔案的叫法不一樣，商稱“冊”，周叫“中”，秦漢稱“典籍”，漢魏以后叫作“文書”“文案”“案牘”“案卷”“薄書”等。歷代統(tǒng)治者都把檔案喻為“鞘中劍”，視為典籍，藏于“蘭臺”“石渠”。

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，人們對檔案的認識也一步一步地深化。我們今天所說的檔案，從內(nèi)容到形態(tài)，都有了新的含義。檔案不再只是國家機器的專利，檔案再也不受記錄方式和載體類型的影響。電子檔案能“發(fā)聲顯影”，使檔案更具有真實性。傳統(tǒng)利用檔案，主要是為解決某一問題，去查找歷史檔案，實行精確查找。然而現(xiàn)在為了找到最佳方案是去分析與某事物相關(guān)的所有數(shù)據(jù)，而不是去分析少量的數(shù)據(jù)樣本。對數(shù)據(jù)的要求也不再追求精確性，不再去探究那些難以捉摸的因果關(guān)系，繼而關(guān)注事物的相關(guān)關(guān)系。

我們在思考如何收集檔案時，不能只局限于“紅頭文件”（公文）的收集，也要注意“白頭文件”（內(nèi)部文件）的收集，更要注重“黑頭文件”（法規(guī)文件）的收集歸檔，保持一個事物文件材料的完整性；檔案種類也不只是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，其他載體信息也都是檔案。因此，在大數(shù)據(jù)時代，必須樹立“大檔案”“數(shù)據(jù)大整合”的觀念，深度挖掘檔案信息資源，把有保存價值的文件材料和信息資料都作為檔案進行管理，使檔案的收集更齊全完整，更好地服務(wù)行業(yè)需要，更好地推動事業(yè)發(fā)展，更加高效便捷利用，使深藏的無價之寶閃閃發(fā)光。

二、管理模式的轉(zhuǎn)型

去年黨政機關(guān)機構(gòu)改革，檔案局與檔案館實行分設(shè)，改變了過去“兩塊牌子，一套人馬”的管理模式，檔案局劃歸同級黨委辦公廳（室）直管，檔案館則成為一個獨立的檔案實體和信息保管機構(gòu)。這種變革使檔案行政職能更強，檔案實體和信息的保管工作更實，檔案收集會更齊，檔案利用會更好。

（一）檔案館是檔案事業(yè)的主體。通過這次機構(gòu)改革，進一步理順了管理體制，明確了檔案館的主體地位，檔案館完全成為“實體”，減少了檔案館對檔案局的依賴性，在人、財、物的安排上更有保障，完全可以實現(xiàn)國家檔案局提出的“檔案館要成為兩個基地，一個中心”的工作目標。

（二）加強檔案數(shù)據(jù)整合。單個檔案館要樹立“大全宗”概念，規(guī)范數(shù)據(jù)標準，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合，滿足人們對檔案的需求。要加強館際之間的橫向聯(lián)合，頻繁交流與互動，改變信息孤島，使檔案館成為綜合信息的“活港”，對印證歷史、了解現(xiàn)狀、探索未來更具有話語權(quán)。

（三）走信息化發(fā)展之路。這是大數(shù)據(jù)時代檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的一個戰(zhàn)略抉擇，而當前政府對檔案信息化建設(shè)專項資金投入不足，各單位對電子公文歸檔缺乏有效管理，各個檔案館檔案信息化建設(shè)起點不高、重視度不夠，檔案數(shù)據(jù)庫資源匱乏，電子檔案信息服務(wù)水平低。如果不改變這種狀況，檔案工作有可能逐步被邊緣化。所以，在檔案管理模式上，要按照國家檔案局的要求，積極推進數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)，走“電子強檔”可持續(xù)發(fā)展之路。

三、管理手段的轉(zhuǎn)型

個人認為，檔案管理之所以說是最具傳統(tǒng)意義的工作，其一，是行業(yè)歷史久遠，伴隨文明社會的產(chǎn)生就有了檔案和檔案工作。其二，是管理手段一以貫之，檔案整理與數(shù)字化處理流程復(fù)雜，環(huán)節(jié)太多。檔案以“卷”為單位整理有十多個工作環(huán)節(jié)，2000年國家檔案局推行文書立卷改革，實行以“件”為單位整理檔案，確實達到了“簡化整理、深化檢索”的目的。但就檔案行業(yè)而言，這項工作仍然十分費時費力，且多是手工操作，影響工作效率和檔案利用。以我省高速公路建設(shè)項目工程竣工檔案為例，為什么有的項目通車三年、五年后，還不能進行檔案專項驗收，最主要的原因就是檔案整理的速度太慢，數(shù)字化過程環(huán)節(jié)太多。當然，這些環(huán)節(jié)與程序其實也是項目管理的一種規(guī)范，無可厚非。然而在大數(shù)據(jù)時代，對原有規(guī)范進行修修補補已經(jīng)滿足不了現(xiàn)實和發(fā)展需要，也管控不了大數(shù)據(jù)帶來的各種風(fēng)險、沖擊和挑戰(zhàn)，需要我們進一步創(chuàng)新手段、優(yōu)化程序，用一種全新的規(guī)范，真正實現(xiàn)“簡化整理、深化檢索”的目標。

在檔案整理中，分類是全部文件歸檔整理流程之首。如高速公路建設(shè)項目工程檔案分7部40冊58分冊，這種層級分類，在傳統(tǒng)的檔案管理中的確有用。但隨著檔案全部數(shù)字化以后，必須適當弱化第二、三級分類，減少人力占用，縮短工作時間，提高歸檔文件整理的工作效率。又如，我們在檔案管理過程中，普遍是先整理后掃描，形成兩種同版本的歸檔文件，造成重復(fù)勞動，其實并非要千篇一律這么做。就工程建設(shè)檔案而言，應(yīng)當加強相關(guān)工作人員的檔案意識，重視施工過程電子文件的歸檔和法定效用的標識。高速公路建設(shè)項目中有一千多種表格，這些表格的填寫都有嚴格的規(guī)范要求，但只要按照國家有關(guān)電子文件歸檔規(guī)范和要求，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步規(guī)范，就可以掛接在目錄之下，實行數(shù)字化、電子化管理，而不用重新進行數(shù)字化加工，既省時省錢又省力。諸如此類，檔案管理方式和手段的轉(zhuǎn)型勢在必行。

四、保管和利用方式的轉(zhuǎn)型

安全保管檔案就是最大限度地延長檔案的壽命，為資政存史，為人民服務(wù)。在大數(shù)據(jù)時代，數(shù)據(jù)存儲發(fā)生了史無前例的變化，紙寫筆載、白紙黑字不再是唯一保管信息的方式。在很多情況下，人們對數(shù)據(jù)的利用是采用模糊查找，分析與統(tǒng)計不單只看小數(shù)據(jù)，而要一并搜索與之關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)群，數(shù)據(jù)的利用不再是解決某一特定的實際專題，而是產(chǎn)生新的思想飛躍，創(chuàng)造新的模式，打造新的產(chǎn)品，實現(xiàn)數(shù)據(jù)重組。檔案的情報性價值日趨凸顯。所以，對檔案的保管提出了許多新的要求。檔案館不能只保存官方文書，也要注重民生檔案的收集與保管，成為一個區(qū)域（行業(yè)或單位）名副其實的綜合性檔案館（室）。

要積極推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。國家檔案局在2010年發(fā)布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，2014發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，2017年發(fā)布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》，這是國家檔案行政主管部門順應(yīng)發(fā)展大勢和數(shù)字大潮的重要舉措，為數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)指明了方向、提供了遵循。目前地方積極推進者甚少。但檔案保管數(shù)字化、智能化發(fā)展是大勢所趨、不可逆轉(zhuǎn)，我們必須摒棄保守陳舊的思想觀念，改變落后的方式和行為，創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，加強檔案管理人員的培養(yǎng)和隊伍建設(shè)，不斷提高管理和工作效率，采用智能化、信息化的科學(xué)方式，加快“智慧檔案”建設(shè)步伐，扎實推進數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。